Logistikos procesas į Olandiją: patogus užsakymo procesas ir kas už jo slepiasi

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir, turiu pripažinti, daugelis klientų iš pradžių baiminasi viso to suktuko. Žodis „logistika“ dažnai asocijuojasi su kažkuo sudėtingu, brangiu ir lėtu, tačiau iš tiesų, kai viskas susideda į vieną visumą, tai yra paprasta mechanika. Ypač kalbant apie maršrutus, kuriuos įveikiame kasdien – tokius kaip kelias į Nyderlandus. Ši šalis yra vienas pagrindinių logistikos mazdų visoje Europoje, o pervežimai ten ir atgal yra mūsų duonos kasdienybė.

Daugelis klauso: „Ar tikrai logistikos procesas į Olandiją patogus užsakymo procesas gali būti?“ Atsakau taip, jeigu žinai, ką reikia padaryti iš anksto. Per šiuos dvidešimt metų mačiau viską – nuo tų, kurie siunčia vieną dėžutę su atmintimis, iki didžiulių metalo konstrukcijų, kurios užima beveik visą sunkvežimį. Nepaisant to, principas išlieka tas pats. Štai jums parašiau šią gidą, kad suprastumėte, kaip tai vyksta iš vidaus, be jokių paslėptių mokesčių ir nereikalingo „biurokratinio“ kalbėjimo. Čia giliai įsigilinsime į tai, kaip užtikrinti, kad jūsų krovinys pasiektų Roterdamą, Amsterdamą ar Eindhoveną laiku ir sažiūrėtas.

Kaip viskas prasideda: laikas ir planavimas

Kiek laiko užtrunka, kol atvykstate pas mane pasiimti prekių?

Tai vienas dažniausiai užduodamų klausimų ir atsakymas į jį nėra vienas du skaičiai. Paprastai, jei užsakymą pateikiate ryte, vairuotojas gali būti pas jūsų sandėlį jau tą pačią dieną arba kitą rytą, priklausomai nuo to, kur Lietuvoje esate – Vilniuje, Klaipėdoje ar kažkur už miesto ribų. Tačiau reikia atsižvelgti ir į tai, kokia yra dabartinė situacija keliuose, ypač lenkiamai per Lenkiją ir Vokietiją, kur dažnai būna spūstys. Mes stengiamės optimizuoti maršrutus taip, kad logistikos procesas į Olandiją patogus užsakymo procesas nevilgtų, bet kartais ir orai ar didelių prekybos centrų šventės gali šiek tiek pavėlinti planus.

Ar įmanoma pervežti tik keletą dėžučių, ar turiu būti visa fura?

Žinoma, kad įmanoma, tai vadinama dalinio krovinio (siuntų) suskirstymu arba „groupage“ transportu. Nereikia laukti, kol užpildysite visą sunkvežimį – mes renkame krovinius iš keleto skirtingų klientų viename furgone ir važiuojame ratu. Tai yra puikus būdas sutaupyti pinigų mažesnėms įmonėms, nors šiek tiek užtrunka ilgiau, nes reikia apvažiuoti pas kitus siuntėjus ir paskui iškraunant pirkėjus Olandijoje. Bet jei jums skubu, visada galime pasiūlyti ir pilnos furos variantą, kuris važiuoja tiesiai iš jūsų durų į gavėjo sandėlį.

Kiek vidutiniškai trunka kelionės trukmė iki Olandijos?

Jei kalbame apie standartinį sunkvežimį, tai nuo Vilniaus iki, tarkime, Roterdamo, važiuojant be didelių stabdžių, užtrunka maždaug 18–20 valandų vairuotojo darbo laiko. Tai reiškia, kad jei vairuotojas išvažiuoja pirmadienio ryte, prekę Olandijoje galime tikėtis antradienio vakare arba trečiadienio ryte. Visada rekomenduoju planuoti atsargas ar prekybą su šiuo laiko skirtumu galvoje, kad jūsų klientas nebūtų nuliūdęs, kai prekė neatvyks per 24 valandas, kaip tai būna siuntant kurjeriais Lietuvoje.

Kainos, dokumentai ir pinigai

Kas labiausiai įtakoja galutinę kainą – svoris ar tūris?

Čia nėra vieno teisingo atsakymo, nes logistikoje viskas suskaičiuojama pagal tai, kas iš to yra didesnis. Jei turite sunkias metalo detales, mokėsite už toną, o jei siunčiate lengvas, bet milžiniškas putų polistirolo dėžes, mokėsite už tūrį (kubinius metrus). Dar vienas svarbus dalykas – kuro kaina, kuri, kaip žinote, šuoliuoja kaip nori. Be to, į kainą įeina ir kelių mokesčiai Vokietijoje bei Belgijoje, kurie nėra maži. Taigi, kai klaustate kainos, stengiuosi sužinoti ne tik „ką“ vežame, bet ir „kaip“ tai užima vietos trailer'yje.

Kokius dokumentai aš turiu pateikti, kad nebuvo bėdų muitinėje?

Nereikia jokių magistros disertacijų, pagrindas yra prekių sandėlio kvitas (packing list) ir PVM sąskaita-faktūra. Svarbiausia, kad dokumentuose būtų tiksliai nurodytos prekės, jų svoris ir brūkšniniai kodai (jei yra). Esant ES vidinės prekybos atvejui (Lietuva – Olandija), dažniausiai užtenka paprasto susirašinėjimo, tačiau jei prekės yra iš trečiosios šalies (pvz., iš Kinijos atvežtos į Lietuvą ir reikia vežti toliau), reikės T1 dokumento arba eksporto deklaracijos. Geriau viską pasitikslinti iš karto, kad vairuotojui nereikėtų stovėti prie pat sienos su raštinėmis.

Ar galiu apmokėti pervežimą gavėjui Olandijoje?

Taip, tai yra labai dažna praktika, vadinama „frachtą moka gavėjas“. Tokiu atveju mes nustatome sąskaitą jūsų olandiškam partneriui, o jis mums apmoka pasirašydamas vairuotojo dokumentus (CMR) pristatymo metu. Viskas vyksta oficialiai, be jokio grynųjų pinigų kišenėje, kas yra saugu ir abiems šalims patogu. Viską, ką reikia padaryti – tai tik nurodyti mums atsakingojo asmens kontaktus ir apmokėjimo sąlygas, o mes jau susitarsime su jūsų klientu dėl pavedimo išdavimo.

Kodėl kaina pasikeitė, kai jau susitarėme?

Žinau, žinau, tai erzina, bet kartais tai ne nuo mūsų priklauso. Jei susitarėme dėl kainos prieš mėnesį, o tarp to laiko pakilo kuras 20 proc. arba staiga užsidarė vienas iš svarbių tiltų Vokietijoje ir tekti važiuoti apie 100 km aplinkkelio, kažkas turi tai padengti. Mes stengiamės laikyti žodžio, bet jei įvyksta stichinė nelaimė ar staigus rinkos pokytis, privalu tai aptarti. Paprastai bandome išlaikyti kainą fiksuota, jei klientas su mumis dirba reguliariai.

Kelio ypatumai: Nyderlandai nėra tik tulpių šalis

Ar gali pristatyti prekę tiesiai į privačų namą mažame miestelyje?

Galime, bet turiu įspėti – Olandijos miesteliai, ypač tie senieji, yra labai ankšti. Didelės 40 tonų furgonais su priekaba gali tiesiog neprasimušti pro siaurus tiltus arba užkliūti už žemųjų medinių arkų. Jei adresas yra toks, reikės naudoti mažesnį 7,5 tonų sunkvežimį arba net „pikapą“ su atidaru kėbulu, kuris gali paimti mažiau krovinio, bet užliks į bet kurį kiemą. Visada prašau nusiųsti nuotrauką arba aprašymą prieigos kelio, kad nesusidurtume su nemalonia situacija, kai vairuotojas stovi miesto centre ir negali nieko padaryti.

Kaip su PVM, jei aš esu PVM mokėtojas, o pirkėjas ne?

Tai klasikinis atvejis. Jei jūsų olandiškas partneris nėra PVM mokėtojas (pvz., mažas ūkininkas ar fizinis asmuo), jums teks taikyti atvirkštinį apmokejimą arba mokėti Olandijos PVM tarifą, kuris šiuo metu yra 21 proc. (išskyrus maisto prekes, kurios gali būti 9 proc.). Reikia labai tiksliai užpildyti sąskaitą-faktūrą, kad vėliau nebūtų problemų su Valstybine mokesčių inspekcija. Aš visada patariu pasitikrinti pirkėjo PVM kodą VIES sistemoje prieš išvykdami, kad nereikėtų taisyti dokumentų vėliau, kai prekė jau važiuoja.

Kas nutinka, jei vairuotojas sugenda kelyje ir pavėluoja?

Būna ir taip, technika yra technika – sugenda varikliai, praplyš padangos arba įvyksta eismo įvykis. Per tuos 20 metų mačiau viską. Tokiu atveju mes nedelsdami pranešame jums ir gavėjui, organizuojame pagalbą vietoje, o jei reikia – ir pervežimą į kitą furgoną. Tai gali šiek tiek pavėlinti, bet mes darome viską, kad krovinys pasiektų kiekvieną adresą net ir tokiose ekstremaliose situacijose. Draudimas čia yra pagrindinis jūsų raminamasisis vaistas.

Ar vairuotojas gali padėti pakrauti ar iškrauti prekes?

Formaliai, pagal taisykles, vairuotojo darbas yra vairuoti, o ne kelti svorius. Tačiau realybėje dauguma mūsų vairuotojų yra geri vyrai ir, jei tai yra keletas dėžių arba padėti su „kranu“ (rankiniu hidrauliniu keltuvu), jie padeda be problemų. Bet jei reikia iškrauti 20 tonų atliekų arba dėlioti prekes lentynose, tai jau ne mūsų kompetencija ir reikia užsakyti vietinius krovikus. Geriau apie tai pasikalbėti iš anksto, kad vairuotojas nenuviltų ir nesiųstų keisto žvilgsnio, kai jūs prašysite nukelti 50 kg dėžę į antrą aukštą be liftų.

Krovinių saugumas ir draudimas

Ar mano prekės yra apdraustos visą kelionės laiką?

Taip, mes turime standartinį transporto draudimą (CMR draudimas), kuris galioja nuo to momento, kai pasirašome dokumentus pas jūsus, iki momento, kai pasirašo jūsų klientas Olandijoje. Tačiau verta prisiminti, kad šis draudimas turi savo limitus (paprastai apie 8,33 SDR už kilogramą), todėl jei vežate labai brangias elektronines ar juvelyrines prekes, reikia apgalvoti papildomą draudimą. Niekada nenoriu, kad klientas liktų nusivylęs, jei įvyksta nelaimė, todėl visada raginu įvertinti prekių vertę realiai.

Kaip elgtis, jei atvykęs radome sugadintas dėžes?

Pirmiausia – nieko nepasirašinėkite ir neleiskite vairuotojui išvažiuoti! Reikia nedelsiant padaryti nuotraukas, užfiksuoti žalą CMR dokumente ir pranešti mums. Mes tuomet pradedame draudimo išmokos procesą. Būna atvejų, kad dėžės susidėvėja dėl blogo fiksavimo – čia kaltė gali būti ir mūsų, ir jūsų, jei nepakankamai gerai supakavote. Svarbiausia yra tai, kad logistikos procesas į Olandiją patogus užsakymo procesas baigiasi ne tik pristatymu, bet ir tuo, kad visos problemos, jei jų išvis buvo, yra išspręstos draugiškai ir teisingai.