Logistikos organizavimas iš Olandijos efektyviai ir greitai: praktinis vadovas verslui

Dirbu šioje srityje virš dvidešimties metų ir galiu pasakyti viena – Olandija niekada nemiega. Olandų infrastruktūra, uostai ir logistikos centrai yra kaip bienai sukurta mechanizmai, tačiau jiems valdyti reikia ne tik žinojimo, kaip veikia žemėlapiai, bet ir to, kaip elgtis, kai kažkas ne taip eina. Dažnai klientai mane klausia: „O kodėl tiek ilgai?“ arba „Ar neįmanoma greičiau?“. Atsakymas paprastas galva, bet sudėtingas realizacijoje. Logistikos organizavimas iš Olandijos efektyviai ir greitai nėra tik vairuotojo paspaudimo pedalą klausimas. Tai yra sudėtingas chess žaidimas, kur vienas neteisingas ėjimas su dokumentais gali pristabdyt visas grandines.

Kai kalbame apie Nyderlandus, turime omenyje ne tik tulpus ir vėjo malūnus. Šalis yra logistikos širdis. Roterdamo uostas – tai ne vien talpykla, tai milžiniškas voratinklis, kur kiekviena prekė turi savo kodą, vietą ir terminą. Esu matęs, kaip mažos Lietuvos įmonės užauga dėl to, kad sugeba tinkamai pasinaudoti šiuo maršrutu. Tačiau esu matęs ir tuos, kurie sutaupydami šimtus eurų ekspedicijos paslaugose, prarado tūkstančius dėl vėluojančių atsargų. Šiame straipsnyje neapsiriboš sausomis teorinėmis gairėmis, o pasakysiu, kaip tai vyksta iš vidaus, be jokių lakštų.

Kas nutinka užmarštyje? Žingsnis po žingsnio

Procesas prasideda ne tada, kai sunkvežimis užsuka prie sandėlio durų, bet dar prieš kelias dienas ar net savaites. Efektyvumas prasideda nuo komunikacijos. Jei klientas sako „reikia atvežti“, bet nenurodo, ar tai yra paletėmis, ar bedėmis, ar reikia lifto, mes prarandame laiką. Olandai yra disciplinuoti – jei jums paskirtas laikas 14:00, reiškia 14:00, ne 14:15. Vėlavimas ten kainuoja brangiai, todėl logistikos organizavimas iš Olandijos efektyviai ir greitai privalo apimti ir griežtą laiko planavimą.

Dar vienas dalykas, kurį dažnai pamirštame – tai rūšiavimas. Olandijos sandėliuose dažnai būna taip, kad vienoje vietoje guli statybinės medžiagos, kitoje – maisto prekės, o šalia – kokia nors nors itin brangi elektronika. Neteisingai suplanavus krovinio komplektaciją (išsinešimą), vairuotojas gali praleisti pusę dienos tik vaikščiodamas po sandėlio koridorių ir ieškodamas tos vienos, paskutinės dėžės. Aš visada sakau savo klientams: duokite mums kuo tikslesnius duomenis. Mes jums ne už tai, kad patikrintume, ar jūsų sandėlininkas gerai dirba, mes už tai, kad prekės atvyktu laiku.

Svarbu ir tai, kad Nyderlandai yra palyginti nedidelė šalis, bet tankiai apgyvendinta. Rytiniai spūstiai ties Amsterdamu ar Utrechtu gali sukelti tokias užgūžtis, kad kelias iš dviejų valandų virs į penkias. Čia įsijungia mano patirtis – žinome, kada ir kokiais keliais važiuoti, kad išvengtume šių spūsčių. Kartais ilgesnis maršrutas žemėlapyje yra greitesnis realiame laike. Tokios smulkmenos skiria mėgstamą pervežėją nuo to, kurio skambučius vengiate.

Dokumentika ir muitinė – be šito neįeisi

Negalima praleisti ir muitinės klausimo. Nors Olandija ir Lietuva yra ES erdvėje, formalumų vis tiek gana. Ypač jei vežate prekes iš trečiųjų šalių, kurios vos ką atvyko į Roterdamą iš JAV ar Kinijos. Tada T1 dokumentai, EX1 deklaracijos ir visi kiti abrikosai pradeda šokti. Esu matęs situacijų, kai vairuotojas stovi sienoje arba uosto terminale ir negali išvykti, nes nėra vieno parašo ant dokumento. Tokiu atveju joks „greitas“ pervežimas nebeskaitysi.

Tas pats galioja ir dėl prekių, kurioms reikalingi specialūs leidimai – ar tai alkoholis, ar tabakas, ar medicinos priemonės. Čiupinėjimas paskutinę minutę yra blogiausia, ką galite padaryti. Geriausias logistikos organizavimas visada yra proaktvus. Mes stengiamės patikrinti dokumentus dar prieš tai, kai vairuotojas užsuka prie pakrovimo vietos. Taip sutaupome ne tik nervus, bet ir pinigus, nes uosto saugojimo mokestis per naktį gali padidėti dvigubai.

Kaip išlikti konkurencingu?

Rinka šiandien agresyvi. Kainos kyla, degalai brangsta, o vairuotojų trūkumas jaučiamas visur. Tačiau logistikos organizavimas iš Olandijos efektyviai ir greitai vis tiek įmanomas. Paslaptis slypi ne tik tame, kad rasti pigų vairuotoją, bet tame, kad rasti patikimą partnerį. Aš per šiuos metus susikūriau kontaktų knygą, kurioje yra tiek ekspeditorių, tiek patikimų transporto kompanijų, kurias pažįstu ne iš skelbimų, o iš bendro darbo. Kai klientas skambina ir sako „reikia skubiai“, aš žinau, kam paskambinti, o ne ieškau atsitiktinio furos internete.

Taip pat reikia suprasti, kad greitis reiškia ne tik važiavimą 90 km/h greičiu. Greitis reiškia operatyvumą. Jei pakuotojai Olandijoje užtrunka, mes turiime žinoti tai iš karto, kad galėtume perskirstyti vairuotojo darbo laiką arba pranešti jūsų klientui Lietuvoje, kad prekės atvyks vėliau. Tokas sąžiningumas ir informacijos tekas sukuria pasitikėjimą. Klientas geriau sužino apie vėlavą iš mūsų rytoj, nei gaus pykinčio pirkėjo skambutį vakare.

Dažniausiai užduodami klausimai (DUK)

Buitinės ir smulkios problemos

Kiek laiko užtrunka atvežti prekes iš Amsterdamo?

Viskas priklauso nuo to, ką mes vėžame ir ką reiškia „atvežti“. Jei tai tiesiog paimti dėžutes iš sandėlio ir parvežti į Vilnių, tai su puikia organizacija įmanoma per 2-3 dienas, įskaitant pakrovimą ir iškrovimą. Tačiau jei ten reikia rinkti dalis iš penkių skirtingų vietų ar laukti muitinės patvirtinimo, tai gali užtrukti ir savaitę. Geriausias variantas – kreiptis iš anksto, tada mes galime užtikrinti, kad fura išvažiuotu tikrai pagal grafiką.

Ar galiu atvežti asmeninius daiktus, jei aš ne verslininkas?

Žinoma, galime padėti ir asmenims, nors dažniau dirbame su verslumis. Tereikia nurodyti, kas tiksliai yra vežama, nes muitinė domisi, ar tai nėra prekybai skirta prekė be PVM mokėjimo. Jei tai perkėlimui iš buto į butą, tai darome be PVM, bet vis tiek reikia sąrašo. Vieną kartą vežėme porai visą namų ūkį iš Olandijos – viskas nuėjo sklandžiai, tik reikėjo gerai susirašyti, kas yra kas, kad sienos nebuvo problemų.

Kodėl mano draugas gavo pigiau kainą už tą patį maršrutą?

Kainos formavimas logistikoje ne vien tik nuo atstumo. Gal jūsų draugas vežė prekes, kurios nebuvo jautrios šalčiui, o jums reikėjo šaldytuvo furos? Arba gal jis laukė, kol vairuotojas rinks kitus krovinius (dalyvinis krovinys), o jums reikėjo pilnos furos? Kainą taip pat veikia ir degalų kaina tame momentą, ir sezonas. Pavyzdžiui, prieš šventes kainos šokteli, nes visi nori parvežti prekių vienu metu.

Ar įeina į kainą visi mokesčiai, ar bus staigmenų?

Stengiamės, kad mūsų pateikta kaina būtų galutinė. Joje įskaičiuojamas kuras, vairuotojo darbas, ir feros. Tačiau gali būti papildomų išlaidų, kurias nulemia gavėjas ar siuntėjas – pavyzdžiui, jei reikia naudotis liftu, o jis mokamas atskirai, arba jei vairuotojas privalo laukti ilgiau nei 2 valandas be kaltės. Visada tokius dalykus aptarinėjame ankščiau, kad jums nereikėtų mokėti dvigubai.

Techninės ir dokumentinės detalės

Kas daryti, jei prekės atvyko pažeistos?

Tai blogiausia scenarijaus dalis, bet su ja susiduriame. Pirmiausia, vairuotojas turi užpildyti defektuos aktą (protokolą) vietoje, dar nepaleidamas krovinių arba iškart pastebus pažeidimą. Be šio dokumento draudimo kompanija nieko neatmokės. Esu matęs, kaip klientai pasirašo visus dokumentus, o tada namie sužino, kad televizorius sukrėstas, ir nori pinigų atgal – be akto tai neįmanoma. Visada patikrinkite krovinį prieš vairuotojo išvykimą!

Ar reikia jums duoti prekių kodus (HS kodus)?

Labai padeda, o kartais ir būtina. Jei prekės keliauja iš Olandijos be PVM (B2B operacija) ar yra iš trečiųjų šalių, muitinė reikalauja tikslaus kodo. Jei paduosite neteisingą, gali būti baudos arba sulaikymas. Aš nekalbu apie tai, kad turite viską mokėti už mus, bet jei turite šią informaciją, pasidalinkite – tai pagreitins procesą. Neteisingas kodas gali reikšti, kad prekę laikys karantine arba reikės brangiai išsamiai aprašyti.

Galite užtikrinti, kad prekės atvyks rytoj?

Jei dabar yra pirmadienis ir jūsų prekės jau surinktos Olandijos sandėlyje, tai vėlgi, priklauso nuo atstumo. Iš Roterdamo į Kauną techniškai įmanoma nuvažiuoti ir per dieną su dviem vairuotojais, tačiau tai kainuos brangiau. Jei norite standartinio transporto, tada rytoj tikriausiai neįmanoma, jei dabar neplanuojame. Geriau klausti „kada galite“, o ne reikalauti neįmanomo. Tačiau jei tai būtina, mes randame būdus, net jei teks pasamdyti ekspresinį mikroautobusą.

Kokiu transportu vežate – pilnomis fūromis ar dalyviais?

Abiem būdais. Turime klientų, kurie užpildo pilną sunkvežimį (FTL) kas savaitę – jiems tai pigiau ir greičiau. Tačiau dauguma mažų ir vidutinių įmonių naudojasi dalyviniais krovinais (LTL). Tada mes surenka keletą klientų prekes į vieną fura. Tai lėčiau, nes reikia užvažiuoti prie kelionių sandėlių, bet ekonomiškiau. Pasirinkimas priklauso nuo jūsų biudžeto ir skubos.

Ar sekite krovinį kelyje?

Žinoma, šiandien be to neįsivaizduojame darbo. Turime GPS stebėjimo sistemas kurios rodo furos vietą realiu laiku. Galime suteikti nuorodą jums arba jūsų klientui, kad jis matytų, kur jo prekės. Tai sumažina „kur mano prekės?“ skambučių skaičių. Kartais vairuotojams uždrausta naudotis telefonu vairuojant, tačiau sistema veikia automatiškai, taigi informacija visada aktuali.

Kas atsitinka, jei vairuotojas susprogo arba susirgo?

Tai reti atvejai, bet jie įvyksta. Per 20 metų buvo visko – nuo padangų plyšimo iki gripo. Tokiu atveju turime draudimą ir pagalbinių tarnybų kontaktus. Jei fura sustoja, mes iš karto ieškome pakaitalos – kitos furos, kurią nukreipiame paimti krovinį, arba perduodame jį kitam pervežėjui. Klientui tai reiškia nedidelį vėlavimą, bet ne prarastą krovinią. Mūsų užduotis – užtikrinti, kad prekės vis tiek pasiekti tikslą.

Išvada

Apibendrinant, logistikos organizavimas iš Olandijos efektyviai ir greitai nėra stebuklas, tai yra kasdieninis, kruopštus darbas, grindžiamas patirtimi ir tiksliais planais. Nėra vieno universalaus recepto visiems, nes kiekvienas krovinys turi savo niuansų – vienam svarbiausia kaina, kitam greitis, trečiam saugumas. Mano darbas yra sujungti šiuos reikalavimus į vieną veikiančią sistemą.

Jeigu jūs planuojate plėsti savo verslą ir ieškote partnerio, kuris ne tik tiesiug važiuoja, bet ir sugeba užtikrinti, kad prekės pasiekti paskirtį be nereikalingų nervų, susisiekite su mumis. Mes žinome Olandijos kelių ir sandėlių paslaptis, ir pasidalinsime jomis su jumis. Sekmės versle ir tvarių maršrutų!