Kaip vyksta dokumentų transportavimas iš Olandijos: Vadovas iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtis metų ir, turiu pripažinti, dokumentų transportavimas iš Olandijos visada buvo tas reikalas, kuris klientams sukelia daugiausia neaiškumų. Vieniems tai atrodo paprasta kaip pasiųsti laišką draugui, kitiems – sudėtingas teisinis procesas su muitinės spąstais. Po daugiau nei 20 metų užkibimo už vairo ir tūkstančių nuvažiuotų kilometrų tarp Roterdamo ir Vilniaus, galiu drąsiai pasakyti: tiesa yra kažkur viduryje. Olandija (arba Nyderlandai) yra logistikos širdis, čia viskas veikia kaip laikrodis, tačiau kai kalba eina apie svarbius popierius, reikia žinoti keletą niuansų, kad siunta nepasiktų kelio viduryje arba neužstrigtų Kauno muitinėje porai savaičių.

Šiandien noriu su jumis pasidalinti tuo, ką išmokiau iš patirties, nenaudodamas sudėtingų terminų, o tiesiog paaiškindamas, kaip visa šita virtinė juda iš kliento rankų Olandijoje iki gavėjo rankų Lietuvoje. Pasidalinsiu praktiniais patarimais, pavyzdžiais ir, žinoma, atsakysiu į tas klausimas, kurios dažniausiai kyla skambučio metu, kai vairuotojas jau važiuoja per Vokietiją.

Dažniausiai užduodami klausimai apie siuntų organizavimą ir tvarkymą

Kiek laiko užtrunka siuntos iš Olandijos atvykimas?

Įprastai, jei kalbame apie standartinį krovininį transportą, tarkime, 1,5–2 tonų sunkvežimį, kuris važiuoja reguliariais maršrutais, dokumentų transportavimas iš Olandijos į Lietuvą trunka nuo 2 iki 4 darbo dienų. Viskas priklauso nuo to, ar jau turime pilną krovininę, kur reikia įsimesti jūsų dokumentus, ar turime siųsti atskirą kurjerį. Jei tai būna skubus siuntos pristatymas, ypatingai kai reikia originalų sutartį nešti į notaro biurą rytoj, tai mes organizuojame ekspresinę transporto priemonę, kuri gali atvykti ir per 24 valandas, nors tai jau kainuoja brangiau.

Ar aš galiu sekti, kur mano siunta dabar yra?

Žinoma, šiais laikais be to sunku būtų išgyventi, tiek jums, tiek mums. Kai užsakote pervežimą, jums iš karto atsiunčiame sekimo numerį (tracking number), kurį galite įvesti mūsų svetainėje. Tačiau turiu įspėti, kad kartais sistema gali šiek tiek vėluoti atnaujinti duomenis, pvz., kai vairuotojas yra Vokietijos autostradoje ir neturi tinklo, arba kai perkrauname prekes tarpinio sandėlyje, pavyzdžiui, Lenkijoje. Jei matote, kad duomenys nesikeičia dvi valandas – nepanikuokite, tai normalu, bet visada galite paskambinti mums ir mes susisieks su vairuotoju tiesiogiai.

Kas nutinka, jei dokumentai pradingsta arba sugenda?

Tai yra kiekvieno kliento košmaris, ir aš jį buvau mačęs vos porą kartų per savo karjerą, nes imamės labai atsakingai. Visi dokumentai yra supakuami į specialias, neperšlampamas ir stiprias vakuuminės arba plastikinės pakuočių, vadinamųjų "krištolų", dėžutes. Be to, kiekviena siunta yra apdraudžiama, todėl jei dėl kažkokių nepaprastųjų situacijų (pvz., avarijos) dokumentai būtų sugadinti, draudimo kompanija padengtų nuostolius. Visgi, labiau įprasta situacija yra ne sugadinimas, o klaidingas adresas – todėl visada prašome dukart patikrinti indeksą ir gatvę, ypač jei siunčiate į mažus miestelius, kur pasikartojančių gatvių pavadinimų gali būti daug.

Ar reikia eiti į muitinę ar užpildyti kokius nors formalius popierius?

Dauguma žmonių, girdėdami žodį " muitinė ", ima suktis galvoje, tačiau dokumentų atveju tai dažniausiai yra daug paprasčiau nei prekių. Oficialiai dokumentai neturi komercinės vertės, todėl juos galima vežti be PVM mokėjimo ir ilgų deklaracijų, tačiau vis tiek turi būti pateikta eksporto deklaracija iš Olandijos pusės ir importo deklaracija Lietuvoje. Mes, kaip tarpininkai, viską padarome už jus – jums nereikia stovėti eilėse prie Kybartų arba Medininkų, mūsų brokeriai užpildo visas formas elektroniniu būdu, o jums tiesiog reikia laukti pristatymo.

Kiek maždaug kainuoja toks pervežimas?

Kainos labai svyruoja priklausomai nuo to, kiek skubate. Jei galite laukti, kol mums susikaups pilna mašyna prekių (tai vadinama "daliniu kroviniu"), tai dokumentų transportavimas iš Olandijos gali kainuoti vos 30–50 eurų už nedidelę siuntą. Tačiau jei reikia vairuotojo, kuris važiuotų tiesiai ir nieko neberinktų kelyje, tai ekspresinis reisas gali atsieiti ir 200–400 eurų, priklausomai nuo degalų kainos to dieną ir to, ar reikia važiuoti į atokesnį rajoną, pvz., į Telšius ar Druskininkus.

Ar galite paimti siuntą tiesiog iš mano namų ar biuro Amsterdame?

Taip, mūsų partnerių tinklas Olandijoje yra labai tankus, todėl galime organizuoti paėmimą iš bet kurios vietos – nuo didelio kontorinio pastato Roterdame iki mažo buto Hagėje. Viskas, ko jums reikia, yra pasiruošti dokumentus iki nurodyto laiko ir užtikrinti, kad kas nors būtų vietoje, jei tai ne gyvenamosios patalpos. Kartais klientai sako, tiesiog padėkite po kilimėliu prie durų, bet a visada patariu tai nedaryti, nes Olandijoje, kaip ir Lietuvoje, gali būti įvairių smulkieji vagių, o svarbų kontraktą prarasti yra ne taip jau smagu.

Kas daryti, jei vairuotojas vėluoja ir man labai skubia?

Pirmiausia – kvėpuokite. Esu matęs daugybę situacijų, kai klientai panikuoja dėl valandos vėlavimo, tačiau dažniausiai tai nėra mūsų kaltė. Olandijoje yra daug juodųjų dienų, kai keliai užšąla arba vyksta didelios eismo avarijos, ypač ties Utrechtu. Jei jums tikrai šakęs skubus susitikimas notare, paskambinkite mums iš karto – mes galime susisiekti su vairuotoju ir, jei įmanoma, nukreipti jį trumpesniu maršrutu arba net organizuoti taksi iš artimiausios miesto degalinės iki jūsų biuro, nors tai ir papildomai kainuos.

Ar saugu siųsti konfidencialius ar slaptus dokumentus?

Absoliučiai taip, ir aš asmeniškai už tai užtikrinu. Mes dirbame pagal griežtas duomenų apsaugos taisykles (GDPR), o mūsų vairuotojai yra patikimi, patvirtinti darbuotojai, kurie dirba su mumis ne pirmą metą. Jei dokumentai ypač jautrūs, galime sudaryti papildomą neatskleidimo sutartį (NDA), o pačią siuntą galiame padėti į specialų užraktu segamą konteinerą, kurį atidaro tik gavėjas, įvedęs unikalų kodą, kurį jums išsiunčiame SMS žinute.

Ar reikia specialiai ruošti dokumentus prieš juos perduodant?

Nebūtinai jokiems sudėtingiems ruošimams, bet būtų protinga juos sudėti į tvarkingą krepšelį arba vokišką voką, jei jie yra suplėšyti. Maždaug prieš penkerius metus turėjau atvejį, kai klientas padavė vairuotojui vieną lapą be jokio voko – vėliau jis nukrito po sėdynės sunkvežimyje ir mes jį radome tik po savaitės, kai vairuotojas valė mašiną. Taigi, paprasta plastikinė arba popierinės uždarytas aplankas išgelbės daug nervų.

Kaip vyksta mokėjimas už paslaugas?

Mes esame lankstūs, nes žinome, kad verslo klientams svarbi apimtis. Jei dirbate su mumis nuolat, galime sudaryti sutartį su atidėtolio mokėjimu iki 30 dienų po sąskaitos-faktūros gavimo. Jei tai vienkartinis užsakymas, pvz., siunčite diplomą universitetui arba asmeninius dokumentus, tada paprasčiausiai apmokėjimą atliekate banko pavedimu iš karto, kai gaunate patvirtinimą, kad siunta paimta. Pripažįstu, seniai stengiamės atsisakyti grynųjų pinigų mokėjimo vairuotojui dėl saugumo, todėl viskas vyksta elektroniniu būdu.

Ką dar verti žinoti apie logistikos procesus

Apibendrinant visą šitą kalbą, norėčiau pasakyti, kad dokumentų transportavimas iš Olandijos nėra rocket science, tačiau jis reikalauja profesionalaus požiūrio. Matęs esu viską – nuo dokumentų, kurie buvo užmiršti Utenos sandėlyje, iki tų, kurie buvo neteisingai pažymėti kaip "prekės" ir dėl to sukėlė nemažai rūpesčių muitinėje. Svarbiausia yra komunikacija. Jei jūs tiksliai žinote, ką siunčiate (ar tai originalai, ar kopijos, ar jie turi antspaudų), ir apie tai mums pranešate, mes galime pasirūpinti, kad kelias būtų tobulas.

Taip pat nepamirškite, kad Olandija yra šalis, kurioje laikas yra pinigai. Jei sutarsite su vairuotoju, kad jis atvyks į jūsų sandėlą 12:00, būkite ten. Vairuotojų darbo valandos yra griežtai reglamentuojamos, o jei jie praleis laiką laukdami jūsų, tai gali pakenkti visam maršrutui ir vėlavimui visiems kitiems klientams. Gerbiame jūsų laiką, prašome gerbti ir mūsų.

Galiausiai, nepaisant to, kiek daug technologijų atsiranda, žmogiškasis faktorius visada išlieka svarbiausias. Mes ne tik pervežame popierius, mes pervežame jūsų verslo vertę, jūsų asmeninius duomenis ir jūsų ramybę. Tikiuosi, šis straipsnis padėjo jums suprasti, kas vyksta užkulisiuose, ir kitą kartą, kai reikės siųsti kažką iš Amsterdamo ar Eindhoveno, jausitės daugiau užtikrintai.