Mūsų sprendimai biuro perkraustymui į Olandiją: patikimas maršrutas verslui

Dirbu su krovinių pervežimu jau virš dvidešimt metų ir galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas visada yra „didelis žuvis“, o jei kalbame apie tarptautinius maršrutus, čia jokia linksma kelionė neapsieina. Ypač kai kalba eina apie biuro perkraustymą į Olandiją. Olandija – tai logistikos centras, čia viskas veikia kaip laikrodis, bet viena maža klaida dokumentuose arba blogai įvertintas kiekis gali pavirsti nemaža galvos skausmu. Per šiuos metus mačiau viską: nuo tų, kurie bandydami sutaupyti vežė kompiuterius savo „Volkswagen Golf“ bagažinėje, iki didelių korporacijų, kurios perkeldavosi visais padaliniais per savaitgalį.

Šiame straipsnyje nenoriu jums „parduoti“ paslaugos sausu marketingo kalba, o tiesiog papasakosiu, kaip tai vyksta iš vidaus. Ką reikia žinoti, kad verslas nestotų, o kompiuteriai atvyktų vienetoje. Jūsų įmonės perkėlimas į Nyderlandus gali būti sklandus, jei žinote, kame yra pagrindinis raktas.

Kaip organizuojame procesą: nuo A iki Z

Kai klientas susisiekia ir sako, kad reikalingas biuro perkraustymas į Olandiją, pirmiausia visada klausiu ne apie kainą, o apie detales. Kodėl? Nes vieną kartą teko vežti tik tris stalus ir penkias kėdes, o kitą – visą call centrą su 200 darbo vietų. Tai visiškai skirtingi svoriai, reikalaujantys skirtingų sunkvežimių ir, žinoma, skirtingo planavimo.

Mūsų procesas prasideda ne nuo vairuotojo įsijungimo variklio, o nuo detalaus inventoriaus surašymo. Tai būtina ne tik dėl draudimo, bet ir dėl to, kad Olandijoje griežtai tikrinami svoriai. Jei pateksime į kontrolę su perkrautu automobiliu, baudos ten tokios, kad užtektų nupirkti naują biurą. Todėl visada vertiname kiekvieną stalą, seifą ir net serverio spintą. Be to, svarbu atsižvelgti į patekimo prie naujojo objekto sąlygas – ar ten yra keltuvas, ar reikės nešti rankomis per penkis aukštus. Tokios smulkmenos nulemia viso biuro perkraustymo į Olandiją kainą ir trukmę.

Daugelis klauso apie dokumentus. Nors Olandija yra ES šalis ir muitinės kontrolės paprastai nėra, vis dar reikia turėti tvarkingą krovinių manifestą (CMR sąrąšą) ir vertingų daiktų draudimo polisą. Mano praktika rodo, kad geriausia viską supakuoti ir pažymėti dar Lietuvoje, kad iškrovus Amsterdame ar Roterdame, niekas nesužlugtų nuo stalo.

Dažniausiai užduodami klausimai (DUK)

Planavimas ir pasiruošimas

Kiek laiko iš anksto reikia pranešti apie norą persikraustyti?

Nebūtina skambinti pusę metų iš anksto, tačiau savaitės prieš kelionę yra tas minimalus laikas, kai viską galima suorganizuoti kokybiškai. Jei turite labai daug technikos ar reikia specialios įrangos montavimo, geriau tai padaryti bent dviem savaitėms anksčiau, nes geri vairuotojai ir sunkvežimiai turi savo grafikus. Taip pat reikėtų atsižvelgti į tai, kad Olandijoje daugelis biurų įsikuria verslo centruose, kur reikia iš anksto užsakyti keltuvo laiką – be to, ten eilės gali būti ilgesnės nei Lietuvoje.

Ar jūsų komanda pati pakuoja biuro įrangą, ar tai turime daryti patys?

Mes siūlome pilną paslaugą, įskaitant profesionalų pakavimą, nes ypač IT įranga reikalauja specialių dėžių ir pripildymo medžiagomis, kad nešoktų važiuojant. Bet jei norite sutaupyti ir patys supakuoti dokumentus į standartines dėžes, tai visai įmanoma – svarbiausia tik aiškiai pažymėti kiekvieną dėžutę, kad iškraunant viskas nueitų į savo vietą. Esu matęs situacijų, kai klientai bandydami sutaupyti dėlžučių, vėliau gaudavo sulaužytus monitorius, o tai tikrai neapsimoka.

Kas nutinka, jei naujieji biuro patalpos Olandijoje dar nebaigtos remontuoti?

Tai ganėtinai dažna situacija, ypač kai verslas plečiamas greitu tempu, todėl mes galime pasiūlyti laikiną sandėliavimą vienoje iš mūsų bazių Nyderlanduose arba Lietuvoje. Tokiu atveju atvežame krovinius į saugų sandėlį, laikome jis ten, kol jums patogu, o tada atvežame tiesiai į patalpas, kai jos jau paruoštos. Tai sutaupo daug nervų, nes nereikia skubėti su remonto pabaiga arba vežti daiktų į laikiną ir netinkamą vietą, kur gali drėgmė arba dulkių.

Ar galima perkraustyti seifą ar kitą ypatingai sunkią įrangą?

Žinoma, su technika mes nebijome sunkių darbų, turime specialias kelnes ir hidraulinius keltuvus sunkiems daiktams pakelti. Svarbiausia yra iš anksto pranešti apie seifo svorį ir matmenis, nes ne kiekvienas automobilis gali užvežti tonos svorio metalinę spintą pro standartinę durų angą. Kartais teko net išimti langus arba naudotis kranu per balkoną, bet visada kažką išgalvojame, kad klientas neprarastų savo brangiausio turto.

Kaip elgtis su kompiuteriais ir serveriais – ar jie bus saugūs kelyje?

IT įranga yra pati jautriausia, todėl visada naudojame antistatines dėžes ir specialų užpildą, kuris sugeria vibraciją, o vairuotojai yra instruktuojami vairuoti ypatingai atsargiai tokiuose maršrutuose. Be to, jei turite serverius, kuriuos negalima išjungti, galime susitarti dėl ekspresinio pervežimo mažesniu automobiliu, kad jis nebūtų įkraunamas kartu su baldais. Pasitikėjimas čia pagrindas – aš asmeniškai visada patikrinu, ar serveriai uždėti ant „pagalvių“ prieš išvykdami.

Finansai ir techniniai niuansai

Ar kaina priklauso nuo to, kiek tiksliai yra daiktų, ar fiksuojama iš karto?

Mes stengiamės kainą nustatyti kuo tiksliau jau pirminiame etape, remdamiesi jūsų pateiktu inventoriaus sąrašu, tačiau galutinis sumokėjimas gali šiek tiek pasikeisti, jei kelionės metu atsiranda papildomų daiktų, kurių nebuvo planuota. Jei viskas eina pagal planą, kaina lieka tokia pat, kaip ir sutartyje, tačiau reikia žinoti, kad Olandijoje vietinės mokesčiai, pavyzdžiui, už aplinkosaugos zonas (LEZ), gali įtakos galutinę sumą, jei įvežame į uždraustą zoną be leidimo.

Ką daryti, jei kelyje sugenda sunkvežimis?

Tai blogiausias scenačius, bet esame pasiruošę ir jam, nes turiu patirties su techninėmis problemomis Vokietijos autostradose. Jei įvyksta gedimas, mes nedelsdami išsiunčiame pagalbinį automobilį su kita komanda, kad perkraustyti krovinius ir pristatyti jums į paskirties vietą be didelio vėlavimo. Mano komanda žino, kad verslas negali laukti, todėl visada turiame kontaktus su pagalbos tarnybomis visame maršrute, ir dažniausiai sprendžiame problemas per kelias valandas, ne dienas.

Ar reikia rūpintis draudimu, ar jis įeina į kainą?

Standartinis draudimas yra įtrauktas į mūsų paslaugos kainą, bet jis dažniausiai apima tam tikrą sumą, pavyzdžiui, 10 eurų už kilogramą, todėl labai brangią įrangą verta papildomai apdrausti. Aš visada patariu klientams pasidomėti savo verslo draudimo sąlygomis, kartais jis uždengia ir pervežimus, o jei ne – mes galime pasiūlyti „All Risk“ draudimą visam kroviniui. Tai tas atvejis, kai geriau permokėti už ramybę, nei vėliau gailėtis neapsaugoto serverio.

Kaip sužinoti, kiek bus reikalinga dėžių pakavimui?

Pagrindinė taisyklė, kurios mokau savo vairuotojus, yra ta, kad vienam darbo stalui reikia apie 3-4 vidutinio dydžio dėžes, o vienam standartiniam stalčiui – vieną mažesnę dėžutę. Jei klientas negali suskaičiuoti, mes siunčiame vadybininką, kuris akimis įvertina kiekį ir paragina, kiek reikės medžiagų. Kartais nutinka, kad žmogus sako „man tik trys dėžės“, o paskui pasirodo, kad turi pilną lentyną knygų, kurios sveria daugiau nei biuro kėdės.

Ar galima pervežti asmeninius daiktus darbuotojų kartu su įmonės turtu?

Taip, tai dažnai daroma, ypač jei darbuotojai persikelia gyventi kartu su įmone, tačiau labai svarbu, kad asmeniniai daiktai būtų atskirai supakuoti ir pažymėti, kad muitinėje arba kontrolėje nekilstų klausimų dėl deklaravimo. Aš patariu darbuotojams sudaryti paprastą sąrašelį savo daiktų, o tai mums palengvina darbą, nes nebereikia spėlioti, kieno yra tas dviratis ar pasidaryti drabužių pakas, stovintis gale sunkvežimio.

Išvada

Galiausiai, noriu pasakyti, kad sėkmingas biuro perkraustymas į Olandiją nėra tik apie tai, kad pakraunate dėžes į sunkvežimį ir važiuojate į vakarus. Tai apie planavimą, pasitikėjimą ir tai, kad jūsų verslas neturi sustoti dėl logistinių nesklandumų. Per tuos dvidešimt metų išmokau, kad geriausias receptas yra atvirumas ir detalių aptarimas dar prieš pradedant dirbti. Jei jums svarbu ne tik pristatyti baldus, bet ir užtikrinti, kad pirmadienį ryte jūsų komanda galės dirbti kaip įprastoje vietoje, mes žinome, kaip tai padaryti. Olandija laukia, o mes pasirūpinsime, kad kelionė būtų kuo sklandesnė.