Kaip užsakyti siuntų gabenimą? Greitas atsakymas

Tarptautinių pervežimų pasaulyje, kur laikas – pinigai, o pasitikėjimas – brangiausia valiuta, procesas, kaip užsakyti krovininį transportą, dažnai atrodo sudėtingas tiems, kas su tuo susiduria retai. Esu dirbęs šioje srityje virš dvidešimties metų ir mačiau viską – nuo smulkių siuntinių, kuriuos reikėjo pristatyti „vakar“, iki milžiniškų projektinių krovinių, keliaujančių per visą kontinentą. Nepaisant to, principas išlieka tas pats: sėkmingas pervežimas prasideda ne tada, kai sunkvežimis atvažiuoja į sandėlį, o tuomet, kai klientas sužino, kaip teisingai formuliuoti užsakymą.

Šiame straipsnyje aš pasidalinsiu savo patirtimi ir paaiškinsiu, kaip užsakyti siuntų gabenimą taip, kad procesas vyktų sklandžiai, greitai ir be nereikalingų nerimų. Tai greitas atsakymas ir praktinis vadovas tiems, kas vertina savo laiką.

Įvadas: Kodėl teisingas užsakymas svarbiau už pačią transportą?

Dažnai klientai man klausia: „Kiek kainuos nuvežti šią siuntą į Berlyną (arba Londoną, Romą, Varšuvą)?“ Atsakymas paprastai yra: „Tai priklauso nuo to, ką tiksliai norite nuvežti ir kada“. Atrodo trivialiai, tačiau būtent čia paslėptas pagrindinis raktas į efektyvų logistikos valdymą.

Užsakyti pervežimą – tai ne tik skambutis ar el. laiškas su adresu. Tai tikslus informacijos perdavimas, leidžiantis logistikos ekspertui parinkti tinkamą transportą, apskaičiuoti realią kainą ir, svarbiausia, užtikrinti, kad krovinys atvyks saugiai. Per dvidešimt metų esu pastebėjęs, kad 90 % nesklandumų (vėlavimai, netikėti papildomi mokesčiai, sumaištis su dokumentais) kyla ne dėl blogų kelių ar transporto gedimų, o dėl iš pradžių neteisingai pateiktos informacijos.

Kaip ekspertas, kuris matęs tūkstančius orderių, galiu pasakyti viena: gerai parengtas užsakymas tai pusė sėkmės. Kai klientas tiksliai žino, ką turi, ir sugeba tai perteikti, pervežimo procesas tampa paprasta mechanine operacija, o ne spėlionių žaidimu.

Šiame straipsnyje mes ne tik aptarsime, kur spustelėti, kad užsakyti transportą, bet ir paaiškinsime, kokius duomenis turite paruošti iš anksto. Mes kalbėsime apie tai, kodėl krovinių rūšis, svoris ir „Incoterms“ sąlygos nulemia galutinį rezultatą. Tai yra informacija, kurią dažnai nutyli greitieji paieškos sistemos, tačiau ji būtina kiekvienam, kas nori, jo verslas veiktų be stabdžių.

Svarbu suprasti, kad „greitas atsakymas“ logistikoje nereiškia „spėjoti“. Tai reiškia turėti visus reikiamus kodus iš anksto. Toliau pateikiamas išsamus DUK (Dažnai Užduodamų Klausimų) skyrius, kuris atsakys į visus Jums rūpimus klausimus apie užsakymo procesą, pradedant nuo paprasto dėžutės siuntimo iki baigiant sudėtingų krovinių logistika.

DUK: Viskas, ką reikia žinoti apie siuntų užsakymą

Šioje skyriuje suformulavau 10 dažniausiai užduodamų klausimų, atsakymus į kurius kiekvienas logistikos vadovas ar verslininkas turėtų žinoti. Tai yra mūsų sukurta „žinių bazė“, paremta ilgamete praktika.

1. Kokią informaciją turiu pateikti, kad gaučiau tikslią kainą? Tai yra pagrindinis ir svarbiausias klausimas. Norėdami gauti ne „orientacinę“, o tikslią kainą, turite pateikti „Penkias K“: Ką (krovinio pavadinimas ir rūšis), Kiek (svoris ir tūris/išmatavimai), Kur (siuntimo ir pristatymo adresas, atsižvelgiant į tai, ar mieste, ar užmiestyje), Kada (pasiruošimo data ir pageidaujama pristatymo data) ir Kaip (ar reikia kelti krautuvu, ar yra įėjimas sunkvežimiui). Papildomai svarbu nurodyti, ar tai pavojingas krovinius (ADR), ar reikia temperatūros režimo. Jei netiksliai nurodysite svorį (pavyzdžiui, sakysite „apie 1 toną“, o bus 1,5 t), vairuotojas gali atsisakyti pakrauti vietoje, ir Jums teks užsakymą daryti iš naujo brangiau.

2. Kokiu būdu greičiausiai užsakyti transportą? Šiuolaikinėje logistikoje greitis lemia informacijos kanalą. Greičiausias būdas – el. paštas su išsam užklausa, nurodant visus aukščiau minėtus duomenis. Taip pat dauguma logistikos kompanijų turi internetines platforms ar mobiliąsias programas, kur galite suvesti duomenis ir gauti automatinį pradinį skaičiavimą. Tačiau jei situacija skubi (pavyzdžiui, vairuotojas jau yra vietoje ir reikia sprendimo dėl papildomo kroviniio), telefoninis skambutis yra neabejotinas prioritetas. Esu patvirtinęs daugybę „gyvų“ užsakymų, kai klientui reikėjo išsikrauti dalį krovinio Kaune ir užkrauti naująą tą pačią dieną – čia telefonas ir tiesioginis ryšys su dispečeriumi neįkainojamas.

3. Kas yra „Incoterms“ sąlygos ir kodėl jos svarbios užsakant pervežimą? „Incoterms“ (Tarptautinės prekybos terminai) nurodo, kas kas atsakinga už krovinį konkrečiu momentu. Dažniausiai sutinkamos sąlygos – EXW (gamykloje/sandėlyje), FCA (perdavimas vežėjui) ir DAP (pristatymas į paskirties vietą). Užsakydami pervežimą, būtina nurodyti šią sąlygą, nes ji lemia, iš kur reikia atvykti vairuotojui. EXW atveju vairuotojas turi tik pakrauti (jei nenurodyta kitaip), o DAP atveju jis prisiima atsakomybę pristatyti iki gavėjo durų. Klaida nurodant sąlygas gali sukelti papildomų išlaidų (pavyzdžiui, jei manyta, kad pervežėjas iškraus, o sutartyje buvo EXW, kur iškrovimas mokamas gavėjo).

4. Kiek laiko užtrunka rasti transportą? Standartinis atsakymas – nuo 30 minučių iki vienos darbo dienos. Jei užsakote standartinį tentinį sunkvežimį (tarpautinės linijos Lietuva-Vokietija ir pan.), transportas paprastai randamas per keletą valandų, nes rinka yra aktyvi. Tačiau jei kalbame apie spec. transportą (šaldytuvai, autokėdės, perkerdami sunkvežimiai) arba krovinius į retesnes kryptis (pvz., Skandinavija, Ispanija, Portugalija ar ne ES šalis), paieška gali užtrukti ilgiau. Mano patirtis rodo, kad geriausia užklausa siunčiama 3-5 darbo dienoms iki planuojamo įkrovimo. Taip didžiausia tikimybė gauti geriausią kainą ir patikimesnį vežėją.

5. Ar galiu užsakyti dalinį krovinį (LTL – Less Than Truckload), jei mano prekės neužpildo viso sunkvežimio? Žinoma, tai viena populiariausių paslaugų mažesniems verslams. Dalinis krovinys (kolektyvinis pervežimas) reiškia, kad Jūsų siunta keliauja kartu su kitų klientų siuntomis viename sunkvežimyje. Užsakymo procesas panašus, tačiau čia labai svarbu tiksliai nurodyti vietų skaičių (palečių kiekį) ar tūrį, nes kainos skaičiuojamos pagal užimamą vietą. Būtinai nurodykite, ar krovinys gali būti dedamas ant kitų prekių (t.y., ar jis atsparus spaudimui). Tai leidžia logistikos kompanijai efektyviau suplanuoti krovimą ir Jums sutaupyti pinigų.

6. Kokius dokumentus reikia paruošti pervežimui? Pagrindinis dokumentas yra prekių sandėravimo lapas (packing list) ir sąskaita-faktūra (invoice). Jei vyksta prekyba tarp ES šalių, paprastai pakanka VMDS (vidinis prekių apyvartos dokumentas), jei jis reikalingas Jūsų buhalterijai, tačiau patysems sienoms kirsti tiesioginis VMDS nebūtinas – svarbu turėti CMR sąskaitą (prekių vežimo sąskaitą), kurią užpildo vairuotojas. Jei keliaujama į ne ES šalis (pvz., Jungtinę Karalystę po „Brexit“, Norvegiją, Šveicariją), būtina paruošti eksporto deklaraciją (EX-1) arba ją padaryti tiesiogiai sienoje. Geriausias patarimas: pasirūpinkite šiais dokumentais prieš tai, kai atvažiuoja sunkvežimis, kad būtų išvengta vėlavimų sandėlyje.

7. Kas daryti, jei krovinys yra pavojingas (ADR)? Pavojingų krovinių (chemikalėai, degiosios medžiagos, akumuliatoriai) pervežimas yra griežtai reglamentuotas. Užsakymo metu būtina nurodyti: ADR klasę, UN numerį, pakavimo grupę ir tikslų kiekį. Be šių duomenų niekas nepasiūlys kainos, nes vairuotojas turi turėti specialų leidimą (ADR sertifikatą), o sunkvežimis – specialią įrangą. Jei šios informacijos nenurodysite, krovinys gali būti sustabdytas patikrinimo metu, o tai kainuos brangiai baudų ir stovėjimo.

8. Kaip užtikrinamas krovinio saugumas ir ar reikia draudimo? Pagrindinė taisyklė: visada verta pasidomėti draudimu. Nors vežėjai turi privalomąjį draudimą (pagal CMR konvenciją), jo išmokos sumos dažnai būna ribotos (pvz., pagal SDR – specialiąsias traukimo teises, kas svorio vienetui gali būti mažiau nei prekės vertė). Užsakydami pervežimą, klauskite apie „Visaverčio krovinio draudimą“ (All risk). Jis paprastai kainuoja labai nedaug (priklausomai nuo krovinio vertės, tai gali būti vos keliasdešimt eurų), tačiau apsaugo nuo visų rizikų – nuo avarijos iki vagystės. Aš visuomet rekomenduoju šią papildomą apsaugą, ypač pervežant brangią elektroniką ar vertybes.

9. Ar galiu sekti savo siuntą realiu laiku? Šiandera tai yra standartas. Užsakydami pervežimą, gausite sekimo numerį arba nuorodą į sistemą, kurioje matysite kur yra Jūsų krovinys. Tačiau verta prisiminti, kad vairuotojams taikomi vairavimo poilsio laiką, todėl GPS signalas gali nejudėti keletą valandų – tai ne reiškia, kad kilo problema. Jei reikia ypatingai tikslaus informacijos (pvz., „Ar jis jau pasiekė gavėjo sandėlį?“), geriau tiesiogiai susisiekti su savo logistikos vadybininku, kuris paskambins vairuotojui. Asmeninis kontaktas visada duoda daugiau tikrumo nei šaltas programos ekranas.

10. Kas daro, jei atsiranda nesklandumų ar vėlavimo? Profesionali logistikos kompanija informuoja apie nesklandumus pati, dar prieš tai, kai Jūs to klausiate. Jei vėluojama dėl techninių problemų, blogo oro ar sienų patikros, Jūs turite būti informuoti iš karto. Jei pastebite, kad informacija neateina, nedelsdami susisiekite. Geriausias užsakymas yra tas, kurio metu yra atviras ir dvipusis ryšys. Mano patirtis rodo, kad didžiausia kliento baimė – nežinojimas. Todėl pasirinkdami pervežėją, vertinkite ir jo komunikacijos greitį, o ne tik pigiausią kainą.

Išvada: Racionalus požiūris į logistikos užsakymą

Apibendrinant visą aukščiau išdėstytą informaciją, noriu pabrėžti vieną esminį dalyką: užsakyti siuntų gabenimą – tai ne rutininis spustelėjimas, o verslo procesas, reikalaujantis atidumo ir supratimo. Per dvidešimt metų šioje srityje esu išmokęs, kad pigiausias pasiūlymas dažnai tampa brangiausiu sprendimu, jei jame neįvertintos rizikos ar paslėpti papildomi mokesčiai.

Raktas į „greitą atsakymą“ ir sklandų procesą yra paruošimas. Kai žinote savo krovinius (svoris, matmenys, adresas), suprantate prekybos sąlygas (Incoterms) ir pasiruošę dokumentams, užsakymas trunka kelias minutes. Tada logistikos ekspertas gali padaryti savo darbą – surasti geriausią sprendimą Jums.

Nebijokite klausti. Nebijokite reikalauti aiškumo. Jūsų krovinys – tai Jūsų verslo dalis, o mūsų darbas – užtikrinti, kad ši dalis pasiekti kiekvieną paskirties tašką laiku ir saugiai. Pasitikėkite profesionalais, bet ir pats būkite informuotas. Tik tokia partnerystė garantuoja 99/100 kokybės rezultatą, kurio visi siekiame.