Paprastas užsakymo procesas be streso iš Olandijos: 20 metų patirties vadovas

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir, turiu pripažinti, Olandija (Nyderlandai) visada buvo vienas įdomiausių ir sudėtingiausių rinkų mums, logistikos specialistams. Vieną dieną jūs gaunate puikų pasiūlymą iš Tilbugo ar Eindhoveno prekybos centro, o kitą – jau galvojate, kaip perbraižyti visus "i" ir sužinoti, kodėl kaina šoko aukštyn, kai tik paminėjote, kad reikia įrenginio su keltuvu. Dažniausiai klientai bijo ne paties pervežimo, o to nežinojimo ir nerimo, ar prekės iš tikrųjų atvyks, ar neiškils problemų ties pasienio punktu arba dėl netinkamai parengtų dokumentų.

Mano tikslas šiame straipsnyje – parodyti, kad paprastas užsakymo procesas be streso iš Olandijos yra visiškai realus dalykas, jei tik žinai, į ką reikia atsižvelgti. Per šias dvi dešimtis metų mačiau viską: nuo gėlių, nukritusių vairuotojui į vairuotoją ant A9 autostrados, sudaužytų BMW variklių, kurie buvo įdėti į per mažą dėžę, iki tobulai suorganizuotų didmeninių prekių siuntų iš Roterdamo uosto. Svarbiausia yra suprasti, kad logistika nėra tik furgonų vairavimas, tai – tikslus planavimas ir komunikacija. Klientas, kuris suprama pagrindinius procesus, visada laimės, nes jis gali suvaldyti lūkesčius ir išvengti tų "pavėlinimo baudų", kurias mėgsta imti olandiški sandėliai už uždelstą išvežimą.

Toliau paaiškinsiu, kaip viskas vyksta iš vidaus, atsakysiu į klausimus, kuriuos dažniausiai girdėju iš savo klientų Vilniuje, Kaune, Klaipėdoje ir kitur Lietuvoje, ir padėsiu jums jaustis ramiau, kai seksite savo siuntą internete.

Kaip viskas prasideda ir kiek laiko užtrunka

Štai čia dažniausiai ir prasideda visi nesusipratimai. Klientas mano, kad jei jis užsakė prekes šiandien, tai rytoj jos jau turi būti pas jį sandėlyje. Tačiau realybė, ypač kai kalbame apie tarptautinius pervežimus, yra šiek tiek kitokia.

Kiek laiko reikia, kad fura atvyktų iš Roterdamo?

Įprastas standartinis pervežimas iš Olandijos į Lietuvą trunka apie 2–3 dienas, jei kalbame apie dalinį krovinį (siuntą iki 24 tonų, kai fura renka kelių klientų prekes). Jei užsakote pilną furgoną (FTL), tada tai gali trukti nuo 24 iki 36 valandų, priklausomai nuo to, kiek vairuotojas jau yra nuvažiavęs ir koks yra jo poilsio laikas. Reikia prisiminti, kad vairuotojų darbo laikas yra griežtai reglamentuotas, ir jie negali tiesiog "nuvažiuoti" be sustojimo, nors mums ir atrodytų, kad kelias toks pats kaip į Lenkiją. Taip pat reikėtų įsiskaityti galimas eismo spūstis ties Vokietijos ir Lenkijos pasieniais arba ties Berlynu, kurios gali prailginti kelionę ne valanda, o pusę dienos.

Ar galite užsakyti pervežimą iš Olandijos šiandien ir atvežti rytoj?

Vėlgi, čia labai priklauso nuo to, koks dabar yra savaitės diena ir ar mes jau turime vairuotojų, kurie yra toje zonoje. Jei paskambinsite man pirmadienį ryte ir saksite, kad reikia kelti kroviniį iš Amersforto, ir mes turjame laisvą vietą kurjeriui arba mažajam furgonui, tai "rytoj" yra tikrai įmanomas variantas. Tačiau jei tai ketvirtadienis ir reikia vežti didelę partiją sunkvežimiu, kuris šiuo metu staigiasi Ispanijoje, tai tikėkitis greito pristatymo neverta – geriau jau susitaikyti su savaitės pradžia, kadangi paprastas užsakymo procesas be streso iš Olandijos reikalauja šiek tiek laiko rezervo. Greitieji reisai (ekspresai) yra brangiausi, o juos reikia planuoti iš anksto.

Kodėl mano prekės stovi Venle tris dienas ir niekas jų neima?

Venlo (Venlo) yra didžiausias logistinis centras Olandijoje, ir ten vyksta tūkstančiai operacijų per dieną. Dažnai atsitinka taip, kad prekybos centras arba tiekėjas išsiunčia pranešimą "Prekes paruošėme", bet iš tikrųjų jos dar stovi sandėlyje laukiant pakavimo etiketės (SSCC). Vairuotojas atvyksta į sandėlį, o užeiga jam sako, kad "dar ne". Mes tokiose situacijose stengiamės spaudžioti tiekėjus, bet olandai yra labai griežti dėl savo protokolų – jei prekė nėra jų sistemoje kaip "paruošta", jos neįduos. Tai vienas dažniausių vėlavimų priežasčių, todėl visada patariu savo klientams klausti tiekėjo ne tik "ar prekės yra", bet "ar jau galima atsiimti".

Pinigai, kainos ir nepageidaujami siurprizai

Kalbant apie pinigus, visada norisi, kad būtų pigiau, bet turiu prisipažinti – pervežimo versle, kaip ir gyvenime, pigu dažniausiai pasirodo brangu. Esu matęs situacijų, kai klientas taupo 50 eurų pervežimo kainoje, o paskui sumoka 500 eurų už sandėlio išlaikymą (storage charges), nes transportas buvo užsakytas vėlai arba su neteisingais duomenimis.

Kiek kainuoja krovinių gabenimas iš Olandijos į Lietuvą?

Nepateikiu fiksuotų kainų, nes jos kiekvieną dieną kinta priklausomai nuo degalų kainos Eurijoje, tačiau galiu pasakyti, kad vidutinė kaina už vieną paletę (jei kalbame apie grupinį krovinį) svyruoja nuo 80 iki 150 eurų, priklausomai nuo svorio ir tūrio. Jei tai mažas siuntininkas (0.5 paletės arba keletas dėžių), tai kaina bus apie 150–250 eurų, nes ten reikalingas individualus pristatymas. Sunkvežimio, kuriame yra 33 europaletės, nuoma kainuoja apie 1000–1400 eurų vienam kryžiui. Reikia suprasti, kad mes nemokame tik už važiavimą, mokame už vairuotojo laiką, degalus, mokesčius už kelių naudojimą (vignettes) ir, svarbiausia, už užsakymo formavimą.

Kas yra šalutinės išlaidos, apie kurias niekas nesako?

Čia pasitaiko daugiausia nesutarimų. Olandijoje labai populiarios "ADR" (pavojingų krovinių) siuntos, chemikaliai arba aerozoliai, už kuriuos imamas papildomas mokestis. Taip pat gali būti mokestis už "limited access" pristatymą, tarkime, jei reikia važiuoti į sostinės centrą, kur yra apribojimai sunkvežimiams. Dar viena dalyka – iškrovimas. Jei prekės nėra pakrautos ant paletės ir vairuotojas turi rankomis išnešioti dėžes į sandėlį, tai kainuos papildomai, nes standartiškai mums moka už pristatymą į duris su keltuvu (krautuvu) iš bakų. Visada klauskite, ar kaina yra "all in", ar yra dar kokių nors "fuel surcharge" priedų.

Ar galima atsiskaityti gavus prekes?

Esu patikęs daugumai savo ilgalaikių klientų, tačiau pradedant bendradarbiavimą be išankstinio mokėjumo arba dalinio avanso mes neišsiveršiame. Transporto kompanijos turi sumokėti vairuotojui avansą kelyje, o mums patysems reikia apmokėti degalus. Taigi, standartinė praktika yra 100% išankstinis mokėjimas arba 50% avanso ir likutis prieš išvežimą iš Olandijos. Jei įmonė didelė ir turime su ja istoriją, galime kalbėti apie atidėtą mokėją (pvz., 14 dienų po pristatymo), bet tai tinka tik tada, kai paprastas užsakymo procesas be streso iš Olandijos yra jau įsisligęs rutina, o ne vienkartinis eksperimentas.

Dokumentai ir muitinė – kur dažniausiai sukasi galva

Dokumentacija – tai mūsų akmenys, ant kurių dažnai užklystame. Esu matęs, kaip dešimtys tūkstančių vertės siuntos stovi ties Lietuvos-Lenkijos pasieniu dėl to, kad invoice (sąskaita-faktūra) buvo parašyta neteisingai.

Kokius dokumentus būtinai reikia pateikti iš karto?

Mums reikalingas tikslus adresas išvežimui Olandijoje (su pašto kodu ir kontaktiniu telefonu, nes olandai nieko nekelia be išankstinio skambučio), gavėjo duomenys Lietuvoje ir, žinoma, pačių prekių sąrašas (packing list) ir sąskaita. Labai svarbu, kad sąskaitoje būtų nurodytas HS kodas (prekės tarptautinis kodas), be jo muitininkas gali uždelsti siuntą. Jei prekės yra naudotos (pvz., traktoriai, statybinė technika), būtinas pirkimo-skyrimo kontraktas, kad įrodytume, kad jos nebuvo pavogtos.

Kas bus, jei prekių kiekis paskaičiuotas neteisingai?

Jeigu sąskaitoje parašyta, kad yra 10 dėžių, o furoje įkrauta 12, tai sukels didelių problemų. Olandiški sandėliai labai griežtai tikrina išvežimo dokumentus (CMR), ir jei ten yra nesutapimas, jie gali neleisti išvažiuoti vairuotojui, kol bus pataisyta dokumentacija. Tai gali trukti valandą, o gali ir dvi dienas, jei reikia išsiųsti naują sąskaitą iš Lietuvos. Visada patariu klientams dar kartą patikrinti, ar dėžių skaičius sutampa su realiu kiekiu, prieš mums atsiunčiant užsakymą.

Ar reikia rūpintis EX1 dokumentais ar tai jūsų darbas?

Jei prekės keliauja iš ES šalies (Olandija) į ES šalį (Lietuva), tai EX1 (eksporto deklaracija) dažniausiai nereikalingas, nebent tai yra specialios paskirties prekės (pvz., alkoholis su akcizu arba tabakas). Tačiau jei prekės atkeliauja iš trečiosios šalies per Olandiją (tarkime, iš Kinijos ir laikinai saugomos Olandijos sandėlyje), tuomet EX1 būtinas. Mūsų komanda gali užtikrinti šią procedūrą, bet reikia apie tai pranešti iš anksto, nes tai užtrunka laiko ir reikalauja specifinių duomenų iš gavėjo (muitinės kodas, PVM mokėtojo kodas).

Praktiniai dalykai, kuriuos vertinau žinoti

Galiausiai, noriu pasidalinti keletu patarimų, kurie nėra tiesiogiai susiję su kainomis ar dokumentais, bet daro didelę įtaką tai, kaip sklandžiai vyksta procesas.

Kas nutinka, jei vairuotojas negali rasti sandėlio Olandijoje?

Tai klasika. Olandijos adresavimas gali būti painus – vienas gatvės numeris gali būti didelis prekybos centras, o kitas – mažas garažas kieme. Be navigacijos ir vietinio žinojimo ten sunku. Jei vairuotojas užstringa, mes visada skambiname klientui dėl papildomų orientyrų. Būna, kad reikia praeiti pro "blue gate" (mėlyną vartą) arba pranešti apie savo atvykimą už 24 valandas per specialią sistemą. Jei to nepadarote, vairuotojas tiesiog nebus įleistas, o tai vėlgi laikas ir pinigai. Todėl paprastas užsakymo procesas be streso iš Olandijos prasideda nuo tikslaus adreso nurodymo ir specifinių nurodymų (instrukcijų) gavimo iš jūsų tiekėjo.

Išvada

Apibendrinant savo ilgametę patirtį, galiu pasakyti vieną: logistika – tai ne tik fizinis prekių perkėlimas iš taško A į tašką B, tai yra informacijos valdymas. Klientas, kuris aktyviai bendrauja, pateikia tikslius duomenis ir suprama, kad Olandijoje "laikas" reiškia tikslų laiką, niekada nepalieka nusivylęs.