Perkelti biurą į Olandiją efektyviai ir be jokio streso: Vadovas iš vidaus

Dirbu su krovinių pervežimais jau virš dvidešimt metų. Per tą laiką mačiau viską – nuo tada, kai vairuotojai teko įvežti pianinus į penktą aukštą be lifto, iki situacijų, kai visa įmonės veikla stovėjo dėl vieno neįtraukto popieriaus. Bet dažniausiai žmonėms kyla panika ne dėl dokumentų, o dėl paprasto neaiškumo – kaip tas procesas tikiai vyksta? Jeigu planuojate perkelti biurą į Olandiją, čia nėra rocket science, tačiau yra savų potvynių. Olandija – tai ne Amsterdamo kanalai ir vėjarodžiai turistams, tai griežta logistika, milžiniški uždarai kvartalai ir labai specifinė kultūra.

Kai klientas sako „norime perkelti biurą į Olandiją“, aš iš klausau ne tik apie baldus, bet ir apie jūsų nervų stiprumą. Šiame straipsnyje neras sauso sąrašo su punktais, očiau pasakysiu, kaip viskas vyksta iš tikrųjų – be „corporatinių“ frazių, o taip, kaip kalbėčiau su draugu prie kavos puodelio. Žinoma, viskas suformuluota taip, kad jums būtų aišku, ką tikėtis nuo to momento, kai pasirašote sutartį, iki to laiko, kai paskutinis dėžė su paspirtukas stovi jūsų naujajame ofise Roterdame ar Hagoje.

Svarbiausia taisyklė? Planavimas. Olandai myli tvarką, o jų infrastruktūra to net nebeišlaiko, jei kas nors nueina „pagal savo“. Todėl, norint efektyviai ir be jokio streso įgyvendinant šį projektą, reikia žinoti kelis esminius dalykus, kuriuos dalinsiu toliau. Sužinosite apie kainas, būdingiausias klaidas ir tai, kodėl 3,5 tonos sunkvežimis dažnai yra geriau nei 40 pėdžių vilkikas miesto centre.

Kainos, laikas ir pasiruošimas: kuo svarbu susirūpinti iš anksto

Kiek maždaug gali kainuoti toks renginys?

Žmogus be patirties greitai paklausia „kiek kainuoja?“, bet logistikoje atsakymas visada toks pat – kiek daiktų turite? Paprastai, jeigu kalbame apie mažą įmonę, 10–15 darbo vietų, kaina svyruoja nuo 2 tūkst. iki 5 tūkst. eurų, priklausomai nuo to, ar keliate į Amsterdamą, ar į kažkurį toliau esantį pramonės parką. Prie šios sumos taip pat reikia pridėti pakavimo medžiagas (dėžės, burbuliukai), kurios paprastai kainuoja dar šimtą ar du, o jeigu reikia profesionalių packerių, tai dar ir valandinis darbas. Taigi, žiūrėkite į savo turtą – kuo daugiau standartinių lentynų, tuo pigiau, o kuo daugiau „brangiai“ atrodančių architektūrinių sprendimų, tuo brangiau.

Kiek laiko reikia skirti planavimui?

Nebūkite tie žmonės, kurie skambina penktadienį ir nori važiuoti pirmadienį. Idealus laikas – mažiausiai mėnuo ar du iki kelionės. Olandijoje, ypač didžiuosiuose miestuose, leidimai stovėti sunkvežimiui griežtai reglamentuoti, todėl reikia laiko gauti vietą gatvėje arba suderinti įvažiavimą į sandėlį. Jeigu skubate, viskas įmanoma, bet tai kainuos brangiau, nes teks dirbti naktimis ar savaitgaliais, kai yra mažiau eismo. Taigi, imkite kalendorių ir brėžkite datas – tai padės išvengti to, kad vairuotojas liks su pilnu sunkvežimiuku gatvės viduryje be leidimo.

Ar verta pirkti naujas dėžes ar imti naudotas?

Gerbiami, netaupykite ant dėžių. Naudotos dėžės iš prekybos centrų dažnai būna su įtrūkimais arba įdrėbusios, o jeigu ant viršaus uždėsite monitorių... nesakykit, kad neperspėjau. Profesionalios perkėlimo dėžės (tos su „dangteliais“ ir rankenomis) laiko iki 50 kg ir jos nesugrumia. Tai nedidelė investicija, kuri užtikrina, kad jūsų serveriai ar brangūs potinkiai nenukris ant grindų važiuojant per Olandijos „lieknas“ grindis. Kartais klientai bando taupyti ant šio dalyko, bet paskui verčia mokėti dvigubai daugiau už elektronikos remontą.

Ar draudimas apima viską, ką įkeliame?

Standartinis draudimas (CMR draudimas) dažnai yra labai ribotas – apie 10 eurų už kilogramą netekusio krovinio. Jeigu vežate 50 kg svarbių duomenų serverį, kurio vertė 10 tūkst. eurų, ir jis nukrenta... gausite tik 500 eurų. Būtinai aptarkite „Viso rizikos“ draudimą. Taip, jis brangesnis, bet jis apima ir mechaninius pažeidimus, ir netekimus dėl avarijos. Dirbdamas šioje srityje mačiau, kaip įmonės prarasdavo tūkstančius tik todėl, kad neperskaitė smulkmenoje parašytos draudimo sąlygos.

Logistika ir procesas: kaip tai vyksta iš vidaus

Kaip elgiamasi su it įranga ir duomenimis?

Čia yra jautriausia vieta. Mes negalime tiesiog įmesti serverių į sunkvežimį su stalų kojomis. IT įranga turi būti išjungta, pažymėta, o geriausia – supakuota į specialią putą arba kietus dėžutes. Be to, duomenų saugumas – ne mūsų darbas, mes ne esame IT specialistai, todėl pats perkėlimas turi būti suderintas taip, kad paskutinis kompiuteris būtų išjungtas penktadienį vakare, o pirmasis – įjungtas pirmadienį ryte Olandijoje. Jeigu reikia, galime organizuoti ir atskirą mažą sunkvežimį (pvz., 3,5t), kuris veš tik IT, kad jis nebūtų kriškamas su kitais daiktais.

O jeigu mums reikia palikti daiktų Lietuvoje sandėlyje?

Neproblema. Dažnai įmonės nusprendžia nevežti viso „šlamšto“, o palikti senus baldus ar dokumentus čia. Tada mes organizuojame dviejų etapų darbą: pirmiausia atvežame viską į mūsų sandėlį Vilniuje (ar Kaune), išsirūšiuojame, o tada važiuoja tik tai, kas reikalinga Olandijoje. Tai padeda sutaupyti vietos krovininiame automobilyje, o jūsų naujame biure nebus užkimšta senų arklių su archyvais. Toks „filtravimas“ daroma vienoje vietoje, o ne gatvėje Amsterdame, kai laikas spaudžia.

Kiek laiko užtrunka patys važiavimas ir iškrovimas?

Atstumas nuo Vilniaus iki Amsterdamo – apie 1700 km viena kryptimi. Sunkvežimis tai įveikia maždaug per 24–30 valandas su poilsio pertraukomis. Tačiau neapsiribokite važiavimo laiku. Patys iškrovimo procesai Olandijoje gali trukti ilgiau nei įkrovimas Lietuvoje. Ten griežtesnės taisyklės dėl triukšmo, darbo saugos ir netgi to, kur galima statyti dėžes. Būkite nusiteikę, kad viena diena užtruks kelią, o kita – pilną iškrovimą. Jeigu biure yra liftas, viskas vyksta greičiau, bet jeigu teka kelti rankomis penktu aukšte be lifto... tai bus ilga diena.

Ar jūsų komanda padeda susirinkti dėžės?

Žinoma, mūsų vairuotojai yra fiziškai stiprūs vyrai, bet jie ne magai. Jeigu dėžės yra uždarytos ir paženklintos, mes jas įkeliam. Tačiau jeigu ant stalų guli raštinės reikmenys, skambučiai ir kavinės puodeliai, mums reikės pagalbos. Mes galime pasiūlyti papildomus krovikus („pakerius“), kurie ateina prieš dieną ar tą pačią dieną ir viską susirenka. Vienintelis dalykas, kurio negalime daryti – tai rūšiuoti jūsų asmeninių daiktų (pvz., ką pasiimti namo, o ką išmesti). Tai turite padaryti patys.

Olandijos specifika: kodėl čia viskas kitaip?

Kas suaiskėja su parkavimo leidimais miestuose?

Olandija – tai ne Lietuva, kur galima sustoti šalia pėsčiųjų perėjos „penkias minutes“. Amsterdame, Hage ar Utrechte, jeigu sustosite be leidimo („ontheffing“), gausite baudą, kuri gali siekti 150–200 eurų, o sunkvežimį gali ir nuvežti aikštelėn. Mes, kaip ekspeditoriai, žinome, kur kreiptis dėl šių leidimų, ir dažnai juos užsakome iš anksto. Jeigu jūsų biuras yra senamiestyje, gali tekti statyti sunkvežimį už trijų kvartalų ir pervežti daiktus mažesnėmis transporto priemonėmis (šaltkelis). Tai brangiau, bet saugiau.

Ar yra kokių nors draudžiamų valandų iškrovimui?

Didžiuosiuose miestuose taip. Daugelyje vietų negalima iškrauti krovininių automobilių nuo 8:00 iki 9:00 ryto (darbo pradžios pikas) arba nuo 16:00 iki 17:00. Taip pat griežtai reguliuojamas triukšmas savaitgaliais. Jeigu planuojate perkelti biurą į Olandiją ir norite pradėti dirbti pirmadienį ryte, reikėtų atvykti ir iškrauti viską penktadienį arba šeštadienio ryte (jeigu leidžia taisyklės). Viską reikia tiksliai suderinti su pastato administratoriumi Olandijoje, nes jis gali tiesiog neleisti įleisti vairuotojo, jeigu sutartis nebuvo sudaryta laiku.

Kaip elgtis su šiukšlėmis ir pakavimo medžiagomis po perkėlimo?

Vienas dažniausių nesusipratimų. Olandai labai tausojia aplinką ir tiesiog taip, kad negalima užpilti visų senų dėžių ir plastiko į gatvės konteinerį. Po to, kai iškraunate biurą, šiukšlių ivežimas yra atskira paslauga. Reikia suderinti, ar mes išvežiame tas medžiagas atgal į Lietuvą (jeigu jų nedaug), ar ar randame vietinį šiukšlių pervežėją Olandijoje. Negerbkite šiukšlių kaimynui į kiemą – baudos čia milžiniškos, o reputacija sugadinta per akimirką.

O jeigu susidaro techninė bėda kelyje?

Tai ne „jeigu“, o „kada“. Per 20 metų mačiau viską: nuo padangų plyšimo Vokietijos autobane iki variklio gedimo Belgijoje. Mūsų kompanija turi 24/7 pagalbos tarnybą. Jeigu sunkvežimis sustoja, mes siunčiame pagalbos automobilį arba organizuojame krovinio perkrovimą į kitą sunkvežimį. Jums nereikia rūpintis tuo – skambinate man, o aš sprendžiu problemą. Olandijoje techninė pagalba brangi, todėl visada turime sandėlyje atsargines dalis ir draugus ekspeditorius netoliese.

Ar galima sėdėti keleiviuje sunkvežimyje?

Pagal taisykles – ne, jeigu tai yra krovininis sunkvežimis daugiau kaip 3,5 tonų. Vairuotojas gali važiuoti vienas arba su antrą vairuotoju. Jeigu norite, kad jūsų vadovas važiuotų su krovininiu automobiliu, kad stebėtų procesą, reikia rinktis mažesnį, 3,5 tonų sunkvežimį (tokį galima vairuoti su B kategorija). Dažnai klientai nori „palydėti“ savo turtą, bet tai neįmanoma dideliuose vilkikuose dėl įstatymų ir draudimo. Geriau susitikti tiesiog paskirtyje – taip saugiau ir greičiau.

Išvada

Galia galima pasakyti, kad sėkmingai perkelti biurą į Olandiją – tai 50 proc. techninio darbo ir 50 proc. psichologinio pasiruošimo. Jeigu viską suplanuosite, nebus jokio streso, o tik lengvas nuspėjimas, kaip keičiasi vaizdas už lango. Neleiskite, kad smulkmenos sugadintų didelę verslo strategiją. Pasikliaukite patirtimi ir leiskite mums atlikti sunkų darbą, o jūs galite mąstyti apie naujus verslo projektus prie kanalų, o ne apie tai, kaip įvežti sofą per siaurą durų angą.