Logistikos procesas iš Olandijos su nuolatiniu sekimu: vadovas iš vidaus

Sveiki, draugai. Šiandien norėčiau pasikalbėti apie tai, kas kasdien manęj klauso telefonu. Būna taip, kad klientas užsakė prekę iš Nyderlandų – galbūt tai yra mašinos dalys iš Eindhoveno arba įranga iš Roterdamo pramonės zonų – ir jis dabar nervinasi. Jis nežino, kur jo kroviniys, ar vairuotojas nemiegoja, ar nebuvo avarijos. Po dvidešimt metų šioje srityje galiu pasakyti viena: nerimas yra normalus, bet su technologijomis dabar viskas žymiai sklandžiau. Štai čia įsivaizduojame logistikos procesą iš Olandijos su nuolatiniu sekimu kaip būtent tą priemonę, kuri gelbėja nervus ir užtikrina, kad prekės pasiekia Lietuvą laiku.

Dirbant su Olandija, viskas yra labai organizuota – teniešiai mėgsta tvarką, o kelių infrastruktūra yra viena geriausių Europoje. Tačiau kai krovinys išvyksta iš Amsterdamo ar Tilburgo sandėlių, prasideda kelionė pro Vokietijos autostradas, Lenkijos ruožus, kol galiausiai pasiekia Vilnių ar Klaipėdą. Šis kelias pilnas iššūkių, todėl būtina ne tik pasikrauti, bet ir žinoti, kas vyksta tarp pakrovimo ir iškrovimo. Šiame straipsnyje aš jums papasakosiu, kaip tai atrodo iš mano, seno voro, perspektyvos, ir atsakysiu į tuos klausimus, kuriuos dažniausiai užduodate per kavą ar skambučius.

Kaip tai vyksta iš vidaus: Kelionės pradžia

Kai sakome logistikos procesas iš Olandijos su nuolatiniu sekimu, mes turime omenyje ne tik GPS žymeklį žemėlapyje. Tai visa sistema. Prasideda viskas nuo to, kad vairuotojas atvyksta į siuntėjo sandėlį. Olandai yra preciziški – jei预约 yra 8:00 valandą ryte, vairuotojas turi būti ten 7:55, o ne 8:05. Užkrovimas trunka valandą, dvi, kartais ilgiau, jei reikia specialių keltuvų. Tik kai vartai užsidaro ir vairuotojas pasirašo važtaraštį, prasideda mūsų darbas.

Tada įsijungia stebėjimo sistemos. Naudojame ne tik standartinius GPS trackerius, bet ir pažangias transporto valdymo platformas. Jose matome ne tik kur vairuotojas yra, bet ir kaip greitai važiuoja, ar nebuvo staigių stabdymų (kas gali reikšti blogą kelią ar avariją), ar variklis dirba normaliai. Jei vairuotojas sustoja poilsio aikštelėje Vokietijoje, sistema tai fiksuoja. Tai leidžia mums pasakyti klientui: „Jūsų krovinys šiuo metu ties Oberhausen, viskas tvarkoje, vairuotojas ilsisi, kaip ir reikalauja tachografas“. Tai suteikia ramybės.

Kas daro procesą sklandžiu?

Svarbiausia yra komunikacija. Logistikos procesas iš Olandijos su nuolatiniu sekimu neveiktų be žmogiškojo aktyvo. Aš ir mano komanda stebime ekranus, bet taip pat esame nuolatinio ryšio su vairuotojais. Jei matome, kad susidarius spūstis prie Berlyno, iš karto skambiname vairuotojui, įvertiname situaciją ir pranešame klientui apie galimą vėlavimą prieš jį įvykstant. Toks proaktyvumas – skirtumas tarp gero ir blogo ekspeditoriaus.

Be to, Olandijoje dažnai būna sudėtingų krovinių – pvz., šaldomi produktai iš „FloraHolland“ aukcionų arba ilgi vamzdžiai laivų statybai. Tokie kroviniai reikalauja specialių leidimų ir lydimo. Sekimo sistema leidžia mums sekti, ar vairuotojas nešokšnoja iš maršruto, nes kai kurių krovinių negalima vežti trumpesniais keliais dėl aukščio ar svorio apribojimų. Tai yra tas raktas, kuris užtikrina, kad muitinėje nebus nepykčių.

Dažniausiai užduodami klausimai (ir atsakymai be „vandens“)

Pagrindiniai dalykai, kuriuos reikia žinoti

Kiek laiko paprastai trunka tas logistikos procesas iš Olandijos su nuolatiniu sekimu, kol prekės atkeliauja pas mane?

Viskas priklauso nuo to, kur tiksliai Olandijoje kraunama ir kur Lietuvoje reikia atvežti, tačiau standartiškai tai trunka apie 2–3 darbo dienas. Jei krovinys keliuoja iš Roterdamo į Kauną ir vairuotojas važiuoja be didelių pertraukų, tai gali įvykti net per 48 valandas, tačiau reikia prisiminti apie poilsio laikus. Kartais, jei yra didelės spūstys Vokietijoje ar Lenkijoje, gali užtrukti diena ilgiau, todėl sekimas čia padeda planuoti.

Ar galiu matyti, kur yra mano krovinys realiu laiku, ar turiu laukti jūsų pranešimo?

Daugumoje atvejų mes suteikiame prieigą prie kliento portalo, kur galite pamatyti tą patį, ką ir mes – žemėlapį su vairuotojo pozicija. Tačiau dažniausiai klientams tiesiog nusiunčiame nuorodą arba SMS pranešimą, kai krovinys artėja prie iškrovimosi vietos, kad jums nereikėtų žiūrėti į telefoną kas valandą. Žinoma, jei jums svarbi kontrolė, galime nustatyti, kad gautumėte pranešimą kiekvieną kartą, kai vairuotojas pasiekia tam tikrą tašką.

Kodėl man reikalingas toks detalus sekimas, jei ir taip žinau, kad prekės važiuoja?

Gerbiamas, po dvidešimt metų šioje srityje mačiau viską – nuo sudegusių sankabų iki vairuotojų, kurie „pamiršo“ kelią dviem dienoms. Nuolatinis sekimas ne tik leidžia žinoti, kur yra prekės, bet ir užtikrina saugumą, nes mes matome, ar vairuotojas laikosi greičio režimo ir ar nėra techninių trūkumų. Be to, jei jus laukia svarbus klientas ar gamybos sustabdymas, tikslus laikas padeda susiderinti su sandėlininkais, kad jie lauktų.

Ar tas sekimas veikia ir tada, kai vairuotojas važiuoja per tunelį arba žemyn į požeminę perėją?

Techniškai GPS signalas tuneliuose prarandamas, tačiau sistemos yra protingos – jos „pamena“ paskutinę vietą prieš tunelį ir rodomą vietą atnaujina iškart išėjus iš jo. Taigi, žemėlapyje gali matytiti tiesę arba šiek tiek nukrypimą, bet tai nėra klaida – tai tik signalio trūkumas. Mums svarbiau, kad sistema iškart įspėtų, jei signalas dingtų ilgiau nei įprasta, kas galėtų reikšti techninę gedimą.

Biurokratija ir dokumentai

Kokius dokumentus aš gausiu, ir ar jie susieti su tuo sekimo procesu?

Jūs gausite standartinį komplektą: sąskaitą-faktūrą, važtaraštį (CMR), o jei reikia, ir T1 dokumentus muitinės tvarkymui. Sekimas čia padeda tuo atveju, jei reikia įrodyti, kiek laiko krovinys prabuvo tranzite, nors dažniausiai tai svarbu tik tais atvejais, kai yra muitinės auditų. Visus šiuos dokumentus mes paruošiame ir nusiunčiame el. paštu dar prieš krovinį atvykstant, kad galėtumėte pasiruošti.

Ar dažnai pasitaiko, kad muitinėje sustoja ir sekimas parodo, kad krovinys stovi vietoje?

Taip, pasitaiko, ypač jei krovinys eina ne tiesiai iš Olandijos, bet turi sustoti tarpinėse šalyse arba jei tai yra išorės prekybos (ne ES) krovinys, kuris buvo sandėliuotas Olandijoje. Jei matome, kad vairuotojas stovi prie pat sienos kirtimo punkto ilgiau nei valandą, iš karto skambiname sužinoti priežastį. Dažniausiai tai tik rutininis patikrinimas, bet kartais reikia papildomų dokumentų, kuriuos mes greitai užpildome.

Kas nutinka, jei vairuotojas praranda ryšį, o sekimo sistema nebeveikia?

Toks atvejis retas, nes įrenginiai šiuo metu yra labai patikimi, tačiau jei technika sugenda, turime atsarginius planus. Skambiname vairuotojui tiesiogiai į telefoną, o jei jis neatsiliepia – kreipiamės į dispečerius arba policiją pagal paskutinę žinomą vietą. Žinoma, jei vairuotojas tiesiog užmiršto įjungti sistemą arba iškrito akumuliatorius, tai greitai išsiaiškinama be panikos.

Pinigai ir papildomi paslaugos

Ar turiu papildomai mokėti už tą nuolatinį sekimą, ar tai įeina į pervežimo kainą?

Esu nuoširdus – jei kas nors bando jums parduoti „sekimą“ kaip papildomą paslaugą šiais laikais, tai keista. Mūsų atveju logistikos procesas iš Olandijos su nuolatiniu sekimu yra standartinė dalis mūsų paslaugų paketo, jums nereikia už tai mokėti cento. Mes tai darome savo saugumui ir efektyvumui, o ne kaip papildomą pelno šaltinį, todėl kainoje jau yra įskaičiuota visa techninė priežiūra.

Kas yra su tais kainų pakeitimais, jei reikia sustoti ne numatytoje vietoje?

Jei jūsų pageidavimu reikia nuvykti į papildomą adresą, pavyzdžiui, paimti kitą krovinį arba padaryti „palepį“ (partial load), tai gali kilti papildomų išlaidų už laiką ir kelią. Tačiau sekimas leidžia mums tiksliai apskaičiuoti, kiek tas nukrypimas kainuos, todėl nenukrypsime nuo biudžeto be jūsų žinios. Visada sutariame prieš vykdant.

Ar galite garantuoti, kad su sekimu man niekada nebus vėlavimų?

Negaliu meluoti – garantuoti 100 % negali niekas, nes mes nevalome oro sąlygų, eismo įvykių ar policijos reidų. Tačiau galiu garantuoti, kad su sekimu mes sužinosime apie vėlavimą anksčiau, nei jūs nusipersite, ir galėsime veikti. Olandiškas tikslumas mums padeda, bet kelyje įvyksta dalykai, todėl geriausia draugystė yra atvirumas ir tikslus informacijos srautas.

Išvada

Apibendrinant visą šią istoriją, noriu pasakyti viena: šiuolaikinė logistika be technologijų yra kaip važinėjimas arkliu automagistrale. Galima, bet kodėl? Logistikos procesas iš Olandijos su nuolatiniu sekimu suteikia tokį lygį kontrolės, kurio anksčiau galėjome tik svajoti. Mano patirtis rodo, kad klientai, kurie aktyviai naudojasi šia informacija, yra ramesni ir jų verslas veikia sklandžiau, nes jie gali planuoti savo gamybą ar pardavimus.

Jei planuojate importą iš Nyderlandų, nebijokite klausti savo ekspeditoriaus apie tai, kaip bus sekamas jūsų krovinys. Paklauskite, kokia sistema naudojama, kaip greitai gausite pranešimą apie vėlavimą. Geras ekspeditorius visada pasiduos ir viską paaiškins. Olandija yra puikus partneris, o su tinkamu stebėjimu jūsų prekės pasieks Lietuvą taip pat patikimai, kaip ir išvyko iš Olandijos sandėlio.