Paprastas užsakymo procesas siuntoms iš Olandijos dabar: vadovas be nesąmonių

Sveiki, gerbiamieji. Esime logistikos versle jau virš dvidešimt metų, per tą laiką matėme viską – nuo gėlių, kurių reikėjo skubiai pergabenti iš Aalsmeiro aukciono, iki gigantiškų industrinių presų, stovėjusių kaip akmuo ant kaklo Roterdame. Dabar, kai pasaulis šiek tiek nusirito nuo pandemijos aštrumo, dažnai girdžiu vieną tą patį klausimą: „Kaip gi tas paprastas užsakymo procesas siuntoms iš Olandijos dabar iš tikrųjų atrodo?“ Žmonės bijo biurokratijos, nesupranta muitinės detalių ir galvoja, kad tai reikalauja teisės laipsnio. Tiesą sakant, šiandien viskas yra daug paprasčiau nei prieš dešimtmetį, jei tik žinai, kur paspausti.

Olandija (arba Nyderlandai) yra viena pagrindinių logistikos širdų Europoje, o prekybiniai ryšiai su Lietuva niekada nebuvo tokie glaudūs. Nesvarbu, ar esate mažas verslininkas, įsigijantis prekių iš „Bol.com“, ar didelis gamintojas, siunčiantis dalis į surinkimo cechus Alytuje, mechanizmas yra panašus. Svarbiausia yra suprasti, kad paprastas užsakymo procesas siuntoms iš Olandijos dabar remiasi ne ilgais popieriais, o duomenų sklandumu. Šiandien nebereikia faksuoti dešimtių puslapių, jei viskas užpildyta elektroniniu būdu. Tačiau, kadangi dažnai klaidos daromos pačioje pradžioje, šiame straipsnyje paaiškinsiu, kaip tai veikia „kiemo“ kalba, be profesionalių terminų, kuriais mėgts apsivelti logistikos vadybininkai.

Kaip viskas prasideda ir ką reikia žinoti

Kaip aš turiu pradėti, jei noriu užsisakyti transportą?

Viskas prasideda nuo paprasčiausio dalyko – turite žinoti, ką būtent gabenate. Dažnai klientai skambina ir sako: „Reikia atvežti dalykus iš Olandijos“. Tai yra per mažai informacijos. Mums reikia tikslaus adreso (pašto kodo Olandijoje yra labai svarbus, nes viename mieste gali būti penki to paties pavadinimo gatvės), prekių svorio ir, svarbiausia, prekių pavadinimo bei jų vertės. Jei turite šiuos duomenis, paprastas užsakymo procesas siuntoms iš Olandijos dabar gali būti užbaigtas per keletą minučių tiesiog telefonu arba el. paštu.

Ar man būtinai reikia komercinės sutarties ar invoice, kad pradėtumėte?

Be abejo, tai yra pagrindas. Be komercinės sąskaitos-faktūros (invoice) mes negalime užregistruoti kroviniyje. Muitinės sistema reikalauja tikslios vertės, nes nuo jos priklauso mokesčiai. Aš esu matęs situacijų, kai klientai siuntė „dovanų“ rinkinius be dokumentų, o jie buvo sustabdyti sienoje ir grąžinti atgal siuntėjui, nes nebuvo įrodymo, kad tai ne prekybinis siuntimas. Geriausia turėti angliškai kalbančią sąskaitą, kad olandiškas sandėlis ar vairuotojas nieko neprimaišytų.

Aš nupirkau dalyką iš privataus žmogaus „Marktplaats“, kaip čia būna?

Tai labai dažna situacija, ypač pas mus, lietuvius. Olandai labai mėgsta pardavinėti naudotus daiktus internetu. Tokiu atveju jums nereikės komercinės sąskaitos iš įmonės, tačiau būtina susitarti dėl mokėjimo įrodymo. Mums reikės sužinoti, ką perka, kokia yra naudoto daikto vertė (pavyzdžiui, jei nusipirkote naudotą dviratį už 50 eurų, mes deklaruosime 50 eurų, o ne 500, kaip tai būtų parduotuvėje). Viskas čia priklauso nuo jūsų sąžiningumo, nes muitinė turi teisę patikrinti.

Kodėl kainos skiriasi priklausomai nuo to, iš kur Olandijoje yra siunta?

Olandija nedidelė šalis, bet logistika ten labai tanki. Jei siunta yra iš Roterdamo ar aplinkinių industrialinių zonų, kaina gali būti žemesnė, nes ten važinėja mūsų vairuotojai kasdien. Tačiau jei reikia vykti į šiaurę, pavyzdžiui, į Groningeną ar Fryzijos kaimą, kur reikia naudoti mažesnį auto su „keliamąja galia“ (krautuva), kaina pakils. Taip pat įtakos turi ar tai yra „išvežimas“ (EXW), kai mūsų vairuotojas turi užlipti į antrą aukštą padėti prekes, ar „kraunamas“ (FOB), kai sandėlis viską padaro už jus.

Kainodaros ir laiko niuansai

Kiek vidutiniškai laiko užtrunka toks siuntos iš Olandijos pristatymas?

Standartinis terminas yra 2–3 darbo dienos iki Vilniaus ar Kauno. Jei viskas tvarkingai – vairuotojas pasiima krovinią pirmadienį ryte, trečiadienį jis jau gali būti pas jūsų sandėlį. Tačiau reikia atsižvelgti ir į „uodegas“. Kartais Olandijoje įvyksta streikai uostuose arba didelės spūstys, tada gali pavėluoti dieną-dvi. Mes visada stengiamės įspėti iš anksto, jei matome, kad paprastas užsakymo procesas siuntoms iš Olandijos dabar yra stabdomas išorinių aplinkybių, nes kelyje nieko nesugebėsime pakeisti.

Kodėl man paskaičiavo kainą, kuri pasikeitė po savaitės?

Tai viena dažniausių priežasčių nesutarimams. Kaina nėra pastovi kaip betono blokas. Ji priklauso nuo degalų kainos rinkoje (taip, mes turime degalų priedą, kuris keičiasi kas savaitę) ir nuo euro kurso. Taip pat, jei užsakote vietą furgone (kai dalinatės vietomis su kitais klientais), kaina gali keistis priklausomai nuo to, kiek vietos lieka laisvos. Paskutinę minutę užsakyta vieta visada brangesnė, nei planuota savaitę iš anksto.

Ar galima susitarti dėl fiksuotos kainos ilgam laikui?

Taip, jei esate reguliarus klientas ir gabenate kas savaitę paletes, mes galime pasiūlyti fiksuotą tarifą. Tai apsimoka abiem šalims – jūs žinote savo išlaidas, o mes žinome, kad mums bus užtikrintas krovinių srautas. Tačiau čia kalbame apie ilgesnį bendradarbiavimą, o ne vienkartinį siuntinį su baldais iš IKEA.

Ką daryti, jei siunta yra labai skubi ir negaliu laukti iki pilno furgono surinkimo?

Tuo atveju mes organizuojame „Direct“ reisą – tai yra tiesioginis važiavimas tik su jūsų kroviniu. Tai brangiau, bet tada jūsų prekės važiuoja be sustojimų per kitus miestus. Jei reikia pervežti brangią įrangą ar pavojingas medžiagas, kurios negali būti maišomos su maisto prekėmis, tai vienintelis teisingas pasirinkimas.

Muitinė, rizikos ir techninės problemos

Ar man reikia rūpintis muitine pats, ar jūs tai padarysite?

Dauguma klientų nori ramiai miegoti, tad mes imamės šios problemos. Mes turime savo brokerius, kurie užregistruoja importą Lietuvoje. Jums tereikia mums perduoti mokėjimo PVM numerį (jei esate įmonė) ar asmens kodą (jei fizinis asmuo). Muitinės formalumai dabar vyksta elektroniniu būdu, be popieriaus, tai labai pagreitina visą procesą. Svarbiausia, kad prekės būtų tinkamai aprašytos sąskaitoje.

Kas nutinka, jei siunta atkeliauja su defektais?

Čia prasideda „juodas scenarijus“. Vairuotojas atvyksta prie jūsų sandėlio, jūs turite būtinai patikrinti, ar pakuotės nėra suplėšytos, ar nėra drėgmės žymių. Jei matotežeidimą – rašome pažymą apie tai CMR dokumente. Jei pasirašote, kad viskas gerai, o vėliau viduje randate sulaužytą vazą, draudimas neišmokės kompensacijos. Esu matęs, kaip firmos prarado tūkstančius eurų tik todėl, kad sandėlininkas buvo tinginęs pasižiūrėti kruopščiai.

Ar galima siųsti maisto produktus ar vaistus iš Olandijos?

Galima, bet tai yra daug sudėtingiau. Maisto produktai turi turėti specialius sertifikatus, o vaistai – leidimus iš VAAT (Valstybinės vaistų kontrolės tarnybos). Negalima tiesiog nupirkti vitaminų vaistinėje ir siųsti dideliu kiekiu be dokumentų – muitinė tai konfiskuos. Tokiu atveju paprastas užsakymo procesas siuntoms iš Olandijos dabar tampa labai sudėtingu ir brangiu procesu, todėl visada patariu pirmiausia pasikonsultuoti.

O jei aš neturiu galimybės priimti siuntos darbo laiku?

Nebėra problema. Mes turime partnerių sandėlių, kur galime laikinai palikti krovinius, o jūs juos galite atsiimti vėliau arba mes pristatysime jums „iki durų“ su įrenginiu „keliamoji galia“ (taip vadinama „hydraulic lift“), kad nereikėtų krauti rankomis. Viskas priklauso nuo jūsų poreikių ir vietos, kurioje gyvenate ar dirbate.

Išvada

Apibendrinant visą šią kalbą, noriu pasakyti vieną dalyką – baimė didesnė nei realybė. Logistika pasikeitė, ji tapo skaitmenine ir greitesne. Paprastas užsakymo procesas siuntoms iš Olandijos dabar yra įmanomas kiekvienam, net ir tiems, kurie niekada anksčiau nedirbo su importu. Svarbiausia yra atvirumas ir greitas reagavimas į vadybininko klausimus. Jei iš karto pateiksite teisingus duomenis, jūsų prekės iš Olandijos atvyks taip pat greitai, kaip užsakyta kava „Burger King“.

Nepaisant to, kad rinka yra dinamiška ir kartais kyla neprognozuojamų situacijų, tiek Olandijoje, tiek Lietuvoje veikiantys profesionalų tinklai sugeba įveikti visas kliūtis. Mūsų dvidešimt metų patirtis leidžia užtikrinti, kad jūsų krovinių kelionė bus ne tik efektyvi, bet ir saugi. Taigi, nedelskite ir drąsiai planuokite savo pirkinjus ar verslo plėtrą, nes pas mus keliai visada atidaryti.