Kaip supaprastinti biuro perkėlimą į Olandiją? Praktinių patarimų vadovas

Dirbu šioje srityje beveik dvidešimt dvejus metus. Per tą laiką mačiau viską – nuo įmonių, kurios perkėlimą į Olandiją planuoja metus iš anksto ir tuki kiekvieną dėžutę, iki tokių, kurie penktadienį vakare paskambina ir sako: „Važiuojame pirmadienį, viskas supakuota“. Tiesą sakant, abu atvejai įmanomi, bet stresas ir kainos skiriasi kaip dangus ir žemė. Jei jums šiandien kyla klausimas, kaip supaprastinti biuro perkėlimą į Olandiją, pirmiausia nusiraminkite – tai ne kosminė misija, o tiesiog logistinis procesas, kurį padarome kiekvieną dieną.

Olandija yra viena populiariausių krypčių lietuviams verslininkams. Roterdamo uostas, geografinė padėtis, stabilus verslo klimas – visi tai traukia čia perkelti bent dalį operacijų. Tačiau biuro perkėlimas į Olandiją turi savų niuansų, apie kuriuos dažnai užmirštama kol sunkvežimis su jūsų turtu jau stovi prie sienos. Nereikia būti logistikos ekspertu, kad procesas būtų sklandus, užtenka tik žinoti keletą „žemės dėkingų“ taisyklių, kuriomis su jumis pasidalysiu toliau.

Svarbiausia – nebijoti klausti. Klientai dažnai sako, kad jautiasi kvailiai klausanant paprastų dalykų, bet manau, kad kvailiau būti tais, kurie vėluoja dėl to, kad neklausė. Štai ir toliau pateiksiu atsakymus į tuos klausimus, kurie dažniausiai kyla pačioje pradžioje arba vykstant darbams.

Planavimas ir organizaciniai chaosai

Ar tikrai reikia planavimo, jei daiktų nėra daug?

Net jei perkeliote tik penkias darbo stotis ir vieną spausdintuvą, planavimas yra būtinas, kadangi Olandijoje griežtai taikomi apribojimai dideliems krovininiams automobiliams miestuose, ypač Amsterdamo ar Utrechto centre. Negalima tiesiog sustoti prie „pievos“ – ten reikia leidimų, specialių zonų (milieuzones), o vairuotojas, nežinodamas maršruto, gali praleisti pusę dienos važiuodamas ratu. Todėl netgi nedidelis biuro perkėlimas į Olandiją reikalauja tikslaus laiko ir vietos suderinimo, kitaip gali tekti mokėti stojamąjį už stovėjimą nelegalioje vietoje, kas ten kainuoja šimtais eurų.

Kokia yra didžiausia klaida, kurią daro klientai?

Be abejo, didžiausia klaida yra ta, kad klientai nepakuoja kabelių ir smulkių detalių – viskas paliekama ant stalų, manydamas, kad „mes patys susirinksime važiuodami“. Tai vėluoja, o vairuotojui Olandijoje laikas yra pinigai, todėl jei jam tenka surinkti pelės, klaviatūras ir jų užmezti, tai automatiškai didina galutinę sąskaitą. Geriausia viską padėti į pažymėtas dėžes dar prieš atvykstant komandai, o tada biuro perkėlimas į Olandiją vyks dvigubai greičiau ir be nervinimo.

Ar galima vežti asmeninę transporto priemonę kartu su biuro inventoriumi?

Taip, tai labai dažnai daroma, kadangi verslininkai dažnai keliauja kartu su savo automobiliais, tačiau čia būtina griežtai atskirti krovinius – automobilis negali būti užkrautas ant biuro baldų, jis turi būti įtvirtintas atskirai arba vežamas priekaboje. Be to, reikia nurodyti tai krovininiame dokumente (CMR), nes muitinė Olandijoje arba Lietuvoje gali sustabdyti ir pasidomėti, kodėl viename sunkvežimyje yra ir įmonės turtas, ir fizinio asmens automobilis.

Kainodara ir biudžeto niuansai

Kiek maždaug kainuoja toks vežimas?

Kainos labai svyruoja priklausomai nuo to, kiek tūrio metrų turite, ar reikia įrenginio liftų (su įrangą), bei kurioje Olandijos dalyje reikia užlipti. Jei kalbame apie standartinį mažo biuro perkėlimą į Olandiją (pavyzdžiui, 3-4 kabinos, susirinkimo erdvė), tai kaina svyruoja nuo 1200 iki 2500 eurų su PVM, atsižvelgiant į degalų kainas ir dienų skaičių. Paskutiniu metu degalai brango, todėl reikia būti atsargiems su pasiūlymais, kurie atrodo pernelyg pigūs – gali būti, kad jums siūlo seną techniką be kranų.

Ar paslaugos kaina gali pasikeisti procese?

Diagnozuojant situaciją iš vaizdo skambučiu, mes stengiamės pateikti fiksuotą kainą, tačiau ji gali keistis tik tada, jei vietoj 10 dežių pasirodo esą 50, arba jei vietoje pirmo aukšto su liftu, jums teks kelti daiktus į ketvirtą aukštą laiptais be lifto. Olandiški pastatai dažnai turi siaurus laiptus, todėl tokius niuansus būtina aptarti iš anksto, kad nereikėtų ginčytis dėl papildomų valandinių.

Kas dėl mokesčių už muitinę ar apmokestinimą?

Kadangi Lietuva ir Olandija yra ES narės, paprastai biuro inventorius (baldai, kompiuteriai) nekelia importo mokesčių, jei tai nėra prekybinis krovinys parduodamai tiesiogiai. Tačiau jei vežate naują įrangą, kurios vertė viršija tam tikrą ribą, gali tekti mokėti PVM pagal Olandijos tarifus, tačiau dažniausiai tai įmonėms nėra problema, jos gali tai taikyti savo mokesčių deklaracijose. Svarbiausia turėti tinkamas invetarizacijos sąrašas (packing list), kad muitinės pareigūnas nedubliuotų klausimų.

Techniniai ir dokumentiniai reikalavimai

Kokius dokumentus būtina paruošti?

Minimalus rinkinys yra pakavimo sąrašas, kuriame nurodyta, kas yra kiekvienoje dėžėje (bent apskritai: „biuro reikmenys“, „kompiuterių technika“, „archyvas“), ir transporto sutartis su mumis. Jei vežate jautrią duomenų laikmeną ar serverius, pravartu turėti serijinius numerius, nes kartais gali būti patikrinimų. Be dokumentų, biuro perkėlimą į Olandiją pradėti tiesiog neįmanoma be aiškaus adreso gavėjo ir kontakto telefono, kuris turi dirbti toje dienoje.

Ar jūsų komanda padeda supakuoti daiktus?

Taip, mes turime profesionalių pakavimo komandų, kurios atvyksta diena anksčiau ir viską užbaigia – nuo popieriaus įrėminimo iki specialių dėžių sudėliojimo. Tą rekomenduojame tiems, kurie nori išvengti pertraukų savo darbe, o mūsų patirtis rodo, kad profesionaliai supakuotos dėžės nenukrenta net ir staigiai stabdant sunkvežimiu ant autostrados A1.

Kaip elgtis su kompiuteriais ir serveriais?

Serverius reikia išjungti ir atjungti bent valandą prieš pakavimą, kad jie atvėstų, ypač jei tai dideli serveriai su oro kondicionavimu. Mes turbūt nešame specialias dėžes su putojančiu plastiku, o patys klientai dažnai pamiršta atjungti laidus, todėl vėliau tenka vargsti sujungti viską vėl naujoje vietoje. Biuro perkėlimas į Olandiją techninės pusės atžvilgiu yra lengvas, jei IT specialistas paruošia visą įrangą iš anksto.

Olandijos specifika ir vietinė ypatybės

Ar sunku privažiuoti prie verslo centrų Olandijoje?

Visiškai ne, jei tai nauji verslo centrai, prie kurių yra specialios aikštelės sunkvežimiams, tačiau senose miesto dalyse, pavyzdžiui, Hagoje ar neturėtumo centre, gali būti tikrai sudėtinga. Ten gatvės siauros, o olandai labai griežtai laikosi taisyklių – jei vairuotojas užvažiuos į zoną, kurioje negalima, baudą gaus ne vairuotojas, o krovinio savininkas (jūsų įmonė). Todėl visada išsiunčiame vietinį kurjeriu patikrinti vietą iš anksto arba prašome jūsų nuotraukų.

Ką daryti, jei naujieji biuro patalpos dar nebaigti?

Tai klasika – klientai skuba su nuoma Olandijoje, o patalpos dar dažomi. Tokiu atveju mes galime susitvarkyti sandėliavimą laikinai, pavyzdžiui, Roterdame arba netoli pietinės sienos, o tada, kai jūsų biuras bus pasiruošęs, pristatome visą turtą tiesiai į duris. Tai šiek tiek brangiau, tačiau sutaupo daugiau nervų nei bandymas spausti statybininkus, kad jie greičiau baigtų darbus.

Ar reikia rūpintis vairuotojų apgyvendinimu?

Paprastai ne, mūsų vairuotojai yra įpratę važinėti po maršrutą Lietuva-Lenkija-Vokietija-Olandija ir ilsėtis kabinoje arba viešbučiuose, kuriuos mes užsakome pagal savo standartus. Jums nereikia maitinti juos ar globoti, jie yra profesionalai, o jų užduotis – atvežti ir iškrauti. Jei tik norite duoti arbatos, tai malonu, bet ne privaloma.

Išvada

Galiausiai, noriu pasakyti, kad biuro perkėlimas į Olandiją gali būti net malonus procesas, jei jį pavertiame į strateginę užduotį, o ne chaosą. Per dvidešimt metų išmokome, kad svarbiausia yra ne technika, o komunikacija – pasakykite mums iš karto, kas klysta, kas ne taip, ką pamiršote padaryti, ir mes rasime sprendimą. Olandija yra disciplinuota šalis, ten mūsų vairuotojams visada malonu važiuoti, o jūsų verslui tai gali būti puikus žingsnis į priekį.

Nebijokite klausti, nedarykite spėjimų, o tuomet jūsų įmonės turtas atvyks saugiai ir laiku.