Operatyvus biuro perkėlimas iš Olandijos – kaip įvykdomos lankstios ir greitos relokacijos

Per dvidešimt metų, kuriuos praleidau tarptautinių pervežimų srityje, mačiau viską – nuo smulkių studentų siuntų iki gigantiškų gamyklų išsikėlimų. Bet viena dalyka visada išlieka pačiu įdomiausiu ir, sakyčiau, pačiu "karščiausiu" iššūkiu – tai įmonių biuro perkėlimas, ypač kai kalbame apie greitą sprendimą. Verslas nemiega, ir kartais atsitinka taip, kad reikia organiškai ir operatyviai persikelti per naktį arba per savaitgalį. Būtent todėl operatyvus biuro perkėlimas iš Olandijos tampa ne tiesiog logistika, o strateginiu žingsniu, kuris gali nulemti verslo tęstinumą.

Olandija, Nyderlandai – tai viena judriausių ekonomikų Europoje, čia dauguma Lietuvos verslininkų turi savo padalinius ar sandėlius. Tačiau kai ateina laikas jungtis su didesniais rinkomis arba tiesiog keisti adresą dėl nuomos kainos, iškyla baimė: kaip tai padaryti nepristigdant laiko ir nesustabdant darbo? Aš pasakysiu jums tiesiog – tai įmanoma, jeigu žinai kelią ir turi patikimą vairuotoją ant galo. Šiame straipsnyje pasidalinsiu savo patirtimi, paaiškinsinu, kuo skiriasi paprastas kelių pervežimas nuo sudėtingos biuro relokacijos, ir atsakysiu į tiek klausimų, kiek kiekvieną kartą išgirstu iš savo klientų.

Kas būna svarbiausia spaudžiant laiką

Kai sakome "operatyvus", turime omenyje ne tik greitą vairavimą po automagistralę A1 ar E40. Tai yra sudėtingas procesas, prasidedantis dar biure Olandijoje – ar tai būtų moderniame Roterdame, arba istoriniame Amsterdame centre. Ten, kur kiekvienas kvadratinis metras kainuoja pinigus, o laikas – dar daugiau. Operatyvus biuro perkėlimas iš Olandijos reikalauja precizijos: reikia tiksliai žinoti, kiek dėžių reikia, kiek yra IT įrangos, ar yra lengvai gadinamų daiktų, ir, svarbiausia, kada automobilis gali fiziškai priartėti pai įėjimo. Dažnai tenka derinti vietos savivaldybės leidimus stovėjimui ("ontheff"), kas gali užtrukti, jeigu apie tai nepranešama iš anksto.

Taip pat svarbu suprasti, kad biuro perkėlimas nėra tik baldų vežimas. Tai yra duomenų perkėlimas. Serveriai, kompiuteriai, bylų spintos – visa tai turi būti užtikrinta. Esu matęs situacijų, kai dėl blogai uždarytos dėžės išbyrėjo svarbi sutartis, arba kai serveris nukrito nuo krovininės platformos, nes nebuvo užfiksuotas. Todėl lankstus šiuo atveju reiškia – mes pritaikome planą prie jūsų, o ne atvirkščiai. Jeigu reikia vežti naktį, kad biuras ryte užsidarytų Lietuvoje – važiuojame naktį. Jeigu reikia išardyti erdvią "open space" erdvę – turime savo meistrus.

Dažniausiai užduodami klausimai apie sprendimą vietoje

Kiek laiko užtrunka operatyvus biuro perkėlimas iš Olandijos?

Viskas priklauso nuo to, ką mes vadiname "standardu". Jeigu tai mažas ofisas 5-10 žmonių be ypatingai sudėtingos technikos, mes galime tai įvykdyti per 2–3 dienas nuo pradžios iki galo, įskaitant pakavimą ir išpakavimą Vilniuje arba Kaune. Tačiau jeigu kalbame apie didesnes komandas, tarkime, 50–100 darbuotojų, o tai reiškia šimtus dėžių ir dešimtis baldų komplektų, procesas gali užtrukti iki savaitės. Svarbiausia čia – logistika. Paprastai, jeigu kviečiame mus ryte, jau vakare automobiliai gali būti Olandijoje ir pradėti krauti. Operatyvumas čia įgyvendinimas be nereikalingų stabdžių.

Ar galite tai padaryti savaitgalį, kad neintriguotumėte darbo proceso?

Absoliučiai tai yra mūsų specializacija, kai kalbame apie verslo klientus. Dažniausiai operatyvus biuro perkėlimas iš Olandijos vykdomas būtent šeštadienį ar sekmadienį. Olandijoje parduotuvės ir biurai dažnai dirba trumpiau savaitgaliais, o Lietuvoje mes galime susitarti dėl prieigos prie naujojo objekto. Žinoma, savaitgalinis darbas kiek brangnesnis, nes vairuotojai ir krovikai dirba viršvalandžius, tačiau verslui tai dažnai pigiau nei prarasti pardavimų dieną penktadienį. Viskas derinama individualiai – mes tiesiog turime žinoti, kad jums reikia "downtime" laiko.

Kiek maždaug kainuoia toks reikalas, jeigu reikia greitai?

Nemėgstu vadinti kainų nežinodamas detalių, nes kiekvienas atvejis unikalus kaip piršto atspaudas. Tačiau kadangi turi patirties, galiu pasakyti apyčias. Vidutinis mažo biuro (apie 20-30 kubinių metrų) pervežimas iš Amsterdamo regiono gali kainuoti nuo 1200 iki 2000 eurų, priklausomai nuo to, ar reikia mūsų dėžių, ar ne. Jeigu įeina IT įrangos demontavimas ir montavimas, kaina šokteli. Didelės kompanijos, kurios užima pusę aukšto, gali tekti mokėti ir 5-7 tūkstančius, bet čia jau dirbame su pilnu komplektu – keltuvais, daugiau ekipažu. Paskutiniai metai kainas pakėlė degalai, tad visada verta kreiptis iš anksto.

Ar jūs supakuotate viską, ar aš turiu tai padaryti pats?

Mes pasiūlome "raktus į rankas" paslaugą, kuri mūsų srityje vadinama "Full Service". Tai reiškia, kad mes atvykstame su dėžėmis, burbuliukine plėvele, lipnia juosta ir pažymėjimų etiketėmis. Mūsų komanda surašo inventorinį sąrašą, kad niekas nepasimestų kelyje iš Hagos į Klaipėdą. Tačiau jeigu esate vienas tos firmos "vadybininkas" ir norite sutaupyti, galite supakuoti dokumentus patys, o mums palikti baldus ir techniką. Bet pasidarykite garbę – jeigu neturite pakankamai dėžių, mes jas atvežime. Geriau daugiau dėžių, nei viena sugriuvusi iš senumo dėžė su monitoriumi viduje.

Kas nutinka su kompiuteriais ir serveriais? Aš bijau, kad jie sugadins.

Tai yra pačia subtiliausia dalis. Esu matęs, kaip neapdairūs pervežėjai meta "tower" tipo kompiuterius į kėbulą kaip bulves. Mes dirbame kitaip. Serverius ir jautrią IT įrangą keliaujame specialiose dėžėse su antistatinėmis priemonėmis. Be to, mūsų vairuotojai yra instruktuoti vairuoti taip, lyg vežtų kiaušinius – švelniai lėtint ir neįsibėgėti greičiau šiurkščių. Taip pat rekomenduoju pasirūpinti duomenų atsargine kopija (backup) prieš perkėlimą, nes technika yra technika, o vibracija kelyje gali būti neprognozuojama. Bet per 20 metų mums dar nė karto nesubyrėjęs serveris, kurį pakavome patys.

O kaip su dokumentais? Ar jūs turite saugumą?

Dokumentų saugumas yra prioritetas, ypač kai kalbame apie GDPR ir konfidencialumą. Mes turime užrakstamas dėžes su skirtingais kodais arba fiziniais spyneliai. Pervežimo metu krovininė mašina yra uždaryta ir, jeigu reikia, gali būti uždaryta ant antipavogimo sistemos. Jeigu turite labai slaptų dokumentų, juos galima vežti atskirame, mažesniame automobilyje, tiesiogiai sekančiame už pagrindinio krovininio. Saugumas mums ne tuščias žodis, o reputacijos klausimas.

Ar reikia muitinės deklaracijų, jei tai yra bendros įmonės turtas?

Nors Olandija ir Lietuva yra ES erdvėje ir nėra muitų, vis tiek reikia pagrįsti prekės judėjimą. Tai nebe prekyba, o įmonės turto perkėlimas (intra-community supply). Mes rengiamos specialios paskirties dokumentus – turtą perkėlimo aktus, kurie patvirtina, kad šie daiktai priklauso jūsų įmonei ir jūsų nebeperduodate kitam asmeniui už pinigus. Tai užtikrina sklandų važiavimą pro galimų patikrinimų punktus. Niekada nevažiuojame su "tuščiais rankomis" dokumentų atžvilgiu, nes muitininkas gali sustabdyti ir klausinėti, iš kur tie stalai atsirado.

Ar galite išardyti ir vėl surinkti baldus?

Žinoma, kas kita, jeigu tai yra "IKEA" tipo spintelės, kurios gali neišlaikyti dar vieno surinkimo. Bet jeigu tai kokybiški biuro stalai ir lentynos, mūsų meistrai juos išardys, visus varžtus ir detalės supakuos į pažymėtas maišelius, o Lietuvoje vėl surinks. Kartais klientai sako, kad patys surinks, tačiau po trijų dienų pavargę gaudo mus ir prašo pagalbos. Geriau tai daryti iškart profesionaliai. Dėl didelių "L" formos stalų arba stacionarių reception (priėmimo) stalų be specialized įrankių padaryti nieko neįmanoma.

Kas daryti, jei naujas biuras dar nebaigtas remontu?

Tai labai dažna situacija – verslas skuba, o statybininkai vėluoja. Tokiu atveju mes turime pasiūlymą: laikiną sandėliavimą. Galime viską atvežti į Lietuvą, iškrauti mūsų sandėlyje Vilniaus pakraštyje, o tada, kai jūs pasakysite "žalias šviesą", pavesti į objektą. Tai suteikia jums lankstumo – nereikia skubėti su perkėlimu tik todėl, kad pasirašėte nuomos sutartį. Operatyvumas čia reiškia gebėjimą laukti.

Ar galite suorganizuoti dalinį krovinį (part load), jei daiktų nedaug?

Taip, jeigu turite tik keletą dėžių ir vieną stalą, nėra prasmės kreiptis dėl pilnos 20 pėdų (vagyne) mašinos. Mes bandome konsoliduoti krovinius. Jeigu tą savaitę turime kitą užsakymą iš Eindhoveno ar Tilburgo, galime jūsų daiktus "prikišti" į tą patį vagoną. Tai bus pigiau ir aplinkai draugiškiau. Tačiau čia reikia suprasti, kad tada pristatymo terminas gali šiek tiek pasislinkyti, nes laukiam, kol užsipildo mašina. Bet jeigu skubate – visada randame sprendimą.

Dokumentų tvarkymas ir rizikos valdymas

Dar vienas dalykas, apie kurį dažnai pamirštama, yra draudimas. Kai atliekamas operatyvus biuro perkėlimas iš Olandijos, viskas turi būti apdrausta pagal CMR konvenciją. Mes siūlome papildomą "All Risk" draudimą, kuris dengia net ir tą atvejį, jeigu, pavyzdžiui, vairuotojas užkabins aukštą angą arba staiga sustojs ir ką nors nulauž. Žinoma, viltis į geriausią, bet pasiruošimas blogiausiam – tai mūsų darbas. Taip pat būtina tiksliai užpildyti inventoriaus sąrašą (packing list). Jeigu sąraše parašyta "kompiuterių dėžė", o viduje yra brangus serveris, draudimo kompanija gali sumokėti tik už tuščią dėžę. Detalumas čia išgelbėja nervus.

Taip pat verta paminėti geografinius niuansus. Olandija lygi, bet tankiai apgyvendinta.