Logistikos valdymas nuo užsakymo iki pristatymo iš Olandijos: praktinis vadovas verslui

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir, turiu pripažinti, Olandija (Nyderlandai) visada buvo vienas įdomiausių ir sudėtingiausių regionų mūsų versle. Žmonės dažnai galvoja, kad tai tik paprastas važiavimas iš A į B, ypač kai kalbame apie tokią artimą šalį, tačiau realybė yra daugiau negu įdomi. Čia viskas vyksta greitai, olandai yra itin išrankūs laiko ir kokybės atžvilgiu, o jūrų uostai, tokie kaip Roterdamas ar Amsterdamas, sukuria savo unikalią dinamiką. Šiandien noriu papasakoti, kaip iš tikrųjų atrodo logistikos valdymas nuo užsakymo iki pristatymo iš Olandijos, ir ką jums reikia žinoti, kad jūsų prekės pasiektų adresatą laiku ir nepažeistos. Čia nėra tiksliai apibrėžtų algoritmų, kuriuos moko universitetuose, čia yra gyvenimas, kuriame kasdien kyla naujų iššūkių.

Per šiuos dvidešimt metų esu matęs viską – nuo tada, kai vairuotojai dėl vieno trūkstamo parašo buvo užstrigę sienose kelias dienas, iki tokių situacijų, kai krovinys iš Olandijos atkeliaudavo greičiau negu pašto laiškas į gretimą miestą. Raktas į sėkmę yra ne tas, kad turite gerą sunkvežimį, o tas, kaip sugebate suvaldyti informacijos srautus ir numatyti galimas problemas dar prieš jos įvykstant. Importas iš Nyderlandų yra intensyvus, tenka dirbti su įvairiomis prekėmis – nuo gėlių ir maisto produktų iki aukštos technologijos įrengimų. Kiekviena šių grupių reikalauja skirtingo požiūrio, todėl negalime taikyti vienos formos visiems.

Kaip prasideda procesas ir dokumentų šūksnis

Dažnai klientai mano, kad procesas prasideda tada, kai sunkvežimis atvažiuoja į sandėlį, tačiau tai netiesa. Tikrasis logistikos valdymas nuo užsakymo iki pristatymo iš Olandijos prasideda tuomet, kai tik paskambinate arba parašote el. laišką savo tiekėjui. Būtent tada, kai suformuluojate užsakymą, pradedamas visų vėliau įvyksiančių procesų laikmatas. Jei čia padarysite klaidą, pavyzdžiui, nenurodysite tikslaus svorio arba neteisingai sužymėsite prekių kodus (HS kodus), vėliau tai gali baigtis ilga stabdymo vietoje ties muitinės arba netgi krovinio konfiskavimu.

Olandai yra labai disciplinuoti, jų sandėliai, ypač didelio mažmenininko centrai arba pramoniniai terminalai pietinėse Nyderlandų dalyse, dirba pagal griežtus grafikus. Jei vairuotojas atvyksta penkiolika minučių pavėluotas, gali būti, kad jis nebeįleis į aptarnavimo langą ir teks laukti kitos dienos. Esu matęs, kaip tokios nedidelės delsos griaudavo visą tiekimo grandinę. Todėl, kai kalbame apie dokumentus, svarbu ne tik tai, kad jie būtų, bet ir kad jie būtų pateikti laiku. CMR sąskaita-faktūra, eksporto deklaracija ir pirkimo-sandorio sutartys turi susitikti vienoje vietoje vienu metu.

Kiek laiko trunka logistikos valdymas nuo užsakymo iki pristatymo iš Olandijos į Lietuvą?

Paprastai standartinis krovinys iš Olandijos (pvz., iš Roterdamo ar Eindhoveno regiono) iki Lietuvos nuvažiuoja per 24–48 valandas, jei kalbame apie dalinį krovinį (LTL) arba netgi greičiau, jei tai pilna mašyna (FTL). Tačiau tai yra grybas važiavimo laikas, o ne visas procesas. Įtraukiant užsakymo patvirtinimą, krovinio surinkimą sandėlyje (kuris Olandijoje gali užtrukti iki 2 darbo dienų) ir dokumentų sutarimą, viskas gana dažnai užtrunka nuo 3 iki 5 dienų. Verta atsižvelgti ir į savaitgalius ar švenčių dienas, kai sandėliai nedirba, nors mūsų vairuotojai gali būti kelyje.

Ar reikia mokėti už paslaugas iš karto, ar galima atidėti mokėjimą?

Tai priklauso nuo jūsų sutarties su logistikos partneriu, tačiau dažniausiai dirbame su preliminariomis sąskaitomis, kurias reikia apmokėti prieš išvykstant arba gavus krovinį. Jei dirbate su naujais klientais be istorijos, be užstato ar draudimo, mažai kas pasiryžęs išvežti prekes be pradinio mokėjimo, ypač jei vertė didelė. Esu matęs atvejus, kai įmonės atidėliojo mokėjimus ir jų kroviniai buvo „įkalinti“ tarpininkuose sandėliuose Vokietijoje, kol išsiaiškėdavo situacija, o kasdieniniai kaštai augo.

Kas nutinka, jei vairuotojas užstringa ties Vokietijos siena arba ties Emmerich-Emden?

Tai, deja, nėra retas atvejis, ypač žiemą arba per didžiąsias atostogas. Jei įvyksta eismo įvykis arba techninis gedimas, mūsų dispatcheriai (dispečeriai) sužino apie tai per 15–30 minučių dėl GPS stebėjimo sistemų. Tada iš karto pradedamas logistikos valdymas nuo užsakymo iki pristatymo iš Olandijos krizių valdymo protokolas – mes ieškome vietinio pagalbos paslaugų arba organizuojame perkrovą į kitą transportą. Svarbiausia čia yra komunikacija su klientu, kad jis žinotų – prekės saugios, tik vėluos.

Ar galiu siųsti šaldytą mėsą ar gėles iš Olandijos be specialių leidimų?

Negalima. Olandija yra didžulis šaldytų produktų ir gėlių eksportuotojas, tačiau Lietuvos muitinė ir veterinarinės tarnybos reikalauja griežtų sertifikatų (sanitarinių veterinarinių pasų). Be šių dokumentų krovinys bus sustabdytas sienoje ir sugrąžintas atgal į siuntėjo sandėlį jūsų sąskaita. Patariu visada iš anksto susitarti dėl dokumentų paruošimo, nes šaldytas krovinys nebegali laukti ilgiau kaip kelias valandas, jei vairuotojas sustoja.

Kelionės ir pristatymo niuansai

Kai kalbame apie patį transportavimą, čia susiduria su geografija ir žmogiškuoju faktoriumi. Maršrutai iš Olandijos dažniausiai veda per Vokietiją (A1 arba A3 autostradomis), o tai reiškia, kad tenka susidurti su dideliu intensyvumu ir mokėti Vokietijos kelių mokesčius (Maut), kurie yra vieni brangiausių Europoje. Taip pat reikia atsižvelgti į tai, kad Olandijoje yra labai geras kelių tinklas, tačiau jis dažnai užstrigęs dėl didelio sunkiasvorio transporto kiekio, todėl netrukdomas važiavimas iš sandėlio gali užtrukti ilgiau negu planuota.

Kaip sužinoti, kur mano prekės yra realiu laiku?

Šiuolaikinėje logistikoje be GPS nebeįsivaizduojamas joks logistikos valdymas nuo užsakymo iki pristatymo iš Olandijos. Mūsų klientai gauna nuorodą, kurioje gali stebėti savo krovinį žemėlapyje realiu laiku. Tačiau reikia suprasti, kad GPS rodo mašinos vietą, bet ne visada rodo, kiek vairuotojas darbus dirba sandėlyje. Kartais sistema rodo, kad mašina stovi vietoje valandą, bet tai gali reikšti, kad vairuotojas tik laukia eilės pakrovimui, kas Olandijos didžiuosiuose sandėliuose yra norma.

Olandijos muitinė – ar daug problemų ten būna su Lietuvos kroviniais?

Savaime aišku, kad Nyderlandai yra ES šalis, todėl formalios sienos nėra, tačiau yra išvykimo kontrolės, ypač jei prekės keliauja toliau į trečiąsias šalis arba jei tai yra akcizuojamos prekės (alkoholis, tabakas, degalai). Dažniausia problema būna ne su pačia muitine, o su neteisingai pateiktais EXW arba FCA sąlygų dokumentais, kai atsakingumas už perkrovą nėra aiškiai pasiskirstęs. Jei dokumentai tvarkingi, pravažiavimas trunka kelias minutes.

Kiek kainuoja logistikos valdymas nuo užsakymo iki pristatymo iš Olandijos, jei siunčiu 2 paletes?

Kainos labai svyruoja priklausomai nuo degalų kainos ir rinkos pasiūlos, tačiau šiuo metu už dvi europaletes (120x80cm) galite tikėtis kainos nuo 250 iki 400 eurų, jei tai yra „neįprastas“ krovinius (pvz., sunkiasvoris arba nestandartinio dydžio). Į šią kainą įeina ne tik važiavimas, bet ir įkrovimas/iškrovimas su liftu, jei tai nurodyta. Prieš 20 metų tokios paslaugos kainos buvo dvigubai mažesnės, tačiau ir laisvų vairuotojų buvo daugiau.

Kas daryti, jei siunta atėjo su defektu arba sužalota?

Pirmiausia – nieko nepašalinti ir nenuimti pakuotės. Reikia iš karto užfiksuoti žalą pasirašant CMR protokolą su pažymėtais pastabomis (pvz., „dėžės sutryptos“, „drėgmės žymės“). Be šio protokolo draudimo kompanija atsisakys mokėti kompensaciją. Esu matęs, kaip klientai, norėdami greičiau pradėti gamybą, iškrauna viską, o tada vėliau negali įrodyti, kad žala atsitiko kelionės metu, o ne jų sandėlyje.

Ar vežiate ir iš mažųjų miestų, ar tik iš didžiųjų centrų kaip Roterdamas?

Vežame iš visur. Žinoma, didžioji dalis krovininių kelių eina per didžiuosius logistikos centrus, tačiau dažnai tenka važiuoti į mažus miestelius, pvz., prie Vakarų Fryzijos arba netoli Belgijos sienos, kur yra mažųjų šeiminių fabrikėlių. Ten patekti sudėtingiau dėl siaurų gatvių, todėl tenka planuoti maršrutą su mažesnėmis mašinomis (7.5 t arba 3.5 t sunkvežimiais), kas gali šiek tiek padidinti kainą, tačiau užtikrina, kad prekės bus paimtos tiesiai iš gamintojo.

Kodėl kainos šokuoja tiek daug netgi tą pačią savaitę?

Tai vienas dažniausiai užduodamų klausimų. Logistikos rinka yra kaip vertybinių popierių birža – jei vieną dieną atsiranda staigus užsakymų bumas (pvz., prieš šventes) ir trūksta laisvų mašinų Olandijoje, kaina šokteli net 30–50 proc. Taip pat įtakos turi degalų kainos, kurios gali pasikeisti per naktį, ir užsienio vairuotojų darbo sąlygos. Mes stengiamės kainas fiksuoti, kai tik galime, bet kartais tai neįmanoma dėl išorinių veiksnių.