Patogus užsakymo procesas siuntų pristatymui į Olandiją: vadovas iš vidaus

Dirbu tarptautinių pervežimų srityje jau beveik du dešimtmečius. Per tą laiką esu matęs viską – nuo pačių paprasčiausių dėžučių keliavusių iš Kauno iki Amsterdamo, iki sudėtingų industrinių įrengimų, kurie teko vežti pro Roterdamo uostą. Olandija (Nyderlandai) yra vienas pagrindinių logistikos mazdų visoje Europoje, todėl tenkas maršrutas mums yra kasdienybė. Tačiau, nors šalis yra netoliese ir keliai puikūs, klientai dažnai susiduria su nesusipratimais, kai bando užsakyti pervežimą.

Noriu papasakoti, kaip tai atrodo iš mūsų, logistikos specialistų, pusės. Patogus užsakymo procesas siuntų pristatymui į Olandiją nėra tik paspaudimas mygtuko „užsakyti“ internete. Tai sudėtingas mechanizmas, kurį reikia suderinti nuo tada, kai tik susiformuoja prekių kiekis, iki to momento, kai gavėjas pasirašo kurjerinės tarnybos kvitą. Daugelis klientų galvoja, kad viskas vyksta stebuklingai, bet iš tiesų čia – griežta disciplina, dokumentai ir tikslumas. Jei viską padarysite teisingai, jūsų siunta Olandijoje bus greičiau nei galvojote.

Šiandieninėje rinkoje, kur kainos svyruoja priklausomai nuo kuro, o vairuotojų trūkumas jaučiamas visur, suprasti procesą yra būtina ne tik didelioms eksportuotojams, bet ir mažiems verslams bei privatiems asmenims. Pažiūrėkime, kas iš tikrųjų vyksta užkulisiuose ir kaip užtikrinti, kad jūsų krovinys nenuklystų į Belgiją ar Vokietiją.

Dokumentų chaosas ir tvarka

Kokius dokumentus tikrai reikia pildyti?

Esu matęs tūkstančius situacijų, kai vairuotojas stovi sienoje arba prie sandėlio vartų Olandijoje ir negali įvažiuoti, nes trūksta vieno popieriaus. Pagrindinis dalykas yra prekių sandėravimo kvitas (CMR), bet jis nieko nereiškia be tinkamai paruošto komercinio sąskaitos faktūros (invoice). Sąskaitoje būtina nurodyti tikslų prekių svorį, pavadinimus, HS kodus (jei reikia) ir, svarbiausia, gavėjo kontaktus bei adresą. Dažnai klientai užmiršta pridėti gavėjo telefono numerį – pasakyčiau, tai klasika. Be to, jei siunčiate brangius prekes, būtina pateikti draudimo polisą arba nurodyti tikrąją vertę, kad, įvykus nelaimei, galėtume susigrąžinti pinigus. Negaliu niekaip priminti, kad deklaruota vertė turi atitikti realią, kitaip muitinė arba draudikas kels klausimų.

Ar Olandijoje veikia kažkokie ypatingi muitinės reikalavimai?

Nors Olandija yra ES narė ir tai vidinė rinka, mums, Lietuvoje, dažnai tenka susidurti su išorės prekių klausimais, ypač jei krovinys atkeliauja iš trečiųjų šalių arba yra tranzitu per Roterdamą. Jei jūsų siunta keliauja tiesiai iš Vilniaus į Eindhoveną ir yra gaminama Lietuvoje, papildomų muitinės procedūrų nėra. Tačiau jei prekės atvyksta iš Azijos ir yra siunčiamos iš Olandijos sandėlio, reikės T2L dokumento arba eksporto deklaracijos iš to šalies sandėlio. Vieną kartą teko matyti, kaip klientas laukė siuntos savaitę, nes nebuvo sutvarkęs šių formalumų, o olandai, nors ir labai organizuoti, yra griežti dėl taisyklių. Taigi, pasidomėkite savo prekių kilmės sertifikatais iš anksto.

Kas daryti, jei dokumentuose padariau klaidą?

Nebijokite tuo pasakyti iš karto. Kartais įvyksta klaidų – pvz., neteisingai parašytas svoris ar adreso rašybos klaida (Olandijoje gatvių pavadinimai gali būti panašūs). Jei pastebite klaidą ankščiau nei vairuotojas išvyksta, tiesiog skambinkite mums ir pataisysime CMR. Jei klaida pastebima jau kelyje, teks siųsti pataisymą elektroniniu būdu vairuotojui, kad jis galėtų parodyti pataisytą dokumentą įvažiuodamas į paskirties vietą. Vengiame situacijų, kai vairuotojas pats pradeda „taisyti“ rašikliu dokumentą – to daryti negalima, tokius kvitus muitinė arba policija laiko negaliojančiais. Geriau pranešti dispečeriui ir jums bus nusiųstas naujas, elektroninis kvitas.

Laikas, kaina ir maršruto niuansai

Kiek laiko užtrunka siuntos pristatymas į Olandiją?

Visada sakau klientams – planuokite pagal pesimistinį scenarijų, bet džiaukitės, jei atvyksime anksčiau. Standartinis užsakymo procesas siuntų pristatymui į Olandiją trunka nuo 2 iki 4 darbo dienų priklausomai nuo to, ar tai dalinis krovinys (LTL), ar pilna sunkvežimio mašina. Jei tai ekspresinė siunta maža furgonu, ją galime atgabenti net per 24 valandas (pvz., iš Kauno iki Amsterdamo), tačiau tai kainuos brangiau. Reikia nepamiršti, kad maršrutuose dažnai tenka važiuoti pro Vokietiją, kurioje eismo spūstys, ypač ties Ruhr sritimi, gali uždelsti visą procesą. Taip pat, jei krovinys turi būti iškraunamas su „keltuvu“ (krautuvas su šakėmis), tai taip pat gali prailginti iškrovą viena-dvi valandas.

Kodėl kaina pasikeitė praėjus savaitei?

Tai vienas dažniausiai klausiamų klausimų. Logistikos rinka yra dinamiška kaip akcijų birža. Kainos priklauso ne tik nuo atstumo, bet ir nuo kuro kainos rinkoje, euro kurso bei vairuotojų užmokesčio. Pavyzdžiui, jei praėjusią savaitę turėjome tuščią mašiną grįžtančią iš Roterdamo, galėjome pasiūlyti geresnę kainą, nes mums buvo naudinga užpildyti važiuoklę. Šią savaitę gali būti, kad visos mašinos užimtos ir tenka samdyti transportą iš trečiųjų šalių pervežėjų, o tai brangiau. Taip pat įtakos turi sezonas – prieš Kalėdas ar vasaros atostogas kainos šuoliuoja aukštyn, nes paklausia didesnė.

Ar galima užsakyti tiekimo grandinės (FTL) pervežimą daliniu kroviniu?

Žinoma, tai yra vienas populiariausių būdų mažesniems verslams. Jūsų siunta keliauja bendroje mašinoje su kitų klientų kroviniu (pavėžėjimas). Tai leidžia sutaupyti, nes mokate tik už užimtą vietą arba metrus grindų (pavėžėjimo kaina). Tačiau čia yra vienas „bet“ – laikas. Toks krovinys gali šiek tiek užtrukti, nes vairuotojas turi sustoti keliose vietose Olandijoje (pvz., Utrechte, Hagoje) iškrauti kitas siuntas. Jei jums skubia, geriau pasirinkti ekspresinį dalinį krovinį, kuris bus prioritetas.

Pristatymo smulkmenos ir „gyvas“ kontaktas

Kaip reikia supakuoti siuntą, kad ji nenukentėtų?

Galiausiai, esu matęs viską: nuo baldų, suvyniotų į senus laikraščius, iki pramoninės įrangos, padėtos ant paletės be jokio fiksavimo. Olandijoje sandėlininkai yra labai reikalaujantys – jei siunta atvyks sugadinta, dėl blogo pakavimo jie gali atmesti priėmimą. Rekomenduoju naudoti standartines europaletes (EUR 1 arba EUR 2) ir užfiksuoti krovinį plėvele, o paletę apvynioti juosta arba uždėti apsauginius kraštus. Jei siuntelekės – dėžės turi būti stiprios, o vidus užpildytas (pūkų polistirenas, burbuliukai). Negerai, kai dėžės viduje girdisi barškantis turinys – tai garantija, kad prekės susilaužys.

Ar vairuotojas tikrai paskambins prieš atvykdamas?

99 proc. atvejų – taip, tačiau reikia suprasti, kad vairuotojai dažnai važiuoja pagal savo grafiką ir gali skambinti ryte, o ne vakare, kaip tikėjotės. Olandijoje daugelis įmonių dirba nuo 8:00 iki 17:00, todėl būtina, kad gavėjas būtų pasiekiamas šiuo laiku. Jei vairuotojas atvyks ir nieko negaus, jam teks laukti, o laukimas kainuoja – dažniausiai mokestis už laukimą pradedamas skaičiuoti po pirmosios valandos (apie 40–60 EUR per valandą). Todėl prašome savo Olandijos partnerių ar gavėjų būti budriuose.

Kas nutinka, jei gavėjo nėra vietoije?

Tai blogiausias scenarijus. Vairuotojas stovi, variklis dirba, laikas bėga. Jei negalime susisiekti su gavėju, stengiamės išsiųsti siuntą į artimiausią sandėlį (pvz., „Cross-docking“ centrą Roterdame ar Tilburge) saugojimui. Deja, tai sukelia papildomų išlaidų – už saugojimą, už pakartotinį išvežimą. Kartais klientai klausia, ar galima tiesiog palikti prie durų? Olandijoje tai neįmanoma dėl saugumo ir vagysčių rizikos, nebent tai yra specialiai sutarta „palikimo vietoje“ (leave at door) paslauga, kuri taip pat kainuoja ir dengia tik ribotą atsakomybę.

Ar galima sekti siuntą realiu laiku?

Dabar tai yra standartas. Kai atliekate užsakymo procesą siuntų pristatymui į Olandiją, mes suteikiame sekimo numerį arba nuorodą. Tačiau būkite kantrūs – kartais GPS signalas gali „užstringti“ Vokietijos miškuose arba vairuotojas gali pamiršti įjungti terminalą. Jei matote, kad siunta stovi vietoje valandą ar dvi, nebijokite pasiskambinti mums dispečeriams – mes tiesiogiai susisieksime su vairuotoju per radiją arba telefoną. Žmoniškas kontaktas visada geriau už šaltąją programą.

Išvada

Apibendrinant, patogus užsakymo procesas siuntų pristatymui į Olandiją nėra magija, tai sisteminis darbas, kurį valdo patirti logistikos specialistai. Esu matęs, kaip smarkiai ši industrija pasikeitė per 20 metų – nuo faksų ir popierinių žemėlapių iki šiandieninių GPS sistemų ir elektroninių dokumentų, bet vienas dalykas išlieka nepakitęs: reikalingas tikslumas ir komunikacija. Nuo to, kaip tiksliai užpildysite dokumentus ir kaip pasiruošsite siuntą, priklauso, ar jūsų prekės pasieks Amsterdamo parduotuvę ar Hagos gamyklą laiku.

Nebijokite klausti mums patarimų, jei ką nors darote pirmą kartą. Mūsų tikslas ne tik pavogti krovinių, bet padaryti taip, kad jums nereikėtų rūpintis raudonaisis juostomis ir muitinėmis. Gerai suorganizuotas pervežimas sutaupo ne tik nervus, bet ir pinigus. Tad, kai kitą kartą galvosite apie eksportą į Vakarus, prisiminkite, kad sėkmė prasideda nuo paprasto telefono skambučio arba el. laiško mums. Olandija laukia jūsų prekių, o mes pasirūpinsime, kad jos ten atvyktų saugiai.