Kaip užsakyti siuntinių pervežimą į Olandiją internetu: Vadovas iš vidaus

Esu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir per tą laiką matęs viską – nuo siuntų, keliaujančių be priedangos po lietaus, iki tų, kurios buvo supakuotos taip, kad jose išliktų net kiaušinis. Pasikeitė laikai, ir anksčiau reikėdavo skambinti, siųsti faksus ar važiuoti į kontorą pasirašyti krątinę lapą. Dabar viskas vyksta internetu, o klausimas, kaip užsakyti siuntinių pervežimą į Olandiją internetu, dažniausiai pasirodo būna paprastesnis nei atrodo iš pirmo žvilgsnio, jei žinai ką kur įvesti.

Šiuo metu logistika yra kaip didelis internetinis bankas: viskas sulygiuota, algoritmai skaičiuoja kainas realiu laiku, o vairuotojų terminalai visur su GPS. Tačiau, norint, kad jūsų krovinių gabenimas į Olandiją (Nyderlandus) vyktų sklandžiai ir be nereikalingų rūpesčių, reikia suprasti keletą subtilybių, kurias dažnai praleidžiame, spėjami užpildyti formas. Čia nėra rocket science, bet pagrindai turi būti tvirti, kitaip galite susidurti su papildomais mokesčiais Roterdame arba vėlavimais ties Vokietijos siena.

Nors technologijos leidžia užsakyti pervežimą per kelias minutes, svarbiausia yra ne pats mygtuko paspaudimas, o teisinga informacijos pateikimas. Žemiau išdėstysiu tai, ką paprastai pasakoju savo draugams ir ilgalaikiams klientams prieš jų siuntą išvykstant į vakarus.

Pagrindiniai žingsniai ir užsakymo procesas

Šioje skiltyje aptarsime pačią procesinę dalį, kuri dažniausiai kelia didžiausią sumaištį tiems, kurie pirmą kartą susiduria su krovinių vežimu.

Kaip tinkamai užpildyti užsakymo formą internetu?

Kai atsidarote tinklalapį, pirmiausia matote laukus vietos ir krovimo bei iškrovimo datos. Čia svarbiausia nenukrypti nuo tiesos – jei parašysite, kad krovinys sverdžia 500 kg, o jis svers 1.2 tonos, vairuotojas tiesiog nepriims siuntos arba reikalaus papildomo mokėjimo vietoje. Būna tikrai nemalonių situacijų, kai klientas bando sutaupyti pateikdamas mažesnius svorius, bet vėliau tiekia pinigus už brangų perkrovimą.

Taigi, įveskite tikslius matmenis, nurodykite, ar reikia „palečių keitimo“ (pallet exchange), ir, svarbiausia, parašykite gavėjo kontaktinį telefoną, kuris tikrai veikia. Olandijoje gavėjai dažnai kalba tik olandiškai, tad jei vairuotojas negalės susisiekti su jumis ar gavėju, siunta gali grįžti atgal į Lietuvą kaip nepristatyta. Tikslumas čia taip pat svarbus kaip ir jei ruošiatęs finansinę ataskaitą – klaida viename skaičiuke gali kainuoti brangiai.

Ar tikrai galiu užsakyti viską be jokio pokalbio su vadybininku?

Žinoma, galite, ir 90 proc. atvejų tai praeina lyg riešutas, ypač jei siunčiate standartinę 1 ar 2 Europos tipo paletes (EPAL) į miestus kaip Amsterdamas, Eindhovenas ar Utrechtas. Bet turiu omenyje tais atvejais, kai krovinyje yra brangios prekės, pavojingi krovimai arba jis reikalauja specialios įrangos iškrovimui.

Jeigu siunta yra nestandartinė, pvz., ilga trąsa ar statybinė medžiaga, kuri išsikiša už paletės ribų, geriau skirti dvi minutes ir paskambinti. Tokiu atveju algoritmas gali paskaičiuoti kainą už standartinį furgoną, o realiai reikės ilgos bazės sunkvežimio su „liftu“. Užsakyti internetu yra patogu, tačiau patirtis sako, kad neįmanoma užprogramuoti visų realaus pasaulio nestandartinių situacijų į paprastą formą.

Kiek laiko užtrunka, kol gausiu konfirmaciją apie vairuotojo atvykimą?

Įprastai, kai užsakote siuntinių pervežimą į Olandiją internetu, sistema automatiškai išsiunčia patvirtinimą, o vairuotojo duomenys atsiranda darbo dienos pabaigoje arba kitą rytą. Tačiau nepamirškite, kad Olandija yra labai populiarus maršrutas, todėl vietos sunkvežimiuose dažnai užpildomos 1–2 dienas iki išvykimo.

Nesijaudinkite, jei negausite vairuotojo numerio akimirksniu. Logistikos įmonės turi sukaupę tūkstančius transporto priemonių, ir kartais vairuotojas paskiriamas tik tada, kai krovinys yra jau surinktas sandėlyje (pavyzdžiui, Kaune ar Vilniuje) ir paruoštas kelionei. Kantriausiai laukiantys klientai gauna geriausią paslaugą, nes vadybininkai turi laiko surasti idealų marsrutą.

Kainodara ir mokesčiai: ką tikrai reikia žinoti

Pinigai visada yra jautri tema, ypač kai kalbame apie tarptautinius pervežimus, kur kuro kainos šokinėja kaip lietus ant gegužės.

Kas daro įtaką galutinei kainai, kurią matau ekrane?

Kaina, kurią matoate, dažniausiai yra bazinė, ir ji priklauso nuo to, kiek vietos jūsų siunta užims pervežimo priemonėje. Tačiau realioje situacijoje galutinę sumą lemia kuro priedai, kurie keičiasi kiekvieną mėnesį, ir vietiniai mokesčiai Olandijoje. Pavyzdžiui, jei reikia iškrauti siuntą Roterdamo priemiestyje, kurioje ribojamas sunkiasvorio transporto eismas (Low Emission Zone), gali tekti mokėti papildomą vietinę licenciją.

Taip pat įtakos turi ir sezoniškumas – prieš šventes ar vasaros atostogų pradžią kainos šiek tiek kyla, nes paklaugaauga. Tad, kai naršote internete ir ieškote, kaip užsakyti siuntinių pervežimą į Olandiją internetu, nebijokite klausti vadybininko, ar kaina yra fiksuota, ar ji gali keistis iki išvykimo dienos. Užtikrinau, kad sąžiningos kompanijos visada pasakys tiesą apie galimas kainos svyravimus.

Ar galiu gauti nuolaidą, jei siunčiu daugiau negu vieną kartą?

Be abejo, ir tai yra vienas pagrindinių dalykų, dėl ko verta susisiekti tiesiogiai, nors ir galite užsakyti per platformą. Jei esate e-komercijos atstovas ir siunčiate prekes į Olandiją kas savaitę, galite sudaryti sutartį su fiksuota tarifine gridele. Tokiu atveju internetinis užsakymas tampa tiesiog formaliumu – kainos jau yra susitaręs, o jums liko tik įvesti duomenis.

Daugelis klientų nežino, kad pastovumas logistikoje vertinamas aukščiau nei vienkartinės didelės siuntos. Transportuotojai mėgsta klientus, kuriems gali planuoti maršrutus mėnesių į priekį, todėl dažnai gali pasiūlyti iki 10–15 proc. nuolaidą nuo standartinės kainos, jei įsipareigojate bendradarbiauti ilgiau.

Ką daryti, jei mano siunta yra labai lengva, bet didelė (pvz., putų polistireno plokštės)?

Tai klasikinis spąstai daugeliui naujokų. Jei siunta užima daug vietos (tūrio), bet sverbi mažai, logistika ją vertina ne pagal kilogramus, o pagal tūrį (m3). Pavyzdžiui, jei turite 2 tonas plunksnų, jose užpildysite visą furgoną, tad jums teks mokėti už visą furgoną, ne už 2 tonas svorio.

Užpildydami formą internetu, sistema paprastai automatiškai perskaičiuoja tūrį į taip vadinamus „svorio vienetus“. Jei matote staigų kainos šuolį, tikriausiai tai būtent dėl to. Tokiu atveju verta pagalvoti apie dalinį krovinį (LTL – Less than Truckload), kai jūsų siunta keliauja kartu su kitais klientų siuntomis, ir mokate tik už užimtą vietą.

Dokumentacija ir rūšiavimas

Be dokumentų neišvažiuos nei vienas sunkvežimis, net jei jis eina tuščias.

Kokius dokumentus turiu paruošti, kad siunta neštųtų sienose?

Esminis dalykas yra prekių sandėlavimo sąskaita faktūra (invoice) ir, jei reikalinga, EX1 arba T1 dokumentai. Nors Lietuva ir Olandija yra ES erdvėje ir dažniausiai prekės keliauja be muitų, vis tiek reikia turėti tvarkingą dokumentaciją. Siuntinių pervežimo procese dažniausiai reikalaujama komercinės sąskaitos, kurioje būtų nurodytos prekės, jų vertė ir svoris.

Būna situacijų, kai klientai užsako pervežimą, bet pamiršta pateikti sąskaitą arba ją pateikia tik vairuotojui atvykus į sandėlį. Tai sukelia didelius vėlavimus, nes vairuotojas negali išvykti be dokumentų. Geriausia visus failus įkelti į sistemą iš karto po to, kai sužinote, kaip užsakyti siuntinių pervežimą į Olandiją internetu – tai padės išvengti streso paskutinę minutę.

Ar turiu pats rūšiuoti prekes prieš išvežimą?

Taip, ir tai ne reikalavimas iš piktumo, o praktinis dalykas. Vairuotojas, atvykęs pas jums paimti siuntos, turi padėti ją į furgoną ir saugiai prifixuoti, o ne rūšiuoti dėžes pagal spalvas ar dydžius. Jei krovinys yra sumaišytas arba blogai supakuotas (pvz., dėžės sprogsta atvirai), vairuotojas gali atsisakyti jį priimti, kadangi užtikrina jūsų ir kitų krovinių saugumą.

Geriausia yra sudėti prekes ant paletės, uždengti juos stretch plėvele ir, jei reikia, pritvirtinti dirželiais. Profesionaliame logistikos pasaulyje tvarkingai supakuotas krovinių gabenimas į Olandiją yra pusė sėkmės. Nepamirškite pridėti pakuotės lapų ant kiekvienos dėžės – tai padės gavėjui Olandijoje greitai susitvarkyti su atsiėmusiu siuntu.

Rizikos ir neplanuotos situacijos

Niekas nėra tobulas, ir net geriausiems vairuotojams nutinka avarijos arba techniniai gedimai.

Kas nutinka, jei siunta sugenda arba dingsta kelyje?

Tai, ko visi bijome, tačiau logistikoje yra standartinės praktikos. Kiekvienas, kas užsako pervežimą, turi turėti draudimą (CMR draudimas). Paprastai jis yra įtrauktas į pervežimo kainą, tačiau reikia pasitikrinti, kokia yra atsakomybės riba – dažniausiai tai 8.33 SDR vienetas už kilogramą, kas maždaug atitinka 10–11 eurų.

Jei siunta brangi (pvz., elektronika ar vaistažolės), verta pasidomėti papildomu draudimu. Esu matęs atvejų, kai klientai norėjo išsigelbėti nuo draudimo mokesčio, o po gaisro furgone liko tik pelenai. Dabar, kai viskas vyksta internetu, dauguma platformų automatiškai siūlo šią paslaugą, tiesiog nenukrypstate nuo numatytųjų nustatymų. Geriau išleisti kelis eurus daugiau ir miegoti ramiau.

Ar galiu sekti savo siuntą realiu laiku?

Be abejo, šiandien tai yra standartas. Kai užsakinėjate pervežimą internetu, jums suteikiamas sekimo numeris arba nuoroda į aplikaciją, kurioje galite matyti, kur yra jūsų krovinių gabenimas į Olandiją. Naudinga sekti ne tik tada, kai siunta „nevažiuoja“, bet ir tada, kai ji artėja prie tikslo.

Kartais vairuotojai praleidžia eksporto valandas (pvz., sandėlis užsidaro 16:00), ir tada jums reikia skubiai organizuoti iškrovimą kitą dieną. Stebėdami siuntą galite iš anksto informuoti gavėją Olandijoje, kad jis būtų pasiruošęs. Tai taip pagerina klientų patirtį, kad jie visada lieka patenkinti ir grįžta rūpintis kitomis siuntomis.

Ką daryti, jei gavėjas atsisako priimti siuntą?

Tai, deja, ne retas atvejis, ypač prekiaujant el. parduotuvėse. Jei gavėjas neatsiliepia į skambučius arba nurodytas adresas neteisingas, vairuotojas laukia apie 1 valandą, paskui bando susisiekti su jumis. Jei niekas nepasikeičia, siunta grįžta atgal į Lietuvą, o jums gali būti paskaičiuotos „grįžimo išlaidos“ ir laukimo mokestis.