Patikimai perkraustome biurus į Olandiją be streso: Vadovas, ką tikti iš profesionalo

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir galiu pasakyti viena: biuro perkraustymas į užsienį, ypač į tokią šalį kaip Olandija, daugeliui vadovų sukelia nemigą. O iš tiesų, kai žinai, ką turi daryti, tas procesas gali būti net lygus mažam poilsiui, jei viską patikėti profesionalams. Per šį laiką esu matęs viską – nuo tai, kai vadybininkai bando susidėti kompiuterius į asmeninius "Audi" bagažines, iki tokių situacijų, kai 40 tonų sunkvežimis užstrigdavo Amsterdamo centre, nes niekas neįsiskaitė į vietinius apribojimus. Kadangi jūs ieškote informacijos, kaip viskas vyksta, išklauskite seno vilko patarimų – tai padės jums sutaupyti nervų ir pinigų.

Lietuva ir Olandija jau dešimtmečius yra glaudžiai susijusios verslo ryšiais, o šiuo metu, kai daugelis kompanijijų kelia savo būstinę į Hi-tech centrus arba logistikos hubus prie Roterdamo, perkraustymų padaugėjojo keliskart. Svarbiausia čia – ne tik įkelti baldus į mašiną Vilniuje ir iškelti juos Hagoje. Visa tai yra sudėtingas mechanizmas, kuriame vienas sugedęs guolis arba blogai užpildytas dokumentas gali sustabdyti visą konvojų Vokietijos autobane. Mūsų tikslas – užtikrinti, kad patikimai perkraustome biurus į Olandiją be streso, o jūs galėtumėt rūpintis tik verslo plėtra, o ne tai, kur dingo dėžė su svarbiaisiais sutartimis.

Kodėl reikalingas detalus planavimas?

Pradedant nuo to, kad Olandija nėra didelė šalis, tačiau intensyvumas čia neįtikėtinas. Pervežti biurą reiškia ne tik fizinių daiktų perkelimą. Tai yra logistinis iššūkis. Mes visada pradedame nuo detalaus inventorizavimo. Kas yra inventorizacija? Tai ne sąrašas "kėdės, stalai". Tai tikslus aprašymas: kiek serverinių spintų, ar jos yra demontuojamos, koks yra specialios įrangos svoris, ar yra pavojingų medžiagų (pvz., spausdintuvų kasetės ar laboratorijos reagentai, jei tai medicinos biuras). Be to, būtina įvertinti patekimo į objektą sąlygas – ar Olandijoje laukia liftas, ar teks nešti per 4 aukštus, ar gatvė prie pat įėjimo. Vienintelė vieta, kur stresas yra naudingas – tai mūsų planavimo stalius, o ne jūsų biure išvykimo dieną.

Svarbu prisiminti apie dokumentus. Nors ir esame ES erdvėje ir muitinės tarp Lietuvos ir Olandijos nebėra, vis dar veikia griežti reglamentai susiję su pavojingais krovinais arba vertinga technika. Turiu omenyje, jei pervežate brandžią serverinę įrangą ar brangius meno kūrinius į prestižinį biurą Amsterdamo "Zuidas" rajone, reikės TIR knygelės arba eksporto deklaracijos, kad vokiečių policija autobane neustabdytų mašinos ir patikrintų krovinių kilmę. Tai nėra paprasta furgono važiavimas, tai yra reguliuojamas tarptautinis keliavimas.

Ruošinės ir pakavimo paslaptys

Dauguma klientų klausia: "Ar mums patys reikia supakuoti dėžes?" Atsakymas paprastas – galite, bet geriau, kad tai padarytų mūsų komanda. Kodėl? Todėl, kad mūsų naudojamos dėžės yra specialios, sustiprintos, o smulkmenos – popieriaus, spintuvėlių turinys – yra užfiksuojamos pakavimo protokole. Esu matęs, kaip klientai bandė taupyti ir dėjo "Samsung" televizorių į seną, jau sugedusią "LG" dėžę. Vokietijoje tokią dėžę gali tiesiog konfiskuoti kaip šiukšles arba įtariamą prekę. Profesionalus pakavimas užtikrina, kad jūsų duomenys bei technika atvyks vieninteliu keliu – saugiai.

Taip pat labai dažnai pamirštama apie baldų demontavą. Olandiški biurai dažnai yra modernūs, su "open space" sistemomis, kurios reikalauja specifinių įrankių. Mes ne tik išmontuojame jūsų stalus Lietuvoje, bet ir vėl surinkame Olandijoje. Čia įžengia kita mūsų paslaugos sritis – montavimas. Niekas nenori pirmąją darbo dieną naujame biure praleisti surinkdamas kėdę pagal instrukciją. Mūsų meistrai tai padaro greitai ir tvarkingai.

Kelionės trukmė ir maršrutas

Standartinis maršutas per Vokietiją (A1 autostrada) yra patogiausias, tačiau jame būna daug "spūsčių" (stūvų). Planuodami, kaip patikimai perkraustome biurus į Olandiją be streso, mes visada įtraukiame rezervą laike. Jei atvykimas numatomas pirmadienį ryte į Roterdamą, mes išvažiuojame jau penktadienį arba šeštadienį. Taip išvengiame streso dėl vėlavimo. Be to, Olandijoje yra griežti apribojimai sunkvežimiams (ekologinės zonos), todėl maršrutas turi būti planuojamas taip, išvengiant baudų.

Dabar, kai jau supratote bendrą vaizdą, pereikime prie tų klausimų, kuruos man užduodate dažniausiai. Čia nėra jokių formalų, tik tai, ką iš tikrųjų domina žmones, kurie ruošiasi kelionei.

Dažniausiai užduodami klausimai apie logistiką

Ar ilgai tai užtrunka? Nes mums skubu.

Viskas priklauso nuo to, kiek turite daiktų ir kur tiksliai Olandijoje esate. Jei tai mažas biuras ir važiuojame tiesiai į Amsterdamą ar Eindhoveną, tai gali užtrukti dvi paras su kelione. Tačiau jei tai didelė įmonė ir reikia keletą sunkvežimių, tai procesas gali trukti nuo trijų iki penkių dienų, įskaitant pakavimą ir išpakavimą vietoje. Mes visada stengiamės dirbti taip, kad jūsų verslas neturėtų ilgo pertraukimo.

Ką daryti su technika? Ar saugu ją vežti furgonu?

Technika yra jautriausia vieta. Mes naudojame specialias antšokines dėžes (antšokdėžes) ir užpildome jas putomis. Serveriai turi būti tvirtai prifixuoti prie grindų arba sienų kėbule. Esu matęs, kaip neprifixuotas serveris per važiavimą "nuvažiavo" per visą furgoną ir sutriuškino kitus daiktus. Taigi, saugu tik tada, kai tai daro profesionalai, o ne kaimynas, kuris turi "viliotą".

O jei reikės palikti daiktus sandėliuke kurį laiką?

Nėra problemų. Mes turime sandėlius tiek Lietuvoje, tieb ir Olandijoje (pavyzdžiui, netoli Roterdamo uosto). Dažnai atsitinka, kad nuomos sutartis baigiasi vieną dieną, o naujieji rūmai dar nebaigti remontuoti. Tuo atveju mes išvežame krovinius, laikome juos saugiai ir parvežame tada, kai jums patogu. Tai papildoma paslauga, bet ji verta kiekvieno cento, kadangi išvengiate chaoso.

Ar jūsų vairuotojai moka anglų kalbą? Su olandais kalbėt gali būt keista.

Žinoma, visi mūsų vairuotojai kalba bent anglų kalbą, o kai kurie ir rusiškai, jei reikia su bendradarbiais susitarti. Olandai puikiai kalba angliškai, todėl komunikacijos problemų nekyla. Svarbiau, kad jie mūsų vairuotojai išmano vietinę eismo taisyklių specifiką, pvz., tai, kad dviračių takeliais čia turi didžiulę prioritetą.

Kainos ir biuro administracija

Kiek tai maždaug kainuos? Biudžetas yra ribotas.

Negaliu pasakyti tikslios sumos be vaizdo. Kaina priklauso nuo kubo metrų (m3), atstumo ir papildomų paslaugų (montavimas, pakavimas). Mažam biurui gali tekti nuo 1500 iki 3000 eurų, o dideliems koncernams – dešimtys tūkstančių. Užpildykite užklausą, mes atvykstame, įvertiname nemokamai ir tada duodame fiksuotą kainą, kuri nebeaugs. Jokių staigmenų.

Kas yra įskaičiuota į kainą, o ką reikia mokėti atskirai?

į kainą įeina transportas, krovėjų darbas (pakavimas, ikėlimas, iškėlimas), bei pagrindinės pakavimo medžiagos (dėžės, juosta). Atskirai dažniausiai mokama už specialias medžiagas (pavyzdžiui, liftų naudojimas, jei jis mokamas, arba ypatingas draudimas labai brangiems daiktams). Mes visada aiškiai išskiriame sąskaitoje, kad nebūtų nesupratimų.

Ar reikia kok nors dokumentų iš mūsų pusės?

Mums reikia tik krovinių sąrašo (inventoriaus) ir jūsų sutikimo vežti. Jei pervežame techniką, kurios vertė viršija tam tikrą ribą, gali prireikti EX1 dokumento (eksporto deklaracijos), bet musų logistikos partneriai tai suorganizuoja. Jums nereikia bėgioti po muitinę. Mums reikia tik žinoti, kur raktus nuo naujo biuro paduoti.

Galima atsiskaityti su PVM sąskaita-faktūra?

Žinoma, mes legali įmonė, dirbanti jau 20 metų. Visos mūsų paslaugos apmokestinamos pagal Lietuvos (arba Olandijos, jei reikalaujama) PVM tarifus. Jums bus pateikta sąskaita-faktūra, kurią galite panaudoti apskaitai. Jei esate iš Olandijos ir turite VAT kodą, galime taikyti 0% PVM tarpšalių prekybai atveju, jei tai tenkina sąlygas.

Olandijos niuansai ir IT sprendimai

Ar galite padėti su IT infrastruktūros perkėlimu? Mes turime labai jautrių duomenų.

Taip, mes bendradarbiaujame su IT partneriais. Fiziškai perkelti serverius – tai mūsų darbas, tačiau išjungti ir vėl prijungti duomenų centrą turi jūsų IT administratorius. Mes galime suteikti "priežiūros vadybininką", kuris lydės krovinius ir užtikrins, kad jie nebus svyruojami, tačiau programinės įrangos migracija – ne mūsų kompetencija. svarbu, kad serverių kameros būtų uždarytos ir užrakintos prieš išvežimą.

Kas daryti, jei naujame biure nėra keltuvo? Olandai sako, kad ten siaura.

Tai klasikinė situacija. Jei nėra keltuvo, mes naudojame kėlimo platformas (autokranus arba "Hera" tipo liftus), kurios įleidžiamos pro langą arba balkoną. Anksčiau minėjau, kad Olandijos miestai seni, gatvės siauros. Mes įvertiname situaciją iš anksto. Jei reikia, užsakome vietinį keltuvą Olandijoje – tai pigiau ir greičiau nei trukdyti eismui su ilgu sunkvežimių suoliu.

Ką daryti su senais baldais, kuriuos nebebevežiame?

Galime juos išvežti į šiukšliadėžę arba organizuoti utilizaciją. Taip pat, jei baldai dar geros būklės, galime padėti juos perduoti labdarai. Nereikia, kad jie užimtų vietą naujame biure. Paprasčiausia pasakykite mums: "Tai šiukšlės", o mes juos paslėpsime į atskirą konteinerą, kad nesukeltų painiavos iškraunant brangius naujus stalus.

O jei kažkas sugenda kelyje? Kas atsako?

Mes turime visapusišką draudimą (CMR draudimas). Jei dėl mūsų kaltės sugenda stalas arba sudužo monitorius, draudimo kompanija sumokės kompensaciją. Per 20 metų incidentų buvo nedaug, bet jie įvyksta. Mums svarbiausia – skaidrumas. Jei įvyko avarija, mes apie ją pranešame nedelsdami, registruojame pažeidimus ir sprendžiame problemą draudimo pagalba, o ne ginčijamės su klientu.

Ar galima susiplanuoti perkraustymą savaitgaliu?

Taip, ir tai darome dažnai. Savaitgalis yra idealus laikas, kad nereikėtų stabdyti verslo veiklos. Tačiau reikia atsiminti, kad Olandijoje kai kurie biurai turi apribojimų triukšmui savaitgaliais, todėl gali reikėti specialių leidimų iš savivaldybės arba pastato administracijos. Viską susitvarkome iš anksto, kad jums nereikėtų galvoti apie tai.

Kaip elgtis su asmeniniais daiktais darbuotojų stalų stalčiuose?

Geriausia prašyti darbuotojų pasiimti savo asmeninius daiktus (augalai, nuotraukos, kavinės puodeliai) namo iki perkraustymo dienos. Jei tai neįmanoma, mes pakelsime juos į pažymėtas dėžes, tačiau mes neprisiimame atsakomybės už smulkius asmeninius daiktus, jei jie nebuvo inventorizuoti. Patirkite darbuotojus – tai sumažins riziką prarasti mylimą dalyką.

Išvada

Galiausiai, noriu pasakyti, kad sėkmingas biuro perkraustymas – tai ne tik fizinis darbas, bet ir psichologinis pasiruošimas. Kaip žmogus, kuris tą patį darbą darba jau du dešimtmečius, galiu užtikrinti, kad didžiausia klaida yra bandyti tai padaryti patys ir pigiai. Olandija – tai šalis, kurioje gerbami laikas ir tvarka, todėl mūsų uždavinys yra įsibrauti į šią sistemą kaip lygrintuvas.

Jeigu jums rūpi kokybė ir norite, kad jūsų komanda pirmąją dieną galėtų tiesiog atsisėsti prie savo kompiuterių ir dirbti, pasirinkite patikimus partnerius. Mūsų patirtis leidžia mums numatyti rizikas, kurių jūs net nematote. Mums svarbu, kad po mūsų darbo liktų tik tvarkingas biuras ir patenkintas šypsenimas vadovo veide. Tad jei planuojate išvykti, skambinkite iš anksto, o mes pasirūpinsime, kad jūsų kelionė būtų sklandi.