Kaip užsakyti biuro perkraustymą į Olandiją efektyviai?

Dirbu su krovinių pervežimu jau virš dvidešimt metų ir, turiu pripažinti, biuro perkraustymas visada yra atskiras nuotykis. Ne iš to mažiau sudėtingas nei gamyklos, bet su visai kitokiais niuansais – dažniausiai spaudžia laikas, o kompiuterinė technika yra jautri. Jeigu kadažem buvote įsivaizdavę, kad tai tiesiog įkeliama į sunkvežimį ir važiuojama, tai greičiausiai dar nebuvote susidūrę su Olandijos specifika. Ten kelių sistemos, prieigos prie centrų ir pačių olandų reikalavimai gali sukelti neeilinius staigmenų, jeigu viskas nebuvo suplanuota iš anksto.

Esu matęs viską – nuo tų, kurie bandydami sutaupyti viską vežė senais „Gazelės“ tipo furgonais ir galiausiai užstrigdavo prieš pirmąjį tiltą Vokietijoje, iki korporacijų, kurios perkeldavosi iš Vilniaus į Amsterdamą per savaitgalį be jokio sustojimo. Skirtumas tas, kad antrieji žinojo, kaip užsakyti biuro perkraustymą į Olandiją efektyviai, o pirmieji mokėjo už savo nekantrumą nervais ir prarastu laiku. Šioje srityje efektyvumas nėra tik apie kainą, tai apie tai, kiek greitai jūsų darbuotojai galės atsisėsti prie savo stalų kitą rytą ir pradėti dirbti. Nerašau čia teorinių vadovėlių, tai praktinė patirtis, gauta per tūkstančius kilometrų ir šimtus sėkmingų (ir ne taip) relokacijų.

Toliau pateiksiu atsakymus į klausimus, kurį dažniausiai užduodate man telefonu arba rašote laiškus, kai suprantate, kad artėja D diena. Tikiuosi, tai padės išvengti tų klaidų, kurias aš mačiau ne kartą.

Ruošiamės judėjimui ir organizaciniai momentai

Kiek laiko iš anksto reikia pranešti apie perkraustymą?

Nebūkite tie žmonės, kurie skambina penktadienį ir nori važiuoti sekmadienį, nors aš ir esu pasirengęs gelbėti situacijas. Idealus variantas yra pradėti galvoti apie tai mažiausiai prieš tris savaites, o jei kalbame apie didelius biurus, tai net mėnesį. Taip mes galime suderinti geriausią laiką, kad vengtume rūksto Vokietijos autostradose, ir užtikrinti, kad reikalingi vairuotojai bei įranga bus laisvi. Planavimas sutaupo pinigų, nes ekstremalūs užsakymai visada kainuoja brangiau.

Ar reikia daryti inventorizaciją sąrašą?

Be abejo, tai ne būtina tik tada, kai vežate vieną kėdę, bet biuro atveju tai privaloma. Ne dėl to, kad aš noriu daugiau rašyti, o dėl to, kad Olandijoje muitinė arba gaisrinėsauga gali sustabdyti sunkvežimį patikrinimui. Turėti lentelę, kurioje parašyta „20 stalų, 50 kėdžių, 10 kompiuterių“, padeda ne tik užtikrinti saugumą kelyje, bet ir vėliau suskaičiuoti, ar viskas atvyko sveika. Be to, jeigu įvyks įvykis draudimo atveju, draudikas be sąrašo nebus linkęs mokėti kompensacijos.

Kas dėl tos pačios technikos – serveriai ir kompiuteriai?

Tai yra pati jautriausia viso perkraustymo dalis, ir čia negalima būti „gudriu“. Serverius reikia išjungti pagal instrukcijas, o ne tiesiog ištraukti kištuką iš lizdo, kai jis dar suka. Aš visada patariu juos supakuoti į originalią pakuotę, jei jos dar liko, arba į specialias, drebėjimui atsparias dėžes su putomis. Esu matęs, kaip viena blogai užfiksuota duobelė kelyje virto nebeveikiančia brangia įranga, o tokios nuostolios verslui gali būti didelės.

Ar jūsų komanda padeda surinkti/išardyti baldus?

Taip, darome tai kasdien, bet svarbiausia yra pasakyti apie tai iš anksto, o ne kai vairuotojas jau stovi kieme ir laukia. Jeigu turiate didelius aptarnavimo stalus arba sekcijas, kurias reikia išardyti, mums reikia žinoti, kad reikės daugiau laiko ir galbūt specialių įrankių. Mūsų vairuotojai turi su savimi grėblius ir pagrindinius įrankius, bet sudėtingi sistemos baldai gali reikalingi meistro rankoms, tad geriau tai aptarti ankščiau.

Keliavimo ir finansinės pusės detalės

Kaip susiformuoja kaina ir nuo ko ji priklauso?

Nekalbu apie fiksuotas kainas iš katalogo, nes kiekvienas biuras yra skirtingas dydžiu ir sunkiu. Pagrindiniai dalykai, kurie lemia galutinę sumą, yra krovinio tūris kubiniais metrais, atstumas nuo Jūsų biuro iki iškrovos vietos Olandijoje ir ar reikia įrenginio (pakylos) kėlimui. Pavyzdžiui, jeigu biuras yra antrame aukšte be lifto, tai padidins darbo valandas, o jeigu Olandijoje reikia specialios leidimo važiuoti į centrą, tai taip pat įeina į sąskaitą.

Ar galima važiuoti savaitgaliu ar naktį?

Galima, ir kartais netgi rekomenduoju, ypač jeigu perkraustote biurą į miesto centrą, pvz., Amsterdamą arba Roterdamą. Ten dieną yra milžiniškos spūstys, o sunkvežimis gali prarasti valandas stovėdamas užstatytas automobilių. Naktinė važiavimas gali brangniau kainuoti dėl vairuotojų darbo apmokėjimo normų, bet Jūs užtikrinate, kad įmonė veiklą pradės ryte be vėlavimų.

Kiek trunka kelionė iki Olandijos?

Jei viskas vyksta sklandžiai ir nėra didelių spūsčių, tai nuo Lietuvos iki Olandijos važiuojame apie vieną ar dvi paras, priklausomai nuo konkretaus miesto. Tačiau reikia suprasti, kad tai yra tik važiavimo laikas, be įkrovos ir iškrovos. Jeigu biuras yra didelis, pati įkroda gali užtrukti pusę dienos, tad visas procesas gali trukti ir 3-4 dienas nuo to momento, kai mes atvykstame pas Jus iki to momento, kai paliekame paskutinę dėžę naujame biure.

Kas nutinka, jei sunkvežimis negali privažiuoti prie pat durų?

Olandijoje, ypač senosiuose miestuose, gatvės yra labai siauros, dažnai yra kanalai arba statybos. Jeigu mūsų sunkvežimis negali privažiuoti prie pat įėjimo, turime galimybę naudoti „pėsčiųjų“ sunkvežimėlį (su ratukais), kuriuo galima pervežti dėžes trumpu atstumu. Tai papildomas paslaugas, kuri kiek brangina, bet tai vienintelis būdas perkraustyti be didelio streso ir gatvės blokavimo.

Ar reikia mokėti kažką iš anksto?

Įprasta praktika yra pasirašyti sutartį ir sumokėti avansą, kuris užtikrina, kad mes rezervuojame Jums būtent reikalingą mašiną ir datą. Likusią sumą paprastai apmokate gavęs krovinį arba baigę darbus. Tai apsaugo abi šalis – Jūs žinote, kad mašina atvyks, o mes, kad nevažiuosime tuščia.

Buitinės ir teisinės detalės bei rizikos

Kokius dokumentus reikia tur�ti kelyje?

Nors Olandija ir yra ES šalis, tarptautiniai pervežimai visada reikalauja tvarkos. Būtinas yra CMR sąrašas (tarptautinis vežimo dokumentas), kuriame turi būti nurodytas krovinys, siuntėjas ir gavėjas. Jeigu vežate techniką, kuri yra registruota kaip ilgaamžis turtas, verta turėti su savimi eksporto sąskaitą-faktūrą arba krovinių deklaraciją, kad sulaikymo atveju galėtume įrodyti prekės kilmę.

Ar man reikia rūpintis draudimu?

Mūsų įmonė turi standartinį krovinių draudimą, tačiau jis dažniausiai dengia tik bendrąsias rizikas ir yra ribotas suma. Jeigu vežate labai brangią įrangą, serverius ar meno kūrinius, geriau šiek tiek prisidėti ir užtikrinti papildomą draudimą. Aš visada sakau – geriau būti sausam nei vėliau gailėtis, kai dėžė nukrenta nuo pakylos.

Ką daryti su atliekomis arba nereikalingais baldais?

Daugelis klientų, kai perkraustoma, nusprendžia atsikratyti senų stalų ar spintų. Mes galime tai sudėti į mašiną ir išvežti, bet reikia aiškiai pasakyti, kur tai reikia nuvežti – į šiukšliadėžę Olandijoje ar atgal į Lietuvą. Olandijoje atliekų tvarkymas yra griežtai reglamentuotas, ir ne viską galima tiesiog mesti į pirmą pastebimą konteinerį, be to, tai kainuoja.

O kas dėl darbuotojų asmeninių daiktų?

Tai dažnai užmirštamas dalykas. Žmonės dažnai palieka asmeninius daiktus stalų stalčiuose – nuo fotografijų iki vaistų. Prieš įkeliant į mašiną, visi stalčiai turi būti tušti arba uždaryti ir užlakuoti. Jeigu kas dingsta, vėliau sunku įrodyti, kad ten buvo, o mes negalime būti atsakingi už paliktas piniginės ar brangius papuošalus, jeigu jie nebuvo įtraukti į inventorizaciją.

Išvada

Galiausiai, noriu pasakyti, kad kaip užsakyti biuro perkraustymą į Olandiją efektyviai, nulemia ne tas, kiek kainuoja viena valanda, o tai, kiek gerai suprantate visą procesą. Esu matęs įmonių vadovus, kurie taupo ant dėžių, o vėliau brangiai moka už sugadintus monitorius. Efektyvumas čia reiškia aktyvią komunikaciją su vairuotojais, aiškų planą ir supratimą, kad Olandija nėra toli, bet jos logistika turi savo specifikos. Pasitikėkite savo pervežėjo patirtimi, nebijokite klausti kvailų (kaip jums atrodo) klausimų apie pakylos ar dokumentus, ir tada Jūsų verslas nejaus pertraukos. Gerai suplanuotas kelionių maršrutas ir tvarkingas krovinys – tai pusė sėkmės kelyje į naują biurą.