Logistikos procesas į Olandiją: efektyvus ir sklandus

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų, ir galiu pasakyti viena – Olandija (arba Nyderlandai, kaip kurie sako) visada buvo ir išliks vienas intensyviausių logistikos mazgų visoje Europoje. Kai prieš dvidešimt metų važinėdavau pirmosiomis savo „Scania“ mašinomis aplink Roterdamą, tiltų ir kelių buvo mažiau, o prekių srautas – ne toks chaotiškas kaip dabar. Šiandien tai visai kita istoria – čia visa pasisuka apie prekybos laisvę, jūros uostus ir neįsivaizduojamą greitį, tačiau norint, kad viskas veiktų kaip laikrodis, reikia gerai suprasti specifiką. Mūsų tikslas yra paprastas – užtikrinti, kad logistikos procesas į Olandiją: efektyvus ir sklandus taptų ne tik reklamūsis šūkis, bet ir jūsų kasdieninė realybė be nereikalingų nervų.

Daugelis klientų man klausia: „O kodėl tiek daug dėmesio skiriama būtent šiai šaliai?“ Atsakymas paprastas – tai vartos į visą Europą. Bet čia nėra taip paprasta, kaip atrodo žiūrint į žemėlapį. Olandai yra labai disciplinuoti, jie myli tvarką, o jų muitinės ir inspekcijos yra vienos iš griežčiausių, nors ir efektyviausių. Jei dokumentuose bus klaida arba krovinys bus blogai užfiksuotas, mašina gali stovėti pasienyje arba terminale valandas, o kartais ir dienas. Aš esu matęs viską – nuo tų, kurie sėkmingai išvežia tonas prekių per savaitę, iki tų, kurie dėl vienos blogai užpildytos eilutės prarado didžiulius sutartinius nuobaudas. Norint išvengti tų klaidų, reikia žinoti ne tik kelią, bet ir tai, kaip funkcionuoja pati sistema. Štai kodėl reikia žinoti, kaip suorganizuoti logistikos procesą į Olandiją, kad jis būtų efektyvus ir sklandus, nepaisant to, ar vežiate smulkius siuntinius, ar pilną atsarginių dalių konteinerį.

Šiandien norėčiau pasidalinti savo patirtimi, ne naudodamas sausus vadovėlius, o kalbėdamas kaip žmogus, kuris yra nuvilęs tūkstančius kilometrų ir išsprendęs šimtus problemų tiesiog aikštelėse. Sužinoskite, kas vyksta už uždarų vartų ir ką reikia žinoti, kad jūsų prekės pasiektų paskirties vietą laiku.

Biurokratija ir dokumentai (be šito neivaikštu)

Čia viskas prasideda ir baigiasi. Galvojate, kad svarbiausia yra padėti dėžę į sunkvežimį? Ne. Svarbiausia – tai, kas parašyta popieriuje (arba elektroniniame sisteme).

Ką daryti, jei sąskaitoje faktūroje padariau klaidą pavadinime?

Tai viena dažniausių problemų, kurią matau. Jei pastebėjote klaidą prieš pat išvykimą, nedelskite ją pataisyti, nes olandų muitininkai turi „erzino“ akis – jie iškart pastebė net mažiausią nesutapimą. Jei klaida pastebima jau kelyje, reikia skubiai kreiptis į savo freitą (tarpininką), kad jis parengtų koreguotą dokumentą ir nusiųstų jį vairuotojui arba terminalui, kitaip krovinys gali būti užfiksuotas kaip „tamsus“ ir nepateisintas. Geriau praleisti dešimt minučių pataisant popierių, nei stovėti tris dienas Roterdame, laikant mašiną aikštelėje.

Ar tiesioginis CMR kontraktas užtenka, ar reikia kažko daugiau?

CMR yra pagrindas, tačiau jis nėra viskas. CMR tiesiog patvirtina, kad priėmėte krovinį ir prisiimate atsakomybę, bet jis nepakeis prekių kilmės dokumentų arba specialių leidimų, jei vežate, tarkime, alkoholį arba chemines medžiagas. Be CMR, vis tiek reikės komercinės sąskaitos (invoice), pakavimo sąrašo (packing list) ir, jei reikia, EX1 arba T dokumentų formų, nes be jų logistikos procesas į Olandiją bus sustabdytas dar prieš patienkimo vietą.

Kodėl olandai taip reikalauja, kad HS kodas būtų nurodytas taip tiksliai?

HS kodas (prekių kodas) tai ne tiesiog skaičiai – tai mokesčių raktas. Jeigu nurodysite neteisingą kodą, gali būti taikomi ne tik didesni muito mokesčiai, bet ir baudos už neteisingą deklaravimą, o tai gali smarkiai pakenkti jūsų maržai. Esu matęs atvejų, kai vienas blogas skaitmuo kainuodavo klientui tūkstančius eurų, tad geriau pasikonsultuoti su muitininku iš anksto.

Ar galima važiuoti be eksporto deklaracijos, jei įmonė maža?

Negalima. Net jei įmonė maža ir veža tik keletą padangų, oficialus išvežimas iš Lietuvos (ar kitos ES šalies) į kitą ES šalį techniškai yra vidur ES prekyba, tačiau kontrolės tikslais vis tiek reikalingas tinkamas dokumentuojamas judėjimas, o jei vykstate tranzitu arba į trečiąją šalį per Olandiją, be EX1 jums neleis net įplaukti į terminalą.

Kelias, laikas ir realijos (kiek čia tiesiog stovi eismo įgulos)

Keliaujant į vakarus, keliai dažniausiai geri, tačiau intensyvumas didžiulis.

Kiek iš tikrųjų užtrunka nuvažiuoti iki Roterdamo?

Teoriškai su GPS gali parodyti 18-20 valandų, tačiau praktiškai viskas priklauso nuo to, kada išvažiuojate ir kokia eismo situacija Vokietijoje, ypač aplink Ruhro sritį. Jei išvažiuosite sekmadienio vakare, galite atvykti antradienio ryte, jei nebus didelių sankryžų, tačiau jei patenka į spūstis prie Hanoverio arba Eseno, pridėkite dar 4-6 valandas prie planuoto laiko.

Ar tikrai reikia taip griežtai laikytis vairuotojo poilsio laikų Olandijoje?

Olandai ant tai žiūri labai griežtai ir jų policija dažnai tikrina mašinas tiesiog ant greitkelių. Jei vairuotojas bus pagautas „dirbantis“ be tachografo kortelės arba viršijęs poilsio laiką, ne tik kad gausią baudą, bet ir mašina gali būti uždaryta iki kol atvyks pakeitimo vairuotojas. Nėra nieko blogiau, nei klijentui paaiškinti, kad jo prekės stovi kažkur prie kelio, nes vairuotojui reikėjo miegoti.

Ar yra kur palikti sunkvežimį, jei pabaiga vėluoja?

Didžiuosiuose miestuose, tokiuose kaip Amsterdamas ar Utrechtas, parkavimas sunkvežimiams be specialių leidimų griežtai draudžiamas ir baudos yra astronominės. Dažniausiai reikia susitarti dėl „parking“ vietos terminaluose arba specialiuose stovėjimo aikštelėse, kurios dažnai yra užpildytos, todėl vietą reikia rezervuoti iš anksto, kitaip vairuotojas gali važinėti ratą valandas.

Ką daryti, jei Olandijoje užstringa traukinys prieškelia?

Tai klasika. Jei krovinį vežate kombinuotu būdu (kelių ir geležinkelio), geležinkelio vėlavimas gali sudarkyti visus jūsų planus, nes terminuose tvarka yra labai griežta. Tokiu atveju reikia iš karto pranešti gavėjui, kad galėtų persitvarkyti su jų sandėlio darbuotojais, kitaip gausite „late delivery“ (vėluojantis pristatymas) nuobaudas.

Klientų ir gavėjų ypatumai (kaip išvengti konfliktų)

Dirbant su olandais, svarbiausia yra komunikacija ir tikslumas.

Kodėl jie taip nemandagiai, kai prašau palaukti 15 minučių?

Jie ne nemandagūs, jie tiesiog labai efektyvūs ir laiko vertė jų aukšta. Olandų sandėlininkams ir vadybininkams laikas yra pinigai, ir jei atvykstate be išankstinio pranešimo arba vėluojate be pagrindo, jie gali tiesiog atsisakyti priimti krovinį tą dieną. Visada skambinkite iš anksto (prieš 24 valandas arba bent kelias valandas) ir praneškite tikslią atvykimo laiką.

Ar tikrai reikia tiek daug dėmesio skirti pakavimui?

Tikrai. Olandai tikrina kiekvieną pakuotę, jei įtaria, kad ji galėjo būti pažeista pervežimo metu, ir gali atmesti visą partiją be kompensacijos. Gerai užfiksuokite krovinio būklą įkraunimo metu, padarykite nuotraukas – tai jūsų draugas ginče.

Kas nutinka, jei gavėjas sako, kad prekių neužsako, nors mes turime užsakymą?

Tai rodo klaidą komunikacijoje tarp pirkėjo ir pardavėjo, bet tokios situacijos kartais įvyksta. Tokiu atveju nelikti nieko kito, kaip ieškoti galimybės grąžinti prekes atgal (kas brangu) arba rasti kitą sandėlį Olandijoje, kuris galėtų juos laikinai priimti (tai vadinama „warehousing“ paslauga).

Ar galima sutarti apie mokėjimą „priešrūšiu“?

Olandijoje dauguma kompanijų dirba pagal griežtas sąskaitų apmokėjimo sąlygas (pvz., 30 dienų), o grynaisiais pinigais arba priešrūšiu retai kas sutinka. Nereikėtų tikėtis, kad vairuotojas gaus pinigus vietoje, nebent tai yra smulkus prekių pirkimas iš sandėlio (cash & carry), tačiau didžiojoje logistikoje viskas vyksta per bankinius pavedimus.

Išvada

Galiausiai, po visų šių metų vairavimo ir organizavimo, galiu pasakyti, kad sėkmės paslaptis yra ne brangiuose sunkvežimiuose ar pažangiose sistemose, o dėmesye smulkmenoms ir žmogiškajam ryšiui. Užtikrintas logistikos procesas į Olandiją nėra kažkas magiško, tai tiesiog kruopštus parengimas ir realus žinojimas, kas laukia kelyje. Mes stengiamės, kad kiekvienas jūsų siuntimas būtų efektyvus ir sklandus, tačiau ir patys klientai turėtų suprasti, kad jų tikslumas užpildant dokumentus yra pirmasis žingsnis link sėkmės.

Nebijokite klausti savo logistikos partnero drąsiais klausimais, jei kažkas neaišku – geriau klausti dabar, nei išspręsti problemas vėliau telefonu būnant pasienio punkte. Olandija yra puiki vieta verslui, jei visa eina pagal planus, tad pasirūpinkite savo kroviniais taip pat atsakingai, kaip olandai ruošia savo tulpių laukus pavasarį – su kantrybe ir preciziškumu. Tada logistikos procesas į Olandiją taps ne bėda, o oportunitės augimui šaltinis.