Logistikos procesas: sklandus daiktų pervežimo valdymas – kas slypi už uždarų durų?

Gyvenu šioje srityje beveik dvi dešimtmetis. Jei būtų galima suskaičiuoti, kiek tūkstančių kilometrų man teko „nuvažiuoti“ kartu su vairuotojais bent telefonu arba žiūrėjant į žemėlapius, skaičius svyruotų milijonais. Per šį laiką mačiau viską – nuo tada, kai vairuotojas prarado krovinią Lenkijoje ir bandė jį rasti su šunimi, iki tokių situacijų, kai brangiausias įrenginys buvo pristatytas į gamyklą penkiomis minutėmis iki termino, nors proga atrodė beviltiška.

Dauguma klientų, atėjusių pas mane, mano, kad logistikos procesas: sklandus daiktų pervežimo valdymas yra paprasčiau nei užsisakyti taksi. „Užpildykite formą, pasakykite, kiek kainuoja, ir atvežkite“. Deja, realybė yra daug sudėtingesnė. Už kiekvieno sklandžiai pristatyto pakuotės slypa tiksli matematika, teisiniai reglamentai, vairuotojo psichologija ir šiek tiek sėkmės. Šiame straipsnyje nenusileisiu nuo aukštumų ir papasakosiu taip, kaip būčiau kalbėdamas su savo ilgamečiu draugu prie kavos puodelio – be vengiančių frazių, o tikrai, kaip viskas vyksta iš vidaus.

Mums, logistikos specialistams, svarbu ne tik nuvežti krovinią iš taško A į tašką B. Mūsų tikslas – užtikrinti, kad visą tą tarptautinių krovinių pervežimų grandinę sujungtų paprastumas. Kai kalbame apie logistikos procesą: sklandų daiktų pervežimo valdymą, mes kalbame apie ankstyvų ryto žvalgas, dokumentų tikrinimą, kuris dažnai vyksta vėlai vakare, ir nuolatinį stresą, kurį sugeba suvaldyti tik patys geriausi. Taigi, panagrinėkime, kas iš tikrųjų vyksta, kai pasirašote sutartį su ekspedicijos kompanija.

Kiek laiko tai užtruks? (Planavimas ir maršrutai)

Kiek laiko užtruks prekės atvykti iš Vokietijos?

Visiada klausiu: „Jums svarbu kaina ar greitis?“. Jei reikia skubiai, vyksime vokišku greitkele, tai yra, tiesiai be sustojimų, tačiau tai kainuos brangiau dėl vairuotojo darbo laiko apribojimų. Standartinis pervežimas, pavyzdžiui, iš Miuncheno į Vilnių, paprastai trunka apie 2–3 dienas, atsižvelgiant į tai, ar reikia iškrauti kitur kelyje. Mes negalime pažadėti valandos, nes kelyje viskas priklauso nuo eismo situacijos, meteorologinių sąlygų ir to, ar sėkmingai įveiksiamos muitinės kontrolės.

Ar galite važiuoti trumpesniu keliu? Žemėlapyje atrodo, kad galima.

Žemėlapis meluoja, o ypač „Google Maps“, kai kalbame apie 24 tonų sunkvežimį. Mums dažnai klientai siūlo važiuoti keliu, kur yra žemas tiltas arba 3,5 tonos apribojimas, kurio nėra matoma programėlėje. Vieną kartą vairuotojas bandė „sukarpyti” kelią per kaimą, kaip klientas patarė, ir galiausiai teko traukti traktoriaus, nes sunkvežimis įstrigo purve. Tada logistikos procesas: sklandus daiktų pervežimo valdymas tiksliuoju žodžiu nebeįvyksta – tampa košmara. Todėl visada pasirenkame maršrutus, kurie pritaikyti sunkiasvoriam transportui, net jei ir atrodo šiek tiek ilgesni.

Kas daroma, jei kelyje pasidaro avarija?

Tai yra mūsų kasdienybės dalis. Jei lūžta sankaba arba padangos sprogo, vairuotojas nedelsia skambina mums, o mes nedelsdamie skambame techninei pagalbai tame šalyje. Pavyzdžiui, jei tai įvyksta Italijoje, turime savo partnerių, kurie gali atvykti per 2 valandas. Krovinių draudimas dažniausiai padengia techninės pagalbos išlaidas, tačiau svarbiausia yra tai, kad klientas apie tai sužino iš mūsų pirmiau nei iš vairuotojo, kuris gali būti susirūpinęs. Mes suvaldome situaciją, randame alternatyvų transportą, jei reikia, arba organizuojame perkrovimą.

Popieriaus darbas ir teisiniai dalykai (Dokumentai ir muitinė)

Kokius dokumentus man reikia? Aš visiškai nežinau nuo ko pradėti.

Nebijokite, mes jums nusiųsime šablonus. Pagrindiniai dalykai yra prekių sandėliavimo sąskaita-faktūra (invoice), pakavimo sąrašas (packing list) ir, jei reikia, EX1 deklaracija eksportui. Svarbiausia – visi duomenys turi sutapti. Jei sąskaitoje parašyta „staklės“, o pakavimo sąraše „metalų apdirbimo įrenginimas“, muitininkas gali sustabdyti visą krovinią patikrinimui. Patirtis rodo, kad dauguma problemų kyla ne iš blogų keturių ratais, o iš blogai užpildytų dokumentų.

Kodėl man reikia EORI numerio?

Be EORI numerio jūsų prekės neišliks iš Europos Sąjungos ir neįeis į Jungtinę Karalystę ar Šveicariją. Tai toks asmens kodas verslui, skirtas muitinės identifikavimui. Vieną kartą teko laukti penkias dienas sienoje su maisto produktais, nes klientas nebuvo sulaukęs to numerio laiku, o produktai buvo gendami. Nuo tada visada primenu: patikrinkite EORI iš anksto, kitaip krovinių gabenimas tiksliuoju terminu taps neįmanomas.

Ar galiu siųsti asmenines daiktas kartu su prekėmis?

Techniškai – galima, tačiau tai yra pilna galva bėdų. Jei vairuotoją sustabdys muitinė ir rastas asmeninis daiktas be deklaracijos (pavyzdžiui, naudotas kompiuteris ar drabužiai), gali būti pradėtas kontrabandos tyrimas. Profesionalus logistikos procesas: sklandus daiktų pervežimo valdymas to nedaro. Mes siūlome atskirti verslo nuo asmeninio, kad nebūtų rizikos užstrigti sienoje su visu sunkvežimiu.

Kainos ir mokėjimai (Pinigai ir biurokratija)

Kodėl kaina šoktelėjo? Vakar buvo kitaip.

Kainos energetikos sektoriuje ir degalų rinkoje keičiasi kasdien. Jei vakar degalai buvo 1,30 euro, o šiandien 1,40, tai keičiasi ir mūsų marža, nes kuro papildymas didžiausias sąnaudas. Be to, yra vadinamasis „fuel surcharge“, kuris kinta kas savaitę. Taip pat įtakos turi dienos – per šventes ar atostogų sezoną kainos šuoliauja aukštyn dėl vairuotojų trūkumo. Mes stengiamės kainą fiksuoti, kai tik pasirašome sutartį, tačiau kai kurios išlaidos gali būti kintančios.

Kas yra „stand-by“ laikas ir kodėl jį mokuju?

„Stand-by“ tai laikas, kurį vairuotojas praleidžia laukdamas, kol jums iškraunia arba pakrauja. Pavyzdžiui, jei atvykstate į sandėlį 9:00 valandą ryto, o vairuotojas pradeda iškrauti tik 15:00 valandą, jis praranda darbo valandas, kurios jam yra mokamos (pagal tachografą). Klientai dažnai pamiršta, kad vairuotojo laikas – tai pinigai. Jei lūžinėjate, turite numatyti, kad galite tekti padengti šią laukimo kainą, nes kitaip vairuotojas tiesiog nebus sutikęs laukti nemokamai.

Ar reikia mokėti iš anksto?

Didžioji dauguma sėkmingų ekspedicijų kompanijų dirba su 30-50% avansu, ypač jei dirbate pirmą kartą. Tai ne pasitikėjimo trūkumas, o apsauga. Matęme atvejų, kai krovinius atvežus, klientas „dingdavo“ arba atidėliodavo mokėjimus mėnesiais, o mums reikėjo mokėti vairuotojams. Avansas leidžia mums užtikrinti, kad vairuotojas gaus savo pinigus iš karto po iškrovimo, o mes galėsime užtikrinti sklandų tolimesnį darbą.

Pristatymas ir rūpesčiai (Pabaigos etapas)

Ar vairuotojas tikrai nežino, kur yra vieta?

Atrodo juokinga, tačiau tai dažniausia problema. GPS nuvežia iki „bėdų“ centro, bet ne iki konkretaus sandėlio angos. Vairuotojas gali būti iš kitos šalies (pvz., Bulgarijos ar Ispanijos) ir niekada nebuvoęs Lietuvoje. Todėl visada pageidaujama, kad atvykstant būtų kontaktinis asmuo, kuris gali nurodyti kelią ar net susitikti šalia greitkelio. Niekada neperkraukite vairuotojo – jei jis rašo „aš pasiekiau vietą“, tai reiškia, kad jis yra arti, bet gali būti praradęs orientyrą miesto chaoso viduryje.

Kas nutinka, jei prekės atvyks sugadintos?

Tada įsigalioja CMR draudimas. Visada, tiksliai visada, patikrinkite būklę prieš pasirašydami CMR kvitą. Jei matote dėžę su įskilimu, užrašykite tai ant kvito: „Dėžės pažeistos“. Jei pasirašote gryną ir vėliau namuose rastumėte sulūžusį stiklą, draudimo kompanija atsisakys mokėti, nes jūs patvirtinote, kad viskas tvarkoje. Mūsų vaidmuo čia – padėti surinkti reikiamus įrodymus (nuotraukas, aktus) ir perduoti juos draudikiui.

Kodėl aš negaliu tiesiog išsinuomati furgono pats?

Galite, tačiau tada tapsite savo pačių logistikos vadovu. Turėsite rasti vairuotoją, užtikrinti, kad jis turi visus leidimus (ADR, kvalifikacinę pažymą), sekti tachografą, mokėti kelių mokesčius visose šalyse ir rūpintis iškrovimu. Mūsų paslauga – tai perkelti šį rūpestį ant mūsų pečių. Už tam tikrą mokestį mes duodame jums ramybę, o jūs galite skirti laikas savo verslui, o ne tiems, kaip vairuotojas praeins sieną su Lenkija.

Išvada

Galiausiai, po visų šių metų, galiu pasakyti vieną: nėra dviejų vienodų pervežimų. Kiekvienas krovinių gabenimas turi savo niuansą, savo istoriją. Tai gali būti būtinybė pervežti itin jautrų medicinos įrenginį arba paprastus plyteles statybai. Vis dėlto, tikslas visada tas pats – klientas turi gauti savo daiktus laiku ir sažiūrėjus.

Efektyvus logistikos procesas: sklandus daiktų pervežimo valdymas nėra stebuklas, tai yra sisteminis darbas, patirtis ir greitas reagavimas į iššūkius.