Optimizuotas logistikos procesas siuntiniams į Olandiją: Praktinis vadovas verslui

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir, turiu pripažinti, Olandija (arba Nyderlandai) visada buvo vienas įdomiausių ir sudėtingiausių krypčių. Daugeliui klientų atrodo, kad tai tik šuolis per Lietuvos-Lenkijos sieną ir toliau greituoju keliu, tačiau tikrovėje viskas yra kur kas sudėtingesnė. Olandija – tai ne tik vėjo malūnai ir tulpių laukai, tai didžiausias Europos logistikos mazgas, kuris suka tūkstančius tonų prekių kasdien. Čia, tiesiog priešais Roterdamo uostą, susiduria visos Europos grandinės, todėl net mažiausia klaida gali sukelti didelių užstrigimų.

Kiekvieną kartą, kai klientas klauso, kaip užtikrinti sklandų siuntos kelią, aš visada pasakau vieną dalyką – viskas prasideda ne nuo vairuotojo, o nuo dokumentų ir supratimo. Optimizuotas logistikos procesas siuntiniams į Olandiją nėra magija, tai tiesiog gera organizacija ir aiškus supratimas, kas vyksta „už scenos“. Esu matęs kaip pradedančiųjų, taip ir didelių korporacijų klaidas – kai siunta „užstringa“ Lenkijoje dėl blogai užpildyto CMR, arba kai Olandijos sandėlyje atsisako priimti prekes, nes ant dėžės nėra GHS etiketės. Šiame straipsnyje nedėsiu aksominių dėžių, o papasakosiu tiesiogiai, kaip tai veikia iš vidaus.

Dokumentai ir parengimas: be šio pagrindo niekas neveiks

Ar tikrai reikalingas tiek daug dokumentų, ar tai tik biurokratija?

Dažnai girdžiu, kad klientams kyla noras viską supaprastinti iki galo, tačiau be teisingai paruoštų dokumentų net greičiausias sunkvežimis stovės vietojje. Pagrindinis dalykas yra komercinė invoice ir pakavimo sąrašas (packing list), turi būti nurodytas tikslus svoris, matmenys ir prekių kodai (HS kodai). Jei šie duomenys neatitinka realybės, muitinė arba gavėjas gali sustabdyti krovinią papildomam tikrinimui, o tai kainuoja brangiai laiko atžvilgiu.

Kas nutinka, jei aš pamirščiau įrašyti vienos dėžės sąraše?

Tai viena dažniausių klaidų, kurią stengiuosi išvengti kiekvieno optimizuoto logistikos proceso siuntiniams į Olandiją metu. Jei dokumentuose parašyta 10 dėžių, o fiziškai jų yra 11, vokiškose ar olandiškose muitinėse tai sukelia paniką ir įtariamąjį kontrabandą. Tokiu atveju reikia rašyti taisymo aktą, laukti patvirtinimo, o kartais net gi grąžinti krovinią atgal į Lietuvą, todėl tikrinkite visą du kartus prieš išsiunčiant.

Kodėl visi kalba apie tą Ex 1 dokumentą, jei mes esame ES?

Nors Lietuva ir Olandija yra Europos Sąjungoje, dažnai siuntos keliauja per trečiąsias šalis arba yra naudojamos prekės, kurios atkeliavo iš užsienio (pvz., iš Kinijos ir buvo laikinai importuotos). Tokiu atveju reikalingas TRL liudijimas (Ex 1), kuris patvirtina, kad prekės yra ES kilmės arba buvo tinkamai importuotos, be šio popieriaus siunta gali būti apmokestinta muito, nors kelias ir toliau yra vidinės rinkos.

Kelionės eiga ir laiko tvarumas

Kiek realiai laiko užtrunka nuvežti prekę į Amsterdamą?

Teoriškai, atsižvelgiant į atstumą, tai turėtų trukti maždaug 18–20 valandų vairuojant be sustojimų, tačiau praktikoje planuokite maždaug 24–36 valandas. Reikia atsižvelgti į vairuotojo poilsio laiką, galimas spūsties Vokietijoje (ypač prie Hanoverio), o taip pat į tai, kad Olandijoje didžiulę dalį dienos sunkvežimiai negali važiuoti automagistralėmis dėl eismo ribojimų.

Kodėl mano siunta sustojo kažkur prieš Roterdamą ir nebekina?

Nereikėtų panikuoti, nes Roterdamas yra didžiausias uostas Europoje, ir ten dažnai būna didelių spūsčių, net jei jūsų siunta ten ir nekeliauja. Kartais vairuotojas pasirenka šalia esančius maršrutus, kad išvengtų užstrigusių sunkvežimių eilės, o kartais tai gali reikšti techninę gedimą arba planuotą sustojimą degalinėje. Optimizuotas logistikos procesas siuntiniams į Olandiją visada turi numatyti šią „rezervinę“ laiko juostą.

Ar galima užtikrinti, kad prekės atvyks rytoj ryte?

Galima, jei mes susitarome apie ekspresinį pervežimą ir išsiuntimas įvyksta iki tam tikros valandos (pavyzdžiui, iki 12:00 dienos). Tačiau toks greitas pristatymas kainuoja brangiau, nes reikia skirti vairuotojui mažiau užsakymų maršrute arba siųsti atskirą automobilį tik jums. Jei jums nereikia „rytoj ryte“, planuokite pristatymą per 2–3 dienas – taip sutaupysite nemažai lėšų.

Olandijos specifika: vietinės taisyklės ir sandėliavimas

Kodėl Olandijos sandėliai taip griežtai tikrina paletes?

Olandai yra žinomi savo logistikos efektyvumu, ir jų sandėlių sistema paremta precizumu, todėl jie nepriima sulūžusių arba nestandartinių padėklų (EUR vs. EUR 2). Jei atvežate prekes ant senos, sugedusios paletės, gavėjas turi teisę atmesti siuntą, o jums teks už šią paletę mokėti utilizavimo mokestį arba keisti ją vietoje. Geriau iš karto investuoti į kokybiškas pakavimo medžiagas.

Kas yra „time window“ ir kodėl man siuntė mokestį už pavėlavimą?

Tai laiko langas, kurį nustato gavėjas (pvz., nuo 8:00 iki 10:00 ryto), ir olandai laikosi jo labai griežtai. Jei vairuotojas atvyksta 15 minučių vėliau, sandėlis gali neįleisti jo ir priversti laukti iki kito laiko arba paskirti baudą (pvz., 50–100 eurų). Mes visada stengiamės suderinti šiuos laikus iš anksto, kad išvengtume nereikalingų išlaidų.

Ar galima pristatyti prekę tiesiai į parduotuvę, o ne į sandėlį?

Taip, tai įmanoma, tačiau čia prasideda kita problema – prieigos leidimai, nes miesto centruose sunkvežimiams dažnai reikalingos specialios licencijos. Be to, parduotuvėse dažnai nėra keltuvų (krautuvių), todėl vairuotojas gali atsisakyti iškrauti prekes, jei jūs nepasirūpinsite savo darbuotojais arba rankinės iškrovos įranga. Visada reikia iš anksto nustatyti, kas fiziniu lygmeniu iškraus siuntą.

Finansai ir papildomos paslaugos

Kodėl kaina pasikeitė, kai tik prieš dieną gavau pasiūlymą?

Logistikos pasaulyje kainos yra labai dinamiškos ir priklauso ne tik nuo distancijos, bet ir nuo degalų kainos bei rinkos paklausos. Jei prieš savaitę kuro kaina buvo žemesnė, o šiandien pakilo 5 centus, tai automatiškai keičia ir galutinę sumą, taip pat gali įtakoti tai, kad tam tikrose dienose stogoje (turguje) yra mažiau laisvų sunkvežimių.

Ar verta pirkti draudimą tarpininkams, ar jis apmoka viską?

Draudimas yra būtinas, ypač kai gabenate brangias elektronikos arba chemijos prekes, tačiau svarbu suprasti, kad standartinis draudimas (pvz., 1,30 EUR arba 3,00 EUR už kg) visada padengia tik tiek, kiek yra parašyta sąskaitoje faktūroje. Jei prekės yra naudotos arba jos rinkos vertė yra didesnė nei rašoma, gausite tik tiek, kiek buvo deklaruota, todėl niekada nemažinkite sumų dokumentuose siekdami mokesčių.

Ką daryti, jei siunta sugadinta pervežimo metu?

Pirmiausia, nedelsdami nufotografuokite sugadintą vietą ir padarykite žalos protokolą (pavyzdžiui, CMR pastabą), kurį pasirašo ir vairuotojas, ir gavėjas. Be šio dokumento draudimo kompanija atsisakys mokėti kompensaciją, nes bus neįmanoma įrodyti, kad žala įvyko ne sandėlyje, o būtent kelyje. Esu matęs atvejų, kai klientai prarado tūkstančius eurų tik todėl, kad vairuotojas išvažiavo be parašo.

Išvada

Viso to šurmulio centre vienas dalykas išlieka pastovus – norint sėkmingai vežti prekes į Vakarus, reikia ne tik rasti sunkvežimį, bet ir suprasti visą procesą. Optimizuotas logistikos procesas siuntiniams į Olandiją yra sudėtingas mechanizmas, kurį sudaro tiksli dokumentacija, laiko planavimas ir supratimas vietinių taisyklių. Per dvidešimt metų esu išmokęs, kad geriausias klientas yra tas, kuris klauso ir pasitiki patirtimi, o ne tas, kuris bando išmaniai „išgoogle‘inti“ kelią, kurį važinėju kasdien.

Jei planuojate siuntą, nebijokite klausti papildomų klausimų apie gavėjo reikalavimus arba prieigos sąlygas – geriau praleisti penkias minutes pasikalbėdami telefonu, nei vėliau spręsti problemas užsienyje. Logistika nėra tik prekių judinimas iš taško A į tašką B, tai jūsų verslo sklandumo užtikrinimas, todėl vertinkite kokybę ir patikimumą daugiau nei mažiausią kainą rinkoje. Sėkmės jūsų kelionėse ir versle!