Per kiek laiko smulkių siuntų pristatymas į Olandiją?

Įvadas

Per daugiau nei dvidešimt metų dirbant tarptautinės logistikos srityje, daugiausia klausimų aš gavau ne apie kainą ir ne apie tai, kaip supakuoti brangų elektros variklį ar keraminę vazną. Dažniausiai klientas, atiduodamas man nedidelę pakelę su ranka rašytu adresu, klausia vieno dalyko: „Kada tai atvyks į Olandiją?“. Tai natūralu – laikas šiuolaikiniame versle ir asmeniniame gyvenime yra viena brangiausių valiutų. Mes pripratome prie tikslo, kad užsakymas „iš vakar“ turėtų būti pasiekiamas „šiandien“.

Kai kalbame apie smulkių siuntų pristatymą į Olandiją (ar Nyderlandus, kaip sakome profesionalioje kalboje), situacija yra ganėtinai palanki. Lietuva ir Olandija jau dešimtmečius yra glaudžiai susijusios prekybiniais ryšiais, o šios šalies infrastruktūra yra viena geriausių ne tik Europoje, bet ir pasaulyje. Olandija yra logistikos „širdis“, pro kurią praeina didžioji dalis prekių iš viso kontinento. Tačiau, nepaisant to, kad atstumas tarp Vilniaus ir Amsterdamo ar Roterdamo nėra toks didelis, pristatymo terminai gali svyruoti labai plačiai.

Šiame straipsnyje aš pasidalinsiu savo patirtimi ir paaiškinsiu, nuo ko tiksliai priklauso jūsų siuntos kelionės trukmė. Mes ne tik panagrinėsime standartinius terminus, bet ir išsiaiškinsime, kodėl kartais siunta „užstringa“ sienoje, kaip teisingai parengti dokumentus, kad jų neišlaikytų muitinė, ir kodėl pasirinkimas tarp pigaus ir brangiausio kurjerio gali nulemti verslo sėkmę. Mes kalbėsime ne apie sausas teorines datas, o apie tai, kaip tai vyksta praktikoje – ant kelio, sandėliuose ir paskutiniame kilometre.

Svarbiausia, ką reikia suprasti iš pat pradžių: nėra vieno vienintelio atsakymo. Yra standartas, yra greitasis režimas, o yra ir force majeure situacijos, kurios gali visus planus sugriauti per valandą. Tačiau sužinoję, kaip veikia ši sistema, galėsite ne tik tiksliau planuoti savo laiką, bet ir išvengti nereikalingų nervų. Taigi, per kiek laiko smulkių siuntų pristatymas į Olandiją tikrai vyksta? Panagrinėkime išsamiai.

DUK (Dažniausiai užduodami klausimai)

1. Koks yra vidutinis smulkių siuntų pristatymo laikas į Olandiją standartiniu būdu?

Esu dirbęs su beveik visais didžiaisiais vežėjais – nuo DHL ir UPS iki regioninių žaidėjų, ir galiu pasakyti, kad „aukso standartas“ šiuo metu yra 3–5 darbo dienos. Tai yra tas laikas, kurį turėtumėte numatyti savo planuose, kai siunčiate įprastą pakelę pvz., į Hiuzeną ar Eindhoveną.

Kaip tai vyksta praktiškai? Paprastai siunta pasiimama iš jūsų (arba ją atiduodate į terminalą) pirmąją dieną. Naktį ji keliauja į centriniąjį rūšiavimo centrą (dažniausiai Lenkijoje arba Vokietijoje). Ten ji nuskaityma, susortuojama ir pakraunama į didelį krovininį automobilį, kuris vyksta link Olandijos. Trečiąją arba ketvirtąją dieną siunta pasiekia vietinį Olandijos terminalą (pvz., netoli Roterdamo), o iš ten ją paima vietinis kurjeris pristatyti gavėjui. Jei viskas eina sklandžiai ir nėra didelių spūsčių A2 autostradoje Vokietijoje, 3 dienos yra visiškai įmanomas ir realus rezultatas, tačiau 5 dienomis verta saugotis, ypač sezono metu.

2. Ar galima pristatyti siuntą į Olandiją per 1 ar 2 dienas?

Žinoma, galima. Logistikoje, kaip ir medicinoje, už viską reikia mokėti, o už greitį – mokama dvigubai. Jei jums būtina, kad dokumentai ar svarbi detalė atvyktų į Amsterdamą ar Hagę rytoj, turite pasirinkti „Express“ arba „Express Saver“ paslaugas.

Šios paslaugos veikimo principas kitoks. Siunta nėra vežama kartu su šimtais kitų pakelių bendrame vagonu. Ji dažnai keliauja oro keliais arba yra dedama į ypatingą prioritetinę grupę landtransporto maršrutuose. Pavyzdžiui, dieną pasiimta siunta gana naktį būti skraidinama iš Kauno ar Vilniaus oro uosto tiesiai į Briuselį arba Schipholo oro uostą, o iš ten – jums į rankas per kelias valandas. Tačiau čia reikia atsižvelgti į užsakymo pateikimo laiką – dauguma kurjerių turi „cut-off“ laikus (pavyzdžiui, 12:00 valandą dieną). Jei vėluosite šią valandą, „per 24 valandas“ pasižadėjimas virs į „per 48 valandų“. Taigi, taip, per 1–2 dienas įmanoma, bet tai kainuos ir reikalauja disciplinos pateikiant užsakymą.

3. Kokios pagrindinės priežastys gali prailginti siuntos pristatymą?

Per dvidešimt metų mačiau viską. Bent jau man taip atrodo. Dažniausiai dėl to kaltas ne pats kelias, o žmogaus faktorius arba blogai parengti dokumentai. Pirmoji ir dažniausia klaida – neteisingai arba neaiškiai užrašytas adresas. Olandijoje adresavimo sistema yra griežta: jei nenurodėte namo numerio arba „priedo“ (pvz., „II“, „bis“), kurjeris negalės perduoti siuntos ir ją grąžins atgal. Tai prailgina procesą dar savaitę.

Antroji priežastis – muitinės arba mokesčių dokumentų problemos. Nors Lietuva ir Olandija yra ES erdvėje, prekių judėjimas tarp šalių yra laisvas, tačiau jei siunčiate prekes (ne asmeninį daiktą), būtina pateikti tinkamą prekių sandėlio kvitą arba komercinę sąskaitą. Jei dokumentuose trūksta tarifo kodo arba prekės pavadinimas yra pernelyg bendras (pvz., „Dalys“ vietoj „Metalinės pavaros dalys“), siunta gali būti sustabdyta patikrinimui.

Galiausiai, stichiniai paveikslai. Sniegas Vokietijoje, didelės avarijos A2 autostradoje, kuria eina visa prekių srautas iš Rytų į Vakarus, arba muitinės streikai Prancūzijoje (kurios taip pat gali paveikti maršrutus) gali uždelsti net geriausiai suplanuotą siuntą. Tokiuose atvejuose 3 dienos gali tapti 7 arba 10.

4. Ar dienos, kai siunta yra savaitgaliais ar švenčių metu, skaičiuojamos?

Tai vienas labiausiai painių dalykų klientams. Logistikos terminai beveik visada nurodomi „darbo dienomis“. Jei kurjeris pasako „pristatymas per 3 dienas“, tai reiškia tris darbo dienas.

Pavyzdžiui, jei siuntą pakeliate penktadienį: 1 diena – pirmadienis, 2 diena – antradienis, 3 diena – trečiadienis. Savaitgalis (šeštadienis ir sekmadienis) laikui neskaičiuojamas, nes kurjeriai Olandijoje (kaip ir Lietuvoje) paprastai nedirba su standartinėmis siuntomis šiomis dienomis. Yra išimčių (pvz., „Saturday Delivery“ paslauga didmiesčiuose), bet tai kainuoja papildomai ir turi būti specialiai užsakyta.

Taip pat būkite atidi su Olandijos šventėmis. Jos gali skirtis nuo Lietuvos. Pavyzdžiui, Karaliaus diena (King's Day) arba Ascension Day (Kelias į dangų) yra dienos, kai visos verslo įmonės ir sandėliai uždaryti. Jei jūsų siunta atvyksta į terminalą tokią dieną, ji gulės iki pirmos darbo dienos. Todėl, siunčiant prieš šventes, visada verta prisidėti vieną ar dvi dienas atsargai.

5. Ar svoris ir dydis (išmatavimai) įtakoja pristatymo greitį?

Tai puikus klausimas, dažnai nepaisomas. Teoriškai smulki siunta (pvz., dokumentų vokas) ir dėžė sverianti 30 kg gali keliauti tuo pačiu sunkvežimiu. Tačiau praktikoje dėžės su dideliais išmatavimais (volumetriškos siuntos) gali būti traktuojamos kitaip.

Jei siunta yra per didelė, kad tilptų į standartinę kurjerio dėžę arba sunkvežimio lentyną, ji gali būti nukreipta į „krovinių“ (LTL – Less Than Truckload) liniją vietoj „ekspresinių“ siuntų srauto. Tai reiškia, kad ji bus vežama ne su kiekvienu greituoju traukiniu ar lėktuvu, o laukta, kol užpildomas sunkvežimis. Tai gali prailginti pristatymą nuo 3–5 dienų iki 5–7 ar net 10 dienų.

Be to, labai sunkios siuntos reikalauja specialios apdoros. Jei siunta viršija 31 kg (standartinis kurjerio limitas be specialios įrangos), kurjeris gali atsisakyti ją pakrauti, jei gavėjas nėra paruošęs keltuvojo. Tokios „techninės“ pauzės taip pat sukelia vėlavimus. Todėl visada tiksliai nurodykite svorį ir matmenis užsakymo metu – tai išvengs netikėtų nukrypimų į lėtesnius maršrutus.

6. Kaip pasirinkti tinkamą pervežėją greičiui ir patikimumui užtikrinti?

Rinkoje yra dešimtys kurjerių. Ką pasirinkti? Jei jums svarbiausia greitis ir „premium“ aptarnavimas, aš visada rekomenduoju globalius gigantus, tokius kaip DHL arba UPS. Jie turi savo lėktuvus, savo terminalus Olandijoje ir savo integruotą IT sistemą. Jų „tracking“ (sekimo) sistema tiksliausia, o vėlavimai labai reti. Jei jie sako „rytoj“, tai dažniausiai būna „rytoj“.

Jei jums svarbiausia kaina, o laikas nėra kritiškas, galite žvelgti į taupesnius variantus (pvz., Omniva, LP Express arba mažesnes ekspeditorių kompanijas). Jos dažnai naudoja bendrą transportą (tiek keliu, tiek geležinkeliu) ir gali būti lėtesnės (5–7 dienos), tačiau taupo biudžetą.

Mano patarimas kaip eksperto: jei siunčiate brangias prekes ar tai yra pirmasis jūsų sandorio su svarbiu klientu, netaupykite ant kurjerio. Pasitikėjimas, kurį suteikiate vardu „DHL“ ar „UPS“ ant pakelės, yra dalis jūsų įvaizdžio. Olandai yra labai pragmatiški ir vertina patikimumą.

7. Ar yra skirtumo tarp prekių siuntimo verslui (B2B) ir asmeninių siuntų (B2C)?

Taip, skirtumas yra, ir jis gali įtakoti laiką. B2B (Business to Business) siuntos, siunčiamos į įmones, paprastai pristatomos darbo laiku (8:00 – 17:00) ir dažniausiai yra prioritetinės, nes įmonėms dažniau reikia prekių gamybai ar projektams tęsti. Be to, įmonės dažniausiai turi sutartis su kurjeriais, todėl siuntos gali būti apdorojamos greičiau (pvz., nėra reikalo laukti, kol bus surinktas pinigas pristatymui, kas užtrunka).

B2C (Business to Consumer) siuntos (į namus) dažnai keliauja kartu su eiliškumu. Jei kurjeriui tenka važiuoti į atokų kaimą pristatyti vieną voką, tai gali būti atidėta į dienos pabaigą. Taip pat, jei siunta yra grynaisiais pinigais (COD – Cash on Delivery), kurjeris turi rasti gavėją namuose, paimti pinigus ir išduoti kvitą. Jei gavėjo nėra namuose, siunta grįžta atgal, o tai prailgina visą ciklą dar kelias dienas. Todėl B2C siuntoms visada rekomenduoju nurodyti gavėjo telefono numerį, kad kurjeris galėtų susitarti dėl laiko.

8. Kokios dokumentacijos reikia norint išvengti muitinės delsos?

Nors Lietuva ir Olandija yra ES viduje, dažnai pamirštame, kad tai nereiškia „be dokumentų“. Norint, kad siunta netyčia neiškristų iš srauto muitinės kontrolei (kurios tikimybė yra, nors ir maža), reikia turėti tvarkingus dokumentus.

Būtina pateikti prekių sąrašą (Packing List) ir, jei tai prekybinė siunta, komercinę sąskaitą faktūrą (Invoice). Svarbiausia – nurodyti prekių kodus pagal HS kodifikatorią (Customs Code). Jei dokumentuose parašyta tik „Drabužiai“, muitininkas gali sustabdyti siuntą ir klausti, ar tai virš 100 eurų vertės, ar ne, ar tai tekstilės atliekos, ar naujos prekės. Tikslus kodas (pvz., „6203 – Vyriški kostiumai“) leidžia sistemai automatiškai patvirtinti siuntą.

Taip pat būtinai nurodykite gavėjo EAN arba PVM kodą (jei jis yra įmonė). Olandijos muitinė labai griežtai tikrina, ar atitinka siuntėjo ir gavėjo duomenys VIES sistemoje. Jei PVM kodas neteisingas – siunta stovi. Gerai parengti dokumentai yra 50% sėkmės greitam pristatymui.

9. Kaip „Tracking“ sistema padeda užtikrinti laiką?

Mano praktikoje buvo atvejų, kai klientas manydavo, kad siunta dingusi, nors ji tiesiog buvo rūšiuojama. „Tracking“ arba siuntos sekimas nėra tik papildomas malonumas – tai įrankis valdymui.

Kai pervežėjas suteikia sekimo numerį, jūs matote kiekvieną „judesį“. Kas vyksta, kai matote statusą „In Transit“? Tai reiškia, kad siunta fiziškai juda. Jei matote „Out for delivery“ – tai reiškia, kad šiandien ji bus pristatyta.

Kodėl tai svarbu laiko atžvilgiu? Jei pastebite, kad siunta užstrigo vienoje vietoje ilgiau nei 24 valandas (pvz., „Arrived at hub“ ir niekas nebekeičiasi), tai signalas vežėjui kreiptis į pagalbą. Dažnai klientai laukia, kol skambins gavėjas, o tada paaiškėja, kad pakelės buvo padėtos į neteisingą dėžę terminalo Vokietijoje. Aktyvus sekimas leidžia ištaisyti tokias klaidas per 1 dieną, o ne po 5 dienų, kai gavėjas jau pradeda skųstis.

10. Ar verta apdrausti smulkią siuntą, ir kaip tai veikia?

Apdrausti siuntą rekomenduoju visada, nepaisant dydžio. „Smulki“ nesąvoka – mažame voke gali būti brangiausias laikrodis pasaulyje. Apdraudimas tiesiogiai neįtakoja greičio (siunta nevažiuoja greičiau, jei yra apdrausta), tačiau jis veikia „psichologinį greitį“.

Ką turiu omenyje? Jei siunta dingsta arba sugenda, be apdraudimo procesas žaloų (compensation) gali trukti mėnesius, o kompensacija dažnai apribota standartiniu tarifu (pvz., 20 EUR už kg). Su apdraudimu procesas yra greitesnis, o jūsų verslo nuostoliai mažesni. Be to, apdraustos siuntos dažnai yra geriau žymimos ir tvarkomos (specialios etiketės), kas sumažina dingo ar pamesto įvykio tikimybę. O jei siunta vis dėlto sugenda, greitas pinigų grąžinimas leidžia jums nedelsiant išsiųsti naują prekę gavėjui, taip išlaikant pasitikėjimą ir „pristatymo laiką“ kliento akimis.

Išvada

Apibendrinant, smulkių siuntų pristatymas į Olandiją yra vienas efektyviausių ir geriausiai užtikrintų procesų Europoje. Esant normalioms sąlygoms, 3–5 darbo dienos yra tas standartas, kurį galite laikyti realiu. Olandijos logistikos infrastruktūra, padėta šimtmečių eigoje, ir geras susisiekimas su Lietuva užtikrina, kad jūsų siunta nenuklys į nerealių nuotykių.

Tačiau, kaip ir bet kurioje profesionalioje veikloje, čia paslėptas detalumas.