Operatyvus biuro perkėlimas iš Olandijos: kaip užtikrinti verslo judrumą be prastovų

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir galiu pasakyti viena – biuro perkėlimas visada yra stresas, o jei jis dar ir tarptautinis, tada pykinčios galvos garantija. Klientai dažnai skambina išsigandę, kad verslas stabtels, kad darbuotojai liks be darbo vietos, o kompiuteriai nukels į nežinomą. Bet iš tikrųjų, operatyvus biuro perkėlimas iš Olandijos gali vykti taip sklandžiai, kad jūsų partneriai net nepastebės, kad ką nors kėlėte. Svarbiausia yra ne vien greitis, o tikslus planavimas ir žinojimas, kurių klaidų vengti Olandijos keliuose ir muitinėse.

Per šį laiką mačiau viską – nuo to, kaip įmonės bandydavo išsivežti brangų serverį sportinėje bagažinėje, iki to, kai dėl blogai užpildytų dokumentų krovinys stovėjo sienoje tris dienas. Olandija – tai specifinis rinkas, ten viskas veikia pagal laikrodį, o olandai moka pinigus už kokybę ir greitą aptarnavimą, todėl tenkės būti tiksliam. Jei planuojate perkelti savo verslo štabą iš Amsterdamo, Roterdamo ar Eindhoveno atgal į Lietuvą ar kita kryptimi, šis straipsnis padės išvengti tų bėdų, kurių aš turiu akis užsidėjęs. Žinoma, kaina visada svarbu, bet kai kalba eina apie verslo neveikimo laiką, kiekviena valanda praranda pinigus, todėl operatyvumas čia yra pirmasis prioritetas.

Biuro perkėlimo iš Olandijos procesas ir planavimas

Kiek laiko užtruks operatyvus biuro perkėlimas iš Olandijos į Lietuvą?

Viskas priklauso nuo to, kiek turite daiktų ir ar jau esate pasiruošę. Jei tai tik keli biurai ir sandėlis, mes įveikiame šį maršrutą per 2–3 dienas viena kryptimi, įskaitant pakavimą. Tarkime, pirmadienį atvykstame prie jūsų biuro Roterdame, viską užkrauname ir važiuojame; antradienį jau iškrauname Vilniuje ar Kaune. Jei reikia labai greitai, turime galimybę siųsti ekspresinius reisus be sustojimų, tada tai gali trukti net mažiau laiko, tačiau tai kainuoja brangiau.

Ar reikės viską dėti į dėžes, ar galima tiesiog užkrauti?

Stengiamės viską padaryti kuo profesionaliau, todėl visada rekomenduojame dėžes, ypač smulkiems daiktams ir dokumentams. Galiu pasakyti iš patirties – kai baldai keliauja be apsaugos, jie apsidaužo, o kai dokumentai guli vienas ant kito, pakeliau į sunkvežimį, tampa chaosas. Mes atvežame stiprias dėžes, padėjame jas pažymėti, o įmonės darbuotojams lieka susidėti asmeninius daiktus. Dideli baldai, pvz., stalai ar sekcijos, užvyniojami burbuliukine plėvele ir uždėjami ant specialių ratukų, kad nereikėtų nešioti ant pečių.

Kas nutinka, jei aš negaliu sustabdyti darbo ir reikia keltis savaitgalį?

Tai labai dažna situacija, ypač tarp IT ir finansų įmonių, kurios negali leisti sau prastovų. Operatyvus biuro perkėlimas iš Olandijos savaitgaliais yra mūsų specializacija – dirbame šeštadieniais ir sekmadieniais be jokio papildomo mokesčio už „nepatogius laikus“, kaip daro kai kurios kitos firmos. Viskas suplanuojame taip, kad penktadienio vakarą darbuotojai išeina iš senojo biuro, o pirmadienio ryte ateina į naująjį, o viskas jau stovi vietose. Vairuotojai mūsų yra įpratę dirbti neįprastu laiku, todėl nėra jokios problemos.

Ar galite atlikti ir baldų surinkimą naujoje vietoje?

Žinoma, neįsivaizduojame palikti jūsų su išardytais stalais ir sėdynėmis. Mūsų komanda turi su savimi visus reikalingus įrankius – nuo atsuktuvų iki gręžtuvų. Iškrauname baldus, atvežame į biurą, surinkime juos į vietą, netgi jei tai sudėtingos sistemos su daugybe detalių. Kartais klientai sako, kad patys surinks, bet po to, kai pamato, kiek to darbo yra, prašo pagalbos. Geriau tai padaryti iš karto, nei vėliau savaitgalį kentėti su instrukcijomis.

Kainos, dokumentai ir logistika (Olandija-Lietuva)

Kiek maždaug kainuoja toks reisas su 20 kubiniais metrų?

Kainos šiuo metu šiek tiek šokinėja dėl degalų, bet galime pasakyti apytikslį. 20 kubinių metrų – tai vidutinio dydžio biuras. Tokio krovinio gabenimas iš Olandijos (pvz., iš Amersforto ar Utrechto) į Lietuvą kainuotų maždaug nuo 1200 iki 1800 eurų, priklausomai nuo konkretaus atstumo ir prieigos sąlygų. Jei reikia įtraukti pakavimo paslaugas ar liftą, kaina šiek tiek augs, tačiau visada pateikiame išsamą sąskaitą be jokių paslėptų mokesčių, kad žinotumėte, už ką mokate.

Ar reikia man rūpintis muitinės deklaravimu, jei tai ne nauji daiktai?

Dauguma klientų bijo muitinės taip pat, kaip ir ugnies, bet čia visai paprasta. Jei perkeliate naudojamus biuro baldus ir techniką, tai yra laikoma asmeninio turto ar įmonės turto perkėlimu, todėl mokesčiai netaikomi (jei įmonė veikia ne mažiau metų). Mes parengiame visus reikalingus TIR dokumentus ir CMR kvitus, o jei reikia, padedame suformuoti eksporto deklaraciją Olandijos pusėje. Jums nereikia stovėti eilėse prie sienos, viską atliekame elektroniniu būdu.

Ar galima siųsti dalį daiktų iš anksto, o likusius vėliau?

Be abejo, tai dažnai darome, kad klientams būtų patogiau. Galime atsiimti dokumentus ir mažiau reikalingus daiktus savaitę anksčiau ir juos atvežti į sandėlį Lietuvoje, o vėliau atvykti pagrindiniam reisui su baldais. Tai leidžia jums nepermėgti naujojo biuro iš karto ir galiauiau susiplanuoti interjerą. Operatyvus biuro perkėlimas iš Olandijos ne visada reiškia, kad viskas turi vykti viena sunkvežimio važiuote, kartai lankstumas yra vertesnis už greitį.

O dėl to parkavimo, ten gi Olandijoje siaubingai brangu ir sunku gauti leidimą?

Tai vienas didžiausių rūpesčių, ypač didmiesčiuose kaip Amsterdamas ar Hagas. Mes niekada nevažiuojame „aklai“ – prieš atvykdami patikriname vietovę. Jei reikia, užsakome specialų leidimą (ontheffing) stovėjimui ant gatvės arba atsižvelgiame į mokesčius, kurie gali būti iki 100 eurų per valandą centriniuose rajonuose. Šias išlaidas įtraukiame į sąmatą iš anksto, kad jums nereikėtų stresuoti dėl to, ar vairuotojas gaus baudą, ar ne.

Techniniai dalykai: baldai, technika ir rizikos

Kaip su serveriais ir jautria technika – ar saugu juos kelti paprastame krovežyje?

Serveriai ir duomenų centrai yra pati svarbiausia ir jautriausia dalis. Niekada nekeliame jų kaip paprastų dėžių – mes juos pakuoja į specialią, smūgiams atsparią pakuotę, užtvirtiname ant specialių rėmų, kad jie niekur nenukristų važiuojant per Olandijos ir Vokietijos kelius. Taip pat galime užtikrinti, kad vairuotojas nevažiuos per didžiausias duobes, nors keliai ten gerokai geresni nei pas mus. Esu matęs, kaip viena įmonė prarado duomenis dėl nuplento serverio, todėl čia esame ypatingai atsargūs.

Ar jūsų draudimas dengia ir brangią techniką, jei įvyksi avarija?

Taip, mes turime standartinį krovinių draudimą (CMR draudimas), kuris apima visus pervežamus daiktus. Tačiau jei turite ypatingai brangios technikos ar meno kūrinių, rekomenduojama papildomai ją apdrausti arba paminėti vertę dokumentuose. Aš visada sakau klientams – geriau dešimt kartų paklausti apie draudimą, nei vėliau gailėtis. Mūsų vairuotojai yra patyrę, o technika nuolat stebima GPS sistemomis, tačiau gyvenime viskas įvyksta, todėl saugumas pirmiausia.

Kas daro, jei liftas naujame biure neveikia ar per mažas?

Tai klasika – atvykstame į naują biurą, o liftas pasirodo per mažas arba tiesiog uždraudas naudoti perkėlimui. Tokiu atveju mes turime specialias juostas, nešiojimo diržus ir rankoves, kad saugiai nuleistume baldus per laiptus. Esu matęs, kaip didelės konferencijos stalo viršaus nešimas per aštuonus aukštus gali būti tiesiog cirkas, bet mūsų vaikinai su tuo susitvarko. Svarbiausia apie tai pranešti iš anksto, kad atsiųstume pakankamai žmonių, o ne tik vieną vairuotoją.

Išvada

Apibendrinant, operatyvus biuro perkėlimas iš Olandijos nėra kosminė technika, tačiau jis reikalauja patirties, gero išplanavimo ir partnerių, kuriuos galima pasitikėti. Per šiuos dvidešimt metų išmokome, kad svarbiausia yra ne tik nuvežti daiktus iš taško A į tašką B, bet išsaugoti jūsų nervus ir verslo procesus. Nuo dokumentų tvarkymo iki to, kaip pakeliame sunkų seifą iš senojo pastato Amsterdame, mes žinome kiekvieną niuansą. Jei ruošiatės judėti, nedelskite susisiekti iš anksto – laikas yra geriausia priemonė išvengti nemalonių netikėtumų.