Mažiems biurams perkraustyti iš Olandijos – greitai ir be nereikalingų rūpesčių

Esu šioje srityje beveik dvi dešimtmetis ir galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas visada yra didesnis galvos skausmas nei atrodo iš pirmo žvilgsnio. Žmonės dažnai mano, kad tiesiog reikia užsakyti sunkvežimį, susidėti dėžes ir važiuoti, tačiau tarptautiniai pervežimai turi savo niuansų, ypač kai kalbame apie Nyderlandus. Olandijos logistika yra specifika – siauros gatvės, griežti parkingo reikalavimai ir viskas turi būti laiku. Jei jums šiandien mažiems biurams perkraustyti iš Olandijos reikia sprendimo, greičiausiai jau jaučiate stresą dėl to, kad verslas negali sustoti.

Dirbdamas su šimtais klientų, mačiau viską – nuo to, kai vairuotojai užstrigdavo Amsterdamo centre dėl neteisingų leidimų, iki tada, kai IT įranga buvo supakuota taip prastai, kad atvykus į Vilnių teko didžiulį biudžetą skirti naujai technikai. Todėl šiame straipsnyje nerašys sausų instrukcijų, o pasakysiu, kaip visa tai vyksta iš vidaus. Ką tikrai reikia žinoti, kad biuro perkraustymas iš Olandijos nevirštų košmaru, o įmonės darbas nenukentėtų ilgam.

Taigi, panagrinėkime, kas iš tikrųjų laukia jūsų ir jūsų komandos.

Organizavimas ir laiko planavimas: kada pradėti galvoti?

Šioje sekcijoje aptarsime dažniausiai kylančius klausimus apie tai, kaip viską sudėlioti į vieną sistemą, kad nereikėtų panikuoti paskutinę minutę.

Kiek laiko iš tikrųjų užtruks šis procesas?

Nebūkite namiškiai, man atvykti iš Roterdamo ar Eindhoveno iki Lietuvos reikia maždaug para, jei kelyje nėra didelių spūsčių Vokietijoje, tačiau tai tik vairavimo laikas. Jei kalbame apie visą procesą, nuo tada, kai paskambinate man, iki tada, kai paskutinis dėžutė su popieriais atsiduria jūsų naujame kambaryje, tai užtrunka nuo 3 iki 7 dienų, priklausomai nuo to, kiek greitai suruošiate daiktus. Patirtis rodo, kad geriau pradėti planuoti mažiausiai savaitę iki išvykimo, kad nebūtų reikia mokėti už skubą.

Ar galite atvykti rytoj, jei aš jaučiuosi paspaustas?

Taip, mes esame mobiliūs ir dažnai išgyvename situacijas, kai klientas skambina ir sako, kad reikia vežti jau dabar, nes nuoma Olandijoje baigiasi. Tačiau turiu įspėti – ekspresinis režimas kainuoja brangiau, ne tik dėl to, kad tenka keisti vairuotojų grafikus, bet ir todėl, kad gali tekti važiuoti ne tokiu ekonomišku marsrutu. Jei jums skubia, mes išsiversime, bet būkite pasiruošę, kad kaina bus aukštesnė nei įprasta.

Kas nutinka, jei mūsų biure dar dirbame, o reikia išvežti?

Tai klasika. Dažnai mažiems biurams perkraustyti iš Olandijos tenka tuo pat metu, kai komanda dar atsiskaityvo su klientais ar baigė projektus. Mes įpręę dirbti "gyvuose" biuruose – vairuotojai žino, kaip užimti minimalią vietą, kaip neklaidinti korespondencijos ir kaip nepertraukti jūsų darbuotojų. Dažniausiai rekomenduoju išvežti didžiausią dalį inventoriaus po darbo arba savaitgaliu, bet jei nėra išeities, mes susitvarkome ir metęs į akis savo darbą.

Biuro inventorius, technika ir vertingi daiktai

Čia esą paties didžiausio streso šaltinis – brangios kompiuterinės sistemos, serveriai ir dokumentai, kurie negali dingti.

Kaip saugiai vežti serverius ir jautrią IT įrangą?

Apie tai galima kalbėti valandas, nes viena kartą mačiau, kaip klientas padėjo serverį ant paprastos medinės kėdės, ir jame nulūžo kietasis diskas. Jautrią techniką reikia pakuoti į specialias, užminkštas dėžes su oro burbuliukais, o svarbiausia – užfiksuoti ją, kad ji judėtų kelyje. Mūsų sunkvežimiuose yra oro pakabinimas, kas labai sumažina vibraciją, bet jūsų pusėje taip pat reikia sumanumo – užrašykite "Kruopščiai" ant kiekvienos dėžės su technika.

Ar mums reikia patiems rasti dėžes, ar jūs jas atvežate?

Galite rasti patys, bet tada turite tikėtis, kad dėžės bus kokybiškos – nenusileidžiančios dugno ir be drėgmės. Mes siūlome atvežti standartines pervežimo dėžes, kurios yra specialiai sukurtos knygoms ir dokumentams neperverti. Vieną kartą teko vežti advokatų biurą, kurie viską supako į senas prekybos centro dėžes, ir jas tiesiog nebuvo įmanoma pakrauti be to, kad viskas neišsibraižytų, tai geriau pasirūpinkite talpa iš anksto.

Ką daryti su dokumentais, kurie yra konfidencialūs?

Aš visada sakau klientams – vežkite svarbiausius dokumentus su savimi mažame rankiname krepšyje, jei jie telpa. Jei kalbame apie tonas archyvų, tada mes uždarome kėbulo duris su antspaudu ir išduodame prekių priėmimo-vertinimo aktą. Nėra buvo atvejų, kad kas nors pas mus dingtų, bet psichologiškai jums bus ramiau, jei sutarsime dėl ypatingo saugumo režimo tokiems siuntiniams.

Kainodara ir dokumentai: kiek kaino greitis ir ką reikia pasirašyti

Pinigai visada yra svarbu, ypač kai mažiems biurams perkraustyti iš Olandijos tenka taupyti biudžetą, todėl čia viskas turi būti skaidru.

Kokios vidutinės kainos tokiam pervežimui dabar rinkoje?

Negaliu pasakyti tikslios sumos be matmenų, bet mažam biurui (pvz., 3-4 darbo vietos, spausdintuvas, keletas dėžių su popieriais) kaina svyruoja nuo 800 iki 1500 eurų, priklausomai nuo to, ar reikia krovėjų abiejuose galuose. Jei jūsų biuras yra kažkur Amsterdamo centre, kur reikia gauti specialų leidimą stovėjimui, tai gali kainuoti papildomai 100-200 eurų už "miesto erdvės nuomą".

Kokius dokumentus turi parengti klientas prieš mūsų atvykimą?

Būtina turėti inventoriaus sąrašą – tai ne formalumas, o jūsų apsauga. Geriausiai, jei ties kiekvienu daiktu būtų parašyta, kas tai yra ir kiek jų yra, pvz., "Monitorius Dell, 4 vnt." Taip pat reikia paruošti asmens dokumentą, kuris suderintas su vairuotoju, kad galėtume pasirašyti tarptautinę vežimo sutartį (CMR). Be šio popieriaus sienos negalime kirsti legaliai.

Ar mokama už laukimą, jei vairuotojas atvyksta, o mes dar neesame pasiruošę?

Taip, laukimas yra mokamas, ir tai ne mano išgalvojimas, o standartinė logistika. Vairuotojas turi griežtus grafikus – po 4,5 valandos vairavimo jis privalo ilsėtis. Jei jis praleidžia valandą laukdamas, kol jūs surandate raktus nuo sandėlio, tas laikas yra įskaitomas į galutinę sąskaitą. Geriau pasirūpinkite, kad kas nors sutiktų mūsų laiku, tai jums padės sutaupyti nereikalingų išlaidų.

Ar į kainą įeina draudimas, ką daryti, jei kažkas sugenda?

Standartinė draudimo suma yra, bet ji dažnai neviršija 10 eurų už kilogramą, todėl jei vežate labai brangią techniką, privalote tai nurodyti iš anksto. Vieną kartą klientas nenurodė, kad dėžėje yra 5000 eurų vertės fotoaparatas, ir kai dėžė nukrito, draudimas neišmokė visos sumos. Mes darome viską, kad niekas nesugestų, bet esame tik žmonės, o kelyje įvyksta staigmenų.

Ar galima susitarti dėl mokėjimo atidėliojimo?

Esu lankstus, jei su manimi bendraujate atvirai. Dažniausiai imame 30 proc. avansą, kad užfiksuotume jūsų užsakymą grafike, o likusią dalį – gavus siuntą į paskirties vietą. Tačiau jei tai didelė korporacinė sutartis, galime susitarti dėl sąskaitos-faktūros apmokėjimo terminų, bet tai aptariama atskirai, ne tada, kai sunkvežimis jau stovi prie durų.

Išvados

Galiausiai noriu pasakyti, kad mažiems biurams perkraustyti iš Olandijos nereikia būti logistikos ekspertu, jei pasitikiite tokiais, kurie šia srityje gyvena kasdien. Pagrindinis dalykas – nebijoti klausti ir pasakyti tiesą apie savo galimybes. Negeriausia, kas gali nutikti – tai kai klientas sako, kad viskas yra "trys mažos dėžėlės", o atvykus pasirodo, kad tai trys palėpės pilnos baldų.

Planuokite iš anksto, rūpinkitės technika ir nebandykite taupyti ant pakavimo medžiagų – tai pigiausia draudimas prieš nesusipratimus. O jei vis dar abejojate ar tiesiog norite pasitarti, paskambinkite, pasikalbėsim, ką aš daryčiau jūsų vietoje, o tada nuspręsite. Sėkmės perkraustyme ir greito kelio Lietuvon!