Paslaugos verslui: biuro kraustymas iš Olandijos efektyviai: 20 metų patirties pamokos

Sėdžiu prie savo stalo, priešais mane pilna spaudinių byla, o galvoje sukausi tas pačias mintis, kurios man sukdavosi prieš dvidešimt metų, kai tik pradėjau šią darbą. Laikas keičiasi, sunkvežimiai tampa modernesniai, o dokumentai dabar dažniau cirkuliuoja elektroniniu būdu, bet vienas dalykas išlieka tas pats – stresas, kai reikia perkelti gyvenimą ar verslą. Pastaruoju metu vis dažniau gaunu užklausų iš lietuvių verslininkų, kurie Olandijoje, Nyderlanduose, pastatė savo biurą ir dabar nori jį grąžinti arba perkelti toliau. Taigi, šiandien kalbėsime apie tai, kaip tai padaryti taip, kad nenukristų plaukai ir, svarbiausia, kad verslas neturiustų dienos.

Paslaugos verslui: biuro kraustymas iš Olandijos efektyviai – tai ne tiesiog furgonų nuoma ir keli vyrai su dėžėmis. Tai sudėtingas logistinis procesas, kuriam reikalinga strategija. Per šiuos dvidešimt metų mačiau viską: nuo tada, kai vairuotojas prarado dokumentus pasienyje, iki tokių situacijų, kai biuro įranga keliavo per tris skirtingas šalis be pristatymo garantijos. Jei norite, kad viskas vyktų sklandžiai, turite suprasti ne tik kainą, bet ir procesą. Olandija yra specifinė savo eismo sąlygomis, oukstuotojais ir tuo, kad ten viskas turi būti tvarkingai surašyta, kitaip muitinė arba klientas gali sukelti didelių problemų.

Štai kas tikrai svarbu: efektyvumas čia matomas ne iš to, kaip greitai vairuotojas spaudia dują, o iš to, kaip gerai suplanuotas krovinių pakavimas ir dokumentai. Kai kalbame apie biuro relokaciją, mes kalbame apie jautrią techniką, brangius baldus ir, žinoma, konfidencinius dokumentus. Vieną kartą teko vežti IT įrangą iš Eindhoveno technologijų parko, kur klientas nebuvo paruošęs serverių – teko stovėti pusę dienos ir juos išjungti, o tai laiko pinigais kainavo daugiau nei patys pervežimai. Todėl, jei planuojate tokį žingsnį, įsidėmėkite toliau pateiktus patarimus, paremtus mano ilgamečia praktika.

Kaip viskas prasideda Olandijoje? Planavimas ir dokumentai

Kiek laiko iš tikrųjų reikia suplanuoti biuro kraustymą iš Amsterdamo arba Roterdamo?

Niekada nesakykite man, kad jums reikia pervežti biurą rytoj. Profesionalus biuro kraustymas iš Olandijos efektyviai įgyvendinamas ne per vieną dieną. Optimalus laikas – mažiausiai dvi savaites iki planuojamos datos. Turime susitarti dėl vietos Olandijoje, nes ten uostamiestžių, tokių kaip Roterdamas ar Amsterdamas, suvažiavimai yra griežtai reglamentuoti, o be leidimo stovėti sunkvežimiui gali baigtis baudomis. Be to, reikia laiko parengti eksporto dokumentus, kurie ES viduje atrodo paprasti, bet jei kelyje bus tikrinimas, be jų nepraeisite.

Ar jūsų komanda sugeba susitvarkyti su Olandijos specifiniais dokumentais?

Žinoma, be jokių abejonių. Dirbame su CMR sąskaitomis ir prekių pardavimo sutartimis kasdien. Olandijoje klientai yra labai išprusę ir reikalauja, kad viskas būtų "in order" – tvarkingai. Mes parengiame visus reikalingus rinkmenas, įskaitant prekių sąrašą (packing list), kuris nurodo ne tik "baldai", bet ir serialinius numerius technikai, jei to reikalauja draudimas. Mano patirtis rodo, kad kai dokumentai tvarkingi, vairuotojas per sieną praeina taip lengvai, kaip vėjas per gėles.

Ką daryti su serveriais ir jautria IT įranga, ji tikrai nenukentės?

Tai vienas dažniausių rūpesčių. IT įrangą negalima tiesiog įmesti į dėžę ir padėti ant grindų. Mes naudojame specialias antistatines dėžess ir užpildą, kuris sugeria vibraciją. Prisimenu vieną atvejį, kai vežome du didelius serverius iš Hagos – vairuotojas, pats buvęs buvęs IT specialistas, juos užfiksavo taip, kad netgi aš nustebau. Jei turite ypatingai jautrios įrangos, privalome tai aptarti iš anksto, kad galėtume parūpinti net specialius transporto priemonių priekabas su pneumatiška pakaba.

Kainos, terminai ir kas daro įtaką galutiniam rezultatui

Kiek apytiksliai gali kainuoti toks biuro perkėlimas į Lietuvą?

Žinoma, klientas visada klauso kainos. Čia nėra fiksuoto tarifų lentelės, nes viskas priklauso nuo tūrio (kubinių metrų) ir svorio. Mažam biurui, tarkime, 3-4 darbuotojams, su baldais ir technika, kaina svyruoja nuo 1500 iki 2500 eurų, priklausomai nuo to, ar reikia mūsų pakavimo paslaugų Olandijoje. Jei kalbame apie didelę korporaciją, ten skaičiai užauga geometrine progresija. Verta prisiminti, kad biuro kraustymas iš Olandijos efektyviai taip pat reiškia ir aiškią kainą be jokio "slaptų" mokesčių už tiltus ar tunelius Vokietijoje.

Ar reikia papildomai mokėti už dėžes ir pakavimo medžiagas?

Dažnai klientai mano, kad dėžės ateina iš oro. Ne, jos kainuoja, bet mes į juos neuždirbame – parduodame savo kaštų verte. Jei norite sutaupyti, galite susirasti dėžių patys, bet ar verta rizikuoti, kad jūsų brangūs dokumentai iškris per kelias? Mūsų naudojamos dėžės yra patvirtintos sunkiems kroviniams. Kartais siūlau klientams nupirkti "move master" tipo dėžių, kurios turi ratukus – tai labai palengvina darba Olandijos sandėliuose, kur dažnai nėra keltuvų.

Kiek laiko trunka pati kelionė ir kada reikia planuoti išsikrauną?

Įprastai važiuojame per Vokietiją, tai apie 1200-1300 km viena kryptimi. Savaeigės arba su priekaba sunkvežimiai tai nuvežia per 1,5 iki 2 dienų, atsižvelgiant į poilsio laikus ir eismo intensyvumą prie Hanoverio arba Eseno. Jei norite, kad krovini būtų Lietuvoje pirmadienį ryte, reikia, kad jis išvyktų iš Olandijos penktadienį arba šeštadienį. Neskubėkite čia, nes pavargęs vairuotojas – tai didžiausia rizika kelioje.

Smulkmenos, kurios sukelia didžiausią galvą, bet apie kurias užmirštama

Kas nutiks, jei kelyje sugenda technika arba įvyksta avarija?

Toks dalykas nutinka, nors retai, bet jis yra. Mes turime visapusišką draudimą, kuris dengia net ir 100 000 eurų vertės krovinius. Vieną kartą mums virš galvos užlindo medis Vokietijos miške – buvo triukšmas, stiklas, bet krovinius apsaugėtvirtos užraktos ir tvirta priekaba. Klientui gavome naują baldą, o techniką pakeitėme. Raktas čia yra tas, kad privalote pateikti tikslią krovinių vertę prieš išvykstant, kitaip draudimas neveiks.

Ar galima susimaišyti į furgoną darbuotojų asmeninius daiktus?

Čia yra pilkas pasienis. Jei tai yra kelios dėžutės su asmeniniais daiktais, tai dažniausiai niekas nebeklausia, jei tai nėra prekės, skirtos prekybai. Tačiau jei bandysite įvežti seną dviratį arba didelę krovinių dalį be deklaravimo, galiu garantuoti, kad muitinės postas prie Lietuvos sienos sustabdys jus. Geriausia viską užrašyti į sąrašą kaip "asmeninis daiktas, be vertės" arba, jei vertė didelė, deklaruoti atskirai, kad išvengtumėte nesusipratimų su mokesčiais.

Ar jūsų komanda dirba savaitgaliais, kad verslas neturiustų darbo laiko?

Taip, tai yra mūsų standartinė praktika verslo klientams. Paprastai stengiamės iškrauti biurą Olandijoje penktadienį vakare arba šeštadienį, o Lietuvoje įrenginėti sekmadienį arba ankstyvą pirmadienį rytą. Žinau, kad kiekviena diena be darbo kainuoja įmonei pinigus, todėl biuro kraustymas iš Olandijos efektyviai organizuojamas būtent taip, kad "downtime" būtų minimalus. Vairuotojai mūsų komandoje yra įpratę dirbti neįprastu laiku, jei tik tai užtikrina sklandų procesą.

O kodėl jūsų paslaugos brangiau nei paprasto krovinių pervežėjo?

Klausimas, kurį girdžiu retai, bet galvoja daugelis. Paprastas vežėjas užsidės dėžę ant furos ir važiuoja. Mes siūlome kompleksinį sprendimą: einame į jūsų biurą Olandijoje, išmontuojame baldus (jei reikia), užrašome kiekvieną laidą, įpakuojame, pristatome, iškrauname, netgi padedame susidėti lentynas ant vietos. Mano patirtis leidžia numatyti tas bėdas, kurių nenumatote jūs. Už tą ramybę, kad pirmadienį ryte jūsų darbuotojai gali tiesiog atėsti dirbti, o ne šluoti dėžių, ir reikia mokėti šiek tiek daugiau.

Išvada

Galiausiai, norėčiau pasakyti paprastai: biuro kraustymas iš užsienio nėra būtina blogovė. Jis gali būti netgi lengvas procesas, jei jį patikėjite žmonėms, kurie žino, ką daro. Per šiuos dvidešimt metų išmokau, kad svarbiausia ne kaina ir ne greitis, o pasitikėjimas. Kai žinai, kad tavo krovinys saugus, gali miegoti ramiai.

Jei jūsų įmonė planuoja augimą ar relokaciją, paslaugos verslui: biuro kraustymas iš Olandijos efektyviai turi būti planuojamos iš anksto. Nebijokite klausti, reikalaukite aiškumo dokumentuose ir pasitikėkite savo intuitycija renkantis partnerį. O jei reikės patarimo ar tiesiog gero žodžio – žinote, kur mane rasti. Sėkmės kelyje ir naujuose biuruose!