Kokie pristatymo terminai yra optimaliausi šiandien? Logistikos veteranas atsako

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų. Per tą laiką mačiau viską – nuo laiškų, kuriuos tekdavo siųsti faksu, iki realaus laiko sekimo sistemų, kurios rodo vairuotojo kavos pertrauką. Bet vienas dalykas pasikeitė tik nedažnai – klientų klausimas „kada tai bus pas mane?“. Visiems norisi viską turėti „vakar“, o kainą – mokėti „rytoj“. Tačiau realybė tarptautiniuose pervežimuose yra šiek tiek kitokia. Šiandien norėčiau su jumis pasidalyti tuo, ką esu išmokęs apie laiką, planavimą ir tai, kokie iš tiesų yra optimalūs pristatymo terminai šiandieninėje rinkoje.

Kai kalbame apie optimalų terminą, mes nekalbame tik apie dienų skaičių kalendoriuje. Tai sudėtinė reikšmė, apimanti kainą, patikimumą ir jūsų sandėlio ar parduotuvės poreikius. Prieš dvidešimt metų tranzitas iš Italijos į Lietuvą užtrukdavo savaitę, ir tai buvo norma. Dabar, kai keliai tampa geriau, o oplotai sparčiau, mes vis tik susiduriame su naujais iššūkiais – vairuotojų trūkumu, muitinės procedūromis ir vis didesniu eismo intensyvumu. Todėl optimalus terminas yra tas, kuris leidžia jums nebešokti iš streso, kai vairuotojas užstrigs spūstyje prie Varšuvos, ir kuris neleidžia jums bankrotuoti dėl per brangios ekspresinės siuntos.

Svarbu suprasti, kad kiekvienas krovinys turi savo specifiką. Paletės su dėžėmis keliauja kitaip nei padangos ar termiškas krovinys. Taip pat ir šalies – Vokietija ar Lenkija yra arti, o krovinių gabenimas į Ispaniją ar Jungtinę Karalystę jau reikalauja visai kito požiūrio į laiką. Žemiau išdėstysiu dažniausiai užduodamus klausimus, kuriuos girdėju savo kasdieninėje praktikoje, ir pabandysiu atskleisti tą tamsiają logistikos pusę, kurią dažniausiai pamirštame matydamos tik galutinę kainą.

Kas iš tiesų lemia laiką kelyje?

Kiek laiko iš tikrųjų užtrunka nuvežti krovinius į Vokietiją?

Tai vienas populiariausių klausimų, ir atsakymas gali būti erzinai paprastas. Jei viskas vyktų idealiai, tai yra maždaug 1–2 dienos, priklausomai nuo to, ar tai yra dalinis krovinys (LTL), ar pilna mašina (FTL). Tačiau idealų pasaulį sukuria tik teoriniai vadovėliai, o realybėje vairuotojas gali užstrigti prie Kraistando arba laukti, kol iškraus prieš jį važiavusį sunkvežimį, kas gali pridėti papildomas pusės paros. Dažniausiai įsivaizduojame, kad vairuotojas tiesiog važiuoja, tačiau 40 procentų jo laiko praleidžiama ne vairuojant, o dirbant su dokumentais ar laukiant.

Kodėl GPS rodo, kad kelias užtrunka 12 valandų, o jūs sako, kad reikia tris dienas?

GPS nežino apie vairuotojo poilsio režimus, kurie Europoje yra griežtai reglamentuojami. Sunkvežimio vairuotojas privalo padaryti 45 minučių pertrauką po 4,5 valandų vairavimo ir po 9 valandų turi 11 valandų nepertraukiamo poilsio. Tas 12 valandų, kuriuos rodo jūsų telefonas, yra gryvas važiavimo laikas be sustojimų, o mūsų darbe tas „gyvenimas tarp ratų“ suvalgo daugiau laiko nei patys ratai. Be to, reikia prisimti apie krovimo ir iškrovimo laiką, kuris paprastai užima mažiausiai 2–3 valandas viename gale.

Ar verta taupyti ir rinktis ilgesnį terminą dėl kainos?

Kartais taip, kartais ne – viskas priklauso nuo to, kokia yra jūsų prekių apyvarta. Jei jūsų sandėlyje lieka tiek, kad užteks dar savaitei, kodėl gi ne? Ilgesnis terminas, pavyzdžiui, 5–7 dienos vietoj 3, leidžia surinkti pilną mašiną ir sumažinti siuntos kainą 30 ar net 50 procentų. Esu matęs įmonių, kurios perka brangias ekspresines siuntas, o tada prekes geriais mėnesį laiko sandėlyje – tai tiesiog pinigų deginimas. Tačiau jei prekės reikalingos „šiandien“, taupyti čia neverta, nes prarastas pardavimas gali kainuoti daugiau nei sutaupyta transporto išlaidų.

Ar „ekspresas“ visada garantuoja greitą pristatymą?

Ne visada, ir tai yra vienas didžiausių nusivylimų šaltinių. Užsisakant ekspresinę siuntą, mes dažniausiai mokame už prioritetą rūšiavimo centruose arba už tai, kad vairuotojas važiuoja naktį, kai keliai tušti. Tačiau mes negalime užsisakyti prioritetą prieš muitinės postą ar prieš techninį gedimą. Prieš keletą metų turėjau klientą, kuris siuntė labai svarbius detales lėktuvu ir visgi gavo jas vėliau negu tuo pačiu laiku išsiųsta standartinė siunta dėl oro uosto striko. Ekspresas yra greitesnis vidutiniškai, bet jis nėra stebuklas.

Sutartys, rizikos ir dokumentų chaosas

Kokie pristatymo terminai yra optimaliausi šiandien, kai kalbame apie sutartis su tiekėju?

Čia dažnai painiojamos dvi sąvokos – laikas ir atsakomybė. Optimaliausia šiandien yra sudaryti tokias sąlygas (Incoterms), kurios aiškiai pasako, kas atsakingas už pristatymą. Pavyzdžiui, DDP (pristatyta su mokesčiais) klientui atrodo patogu, nes jis nieko nebedaro, bet iš tikrųjų tai gali prailginti procesą, jei importuotojas nepateiks teisingų duomenų mums, logistikos agentams, laiku. Dažniausiai rekomenduoju DAP (pristatyta be mokesčių), nes tai leidžia kontroliuoti muitinę savo pašalies pusėje ir išvengti staigmenų, kai krovinys jau pasienyje.

Kas nutinka, jei vairuotojas užstrigs sienoje dėl dokumentų klaidų?

Tada tas jūsų „optimalus terminas“ išsyk virsta košmaru. Jei trūksta vienos deklaracijos arba neteisingai nurodytas prekės kodas (HS kodas), mašina gali stovėti kelias dienas. Aš esu matęs, kaip 500 eurų vertės siunta stovėjo tris dienas tik todėl, kad vienas skaičius buvo perkeltas į kitą eilutę. Tokiu atveju terminų nebeįmanoma tiksliai prognozuoti, todėl visada sakau klientams – geriau praleisti vieną dieną dokumentus tikrinant, nei stovėti tris dienas pasienyje.

Ar galima garantuoti pristatymą iki konkrečios valandos?

Galima, bet tai kainuoja. Tai vadinama „guaranteed delivery“ arba „time critical“ transportu. Tokie reisai dažnai vykdomi vienu vairuotoju be sustojimų (jei leidžia įstatymai) arba netgi dviejų vairuotojų komandomis. Jei jums reikia, kad detalės būtų prie gamybos linijos rytoj 8:00 valandą ryto, tai įmanoma, bet turėkite omenyje, kad toks pristatymo terminas gali kainuoti dukart ar triskart daugiau nei standartinis. Tai yra draudimas nuo jūsų sustojimo gamyboje.

Kaip sezonai veikia pristatymo terminus?

Tai yra kaip būti viršuje kalno – žiemos ir vasaros pikai. Prieš Kalėdas arba vasaros atostogų pradžią keliai užsikimšta, o vairuotojų trūkumas darosi juntamas labiau. Optimalūs terminai šiuo laikotarpiu gali išsiplėsti 1–2 dienas. Pavyzdžiui, rugsėjo mėnesį, kai visi grįžta iš atostogų ir pradeda vežti prekes prieš šaltąjį sezoną, planuoti 3 dienų terminą į tolimus kraštus yra labai rizikinga. Geriau derėtis su klientu dėl ilgesnio laiko iš anksto.

Geografija ir praktiniai patarimai

Ar sunkiau vežti į Angliją dabar, po „Brexit“?

Žinoma, ir tai viena didžiausių problemų šiuo metu. Anksčiau tai buvo beveik kaip važiuoti į kitą Lietuvos miestą – tik šiek tiek ilgiau per Kelys tiltą. Dabar kiekviena siunta turi eiti per importo deklaravimą, o tai reiškia, kad optimalūs pristatymo terminai į JK išaugo mažiausiai viena diena (dažniau dviem). Be to, dažnai tenka laukti, kol bus patikrinti dokumentai fiziškai sienos punktuose. Jei jums tenka prekybos su Anglija, skaičiuokite laiką su dideliu rezervu.

Ką daryti, jei siunta vėluoja, o klientas jau pyksta?

Pirmiausia – nebegirdėkite tuščių pažadų. Geriau tiesiai pasakyti „mes turime problemą, spręsime“ negu „bus po valandos“, kai tikrai nebus. Mano patirtis rodo, kad klientus labiau erzina ne vėlavimas pats savaime, o melavimas apie jo priežastis. Jei matote, kad vairuotojas nebebus laiku, skambinkite iš karto. Siūlau alternatyvas – gal galime dalį prekių atvežti taksi arba paimti iš artimiausio sandėlio? Toks požiūris rodo profesionalumą ir padeda išlaikyti santykius net ir krizėje.

Ar technologijos padeda trumpinti laiką?

Taip, bet ne taip, kaip visi tikimasi. Elektroniniai dokumentai (e-CMR) tikrai greitina perdavimą, bet jie neišsprendžia fizinių spūsčių. Sekimo sistemos leidžia mums matyti, kur mašina stovi, bet jos negali ją pajudinti. Tačiau technologijos padeda planuoti geriau – matydami, kad vairuotojas artėja, sandėlininkai gali pasiruošti iškrovai anksčiau. Tai gali sutaupyti tą pačią valandą, kuri anksčiau būdavo prarandama ieškant kranininko.