Operatyvus ir lankstus užsakymo procesas į Olandiją: Kas slypi už užuolaidų

Per dvidešimt metų, kuriuos praleidau šioje srityje, mačiau viską – nuo pūkuotų meškiukų, važiuojančių tranzitu per tris šalis, iki milžiniškų industrinių įrengimų, kurie vos tilpo į sunkvežimį. Tarptautiniai pervežimai nėra tik tai, ką matote užsakymo formoje – tai gyvas organizmas, kuris kvėpuoja, užsikerta ir kartais sustoja dėl paprasto rato praplovimo. Ypač kai kalbame apie maršrutus į Vakarus. Olandija, arba Nyderlandai, yra vienas pagrindinių mūsų krypčių, ir galiu pasakyti viena: operatyvus ir lankstus užsakymo procesas į Olandiją čia nėra pasitikimas, o būtinaybė.

Kodėl? Todėl, kad olandiškas logistikos pasaulis nesilaiko 9-tojo ir 5-tojo darbo laiko. Jūsų partneris Roterdame gali laukti krovinius iki 18 valandos, o jei vėluosite, jis nebus laimingas. Aš dažnai girdžiu, kad klientai sako: „o, tiesiog perkraukite ir vežkite“. Bet ar žinojote, kad įvežti prekes į Olandiją reiškia ne tiesiog nuvažiuoti 1600 km? Tai reiškia derinti laikus su muitinės terminalais, kurie, pasakysiu jums tiesiai, geba būti labai jautrūs dėl net jei trūksta vieno taško CMR sąraše.

Štai čia įsivažiuoja mūsų patirtis. Mes ne tik įdedame dėžę į furgoną. Mes planuojame maršrutą taip, kad vairuotojas nespėtų pavargti, o krovinių priėmimas vyktų sklandžiai, net jei paaiškėtų, kad prekės turi būti pagražintos kitame mieste nei planavote. Dvidešimt metų logistikoje išmokė mane vieno – reakcijos greitis vertinamas daugiau už brangų kanceliariją. Todėl mes sukūrėme sistemą, kuri leidžia mums reaguoti į jūsų skambučius, net jei jie atkeliauja vėlai vakare.

Šiame straipsnyje aš nesiruošiu mokyti jūsų logistikos teorijos, kurias sužinotumėte universitete. Aš papasakosiu, kaip tai vyksta tikrovėje – ant asfalto, muitinėse ir sandėliuose. Sužinosite, kaip užtikrinti, kad jūsų operatyvus ir lankstus užsakymo procesas į Olandiją nevirtų košmaru, o atneštų naudos jūsų verslui.

Kaip viskas prasideda: laikas ir planavimas

Viskas dažniausiai prasideda nuo skambučio ar laiško, kuriame klientas rašo: „reikia nuvežti iki rytojaus“. Ir čia prasideda tas žaidimas. Žmonės įsivaizduoja, kad sunkvežimis stovi už kampo ir laukia, kai tik pasakysite „žingsnis“. Realybėje reikia surasti laisvą techniką, suderinti vairuotojo poilsio laikus (jie griežtai reglamentuojami) ir dar svarbiau – tiksliai sužinoti, ką ir kur reikia vežti. Be galo daug kartų teko girdėti, kad adresas yra „Amsterdamas“, tačiau realus krovinių terminalas yra už 50 km miške, kur nėra GPS signalo.

Kiek laiko jums reikia, kad atvyktumėte paimti prekę?

Tiesiogiai sakant, jei užsakymą gauname iki 12:00 valandos dienos, dažniausiai spėjame išsiųsti mašiną tą pačią dieną arba ankstyvą rytą kitą dieną. Tai priklauso nuo to, kur yra vairuotojas toje minute – ar jis tuščias Vokietijoje, ar užsibrėžęs atgal į Lietuvą. Mes stengiamės turėti „lankstų“ parką, kuris gali pasiimti krovinius net ir tuoj pat, tačiau reikia suprasti, kad mes ne stebuklingi.

Ar galima pakeisti paimimo vietą, jei aš dar nežinau tikslaus adreso?

Žinoma, tai kasdienybė mūsų darbe, svarbiausia apie tai pranešti kuo ankščiau, kol vairuotojas nepradėjo važiuoti kryptimi. Jei paskambinsite ir sakysite: „važiuokite į Klaipėdą, o ne į Kauną“, mes tai sureguluosime, tačiau gali kilti papildomų išlaidų už nukrypimą nuo maršruto. Geriausia yra turėti bent jau apytikslę vietą, kad galėtume suplanuoti operatyvų ir lankstų užsakymo procesą į Olandiją be didelių „šokų“.

Ar vežiate krovinius savaitgaliais ar tik darbo dienomis?

Olandijos sandėliai dažnai dirba ir šeštadieniais, nors ne visada. Mes turiam vairuotojų, kurie yra pasirengę važiuoti ir savaitgaliais, jei to reikalauja jūsų klientas arba gabenimo terminas. Tačiau reikia žinoti, kad savaitgaliniai reisai brangnesni, nes mums tenka kompensuoti vairuotojui viršvalandžius ir poilsio laiko keitimus.

Kas nutinka, jei vairuotojas pavėluoja į paimimo vietą?

Nenuleiskite rankų, nes tai nutinka net geriausiems dėl eismo įvykių arba muitinės patikros. Jei žinome, kad vėluojame, iš karto skambinama klientui ir pranešama apie naują atvykimo laiką, kad jis galėtų susiderinti su savo sandėlininkais. Mūsų tikslas – ne paslėpti problemą, o ją spręsti kartu su jumis, kad jūsų reputacija nepaktų.

Dokumentai ir muitinė: be to niekas neinajudės

Dokumentacija yra tas dalykas, dėl kurio daugiausia kraunuosi plaukai. Esu matęs situacijų, kai tūkstančio vertės siunta stovi sienoje dėl to, kad trūksta vieno parašo arba neteisingai parašyta prekės pavadinimo anglų kalba. Nors Olandija yra ES šalis ir tai vidinė rinka, muitinės procedūros, ypač jei prekės keliauja iš trečiųjų šalių arba yra akcizuojamos, gali būti griežtos. Be tvarkingų dokumentų net geriausia technika niekur nevažiuos.

Kokius popierius man reikia parengti, kad nepristotų muitinėje?

Baziniai dalykai yra prekių sandėlis (Packing List), sąskaita-faktūra (Invoice) ir, jei reikia, EX1 dokumentai eksportui. Svarbu, kad visi numeriai sutaptų tarp dokumentų ir realių dėžių – jei rašote 10 dėžių, o yra 12, tai keliauja į raudoną zoną. Pasitikėkite manimi, geriau praleisti valandą darbe prie dokumentų nei dieną aiškinantis su muitininku Olandijoje.

Ar jums padės su EX1 dokumentais, jeigu aš pats nebežinau, kaip juos užpildyti?

Mums kasdien tai daroma, todėl mes sugebame padėti suformuoti išvežimo deklaracijas, jei suteikiate mums duomenis. Mums šitaip lengviau kontroliuoti situaciją, nes mes žinome, ką tiksliai reikalauja Lietuvos muitinė. Svarbiausia – pateikite mums prekių svorius ir tikslius tarakodus (HS codes), o mes susirungsime su likusia biurokratija.

Kas dėl Brexito – ar tai dar įtakoja važiavimą per Olandiją?

Jūsų prekės gali keliauti iš Lietuvos į Olandiją be jokių problemų, tačiau jei jūsų klientas tą krovinią vėliau siunčia į Angliją, tada reikia būti labai atidžiam su dokumentais. Mes patariame visada nurodyti galutinę paskirties vietą, jeigu ji yra už ES ribų, kad būtų užpildyti teisingi tranzito dokumentai. Nors tai tiesioginis maršras į Olandiją, šalis yra didelis tranzito mazgas.

Ar galima vežti vaistus ar maisto produktus be specialių leidimų?

Jokiu būdu negalima, tokiems dalykams reikalingi specialūs sertifikatai, pvz., GDP sertifikatas vaistams arba sveikatos pažymėjimai maistui. Mes turime patirties su šiais krovinais, todėl žinome, kaip juos gabenti saugiai ir teisėtai, tačiau privalote mums pateikti šiuos dokumentus prieš pradedant reisą. Olandų inspekcija (NVWA) yra viena griežčiausių Europoje.

Kainos ir mokėjimai: kalbėkime atvirai

Kiekvienas klientas nori sutaupyti, aš tai suprantu, tačiau logistikoje kaip ir visur – pigu dažniausiai būna brangu. Per tą laiką mačiau firmas, kurios siūlo neįtikėtinas kainas, o paskui dingsta su kroviniu arba reikalauja „priemokų“ kiekvieną kilometrą. Mūsų požiūris yra kitoks – mes sakome tikrą kainą, kuri apima viską: degalus, mokesčius keliais ir vairuotojo atlyginimą.

Maždaug kiek kainuos nuvežti vieną padėklą į Amsterdamą ar Roterdamą?

Jeigu kalbame apie standartinį 1EUR padėklą, svėriančią iki 500 kg, kainos svyruoja nuo 120 iki 150 eurų, priklausomai nuo degalų kainos toomet ir kur tiksliai Lietuvoje reikia paimti prekę. Tai orientacinė kaina, nes jeigu reikia įrenginio (liftuko) iškrauti, gali būti papildomų išlaidų. Užtikrintas operatyvus ir lankstus užsakymo procesas į Olandiją visada turi savo kainą, kuri atsiperka ramybe.

Ar bus kokių nors paslėptų mokesčių, kai mašina jau važiuoja?

Mes nepraktikuojame tokių dalykų – kaina, ką sutariame telefonu ar el. paštu, yra galutinė. Vienintelė išimtis gali būti, jei pats klientas paprašo pakeisti maršrutą arba pridėti papildomą krovinią pakeliui, kurio nebuvo pradžioje. Mums svarbu ilgamečiai bendradarbiavimas, o ne vienkartinis uždarbis iš „košmarų“.

Kada reikia apmokėti už pervežimą – iš karto ar galiu atidėti?