Logistikos procesas į Olandiją su mikroautobusų transportu: Vadovas iš vidaus

Esu šioje srityje jau virš dvidešimt metų. Per tą laiką mačiau viską – nuo siuntų, kurios dingo be pėdsakų (ir vėl pasirodė po savaitės), iki tokių, kurios buvo pristatytos greičiau nei užsakovas spėjo padaryti kavą. Kai kalbame apie logistikos procesą į Olandiją su mikroautobusų transportu, daugelis įsivaizduoja paprastą važiavimą iš taško A į tašką B. Bet, tikiu manimi, tai yra daug sudėtingesnė mechanika, kuriai sėkmingai sukti reikalingi ne tik ratai, bet ir geros žinios.

Olandija (Nyderlandai) yra viena pagrindinių logistikos širdų Europoje. Ten viskas veikia kaip laikrodis – greitai, tiksliai ir be kompromisų. Tačiau šis „laikrodis“ gali sustoti, jei nepaisote specifinių krovininių mikroautobusų ypatumų. Naudodami mažesnę transporto priemonę, palyginti su sunkiasvoriais vilkikais, gaunate didelį lankstumą, tačiau atsiranda ir savų niuansų, susijusių su svoriais, vietomis ir, žinoma, pačiais olandų reikalavimais. Šiame straipsnyje pasidalinsiu tuo, ką esu išmokęs per šiuos metus, ir padėsiu suprasti, kaip vyksta tas visas procesas, kad jūsų siunta pasiektų adresą laiku ir saikiai.

Kaip susiformuoja kaina ir planavimas

Prieš pradedant kalbėti apie dokumentus ar vairuotojo nuovargį, viskas prasideda nuo planavimo. Logistikos procesas į Olandiją su mikroautobusų transportu turi būti apskaičiuotas iki gramo. Kodėl? Todėl, kad mikroautobusai, pvz., „Mercedes Sprinter“ ar „Ford Transit“, turi griežtą svorio limitą – 3,5 tonos. Tai atrodo daug, bet kai įkeliate baldus, techniką ar sandėlio prekes, riba pasiekiamama greičiau, nei atrodo. Turime ne tik suvesti prekes, bet ir įvertinti vairuotojo svorį, degalų kiekį ir įrangą. Jei suklydame čia, ant sienos gali atsirasti ne tik įspėjimas, bet ir baudos Vokietijoje ar pačioje Olandijoje, kur svarstyklių tikslumas yra legendinis.

Toliau eina maršruto planavimas. Nors Olandija nėra didelė šalis, patekti ten reikia pro Vokietiją arba per Belgiją. Abiem atvejais turime atsižvelgti į eismo intensyvumą. Vokietijoje autobanai dažnai užkemšami remonto darbais, o Belgijoje kelią gali uždengti staigiai prasidėjęs rūkas ar „smėlio audra“. Patirtis moko, kad reikia turėti bent du planarius. Be to, svarbu numatyti poilsio laiką vairuotojui. Nors mikroautobusai dažnai leidžia važiuoti greičiau nei sunkvežimiai, vairuotojo darbo laiko reglamentas (tachografas) yra griežtas. Negalima tiesiog „spaisti“ pedalo ir važiuoti 12 valandų iš eilės – tai ne tik nelegalu, bet ir pavojinga.

Kiek laiko užtrunka siuntos pristatymas į Olandiją?

Standartiškai, jei siunčiate iš Lietuvos, procesas nuo užsakymo iki pristatymo į duris (pavyzdžiui, į Amsterdamą ar Roterdamą) trunka 2–3 darbo dienas. Tai priklauso nuo to, ar tai yra „dedikuotas“ reisas (kai mikroautobusas važiuoja tik su jūsų kroviniu), ar tai yra susistemintas krovinys (kai prie kelio surenkame siuntas iš keleto klientų). Esu matęs atvejų, kai dėl nepriklausomų priežasčių, tokių kaip techninė gedimas ar didelių uraganų Vokietijoje, reisas užtrukdavo savaitę, bet tai išimtiniai atvejai.

Ar galima siųsti mažas siuntas, ne pilną mikroautobusą?

Žinoma, tai viena pagrindinių priežasčių, kodėl klientai renkasi mikroautobusų transportą. Jums nereikia laukti, kol susikraus pilna 3,5 tonos mašina – mes galime paimti vos kelias dėžutes ar vieną paletę. Tokiu atveju naudojame grupinių siuntų (part load) metodą, kai krovinius sujungiame. Tai leidžia klientams sutaupyti, nes mokate tik už užimtą vietą ar tūrį, o ne už visą mikroautobusą. Tačiau čia reikia kantrybės, nes reikia laukti, kol surinksime kitus krovinius tame pačiame maršrute.

Kiek svorio gali sutalpinti toks mikroautobusas?

Techniškai keliamoji galia svyruoja nuo 800 iki 1200 kilogramų, priklausomai nuo mikroautobuso modelio ir įrangos. Jei jums reikia pervežti sunkų metalo gaminį, kuris sveria 1500 kg, mikroautobusas netinka – reikės sunkiasvorio vilkiko su priekaba. Būna, kad klientai sako: „Tai tik trys statinės su skysčiu“, bet pamiršta, kad viena statinė sveria 300 kg, o trys – jau beveik tona su pakavimu. Todėl visada prašome nurodyti tikslius svorius, kad išvengtume nemalonių staigmenų sienoj.

Ar brangu toks pervežimas palyginti su sunkiasvoriais?

Kainos lygis dažnai būna panašus ar net šiek tiek didesnis už toną, jei siunta yra maža. Tačiau jei kalbame apie greitį ir lankstumą, mikroautobusas laimi. Sunkvežimis gali užtrukti ilgiau dėl krovimo/iškrovimo procedūrų dideliuose terminaluose, o mikroautobusas gali atvažiuoti tiesiai prie jūsų sandėlio ar parduotuvės. Taigi, nors vienkartinė kaina gali atrodyti aukštesnė, galutinė vertė dėl greito pristatymo ir mažesnių papildomų manipuliacijų dažnai būna pranašesnė.

Dokumentacija ir Olandijos specifika

Kai kalbame apie tarptautinius pervežimus, popieriai yra svarbiau nei degalai. Be teisingų dokumentų, jūsų siunta gali užstringti pasienyje arba, kas dar blogiau, Olandijos muitinėje. Nors abi šalys yra ES narės ir Schengeno zonoje, formalumų nėra mažiau. Turime turėti tvarkingą CMR sąskaitą (vežimo taisyklių sąskaita), kurią pasirašo tie siuntėjas, tiek gavėjas. Be to, būtina komercinė sąskaita-faktūra (invoice) – jos olandai labai griežtai reikalauja, nes ji patvirtina prekių vertę ir kilmę.

Vienas dalykas, kurį dažnai pamiršta, yra prekių kodai (HS kodai). Jei gavėjas Olandijoje reikalauja specifinių kodų muitinės deklaravimui (vidinės ES prekybos procedūros), juos reikia nurodyti iš anksto. Aš dažnai matau, kaip vairuotojai sustoja sienoje arba paskirstymo centruose ir pradeda skambinti klientams, klaupydami: „Koks kodas šioms detalėms?“. Tai laiko gaišimas. Geriau viską suderinti iš anksto. Taip pat reikia nepamiršti, kad jei prekės yra pavojingos (ADR), reikia specialių leidimų ir ženklinimo.

Kokius dokumentus reikia parengti siuntimui?

Pagrindinis dalykas yra CMR konvencinis lapas, kuris veikia kaip sutartis tarp mūsų ir jūsų, taip pat draudžia siuntą. Be to, būtina pateikti prekių sąrašą (packing list) ir PVM sąskaitą faktūrą. Jei siunčiate brangius daiktus, pvz., elektroniką ar brangius metalus, gali prireikti draudimo poliso. Olandai yra labai organizuoti, todėl jei dokumente nėra vieno parašo ar datos, jie gali atsisakyti priimti siuntą be jokių išlygų.

Ar reikia eiti per muitinę, važiuojant į Olandiją?

Paprastai ne, jei tai yra įprasta prekyba tarp ES šalių. Tačiau jei prekės yra iš trečiosios šalies (pvz., atvežtos iš Jungtinės Karalystės po „Brexit“ ar iš Kinijos ir tik tranzitu per Lietuvą keliauja į Olandiją), tuomet reikalingi T1 dokumentai arba eksporto deklaracijos. Be to, jei krovinys yra akcizuojamos prekės (alkoholis, tabakas, degalai), čia visiškai kita istorija – reikia specialių EMCS procedūrų. Geriau apie tai pasakyti iš karto, o ne paslėpti.

Kas daro, jei gavėjo nėra vietoje pristatymo metu?

Tai klasikinis scenarijus, su kuriuo susiduriame bent kartą per savaitę. Vairuotojas atvyksta į adresą, o durys užrakintos, arba atsakingo asmens nėra. Tokiu atveju mes bandome susisiekti su jumis arba gavėju telefonu. Jei neišeina susisiekti arba laukimas trukper ilgai (paprastai virš 1 valandos), pradedami skaičiuoti stovėjimo mokestį. Olandijoje vietos stovėjimui yra labai brangios, ypač miestuose, todėl vairuotojas negali tiesiog „palaukti valandą“ be pasekmių. Visada patariu suderinti pristatymo laiką bent dieną iki išvykimo.

Ar gali būti problemų su prieiga prie iškrovimosi vietos?

Olandijoje daug miestų yra statyta kanalų ir siaurų gatvių, ypač senosiuose kvartaluose. Didelis krovininis mikroautobusas gali tiesiog nepravažiuoti pro tam tikrus tiltus arba įsivažiuoti į sandėlio kiemą, jei ten yra žemi medžiai arba aštrūs posūkiai. Prieš išvykdami visada prašome nurodyti ne tik adresą, bet ir galimybes patekti – ar yra aukštos pakavimo aikštelės (rampos), ar reikia „kelnių kėdės“ (hidraulinės rankenos). Jei informacijos nėra, rizikuojame, kad vairuotojas atvyks ir negalės iškrauti, o tai kainos brangiai.

Praktiniai patarimai ir išvados

Per šiuos dvidešimt metų esu suformavęs paprastą taisyklę: geriausia logistika – tai ta, kurią neįmanoma pastebėti. Klientas turi gauti savo prekę laiku, o tarpininko (mūsų) darbas turi likti „už scenos“. Tačiau, kad tai pasiektume, reikalingas bendradarbiavimas. Logistikos procesas į Olandiją su mikroautobusų transportu sėkmingai veikia tik tada, kai klientai aiškiai ir iš karto pateikia visą informaciją – svorius, matmenis, adresų niuansus ir kontaktus.

Vienas svarbiausių dalykų, kurį noriu paminėti, yra komunikacija. Nebijokite klausti. Jei nežinote, ar jūsų krovinys telpa į mikroautobusą, klauskite. Jei abejojate dėl dokumentų, kreipkitės. Geriau padaryti papildomą skambutį iš anksto, nei spręsti problemas, kai vairuotojas stovi prie Roterdamo uosto vartų. Taip pat verta paminėti, kad Olandija yra šalis, kurioje technologijos yra įdiegtos visur – dažnai pristatymai tvarkomi per skenerius ir elektronines sistemas, todėl reikia, kad jūsų duomenys būtų be klaidų.

Ar verta rinktis mikroautobusą, jei skubu?

Absoliučiai taip. Tai greičiausias būdas gauti siuntą iš Lietuvos ar Baltijos šalių. Sunkvežimiai dažnai turi sustoti tarpiniuose terminaluose (pvz., Lenkijoje ar Vokietijoje) perkraunant krovinius, o mikroautobusas dažniausiai važiuoja tiesiai. Jei jums reikia detalių gamybai šiandien, kad rytoj ne sustotų konvejeris, mikroautobusas yra vienintelis logiškas pasirinkimas. Esu atvežęs kritiškas dalis į Eindhoveną per 18 valandų nuo užsakymo momento – sunkvežimiui tai būtų neįmanoma.

Kaip elgtis, jei prekės atvyko pažeistos?

Tai baisiausia situacija, bet ji įvyksta. Jei vairuotojas iškrauna ir pastebi, kad dėžė sutrūkinėjusi ar įbrėžtas, jis privalo tai užfiksuoti CMR dokumente prieš pasirašant. Jei jums atrodo, kad viskas gerai, o vėliau atidarius randama žala, be pastabos CMR, gauti kompensaciją bus labai sunku.