Paprastas užsakymo procesas siuntiniams į Olandiją: Vadovas iš vidaus

Dirbu šioje srityje beveik dvidešimt dvejus metus. Per tą laiką mačiau viską – nuo gėlių, kuriuos reikėjo pristatyti į Amsterdamą per naktį, kad nepravystų Valentinino dienos, iki milžiniškų industrinių įrenginių, kurie užstrigo kažkur tarp Kauno ir Roterdamo. Žmonės dažnai galvoja, kad tarptautiniai pervežimai tai kažkas baisiai sudėtingo, užrašyto dešimtimis puslapių taisyklių ir reguliavimų. Sakyčiau taip – tik tiek, kiek tam reikia, kad būtų saugu. Bet jei kalbame apie kasdieninį darbą, tai paprastas užsakymo procesas siuntiniams į Olandiją iš tiesų gali būti trumpesnis už važiavimą iki parduotuvės už keleto kvadratinių kilometrų.

Olandija (arba Nyderlandai, kaip kas nori vadinti) yra vienas artimiausių ir logistiškai patogiausių partnerių Lietuvai. Ten nuolat važiuoja dešimtys fūrų kasdien. Tačiau klientas, ateinantis pirmą kartą, visada jauna nervais. Ar vairuotojas rasti? Ar prekės nebus sugadintos? Kiek tai kainuos? Aš jums sakau – atsipalaiduokite. Šiandien paaiškinsiu, kaip tai atrodo iš mūsų, logistikos agentų, pusės, ir kodėl viskas dažniausiai vyksta sklandžiai, net jei ir pasitaiko nedidelių nukrypimų nuo grafiko. Svarbiausia – suprasti pagrindus, o likusią dalį padarys patirtis.

Kodėl klientų akimis paprastas užsakymo procesas siuntiniams į Olandiją kartais virsta košmaru?

Kiek tai viskas kainuos?

Tai pirmasis ir dažniausias klausimas, girdimas iškarto po pasisveikinimo. Nėra vieno atsakymo, nes kaina formuojasi pagal tai, ką vežiate. Jei tai viena paprasta EUR paletė su drabužiais į Utrechtą, kaina bus viena, o jei reikia vežti 2 tonas sunkias metalo konstrukcijas, kurias reikės krauti su manipuliatoriumi Eindhovene – kaina bus visiškai kita. Priklauso nuo krovinio svorio, tūrio, kraunojo ar nekraunojo krovinio, bei, žinoma, degalų kainos rinkoje, kurios šiuo metu, tikiuosi, jums nereikės girdėti iš manęs per daug detaliau.

Ar reikės mokėti iš karto?

Dažniausiai taip, ypač jei su jumis dirbame pirmą kartą. Mūsų srityje pasitikėjimas viskas, tačiau 20 metų patirtis mokėjo būti atsargiems. Paprastai išrašome sąskaitą faktūrą, kuri turi būti apmokėta prieš krovinio išvežimą arba gavus pavedimo patvirtinimą. Esamiems partneriams galime suteikti atidėjotą mokėjimą, bet viskas aptariama individualiai prieš pradedant darbus.

Kokius duomenis jums reikia, kad pradėtumėte?

Nereikia jokių kosminių apskaitimų. Mums svarbiausia yra tikslus adresas (Olandijoje pašto kodai ir gatvių pavadinimai labai svarbūs, ten viskas labai tvarkingai, o jei padarysite klaidą – vairuotojas užstrigs), gavėjo kontaktinis telefonas (būtina!), krovinio svoris ir matmenys. Dar būtina žinoti, ar tai yra pavojingas krovinius (ADR), ar maisto produktai, reikalaujantys specialių sąlygų transportavime. Kuo daugiau žinome iš karto, tuo greičiau ir pigiau išvešime.

Kiek laiko užtruks siunta pasiekti gavėją?

Standartinis maršutas Lietuva – Olandija yra apie 1500–1700 kilometrų į vieną pusę, priklausomai nuo to, kur keliaujate – į Roterdamą ar į mažesnį miestelį prie Vokietijos sienos. Paprastai tai užtrunka apie 2–3 darbo dienas. Jei užsakote ekspress reisą, galima tai padaryti ir per parą, bet tai kainuos gerokai brangiau, nes vairuotojui tenka laužyti grafikus ir poilsio režimus. Verta pagalvoti ar toks skubumas tikrai būtinas.

Kas vyksta, jei vairuotojas užstringa spūstyje?

O, tai kasdienybė, ypač keliaujant per Vokietiją arba Lenkiją. Autobahnai dažnai užsitęsia kilometrais dėl avarijų ar remonto darbų. Jei atsiranda tokia situacija, mūsų displačeris tai mato sistemoje ir informuoja jus. Nereikia panikuoti – vairuotojai įpragę įveikti šias kliūtis, ir paprastai į ją įskaičiuojamas tam tikras laiko rezervas. Tikrai neatsitinka taip, kad jis tiesiog pasigeria kažkur prie kelio ir niekam nesuskambina.

Ar galite pristatyti į namus arba į sandėlį, be jokio išankstinio suderinimo?

Žinoma, galime, tačiau čia yra vienas „butas“. Olandijoje, ypač miestuose kaip Amsterdamas ar Haaga, labai griežtai reglamentuojamas sunkvežimių eismas. Jei gavėjo sandėlis neturi pakeltuvo arba jei vieta yra senamiestyje, kur negaliuvažiuoti 18 tonų sunkvežimis, gali kilti bėdų. Todėl visada klausiame – ar yra galimybė iškrauti saugiai? Jei ne, turi užsakyti „pavėžėjimą“ mažesniu automobiliu, o tai papildomai kainuoja.

Kaip sekti siuntos kelionę?

Technologijos nepabūgo. Kai tik pasirašome sutartį ir užkrauname krovinių, jums atsiunčiame sekimo numerį arba nuorodą. Ją įvedę matysite, kur yra jūsų siunta realiu laiku. Tai suteikia ramybės, nes matai, kad vairuotojas jau perėjo sieną arba artėja prie paskirties taško. Manau, tai yra geriausias dalykas, atsiradęs per šiuos 20 metų – anksčiau tekdavo belaukti skambučio iš gatvės.

Ar reikia rūpintis draudimu?

Tai yra labai svarbus klausimas. Pagal įstatymus, krovinys yra apdraustas pagal CMR konvenciją, tačiau šis draudimas dažnai padengia tik labai minimalią sumą (pvz., kelių eurų už kilogramą). Jei vežate brangią elektroniką ar menus vertingą meno kūrinius, būtinai pasakykite mums apie tai. Galime papildomai apdrausti siuntą pilna verte, tai nedidelis priedas prie galutinės sumos, bet gali užtikrinti gerą miegą naktį.

Kas daryti, jei atėjo sugadinta prekė?

Tai blogiausia scenarijus, bet jis nutinka. Jei pastebėjote, kad dėžės daužytos arba drėgnos, vairuotojas draudžia išsikrauti be prierašų. Būtina ant važtaraščio (CMR) užrašyti „pastebimi pažeidimai“ ir nufotografuoti būklę. Tada mes pradedame draudimo išmokėjimo procesą. Jei pasirašote, kad viskas tvarkinga, o vėliau pranešate apie Sugadinimus – draudimo kompanija atsisakys mokėti. Čia taisyklė geležinė – tikrinkite iš karto.

Kodėl verti rinktis būtent jus, o ne nešti į pašto skyrių?

Paštas puikus, kai siunti atviruką ar nedidelį pakelį. Bet kai kalbame apie verslo siuntas, 5 paletes ar 20 tonų krovinius, mūsų lankstumas nėra lyginamas. Mes suorganizuojame išvežimą iš jūsų kiemo, pristatysime tiesiai į pirkėjo sandėlį, padėsime su dokumentais, jei reikia muitinės procedūrų (nors Olandija ES, tačiau jei prekės ateina iš trečiųjų šalių, tai aktualu). Mums nebeina mokėti už kiekvieną kilogramą, mokėti už užduotį – atvežti saugiai ir laiku.

Kaip technologiškai atrodo paprastas užsakymo procesas siuntiniams į Olandiją šiais laikais?

Šiuolaikinėje logistikoje be technologijų niekas nebeveikia. Nors aš esu senos mokyklos žmogus, pripažįstu, kad be GPS stebėjimo sistemų ir elektroninių dokumentų (e-CMR), kasdieninis chaosas būtų neįveikiamas. Kai užsakote paprastą užsakymo procesą siuntiniams į Olandiją, mūsų sistema automatiškai priskiria vairuotojui, kuris jau yra arčiausiai jūsų krovinio arba kurio maršrutas labiausiai tam tinka. Tai sumažina ne tik laiką, bet ir išmetamųjų dujų kiekį, kas dabra svarbu ir klientams, ir mums.

Be to, Olandijoje labai išvystyta „Green Logistics“ koncepcija. Daugelis tenykščių sandėlių, ypač Roterdamo porto zonoje, reikalauja, kad transportas būtų kuo mažiau teršiantis. Todėl dažnai stengiamės naudoti naujausius „Euro 6“ standarto arba elektros varomus sunkvežimius trumpiems nuotoliams uoste. Tai gali šiek tiek paveikti kainą, tačiau didina tikimybę, kad jūsų prekės bus priimtos be problemų, nes tenykščiai partneriai labai griežtai laikosi ekologinių standartų.

Išvada

Galiausiai, visi šie procesai, dokumentai ir maršrutai suformuoja vieną visumą. Nors pirmą kartą atrod sunku suvokti, kad tiek daug dalykų turi susisuirti į vieną sėkmingą reisą, professionali komanda tai daro automatiškai. Jums kaip klientui svarbiausia tiksliai nurodyti, ką ir kur reikia vežti, o likusią „chemiją“ pasirūpinsime mes.

Apibendrinant, paprastas užsakymo procesas siuntiniams į Olandiją tampa paprastas tik tada, kai yra pasitikiama tiekėju ir kai abiejų puselių lūkesčiai sutampa. Mano dvidešimt metų patirtis rodo, kad geriausia reklama yra sklandžiai įvykęs pervežimas, po kurio klientas n�ra nepageidauja rasti kitų pervežėjų. Olandija yra arti, o su tinkamu partneriu ji dar ir artimesnė nei atrodo.