Kiek kainuoja biuro perkėlimas iš Olandijos efektyviai? Patyrusio logisto vadovas

Esu šioje srityje jau beveik du dešimtmečius. Per tą laiką mačiau viską – nuo dviejų kėdžių pervežimo iš Eindhoveno iki didžiulių open-space biurų išsikraustymo iš Amsterdamo verslo centro. Klientai visada pradeda tas pačias: „O kiek tai kainuos?“ ir „O kiek greitai?“. Suprantu jūsų susirūpinimą, verslas nemėgsta stabdžių, o biuro perkėlimas iš Olandijos efektyviai tai tikrai ne tas dalykas, kurį galima padaryti per pusę valandos su viena ranka užpakalyje.

Kai kalbame apie kainą, dažniausiai žmonės galvoja tik apie degalus ir vairuotojo algą. Bet tarkime tiesiškai – tai yra tik maža dalis viso ledkalnio. Efektyvumas čia nėra apie tai, kad važiuojame 160 km/h greičiu autobanu. Efektyvumas yra apie tai, kad jūsų kompiuteriai atvyksta sveiki, o ne kaip skalda, o dokumentai neišsibarsto po visą Vokietiją, ir, kas svarbiausia, kad jūsų įmonė nenukentėtų nuo ilgos pertraukos.

Pradėkime nuo to, kad Olandija – specifinė šalis. Ten, ypač miestuose kaip Amsterdamas ar Roterdamas, sunkvežimis negali tiesiog sustoti prie namo. Reikia leidimų, reikia apmokėti „zonos“ mokestį, reikia, kad vairuotojas nepritartų į kanalą. Tai visiškai kečia kainos sudėtį. Taigi, kai klaustate, kiek kainuoja biuro perkėlimas iš Olandijos efektyviai, atsakymas visada priklauso nuo to, ką tiksliai ir iš kur tiksliai mes turime vežti.

Šiandien noriu padalintis savo patirtimi, paaiškinti, iš ko tiksliai susiformuoja ta kaina, ir atsakyti į tuos klausimus, kuriuos jūs bijote užduoti, bet būtent juos ir reikia paklausti, kad nebūtumete nustebęs galutinės sąskaitos.

Pinigų klausimas ir biudžeto planavimas

Kiek realiai kainuoja biuro perkėlimas iš Olandijos į Lietuvą?

Čia nėra vieno atsakymo „skaičiumi“, nes jei vežate tik dvi darbo stotis ir spausdintuvą, tai gali kainuoti ir apie 800–1000 eurų. Bet jei kalbame apie pilną įmonės išsikraustymą, tarkime, 10–15 darbo vietų su seifais, serveriais ir archyvais, tai kaina svyruoja nuo 2500 iki 5000 eurų. Prie šios sumos įeina ne tik važiavimas, bet ir mankštos, įpakavimo medžiagos, o draudimas – tai privalomas dalykas, kurio negalima taupyti, ypač kai keliame brangią techniką.

Ar brangiau, jei biuras yra pačiame Amsterdamo centre?

Be abejo, taip, ir ne dėl to, kad mes norime uždirbti daugiau, o dėl tokių dalykų kaip „milieuzones“ (aplinkosaugos zonos) ir parkavimo leidimai. Ten sustabdyti 3,5 tonų sunkvežimį be specialios kortelės – tikra naktmarė ir baudos. Kartais teka įtraukti į kainą net mažesnę „paskutinės mylios“ transporto priemonę, kuri pakrauta krovinį iš didelio sunkvežimio中心的 gatvėse ir nugabena tiesiai į liftą. Tai papildomai kelia kainą, bet sutaupo laiko ir nervų.

Kas daro didžiausią įtaką galutinei kainai?

Dažniausiai tai nėra atstumas, nes iš Olandijos iki Lietuvos yra maždaug 1500 km viena kryptis – tai standartinis maršrutas. Didžiausią įtaką daro krovinio tūris m³, o ne svoris, bet dar labiau – įkrovos ir iškrovos sudėtingumas. Jeigu Olandijoje nėra keltuvo, o viską reikia nešti rankomis per trečią aukštą, tai vairuotojui reikia pagalbininko. O darbo valanda Olandijoje kainuoja daugiau nei Lietuvoje, todėl tokių „rankinių“ valandų kiekis tiesiogiai verčia brangti.

Ar taupyti galima pasirinkus pigesnę transporto priemonę?

Galiu pasakyti kaip žmogus, kuris matęs nulūžusias kėdes po plastikiniu uždangalu – netaupykite ant kėbulo. Jei jūsų krovinys telpa į 20 m³, o jums siūlo 40 m³ tentą be uždaromų sienelių, laukite problemų. Olandijoje lyja, drėgmė – priešas baldų ir elektronikai. Efektyvus perkėlimas reiškia, kad krovinys turi būti sausas ir užfiksuotas, kad jis neišsirinktų važiuojant per „Sleepholio“ posūkius. Pigiau ne visada reiškia efektyviau, nes remonto kainos gali viršyti sutaupytas 100 eurų.

Technika, baldai ir logistikos niuansai

Kaip elgiamasi su serveriais ir jautria technika?

Tai yra mano mėgstamiausia dalis, nes čia negalima būti „jautrus“, o reikia būti preciziškas. Serverius niekada nevežame kartu su biuro kėdėmis ar dėžėmis su popieriais. Juos dedame į specialias dėžes su pūkeliu arba užfiksavome ant specialių rėmų, kad jie nejudėtų nėliuko. Taip pat visada patariu klientams prieš išsikraustymą padaryti duomenų atsarginę kopiją (backup). Mūsų draudimas dengia techniką fiziškai, bet jei dėl smūgio sugenda standžietis, su duomenimis mes nedėlės neatsimsime.

Ar reikia išardyti biuro baldus pats ar tai jūsų darbas?

Palikite tai mums. Esu matęs, kaip klientai bando išardyti sudėtingas „IKEA“ tipo sistemą ir paskui pasirodo, kad varžtų nebepakanka arba lentos įtrūksta. Mūsų komanda turi savo įrankius, žino, kurį varžtą reikia atsukti pirmiau. Mums užtenka parodyti, ką reikia vežti, o mes viską surinkime čia, Olandijoje, o Lietuvoje – vėl surinksime. Tai įeina į kainą ir taip sutaupo jūsų darbuotojų laiką.

Ką daryti su dokumentais, jei jų labai daug?

Dokumentų archyvai – tai mūsų košmaras ir laimė vienu metu. Jei jūsų biure tūkstančiai lapų, juos reikia surinkti į standartines dėžes. Aš visada sakau – nekrauti dokumentų į maišus. Po to, kai sunkvežimis važiuoja 120 km/h, tie maišai susilygina ir taps viena didelė masyva popieriaus be jokios tvarkos. Efektyvus biuro perkėlimas iš Olandijos efektyviai įmanomas tik tada, kai žinai, kas kurioje dėžėje yra, todėl kiekvieną dėžę užrašome ir sudarome inventoriaus sąrašą.

Ar galima užsakyti dalinį krovinį (krovininę liniją)?

Galima, ir tai dažnai būna pigiau, jeigu jūsų daiktų nėra daug – tarkime, tik 5–10 m³. Tada mes dedame jūsų daiktus į didelį sunkvežimį kartu su kitų klientų kroviniu. Tačiau čia reikia kantrybės, nes reikia laukti, kol sunkvežimis surinks visus krovinius prieš važiuodamas į Lietuvą, ir paskui, kol iškrauna kitus. Jeigu laikas – ne pinigai, tai puikus pasirinkimas.

Muitinė, dokumentai ir organizaciniai reikalai

Ar reikia eiti į muitinę, jei tai ne pirkimas-pardavimas, o perkėlimas?

Tai vienas dažniausių klaidingų įsitikinimų. Krovinių gabenimas tarp ES valstybių narių (Olandija ir Lietuva yra ES) laisvai, bet jeigu tai juridinio asmens turtas, vis tiek reikia turėti tvarkingus dokumentus. Mums reikia pateikti T2L dokumentą arba eksporto deklaraciją, jeigu įmonės veikla baigiama. Be šių lapų muitininkas gali uždelsti krovinį patikrinimui, o tai laisvai gali užtrukti dieną ar dvi. Gerai, kai klientas viską paruošia iš anksto.

Kiek laiko užtrunka visas procesas nuo užsakymo iki atidarymo durų Lietuvoje?

Standartiškai, jeigu viskas sutarta ir dokumentai tvarkingi, tai nuo parašymo sutarties iki krovinio atvykimo praeina nuo 3 iki 7 darbo dienų. Reikia laiko, kad suplanuotume maršrutą, gautume leidimus važiuoti Olandijos miestuose ir surinktume komandą. Jeigu norite „rytoj jau čia“ – tai kainuos brangiau, teks skubinti vairuotojus, galbūt keisti planus.

Ar reikia, kad kas nors iš mūsų komandos būtų Olandijoje ar Lietuvoje?

Labai pageidautina, nors ne visada būtina. Jeigu Olandijoje darbuotojai išsikrausto paskutiniąją dieną ir užrakina biurą, mums reikia aiškių nurodymų – ką vežti, o ką palikti. Geriausia, kai atstovas palydi mus iki pat sunkvežimio. Lietuvoje taip pat patogu, kas nors būti, kad patikrintų, ar viskas atvyko sveika. Jeigu nieko nėra, mes vežiame atsakomybę, bet dėl smulkių dalykų (pvz., kur dėti konkrečią dėžę) gali kilti nesusipratimų.

O dėl draudimo – kiek jis kainuoja ir ką dengia?

Draudimas paprastai sudaro apie 2–3 proc. nuo krovinio vertės. Tai atrodo kaip papildoma išlaida, bet tarkime taip: jeigu vairuotoja užmiega vairu (nors mūsų vairuotojai vairuoja pagal tachografus ir ilsisi), o sunkvežimis suka į griovį, be draudimo jūs prarandate viską. Biuro perkėlimas iš Olandijos efektyviai negali būti vadinamas efektyviu, jeigu rizikuojate likti be turto. Mes siūlome „viskas rizikuojama“ (All risk) draudimą, kuris dengia net ir kritimus įkrovos metu.

Išvada

Galiausiai, kai susumuojame visas išlaidas – transportą, darbo valandas, draudimą, pakavimą ir galimus papildomų paslaugų mokestį Olandijoje – matome, kad biuro perkėlimas iš Olandijos efektyviai nėra pigus malonumas. Tačiau jis gali būti labai pelningas investicijas į jūsų verslo stabilią pertrauką.

Patirtis moko, kad brangiausia yra ne pati transporto paslauga, o laikas, prarastas dėl blogai suplanuoto logistikos proceso. Jeigu sutaupysite 200 eurų ant neprofesionalų, bet prarasite savo IT infrastruktūrą arba jūsų vadovai negalės dirbti savaitę dėl nerastų dokumentų – tas pasitaupymas taps milijoniniu nuostoliu.

Todėl mano patarimas toks: nedarykite savarankiškai spėjimų palyginti kainas su „gazeliniais“ pervežėjais. Kreipkitės į profesionalus, pateikite tikslų sąrašą daiktų ir klauskite detalaus plano. Tada biuro perkėlimas iš Olandijos efektyviai taps ne košmaras, o tiesiog darbo diena, kurią praėjote be streso. O po dvidešimties metų šioje srityje galiu pasakyti tik vieną: ramybė kainuoja brangiausia, bet jos verta.