Logistikos procesas į Olandiją be streso ir vėlavimų: Vadovas, kuris sutaupys jūsų nervus

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų. Per tą laiką mačiau viską – nuo sugedusių sunkvežimių Vokietijos autobanuose, kai vairuotojas laukia pagalbos šaltą naktį, iki pašto dėžutėse dingusių tūkstančių eurų vertės siuntų, kurias kažkas paprasčiausiai užmiršta užregistruoti. Olandija yra viena pagrindinių krypčių mūsų verslui, tai tenka tenka važiuoti beveik kas savaitė. Bet žinote ką? Dauguma problemų kyla ne iš blogų kelių ar blogų vairuotojų, o iš to, kad klientai tiesiog nežino, kaip turi atrodyti teisingai suplanuotas logistikos procesas į Olandiją be streso ir vėlavimų. Kai viskas padaryta taip, kaip turi būti, tai veikia kaip laikrodis – krovinys išvažiuoja iš Vilniaus ar Klaipėdos ir po dviejų trijų dienų jau yra parduotuvėje ar sandėlyje Roterdame, be jokios dramos.

Šiame straipsnyje nerašys sausų teisinių nuostatų, kurių niekas neskaitys. Pasakysiu taip, kaip yra iš tikrųjų – iš vadybininko, kuris kasdien šildo sėdėti telefonu su klientais, ir vairuotojo, kuris praleido pusę gyvenimo kelyje, akių. Noriu, kad suprastumėte, kas nutinka tą momentą, kai pasakyte „taip, siunčiu“, iki to momento, kai gavėjas pasirašo kurjerinę dokumentą. Jei norite, kad jūsų verslas veiktų sklandžiai ir klientai nebūtų nepatenkinti, turite žinoti šias niuansas. Olandija šiuo atžvilgiu gana specifinė – čia griežtos taisyklės, didelis koncentracijos centras ir milžiniškas srautas, tad klaidų kainą tenka mokėti dvigubai.

Toliau pateiksiu dažniausiai užduodamus klausimus, kuriuos girdėju savo kabinete kasdien. Atsakymai į juos padės jums suformuoti aiškų vaizdą apie tai, kaip turi vykti vežimas į šią šalį.

Dokumentų ir papildomų užduočių chaosas

Ar tikrai reikalingi tiek daug dokumentų, ar tai tik biurokratinis reikalas?

Žiūrėkite, aš suprantu, kada jums kyla noras viską padaryti „ant greito“, bet be dokumentų ši verslo sritis neveiktų. Būtina turėti tinkamai užpildytą prekių krovinių deklaraciją, sąskaitą-faktūrą ne mažiau kaip dviem kopijomis ir, žinoma, CMR sąskaitą. Be šių popierių vairuotojas tiesiog neprasvers sienos kontrolės, o jei ir prasvers, muitinės Olandijoje gali jį sulaikyti ir priversti laukti dieną-dvi. Tas laukimas prilygsta baudai, nes krovinys stovi, o jūsų klientas jau skambina ir pyksta. Gerai sutvarkyti dokumentai yra tas pagrindas, kuris leidžia užtikrinti sklandų logistikos procesą į Olandiją be streso ir vėlavimų.

Kas nutinka, jei pamirščiau įrašyti prekių svorį ar kiekybę sąskaitoje?

Tai klasika. Nors pirmą kartą atrodo, kad smulkmenos, bet Olandijos muitininkai mėgsta tikslumą. Jei sąskaitoje parašyta „mašina su dalimis“, o svoris nenurodytas, gali kilti įtarimų dėl kontrabandos ar mokesčių vengimo. Kartais tenka sustoti ir sversti krovinią vietoje, kas užtrunka valandas, o kartais ir dienas. Tiesiog patikrinkite duomenis du kartus prieš išsiunčiant failą vadybininkui – tai sutaupys dešimtis valandų nervų vėliau.

Ar galiu siųsti į Olandiją prekes, kurių nėra mano sąskaitoje?

Tai pavojinga žaidimų laukas. Jei siunčiate prekes, kurios priklauso jūsų draugui ar partneriui, bet sąskaitą išrašote savo pavardėje, muitinė tai gali laikyti dokumentų klastojimu arba neteisėta prekyba. Teisingas krovinių gabenimas visada reikalauja aiškaus kilmės ir nuosavybės įrodymo. Jei prekės ne jūsų, reikia, kad išrašymo dokumentus būtų padaręs tikrasis savininkas, o jūs galite būti tik tarpininkas arba siuntėjas.

Kodėl reikia eksporto deklaracijos, jei mes važiuojame į ES šalį?

Nors Lietuva ir Nyderlandai yra Europos Sąjungoje, muitinės siena formaliai egzistuoja, ypač kai kalbame apie mokesčių kontrolę ar apsaugą. Be to, jei viena diena reikės įrodyti, kad prekės išvyko iš Lietuvos legaliai (pavyzdžiui, PVM grąžinimo atvejais), be išsiuntimo deklaracijos (EX) jūsų rankos bus surištos. Tai tas dalykas, kurio nereikia, kol jis nereikalingas, o kai reikia – be jo neisiverčiate.

Ką daryti, jei klientas Olandijoje atsisako priimti prekes?

Tai blogiausia scenarijus, bet jis įvyksta. Vairuotojas negali tiesiog palikti krovinios kieme ir važiuoti toliau, nes tada jis taps vagiu. Tada prasideda logistikos košmaras: reikia ieškoti sandėlio, mokėti už saugojimą, o vėliau – grąžinti prekes atgal. Visada turėkite atsarginį planą ir aiškiai susitarkite su klientu apie atsakingumo perėmimą prieš išvykdami.

Kelių nuotraukos, vairuotojai ir realybė

Kiek tikrai trunka važiavimas iki Roterdamo ar Amsterdamo?

Dažnai girdžiu promise’us, kad „mes atvešime rytoj“. Žiūrėkime tiesiai į akis: iš Vilniaus iki Roterdamo yra apie 1700 km viena kryptimi. Sunkvežimis, laikydamasis poilsio režimo, negali važiuoti greičiau nei leidžia tachografas. Tai reiškia, kad idealiai įveikti šį atstumą įmanoma per maždaug 22-24 valandas, bet tai be didelių spūsčių. Praktiškai planuokite dvi dienas kelionei, jei norite, kad logistikos procesas į Olandiją be streso ir vėlavimų būtų realus, o ne fantazija. Jei kas nors pasako, kad atveš per dieną į Olandiją be stabdymo, jis arba meluoja, arba rizikuoja vairuotojo pažangos lape.

Ar tikrai reikia mokėti už kelių mokesčius Vokietijoje, jei važiuojame per ją tranzitu?

Taip, Vokietija naudoja mokesčius už aplinkos taršą (LKW-Maut), ir tai nėra maža suma. Ji įskaičiuojama į jūsų siuntos kainą. Kartai klientai stebisi, kodėl kaina pakilo, kai pakeitėme maršrutą šiauriau ar piečiau – viskas del šių mokesčių. Gerai suplanuotas maršrutas ne tik taupo laiką, bet ir sumažina šias išlaidas, todėl patikėkite profesionalams.

Kodėl vairuotojai taip dažnai prašo poilsio netoli sienos?

Yra fizinės ir juridinės priežastys. Vairuotojas negali vairuoti 4,5 valandas be pertraukos, o po 9 valandų vairavimo jis privalo atsisegti 9 valandų poilsio. Jei jis atvažiuoja į Olandiją pavargęs, jis negali išlipti iš kabinos ir pradėti iškrovos – tai ypač griežtai tikrinama šioje šalyje. Todėl kartais ilgiau užtrunka ne važiavimas, o laukimas, kol vairuotojas legaliai gali pradėti dirbti.

Ar saugu siųsti brangius daiktus paprastu tentu?

Kodėl gi ne, jei tentas yra užrakintas ir tvirtai užsegtas? Tačiau verta prisiminti, kad Olandijoje, ypač Roterdamo aplinkoje, yra nemažai vagysčių atvejų. Jei vežate elektroniką ar brangų tekstilę, geriau pasirinkti sunkvežimį su GPS stebėjimu ir galimybėmis užfiksuoti atidarymo bandymus. Už papildomą saugumą reikia sumokėti, tačiau tai pigiau nei prarasti visą krovinią.

Kas vyksta, jei sunkvežimis sugenda kelyje?

Tada įsijungia mūsų pagalbos tarnyba. Esant 20 metų patirčiai, mes turime kontaktų visose stotyse nuo Varšuvos iki Amsterdamo. Sunkvežimis nuvežamas į servisą, o krovinys – jei įmanoma – perkeliamas į kitą mašiną. Tai vadinasi „transkrovimas“, ir tai brangus malonumas. Todėl techninė būklė prieš išvykdymą yra labai svarbi, kad išvengtume tokio scenarijaus.

Kainos, terminai ir kliento lūkesčiai

Kodėl kaina nukrenta, o paskui vėl šuoliais kyla?

Tai rinkos ekonomika. Jei turguje yra daug laisvų mašinų, kaina krenta – vairuotojai važiuos pigiau, tik kad negrįžtų tuščiai. Tačiau jei yra šventės, pavyzdžiui, Kalėdos arba Vasario 16-oji, o dar pridėkime didelius spūstis A2 autostradoje Vokietijoje, kai kuriai mašinai reikia dienos daugiau – kaina šoka aukštyn. Stabilus logistikos procesas į Olandiją be streso ir vėlavimų dažnai priklauso nuo to, ar užsakykite transportą savalaikiai, o ne tada, kai prekės jau stovi sandėlyje ir reikia važiuoti „vakar“.

Ar įmanoma gauti fiksuotą kainą metams?

Įmanoma, jei vežate reguliariai, pavyzdžiui, kiekvieną antradienį ir penktadienį vienodu kiekiu prekių. Tada mes galime susitarti dėl kontraktinės kainos, kuri nebus keičiama dėl degalų kainos svyravimų (mes pridedame degalų priedą). Tai leidžia jums tiksliai planuoti savo biudžetą ir nesirūpinti rinkos pokyčiais.

Ar galima užsisakyti dalinį krovinį (part load)?

Žinoma, jei jūsų prekės užima tik 2-3 vietas euroletėje, mes surandame kitą klientą ir juos sujungiame. Tai pigiau, bet lėčiau, nes reikia surinkti visą mašiną arba nuvažiuoti prie kelių punktų. Jei jums nėra skubu, tai puikus būdas taupyti. Tačiau jei reikia, kad prekės būtų Olandijoje rytoj, turite užsisakyti pilną mašiną (FTL).

Kokios yra mokesčių paslaptys, apie kurias niekas nesako?

Niekas neslepia, bet žmonės dažnai pamiršta apie taip vadinamus „priedus“. Tai gali būti mokesčiai už iškrovą (jei vairuotojas nedirba), už užrakinimą grandinele (security seal), už dokumentų apdorojimu muitinėje, arba už laukimą (waiting time). Olandų sandėlininkai labai mėgsta tikslų laiką – jei vairuotojas atvyksta 15 minučių vėlai, gali būti, kad reikės laukti iki kito dienos. Visos šios smulkmenos sudaro galutinę kainą.

Kaip sužinoti, kur yra mano krovinys realiu laiku?

Mes naudojame GPS stebėjimo sistemas, kurios rodo mašinos vietą tiksliai iki 10 metrų. Nereikia drėsti vairuotojo telefonu kiekvieną valandą – jis vairuoja ir negali atsiliepti. Jūsų vadybininkas gali atsiųsti nuorodą arba tiesiog parašyti, kad mašina praejo Hanoverį ir greitai bus pasienyje. Taip galite tikrai jaustis ramiau.

Išvada

Per šiuos dvidešimt metų supratau vieną paprastą dalyką – logistika nėra tik apie vairuotojus ir sunkvežimius, tai yra apie informaciją ir pasitikėjimą. Kai klientas žino, ką tikisi, o mes žinome, ką daryti, viskas vyksta sklandžiai. Mūsų tikslas yra užtikrinti, kad jūsų logistikos procesas į Olandiją be streso ir vėlavimų taptų ne tik šūkis, o kasdienė realybė. Nereikia būti ekspertu, kad suprastumėte, bet reikia rasti partnerius, kurie tuo ekspertais yra. Pasiruošęs ir suplanuotas vežimas visada pigiau ir greičiau nei spėjimas ir stresas paskutinę minutę. Jei turite klausimų ar abejonių, geriau klauskite iš anksto, o ne tada, kai vairuotojas stovi prie sienos be dokumentų. Tada mes galime padaryti tikrai didelį darbą ir išgelbėti situaciją, bet tikrai tai nebus „be streso“.