Patikima įmonė organizuoja biuro perkraustymą iš Olandijos: kas nutinka užkulisiuose?

Dirbu tarptautinių pervežimų srityje jau virš dvidešimt metų. Per tą laiką mačiau viską – nuo virtuvės komplektų, iškritusių iš vaziuoklio ant Vokietijos autostrados, iki prabangių meno kūrinių, kurie buvo supakuoti taip, kad jų būtų įmanoma nukristi net iš lėktuvo. Bet viena sudėtingiausių ir atsakingiausių užduočių visada yra biuro perkraustymas, ypač kai kalbame apie ilgas distancijas. Pastaraisiais metais vis dažniau gaunu užklausų iš lietuviškų įmonių, kurios kurias laiką veikė Vakaruose, dabar nusprendžia grįžti arba perkelti savo operacijas į Lietuvą. Dažnai girdžiu tą pačią frazę: „mums reikia patikimos įmonės, kuri organizuoja biuro perkraustymą iš Olandijos“.

Kodėl būtent taip? Olandija yra logistikos centras, čia daug verslo, tačiau ir biudžetai čia dažnai didesni, o konkurencija verčia ieškoti efektyvesnių sprendimų. Biuro perkėlimas nėra tiesiog baldų užkrovimas į sunkvežimį. Tai sudėtingas procesas, kuriam reikalingas strateginis planavimas, supratimas apie techninę įrangą ir, svarbiausia, patirtis. Aš ne kartą esu matęs, kaip nepatikimas pervežėjas sugadina serverius arba pameta svarbius dokumentus ir tuomet pradedasi ilgi teismai. Todėl, kai sakome, kad patikima įmonė organizuoja biuro perkraustymą iš Olandijos, turime omenyje ne tiesiog vairuotojus, o partnerius, kurians galima patikėti visą savo verslo „turinį“.

Šiame straipsnyje nerašys sauso teorinio teksto. Pasakodamas kaip žmogus, kuris yra privertas tą vairuoti tūkstančius kilometrų ir stebėti, kaip kraunami krovniai, pasidalinsiu tuo, ką išmokau gatvėje. Paaiškinsiu, ką tikrai reiškia toks pervežimas, kokių klaidų vengti ir kodėl pigiausias pasiūlymas dažniausiai baigiasi brangiausiu nuostoliu.

Kas daroma prieš pat pakrovimą

Ar tikrai reikia važiuoti į objektą žiūrėti ar pakanka nuotraukų?

Gerbiamas, jei kas nors sako, kad gali įvertinti darbą tik pagal tris nuotraukas iš „WhatsApp“, bėkite tolyn. Aš asmeniškai arba mano logistikos vadovas visada stengiamės važiuoti į objektą. Nuotraukos neparodo, ar liftas telpa europinį palečių vagoną, ar koridorius yra per siauras ir ar nėra laiptų, kur reikės nešti rankomis. Gyvas akis matyti tų detalių, kurios nuotraukose pradingsta, o būtent jos ir sukuria didžiausią problemą pakravimo dieną.

Kaip reikia paruošti kompiuterius ir serverius?

Tai ne tas pats kas kelti stalą. Serveriai yra jautrūs viršijimui, o juos išjungti reikia tinkamai – ne tik ištraukti laidą iš lizdo. Mes visada patariame klientams prieš mūsų atvykimą padaryti visus atsarginius kopijavimus (backup). Jei įmonė didelė, kartais reikia kvieti IT specialistą, kuris fiziškai atjungia ir pažymi kabelius, kad vėliau viską būtų galima susivėlėti ne po savaitės, o per dieną. Geriau pasidaryti šiek tiek darbo daugiau iš anksto, nei versti vairuotojų spėlioti, kuris laidas eina kur.

Ar reikia išardyti baldus ar juos vežite surinktus?

Tai vienas dažniausių klausimų. Tiesioginis atsakymas: viskas priklauso nuo to, ar baldas perliks per duris ar liftą. Jei didelis konferencijos stalas yra surinktas ir jo negalima išardyti, mes jį nešime surinktą, tačiau tai užima daugiau vietos. Dažniausiai patariame išardyti stalus ir didžiąsias spintas, tai taupo vietą sunkvežimyje ir sumažina sugadinimo riziką. Viską surandame vėl Lietuvoje pasiekus vietą.

Kelionės eiga ir Olandijos specifika

Kiek maždaug kainuoja toks reikalas iš Amsterdamo ar Roterdamo?

Noriu būti sąžiningas – nėra vienos kainos. Vidutinis biuras, tarkime, 10-15 darbo vietų, su visais reikmenimis, gali kainuoti nuo 2500 iki 4000 eurų, priklausomai nuo to, kiek daugiau smulkių dalykų yra ir ar reikia pakloti grindis, kad nesuteptumėte laiptinės. Olandijoje darbo rankos yra brangios, tad jei ten reikia išardyti ir supakuoti viską mums, tai kaina aukštėja. Bet prisiminkite, kad pigiausia kaina dažnai reiškia, kad jūsų daiktus veš koks „lėktuvas“, kuris gali dingbti pusiaukelėje.

Ar labai sunkiau gauti leidimus stovėti Olandijos miestų centruose?

Žinoma, tai ne Lietuva, kur sustojai prie pat durų. Amsterdame ar Hagoje centruose gauti leidimą sunkvežimiui stovėti gali būti tikras košmaras. Ten griežtai stebi, ar neužžengi į taksi juostą ar dviračių taką. Mes dažnai turime užtikrinti leidimus savaitę-dvi iš anksto, o kartais netgi nuominti specialią vietą arba pristatyti mažesnę transporto priemonę, kuri užkrauna dalykus ir veža juos į didelį sunkvežimį, stovintį miesto pakraštyje.

Kas nutinka, jei pakeliui sulūžta sunkvežimis?

Tokių atvejų buvo, nors retai. Jei įvyksta techninis gedimas, mes turime draudimą ir pagalbos tarnybą, tačiau klientui svarbiausia yra tai, kad jo turtas nešalta ant kelio arba nebuvo pavogtas. Mūsų protokolas toks: sunkvežimis niekada nepaliekamas be priežiūros su vertingu kroviniu. Mes gauname pagalbą ir perkrauname krovinią į kitą sunkvežimį. Taip, tai gali atidėlioti pristatymą dienai, bet daiktai pasieks saugiai.

Kiek laiko užtrunka patys važiavimai?

Tiesioginis važiavimas iš Roterdamo į Vilnių trunka apie 20-24 valandas, jei vairuotojas važiuoja vienas. Tačiau pagal Europos Sąjungos taisykles, vairuotojai turi poilsio pertraukas, taigi realiai tai trunka apie 1,5 – 2 dienas. Jei reikia iškrauti kelis biurus Olandijoje (pavyzdžiui, vieną Amsterdame, kitą Eindhovene), tai pridėkite dar vieną dieną pakrovimui. Geriau planuoti savaitgalį, kad verslas nenukentėtų.

Muitai, draudimas ir smulkmenos

Ar reikia mokėti muitą ar PVM perkraunant biurą į Lietuvą?

Jei įmonė perkrausto savo nuosavą turtą, kuris buvo naudojamas Olandijoje ir toliau bus naudojamas Lietuvoje, tai dažniausiai taikoma intracommunity suformavimo tvarka – PVM nebereikia mokėti (jei abiejų šalių PVM mokėtojai). Muito paprastai nėra, nes tai nėra prekybinis krovinys, o turtas. Žinoma, reikia užpildyti tinkamus dokumentus (Exst sąskaitas ir kt.), bet su tuo mes padedame, klientui nereikia gaišti laiko su muitinės deklarantais.

Kas daryti su statybinėmis atliekomis ir dėžėmis?

Klientai dažnai pamiršta, kad pargabenus dalykus, lieka kalnas dėžių, plėvelių ir skydelių. Olandijoje atliekų išvežimas yra labai brangu. Mes siūlome pasirūpinti ir tuo – arba surūšiuojame viską vietiniam perdirbimo centrui, arba, jei dėžės gerosios, sugrąžiname jas klientui Lietuvoje, jei jis nori jų dar sykį panaudoti. Verta aptarti tai iš anksto, kad nereikėtų mokėti už dėžių išvežimą kaip už pavojingas atliekas.

Ar padėsite susidėti visą tai vietose Lietuvoje?

Absoliučiai. Mūsų darbas nesibaigia tobulu įkrovimu. Atvykę į Lietuvą, iškrauname dalykus, jei reikia – nešame į biurą, surandame stalus, prijungiame kėdes. Kartais netgi padedame pastatyti monitorius ant stalų, kad žmonės kitą rytą galėtų tiesiog atėsti ir dirbti. Tai tas „premium“ jausmas, kurį gauni, kai dirbi su žmonėmis, o ne su tik krovėjais.

O kas jei kelyje įvyks avarija ir dužtys kažkas brangaus?

Čia įsijungia CMR draudimas ir papildomas krovinių draudimas. Mes visada pasirašome sandorio sutartis, kurioje detaliai aprašome krovinią. Jei įvyksta avarija mūsų kaltė, mūsų draudimo kompanija padengia žalą. Buvo atvejų, kai buvo nulūžta „iPhone“ dėžutė arba įbrėžta MDF plokštė – visa tai buvo padengta. Svarbiausia yra tai, kad klientas turi pranešti apie pažeidimus iš karto, kai tik gauna krovinį, o ne po mėnesio.

Ar galima vežti ir asmeninius daiktus darbuotojų kartu su biuro kroviniu?

Tai yra gana populiari praktika, kai įmonė persikelia iš Olandijos – darbuotojai nori parsivežti ir savo daiktų. Taip, galima, tačiau tai turi būti aiškiai atskirta ir užfiksuota. Negalima mesti darbuotojo dviračio ant viršaus biuro stalų be sąrašo. Mes užskaitome tas dėžes kaip „techninį krovinį“ arba pridedame prie pagrindinės sąskaitos, kad muitinėje nekiltų klausimų, kodėl verslo krovinys turi asmeninių drabužių.

Galutiniai patarimai

Kuo skiriasi „greitas“ ir „geras“ perkraustymas?

Greitas reiškia, kad mes suvažiavome, viską užmetėme į krūvą ir važiavome. Geras reiškia, kad viskas buvo uždėta ant palečių, užfiksuota, padėta į dėžes, o atvykus – niekas nesužalojo. Biuro perkraustyme „greitas“ dažnai baigiasi „brangiu“, nes sugadinami kompiuteriai arba sulūžta brangios lentynos. Geriau lekti diena iliau, bet pradėti darbą naujame biure ramiai.

Ar verta rinktis mažesnes įmones?