Operatyvus kraustymas iš Olandijos: biuro perkėlimas be skausmo ir naktinių nemigų

Esu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir, turiu pripažinti, biuro perkėlimas visada yra kaip mažas karas su laiku. Kai klientas skambina ir sako „reikia operatyvaus kraustymo iš Olandijos“, aš iš karto suprantu, kad jis ne tik nekalba apie lengvą pavakarį, bet ir kad jam tikrai skubia. Olandija, Nyderlandai – šalis graži, bet kai kalbame apie logistiką, ten yra savi niuansai, kurie gali užkirsti kelią net pačiai geriausiai planuotai strategijai. Daugelis mano klientų, kurie verčiasi į Lietuvą arba tiesiog perkelia savo padalinius toliau į rytus, visada klausia to paties: kaip tai padaryti taip, kad verslas nestotų? Po šių metų galiu pasakyti viena – be tvarkingo plano ir žmonių, kurie žino, kur keltis „Amsterdamio užkampiuose“, niekas neisuks.

Biuro perkėlimas nėra tik apie stalus ir kėdes. Tai yra apie duomenų saugumą, serverius, kurie negali šokti, ir dokumentus, kurie turi būti ranka pasiekiami jau pirmąją rytą Lietuvoje. Operatyvus kraustymas iš Olandijos reikalauja ne tik greito vairuotojo, bet ir logistininko, kuris iš anksto sužino, ar biure yra liftas, ar ten reikės nešti per penkis aukštus ir ar gatvėje yra vietos sunkvežimiui. Esu matęs viską – nuo tų, kurie viską supakavo į maišus ir vėliau ieškojo svarbių sutarčių savaitėmis, iki tokių, kurie buvo pasiruošę taip gerai, kad pietų metu jau mūsų vairuotojai gėrė kavą naujame biure Vilniuje. Skirtumas milžiniškas. Šiame straipsnyje pasidalinsiu tai, kas manau yra svarbiausia, ir atsakysiu į klausimus, kuriuos dažniausiai girdėju iš nusivylusių arba, priešingai, džiaugsmingų verslininkų.

Pinigai, laikas ir Olandijos keliai

Kiek laiko tikrai užtrunka tas jūsų operatyvus kraustymas iš Olandijos?

Tai, kiek laiko užtrunka tas operatyvus kraustymas iš Olandijos, labai dažnai priklauso nuo to, ką vairuotojas geria pietų metu ir kaip padėtas kelys Vokietijoje. Esant geram keliui be didelių spūsčių prie Lenkijos sienos arba Vokietijos autostradose, iš Amsterdamo ar Roterdamo mes esame ties jumis per 48–72 valandas. Tačiau jei reikia statyti keltą, o dar pridedame tai, kad Olandijoje darbo dienomis sunkvežimiams važiuoti griežtai reglamentuojama, tai gali užtrukti ir dieną ilgiau, todėl visada verta turėti rezervą savo kalendoriuje.

O kainos? Ar brangu?

Kainos šiuo metu šokinėja kaip kiškiai pievoje, ypač dėl degalų, bet tarkime taip – vidutinis biuro perkėlimas iš Olandijos kainuos nuo tūkstančio iki kelių tūkstančių eurų, priklausomai nuo tūrio. Jei ten tik keletas stalų ir dėžių su dokumentais, tai užtenka ir 3,5 tonos sunkvežimio, kuris yra pigesnis, bet jei reikia tempti visą biuro erdvę su sofa ir serverinės spintomis, reikės didesnės mašinos ir papildomų rankų. Nepamirškite, kad Olandijoje darbo jėga brangi, tad jei mums ten reikės samdyti vietinius krovejus, tai taip pat atsispigs galutinės sąskaitos sumoje.

Kodėl Olandijoje viskas taip sudėtinga?

Olandai yra žinomi savo tvarka, bet ir biurokratija, ypač kai kalbame apie transportą, ten griežtesnė nei Lietuvoje. Pavyzdžiui, daugelis biurų yra senosiuose pastatuose, kur įvažiavimas yra labai siauras arba visai uždaras, todėl tenka gauti specialius leidimus iš savivaldybės statyti mašiną ant šaligatvio. Be to, jei biure yra liftas, jis dažnai netelpa net standartinės dėžės, todėl tenka išsiverčiant su keltuvais, o tai valandas valandą prailgina darbą.

Ar galima perkelti visą per savaitgalį?

Taip, tai yra mėgstamiausias variantas mano klientų, nes taip nėra stabdomas darbas, bet tai kainuoja papildomai dėl viršvalandžių vairuotojui ir krovejams. Jei norite, kad pirmadienio ryte viskas jau stovėtų vietose, mes privalome pradėti krovą jau penktadienį vakare arba šeštadienį anksti ryte ir važiuoti be sustojimų. Operatyvus kraustymas iš Olandijos savaitgalį yra įmanomas, bet reikalauja, kad visa įranga būtų paruošta ir pažymėta dar prieš mūsų atvykstant, kitaip tiesiog nebespėsime.

Biuro įranga, serveriai ir jautrūs daiktai

Ar jūsų vairuotojai moka surinkti į komplektą biuro stalus?

Tiesiogiai sakant, ne visada, nors kai kurie mūsų vyrai rankos pritvirtintos ir su atsuktuvais draugiškai, mes visada primygtinai rekomenduojame turėti techninį žmogų iš jūsų pusės arba pasamdyti vietinį meistrą Olandijoje išardyti. Mūsų užduotis – saugiai pergabenti, o ne statyti baldus, todėl jei stalas turi šimtą varžtų, be instrukcijos mes jo nesursime, o jei bandysime, tai gali užtrukti amžinai.

Serveriai – tai jautrus daiktas, ar ne?

Žinoma, serveriai ir duomenų centrai yra pati brangiausia ir pačia rizikingiausia biuro dalis, todėl jie turi būti supakuoti ne į paprastas kartonines dėžes. Mes naudojame specialias putų dėžes arba užtvirtinimus ant paletų, kad jų neišjudėtų nė milimetro, o be to, tokia krovinys yra apdraudžiamas ypatingai dideliu draudimo įmoku. Jei turite labai jautrią techniką, patariu iš anksto pasidomėti temperatūros režimu mašinoje, nors standartiniai reisai vyksta be šaldymo.

Kas daryti su archyvais? Jų tiek daug...

Archyvai yra košmaras kiekvienam perkėlimui, nes jie yra sunki, dulkėta ir dažniausiai niekam nereikalingi, bet juos reikia vežti. Prieš daugiau nei dešimtmetį vienas klientas liepė mums vežti visas dėžes, o atvykus paaiškėjo, kad pusė jų galėjo būti išmesta dar Nyderlanduose, todėl dabar visada patariu atlikti reviziją. Jei visgi tenka vežti, gaminame specialias stiprias dėžes, kurios atlaiko 30 kilogramų svorį, kitaip tiesiog išsprogs apačioje.

Ar saugu leisti vairuotojui vienam?

Jei tai mažas krovinys, pavyzdžiui, keli dėklai ir kelios kėdės, tai vairuotojas susitvarko pats, bet kai kalbame apie pilną biuro perkėlimą, vienas žmogus tiesiog fiziškai nespės ir gali susižaloti. Esu matęs atvejus, kai vienišas vairuotojas bandė nešti sunkią spintą laiptais ir nukrito, todėl dabar į savo sąskaitas įtraukiu bent vieno krovėjo pareigas, jei klientas negali pats padėti Olandijos pusėje.

Dokumentai, muitinė ir rizikos

Kokių dokumentų reikia turti su savimi?

Būtina turėti kruopštų krovininį sąrašą (inventoriaus sąrašą) lietuvių ir anglių kalbomis, be to, jei įmonė perkelia savo turtą, reikia deklaracijos, kad tai ne prekybinis krovinys, o vidaus perkėlimas. Be CMR sąvado, kuris yra pagrindinis vežimo dokumentas, dar verta turėti draudimo polisą, kuris galioja visoje Europos Sąjungoje, nes nelaimingų atsitikimų kelyje išvengti visiškai neįmanoma.

Ar reikia eiti į muitinę?

Jeigu perkėlimas iš Olandijos vyksta vienos ES šalies viduje, tai formaliai muitinės procedūros nėra taip griežtos kaip su trečiosiomis šalimis, bet vis tiek turi būti tvarkingi PVM mokėjimo dokumentai. Jei krovinys yra labai didelis arba įtariamas prekyba, muitinės pareigūnai gali sustabdyti ir patikrinti, ar tikrai vežate biuro stalus, o ne prekes pardavimui, todėl viskas turi būti aišku ir skaidru.

Kas jei kas nors sudužo kelyje?

Tai vienas svarbiausių dalykų, apie kurį kalbu kiekvienam klientui – viskas turi būti apdrausta. Mūsų standartinis draudimas dengia dalį žalos, bet jei turite labai brangią techniką ar meno kūrinius biure, reikia pasirūpinti papildomu draudimu. Esu matęs, kaip vairuotojas staigiai stabdė ir viena brangių kompiuterių nuskrido grindimis, ir be draudimo klientas būtų prarastas tūkstančius eurų.

Ar galima sekti, kur yra mano daiktai?

Šiais laikais tai jau standartas – mes įsirengiame GPS stebėjimo sistemas, kurias galiu parodyti klientui realiu laiku, kad jis nenuviltų. Operatyvus kraustymas iš Olandijos reiškia, kad žinai, kada mašina lenkia Berlyną ir kada galima tikėtis jos Vilniuje, tai padeda susiplanuoti darbuotojų grįžimą į darbą.

Išvada

Galiausiai, po visų šių metų už vairo ir tūkstančių nuvažiuotų kilometrų, galiu pasakyti, kad sėkmingas biuro perkėlimas priklauso ne nuo tai, kokia mašina važiuoja, o nuo to, kiek gerai jūs pasiruošę. Operatyvus kraustymas iš Olandijos yra įmanomas tik tada, kai klientas nešioja savo dalį atsakomybės – paruošia dėžes, pažymi kryptis ir neleidžia vairuotojams laukti po valandą prie uždarytų vartų. Biuro perkėlimas visada yra stresas, bet su patikima komanda ir aiškiu planu jis gali tapti tiesiog dar viena užduotimi, kurios įvykdymą Jūs vieną dieną nusiminsite su šypsena. Gerai planuokite, nedarykite spėjimo bėdos, o mes pasirūpinsime, kad Jūsų turtas atvyktų saugiai ir laiku.