Paprastas užsakymo procesas į Olandiją internetu: kaip išvengti nerimo ir sutaupyti laiko

Esu šioje srityje jau virš dvidešimt metų. Gyvenau laikais, kai vieną užsakymą sudaryti reikėjo tris valandas telefonu, siųdavo faksus, o vairuotojas su dokumentais važiuodavo pasiimti fiziniu popieriumi. Dabar viskas atrodo kitaip – technologijos pasileido pirmyn, ir paprastas užsakymo procesas į Olandiją internetu tapo ne tik naujovė, bet ir standartu. Vis tik, daugelis klientų, ypač mažesnės įmonės ar privatūs asmenys, vis dar jaučia tam tikrą baimę: „Ar tikrai viskas vyks taip sklandžiai, kaip parodyta ekrane?“, „Ar mano siunta nedingbe begalybėje?“.

Tiesą sakant, šiuolaikinės sistemos leidžia atlikti viską tiksliau ir greičiau nei anksčiau. Kai sukuriate užsakymą internetu, jūs neatsitiktinai paspaudžiate mygtukus, o pateikiate sistemai išsamius duomenis, kurie vėliau automatiškai patenka į vairuotojo planą. Nereikia aiškinti dispečeriui penkis kartus, kur yra įvažiavimas į sandėlį ar kodėl prekės yra lengvos, bet didelės tūrio. Šiame straipsnyje paaiškinsiu, kaip tai veikia iš vidaus, ką tiksliai turite žinoti prieš atsiduriant prie kompiuterio ir kodėl vis daugiau profesionalių eksportuotojų pasirinka šį būdą.

Svarbiausia yra tai, kad paprastas užsakymo procesas į Olandiją internetu neprasideda nuo mygtuko „Siųsti“, o nuo jūsų parengimo. Žinau, kad girdėtų banaliai, bet turiu pamatyti tūkstančius situacijų, kai klaidos pradžioje kainuodavo šimtus eurų pristatymo vietovėje (pvz., Amsterdame ar Roterdame) delspinigių. Olandija – specifinka ten, nes infrastruktūra yra labai gera, bet ir reikalavimai prieigai prie krovininių automobilių yra griežti. Todėl, kai užpildote formą, būkite kuo tiksliausi.

Šiandien mes nekalbėsime apie sausas teorijas, tiesiog parodysime, kaip tai veikia praktiškai, ir atsakysime į tuos klausimus, kuriuos klientai klausia man kasdien.

Kaip pradėti ir kas iš tikrųjų vyksta sistemoje

Kaip turi prasidėti užsakymas, kad nebūtų problemų?

Viskas prasideda nuo to, kad turite sužinoti savo krovinio tikslius parametrus. Dažnai žmonės rašo „apie 500 kg“ arba „keli kubai“, o tai yra didžiausia klaida. Kai įvedate duomenis į mūsų platformą, sistema automatiškai priskiria tinkamą automobilį – ar tai bus 3,5 tonų furgonas, arba 24 tonų sunkvežimis su tentu. Jei paduodate neteisingus duomenis, paprastas užsakymo procesas į Olandiją internetu gali baigtis tuo, kad vairuotojas atvyks ir negalės pakrauti. Geriausia turėti pasirašytus prekių važtaraščius arba matuoti kroviniu dar prieš tai, kai atsidursite prie formos.

Ar galiu tikrai viską nuotoliniu būdu susitvarkyti per keletą minučių?

Absoliučiai taip. Esu matęs, kaip logistikos vadovai, kuriems anksčiau reikėdavo pusės dienos telefonų suvilgimo, dabar užpildo formą per septynias minutes. Sistema nuskaito adresą, pasiūlo galimybes pristatymo laikui (pvz., „pristatyti iki 12:00“ arba „pristatyti vakare“) ir iškart suformuoja kainą. Jums nereikia laukti, kol kas nors suskaičiuos distanciją nuo Kauno iki Eindhoveno – algoritmas tai padaro akimirksniu, atsižvelgdamas ir į dabartinius kuro degalų tarifus.

Ką daryti, jei mano prekės yra nestandartinės, pavyzdžiui, ilgos ar labai sunkios?

Čia internetinis sistemų privalumas yra akivaizdus – galite įkelti nuotraukas arba parašyti papildomus komentarus specialiame laukelyje. Anksčiau telefonu turėdavau vizualizuoti: „Na, kaip tas vamzdis atrodo?“, o dabar jūs tiesiog užkeliate nuotrauką, ir vairuotojas iš karto supanta, kas jo laukia. Jei reikia specialios technikos (pvz., kraninio sunkvežimio Maastrichte), sistema tai pažymi kaip „neįprastą krovinių“ ir perduoda operatoriui patikrinimui, o jums suformuoja preliminarią pasiūlymą.

Pinigai, kainos ir mokėjimai – kas paslėpta smulkmenose

Ar tikrai galiu pasitikėti ta kaina, kurią matau ekrane?

Kainos, kurias matote, yra dinamiškos ir atspindi realią rinkos situaciją. Mūsų sistema yra sujungta su tiekėjų tinklais visoje Europoje, todėl kaina nėra išpriimta iš galvos. Tačiau yra vienas „bet“ – jei pateikiate neteisingus duomenis apie svorį ar adreso prieinamumą, kaina gali pasikeisti vėliau. Pavyzdžiui, jei nurodote „Roterdamas“, o realus pristatymo taškas yra uosto teritorijoje, kur reikia specialių leidimų, tai gali paveikti galutinę sumą. Tikslus duomenų įvedimas garantuoja, kad paprastas užsakymo procesas į Olandiją internetu baigsis tiksliai taip, kaip planavote, be jokių nemalonių staigmenų.

Kokias mokėjimo galimybes turiu, kai užsakau internetu?

Šiuolaikiniai sistemos leidžia mokėti tiek banko pavedimu, tiek kortele, o dažnai netgi pasirinkti vėlesnį apmokėjimą su sąskaita-faktūra (pastedėjimo terminu). Esu matęs, kaip mažos įmonės vertina galimybę gauti dokumentą iškart po užsakymo patvirtinimo, nes tai supaprastina jų apskaitą. Olandijoje verslas yra labai disciplinuotas, todėl geras mokėjimo istorijos įvertinimas gali padėti gauti geresnes sąlygas ateityje.

Ar galiu gauti nuolaidą, jei siunčiu dažnai?

Žinoma, sistemos taip pat moko. Jei jūsų įmonė reguliariai pervežia krovinius maršrutu Vilnius – Olandija, algoritmas tai pastebi ir pradeda siūlyti individualias kainas. Nebūtena kiekvieną kartą derėtis su vadybininku – sistema pati pritaiko kainą pagal jūsų lojalumą. Tai yra vienas pagrindinių dalykų, dėl ko verslas atsisako senųjų metodų ir persikelia į digitalizuotą paprastą užsakymo procesą į Olandiją internetu.

Kelyje: kas vyksta tada, kai jūs jau užsakėte

Kaip aš sužinau, kur mano siunta, kai ji važiuoja?

Tai yra vienas dažniausių klausimų, kurį girdžiu nuo tada, kai atsirado GPS stebėjimas. Kai užsakymas padarytas, jūs gaunate nuorodą į stebėjimo langą. Ten galite matyti ne tik „važiuoja“, bet ir konkretų vairuotojo vietą realiu laiku. Mano patirtis rodo, kad klientams, kurie siunčia brangias detales į Hiagos ar Tilburgo industriinius rajonus, tai suteikia didžiulį ramybės jausmą. Galite pamatyti, kai vairuotojas užfiksuoja pristatymą, netgi jei jis įvykta vakare ar savaitgalį.

Kas nutinka, jei vairuotojas užstrigs sūkuryje ar susidurs su technine gedimu?

Čia viskas vyksta automatizuotai. Sistema gauna signalą iš vairuotojo terminalo apie delsimą ir iškart praneša jums bei mūsų koordinatoriams. Mes esame prižiūrėtojai, kurie įsijungia, jei kažkas klysta. Pavyzdžiui, jei lūžo sunkvežimis Vokietijos autostradoje, mes iškart organizuojame perkravimą į kitą automobilį, kad jūsų siuntą į Olandiją pasiektų kuo greičiau. Jums nereikia panikuoti ir skambinti į pagalbos linijas – informacija pasirodo jūsų sąskaitoje.

Ar galiu nurodyti, kad prekę reikia pristatyti su įkėlimu arba su specialiu įranga?

Taip, tai viena svarbiausių funkcijų, kurią dažnai praleidžia. Užpildydami užsakymą, galite pasirinkti „pristatymas su įkėlimu“ arba „reikalinga hidraulinė ranka“. Olandijoje dauguma sandėlių turi pakrovimo rampas, bet jei pristatote į statybos aikštelę ar privačią klientą, ši paslauga būtina. Nenurodžius šios informacijos, vairuotojas gali atvykti be įrangos, o tada delspinigiai už laukimą bus labai aukšti.

Dokumentai, muitinė ir galutinis smėlis

Kokius dokumentus aš gausiu ir kada jie man reikalingi?

Viskas vyksta be popieriaus. Jūs gaunate elektroninį sąskaitą-faktūrą ir CMR važtaraštį (tarptautinės vežimo sutartį) el. paštu. CMR dokumentas yra svarbiausias – jis įrodo, kad prekė buvo priimta ir pristatyta. Esu matęs situacijų, kai klientai pamiršta pasiimti šį dokumentą iš vairuotojo, o vėliau negalėjo pademonstruoti apmokėjumo pagrindo bankui. Dabar viskas yra „Deuke“ (debesų srityje) – pasiekiamama bet kada. Be to, jei reikalingi muitinės dokumentai (EX1, T1), juos taip pat galima sekti ir atsisiųti iš platformos.

Ar reikia rūpintis muitine, jei siunčiu iš Lietuvos į Olandiją?

Kadangi abi šalys yra ES erdvėje, paprastai muitinės kontrolės nėra, tačiau reikia tinkamai pateikti prekių apyvartos vadovą (PVV) ir sąskaitas. Kai atliekate paprastą užsakymo procesą į Olandiją internetu, sistema gali paprašyti įvesti prekių kodus (TN VED kodus), jei siunčiate kompleksines siuntas. Tai padeda išvengti problemų, jei atsitiktinai bus atlikta muitinės patikra. Gerai parengti elektroniniai duomenys leidžia vairuotojui pravažiuoti kontrolę be sustojimų.

Kas vyksta, jei gavėjas atsisako priimti siuntą?

Tai blogiausias scenarijus, kurį, deja, tenka matyti. Jei gavėjas Olandijoje (sakykim, Utrechte) atsisako priimti prekę dėl pažeidimo ar nesiderinimo, vairuotojas privalo tai fiksuoti CMR dokumente. Sistema iškart apie tai informuoja siuntėją. Tada mes kartu sprendžiame, ar grąžinti siuntą atgal (kas brangu), ar laikyti ją sandėlyje. Darbas su sistema leidžia greitai sudaryti grąžinimo protokolus, kad būtų aišku, kas moka už grąžinimą.

Išvada

Per tiek metų, ką praleidau kelyje ir sandėliuose, matau, kaip pasikeitė požiūris į logistiką. Anksčiau tai buvo kaip lošimas – pasiųsi ir tikėkis. Dabar, pasinaudojus moderniomis platformomis, tai yra tikslus matematinis veiksmas. Paprastas užsakymo procesas į Olandiją internetu suteikia jums kontrolę, kurios anksčiau nebuvo. Jūs matyt kainą, maršrutą, dokumentus ir vairuotojo vietą. Tai ne tik palengvina gyvenimą logistikos vadovams, bet ir leidžia sutaupyti pinigų, išvengiant klaidų dėl neaiškios komunikacijos.

Nebijokite technologijų. Jos čia tam, kad padėtų jums, o ne kad sudarytų problemas. Jei tiksliai užpildysite duomenis ir pasinaudosite visomis galimybėmis, jūsų prekės iš Kauno, Klaipėdos ar bet kurio kito Lietuvos miesto pasieks Olandiją saugiai ir laiku. O jei kils abejonės – visada galite pasikviesti patirtį turintį konsultantą, tačiau dažniausiai paprasto užsakymo atveju jums jo net nereikės. Sekite savo siuntas ir mėgaukitės taika, kai viskas vyksta taip, kaip turi būti.