Logistikos procesas iš Olandijos – efektyvus planavimas: patirties ir praktikos vadovas

Dirbu šioje srityje virš dvidešimt metų, ir jei ką nors išmokau, tai tai, kad Olandija (Nyderlandai) nėra tik gėlių ir vėjo malūnų šalis – tai vienas intensyviausių logistikos mazgų visoje Europoje. Kasdien stengiuosi paaiškinti klientams, kad sėkmingas logistikos procesas iš Olandijos – efektyvus planavimas nebegali remtis tik „pavogti ir vežti“ principu. Šiandien viskas vyksta pagal minutes, o klaida brangiai kainuoja. Olandų tikslumas ir jų infrastruktūra leidžia judėti greitai, bet tik jei žinai, kaip šią sistemą „užkabinti“.

Kai kalbame apie krovinių gabenimą iš šios šalies, tenka susidurti su specifiniais iššūkiais, kurių nerasite vadovėliuose. Čia ne tik apie tai, kaip pakrauti sunkvežimį. Čia kalbama apie tai, kaip išvengti stūmėsių Roterdamo uoste, kaip suprasti, kodėl vairuotojas negali laukti pusvalandį be priežasties, ir kodėl dokumentų klaida gali sustabdyti visą grandinę. Po dvidešimties metų matau, kad dažniausia problema nėra patys pervežimai, o lėšų bei laiko stygius planavimo etape. Todėl šiame straipsnyje nerašysiu sausų teorinių faktų, o pasakysiu, kaip tai atroja iš vidaus – iš to, ką matau kasdien savo darbe.

Kodėl Olandija ypatinga ir ką tai reiškia jums

Olandija yra maža šalis, bet joje vyksta milžiniškas prekybos srautas. Roterdamas – didžiausias uostas Europoje, ir tai reiškia, kad dauguma jūsų siuntų gali būti tik tranzitu. Tačiau logistikos procesas iš Olandijos – efektyvus planavimas prasideda ne uoste, o sandėliuose. Olandai turi itin giliai išvystytą konsolidacijos sistemą. Jei jums reikia pergabenti tik dvi paletes, jos bus nuvežtos į terminalą, suskirstytos, sumontuotos su kitomis siuntomis ir išsiųstos toliau.

Bet čia slypi pavojus. Jei sandėlyje nurodysite neteisingą prekės kodą (HS kodą) arba nepateiksite teisingų matmenų, krovinys gali būti „užstrigęs“ prieš pat išvežimą. Aš matyau situacijų, kai viena trūkstama deklaracija priversdama vairuotoją laukti visą savaitgalį, o tai sukelia didelių nuostolių. Efektyvus planavimas čia reiškia ne tik greitai rasti vairuotoją, bet ir iš anksto pasirūpinti, kad visi dokumentai būtų idealūs. Be to, Olandijoje labai griežtai laikomasi „time slots“ – laiko dėlžių. Jei vairuotojas atvyksta 10 minučių vėlai, gali nebegauti įvažiavimo.

Dar vienas dalykas, kurį visada primenu – kelių dangos ir eismo intensyvumas. Olandijoje visur yra daug mažųjų miestelių, kuriuose vyrauja griežti greičio apribojimai ir daug „mikroautobusų“ (van type). Planuodamas maršrutą, aš visada įsivaizduoju ne tik trumpiausią kelią žemėlapyje, bet ir tą, kuriuo sunkvežimis tikrai pajėgs nuvažiuoti be sustojimų. Vokietijos autostradų ruožai taip pat sukuria savo niuansų, todėl reikia numatyti rezervą.

Kas daro įtaką kainai ir terminams

Dauguma klientų klausia: „Kiek kainuos?“, tačiau retas klausia: „Ką turiu žinoti, kad kaina nekiltų?“. Kainą formuoja ne tik degalai. Olandijoje labai didelę įtaką turi darbo jėgos trūkumas vairuotojams ir labai aukštos sandėliavimo paslaugų kainos. Dar vienas svarbus dalykas – sezoninumas. Pavyzdžiui, per gegužės mėnesį, kai prasideda gėlių ir sodinukų sezonas, vietinės transporto paslaugos užima didžiąją dalį pajėgumų, o tai padidina kainas net tiems, kurie perveža techniką.

Taip pat negalime pamiršti muitinės. Nors Olandija ir Lietuva yra ES erdvėje, dažnai tenka dirbti su prekėmis, kurios atkeliauja iš trečiųjų šalių per Roterdamą. Tada logistikos procesas iš Olandijos – efektyvus planavimas tampa tikru menamu. Reikia tiksliai žinoti, ar krovinys turi būti deklaruojamas Olandijoje, ar galima jį vežti su TIR knygele iki Lietuvos. Čia viena klaida – ir jūsų siunta stovi muitinėje Mažeikiuose arba Kaune, o laisvės dienos prarandamos.

Aš visada stengiuosi įvertinti ir vairuotojo poilsio režimus. Nuo šių metų taisyklės dar griežtesnės. Jei maršrutas iki Vilniaus yra 1200 km, negalima tiesiog „nuspausti gazą“. Reikia planuoti sustojimus taip, kad prekė atvyktų laiku, o vairuotojas nebūtų nubaustas. Tai reiškia, kad kartais verta išsiųsti mašiną diena anksčiau, kad ji būtų pasiruošusi išvežti krovinį išsandėlinti ryte. Toks detalių planavimas sutaupo daugiau nervų nei bandymas ieškoti „stebuklingų“ ekspresinių variantų paskutinę minutę.

Dažniausiai užduodami klausimai (ir atsakymai be raminamųjų frazių)

Kas nutinka, jei vairuotojas pavėluoja į užsakymą?

Čia viskas priklauso nuo to, kodėl jis pavėluoja. Jei kaltė vairuotojo – jis užmigo arba neteisingai įvertino laiką – mes padengiame nuostolius arba stengiamės išspręsti problemą savo sąskaita. Tačiau jei pavėlavimą sukėlė klientas, pavyzdžiui, vėluoja pakrovimo dokumentus arba sandėlys neatidaro vartų laiku, tuokiu atveju laukimo mokesčiai (stand-by) tenka mokėti užsakovui. Be to, Olandijoje sandėliai labai griežti – jei vairuotojas praleido savo „time slot“, gali tekti laukti iki kito dienos, o tai kainuoja brangiai.

Ar galite pergabenti tik vieną paletę iš mažo miestelio?

Žinoma, galime, tai vadinama dalinio krovinio (LTL) pervežimu. Tačiau turiu jus įspėti, kad tai gali būti brangiau nei įprasta, jei miestelis yra toli nuo pagrindinių autostradų. Vairuotojas negali važiuoti į kiekvieną kiemą viena paletės dėlei, todėl dažniausiai krovinys surenkamas dideliame terminale (pavyzdžiui, netoli Venlo arba Tilburgo), o iš ten jau važiuoja didesnis sunkvežimis į Lietuvą. Reikės numatyti papildomą laikui konsolidacijai – paprastai tai trunka 1–2 darbo dienas.

Kiek laiko trunka vežti iš Roterdamo iki Vilniaus?

Teoriškai, jei keliaujate be sustojimų ir be eismo spūsčių, tai apie 18–20 valandų vairavimo. Tačiau realybėje yra kita. Reikia įskaičiuoti vairuotojo poilsį, galimas eismo spūstis Vokietijoje (prieš Hamburgą arba ant Ruhr srities) bei pakrovimo/iškrovimo laiką Olandijoje. Todėl visada sakau klientams planuoti atsiėmimą ne anksčiau kaip po 24–30 valandų nuo to momento, kai mašina išvažiavo iš sandėlio. Geriau turėti prekę dieną anksčiau nei laukti ir nerimauti.

Kodėl kaina pasikeitė per savaitę, nors niekas nepasikeitė?

Kainos formavimas yra gyvas organizmas. Prie savaitgalio degalų kaina gali šokti, o Olandijoje darbo užmokestis vairuotojams arba sandėlininkams gali būti aukštesnis tam tikromis dienomis. Taip pat įtakos turi rinkos pasiūla – jei tą savaitę atvyksta daug bananų laivų į Roterdamą, visi šaldytuvežiai užimti, ir kaina šuoliais kyla aukštyn. Mes stengiamės fiksuoti kainas, kai tik galime, bet kartais situacija rinkoje keičiasi greičiau nei spėjame pasirašyti sutartį.

Ar reikia drausti kroviniį, jei jis važiuoja po ES?

Draudimas nėra privalomas teisiškai vidinėse ES pervežimuose, tačiau aš visada primygtinai rekomenduoju jį turėti. Žinote, kas nutinka ant Vokietijos autostrados? Vienas akimirksnis, viena stabdymo juosta – ir jūsų brangūs medžiai ar elektronika gali būti sunaikinti. Be to, visada egzistuoja vagystės rizika, ypač stovint poilsio aikštelėse. Draudimas kainuoja tik nedidelę dalį nuo krovinio vertės, tačiau gali išgelbėti verslą nuo bankrotą, jei atsitiks nelaimė.

Ar galiu siųsti maistus ar vaistus?

Galite, bet čia yra griežčiausios taisyklės. Maisto produktams reikalingas specialus sandėlis, atitinkantis temperatūros režimus ir higienos standartus, o vairuotojas turi turėti leidimus (pvz., ATP sertifikatą šaldytuvežiams). Vaistų atveju viskas dar sudėtingiau – reikia GDP (Good Distribution Practice) licencijos. Negali tiesiog įmesti dėžės su vaistais į paprastą tentą, nes muitinė arba policija gali konfiskuoti visą siuntą be grąžinimo.

Kas daryti, jei prekė atvyko su defektu?

Pirmiausia – nieko nepasirašinėkite ir neimkite krovinio, jei matote pažeidimus išorėje. Vairuotojas su jumis turi kartu padaryti „protokolą“ (pažeidimo aktą). Jei pažeidimas matomas tik atidarius pakuotę, reikia tai užfiksuoti nuotraukomis ir nedelsiant pranešti mums. Mes tada kreipiamės į draudimo kompaniją. Dažniausiai defektai atsiranda dėl blogo užfiksavimo paletėse – jei dėžės slenka, tai jūsų problema, o ne mūsų, todėl labai svarbu, kaip prekės supakuotos Olandijoje.

Ar galite užtikrinti, kad mašina atvyks rytoj?

Jei šiandien jau yra popietė, o krovinys dar nepakrautas – tai beveik neįmanoma. Olandijos sandėliai dirba griežtai pagal grafiką, ir jei jūsų užsakymas pateko vėlai, „time slot“ gali būti užimtas. Visada stengiamės stumti, bet aš nenoriu meluoti – stebuklų nėra. Jei reikia garantuoto pristatymo rytoj ryte, planavimą reikėtų pradėti bent prieš 2–3 dienas, o dar geriau – savaitę anksčiau, ypač jei kalbame apie didelius krovinius.

Kokius dokumentus reikia pateikti iš karto?

Minimalus rinkinys yra prekių sandėravimo lapas (packing list) ir PVM sąskaita-faktūra (invoice). Be jų vairuotojas neišvažiuos iš sandėlio. Jei prekės yra pavojingos (ADR), reikalingas specialus pavojingųjų krovinių deklaravimo dokumentas. Jei trūksta bent vieno parašo arba numerio, visa operacija sustoja. Olandai labai preciziški dokumentais – neteisingas svoris gali būti priežastis uždrausti išvykti.

Kodėl rekomenduojate ne rinktis pigiausio varianto?

Pigiausias variantas dažniausiai slepia „uždaras“ kainas arba labai ilgus terminus. Gali būti, kad mašina bus sena, ir ji sugers kelioje, arba tai bus brokeris, kuris tiesiog parduoda jūsų užsakymą kitiems. Mano patirtis rodo, kad pastovumas ir patikimumas per 20 metų atsipirko daugiau nei sutaupyti 50 eurų. Geriau sumokėti šiek tiek daugiau, bet žinoti, kad aš galiu paskambinti vairuotojui bet kurią minute ir sužinoti, kur jis yra.

Išvada

Visa ši verslo sritis yra kaip didelis mechaninis laikrodis, kur viena maža spyruoklė gali sustabdyti visą mechanizmą. Po dvidešimties metų šioje srityje galiu drąsiai pasakyti, kad nėra vieno universalios recepto visiems, tačiau yra vienas pagrindinis dalykas – informacija. Kuo ankščiau ir kuo tikslesnės informacijos mes gauname iš jūsų, tuo sklandžiau vyksta logistikos procesas iš Olandijos – efektyvus planavimas tampa realybe, o ne tik gražiu posakiu prezentacijose.

Nebijokite klausti, nebijokite reikalauti aiškumo atsakymuose. Mes čia tam, kad išspręstume jūsų problemas, o ne sukurtum naujų. Jei planuojate importą iš Nyderlandų, susisiekite su mumis ne tada, kai krovinys jau stovi sandėlyje ir laukia vežimo, o tuomet, kai tik pradedate derėtis su tiekėju. Tada mes galime padaryti tikrą stebuklą – išsaugoti jūsų laiką, nervus ir, svarbiausia, pinigus.