Kaip persikraustyti biurui į Olandiją? Išsamus vadovas

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir, turiu pripažinti, biuro perkėlimas visada yra kaip mažas karas su tūkstančiais detalių. Žmonės dažnai galvoja, kad tai tiesiog baldų išvežimas, tačiau kai kalba eina apie verslo perkėlimą į užsienį, ypač į tokią disciplinuotą šalį kaip Olandija, viskas pasidaro sudėtingiau. Esu matęs viską – nuo taisyklingai nuvežtų IT sistemų iki tokių chaoso scenų, kad vairuotojai norėdami grįžti namo. Jeigu svarstote, kaip persikraustyti biurui į Olandiją, geriau pasiruoškite iš anksto, o ne tikėkite, kad „kažkaip patvarkysime“.

Olandija – tai logistikos centras, čia viskas veikia kaip laikrodis, tačiau tik tada, jeigu ir tu įsileidi į tą ritmą. Amsterdamas, Roterdamas ar Eindhovenas – ne vien tik gražūs miestai, o vietos, kur kiekviena minute lauko pristatymą kainuoja pinigus. Todėl straipsnyje neapsieisime be techninių detalių, dokumentų ir gero seno patarimo iš kelių.

Visų pirma, supraskite, kad kaip persikraustyti biurui į Olandiją – tai ne tik fizinis pervežimas. Tai yra strateginis žingsnis. Reikės pagalvoti apie paskirstymą, nes Olandijoje biurai dažnai būna istoriniuose pastatuose be liftų arba su labai siaurais laiptais. Tada prasideda tikras cirkas su kėdėmis ir serverinėmis. Be to, neapsimoka vežti visko seno – kartais pigiau nupirkti naują Hagoje nei vežti lūžusią spintelę iš Vilniaus. Tačiau jei jau sprendžiate vežti, reikia žinoti, kuo tai pasibaigs.

Šiame vadove rasite praktinių patarimų, kuriuos perrašiau iš savo dienoraščio, paremdamas savo ilgamečia patirtimi. Svarbiausia – neskubėkite. Greitas sprendimas pervežimo srityje dažniausiai baigiasi dvigubai brangiau.

Popierizas ir Olandų griežtumas

Ar tikrai reikia tarpininko muitinėje?

Žiūrėk, aš esu matęs situacijų, kai verslininkai mėgino viską padaryti patys, vėliau gaudavo baudas ir prarasdavo savaites laiko. Olandų muitinė (Douane) nežaidžia. Jūs turite turėti tinkamą atstovą, muitinės brokerį, kuris išduoda importo deklaraciją. Nors Olandija yra ES, tai nereiškia, kad galima tiesiog važiuoti, kai pervežate komercinį krovinį. Be to, jeigu tarpininkavimo sutarties nėra, vairuotojas gali tiesiog užstrigti sienoje su pilnu sunkvežimiu, o jūs čia telefonu nieko nepadarosite.

Kiek laiko užtrunka visi leidimai surinkti?

Tai labai individualu, bet geriausiu atveju – savaitę, blogiausiu – mėnesį. Viskas prasideda nuo inventoriaus sąrašo, kuris turi būti ne tik „stalas, kėdė“, o turi būti nurodyti serialiniai numeriai, būklė ir tikslios vertės. Olandai mėgsta, kai viskas parašyta juodai ant balto. Jeigu trūksta kokių nors sertifikatų techninei įrangai, gali tekti laukti papildomų patvirtinimų iš gamintojų, o tai užtrunka. Negalima daryti prielaidos, kad viskas įvyks pernakt.

Kas daryti su technika, kuri yra nuomos arba lizingo?

Čia dažnai užkanda pelėda. Negalite tiesiog taip pasiimti ir nuvežti į Olandiją kompiuterių ar spausdintuvų, kurie priklauso lizingo bendrovei Lietuvoje. Būtina gauti raštišką sutikimą iš kreditoriaus, kad šis turtas gali būti išvežtas į kitą ES šalį be muitinės rūpesčių. Be to, reikės perdaryti lizingo sutartis arba užregistruoti turtą Olandijos įmonės, jeigu toks yra, pavadinime. Kitu atveju gali būti įtarimas dėl grobimo.

Ar turiu mokėti PVM ar mokesčius už perkėlimą?

Jeigu jūsų įmonė yra PVM mokėtoja ir vežate savo turtą, kuris bus naudojamas toliau verslui, dažniausiai taikoma 0 % PVM importo tarifas, tačiau tai reikalauja teisingai pildytos intrakomuninės pirkimo-pardavimo ataskaitos. Bet jeigu dalyvauja trečios šalys arba turtas parduodamas pertransportavimo metu, tai jau visai kita istorija. Geriausia pasitarti su buhalteriu dar prieš pakroviant sunkvežimį, kad vėliau nektektų mokėti 21 % Olandijos PVM iš savo kišenės.

Logistika, kaina ir techniniai niuansai

Kiek apytiksliai gali kainuoti toks reisas?

Nesakykime „nuo 500 eurų“, nes tai netiesa. Biuro perkėlimas į Olandiją, pavyzdžiui, 20 kubinių metrų apimties, su pakavimu ir įkėlimu Lietuvoje bei iškėlimu Amsterdame, šiuo metu svyruoja nuo 1800 iki 3000 eurų. Kaina priklauso nuo to, ar reikia įrenginio su liftu („hidraulika“), ar reikia vairuotojų padėjėjų. Benzinas ir keliai Vokietijoje ar Belgijoje nebecia pigūs, todėl neskubėkite rinktis pačio pigiausio pasiūlymo – jis gali baigtis papildomais mokesčiais.

Ar galima veži asmeninius daiktus kartu su biuro įranga?

Techniškai – galima, bet legaliai – nerekomenduoju. Muitinės dokumentuose turi būti aiškiai atskirta, kas yra komercinis turtas, o kas – asmeninis. Jeigu vairuotojas atsidurs Olandijoje ir inspektorius rasių dviratį ar vaikišką vežimėkę tarp serverių, gali prasidėti papildoma kontrolė. Geriau padaryti atskirą siuntą arba viską oficialiai užfiksuoti kaip įmonės turtą, bet tada įmonė turi mokėti mokesčius už šį turtą.

Kas daryti, jeigu naujieji biuro patalpos Olandijoje dar nebaigti?

Tai klasika. Vairuotojas atvažiuoja į adresą, o ten dar statybininkai. Tokiu atveju mums reikia žinoti iš anksto, kad reikėtų sandėliavimo paslaugos Olandijoje. Tai papildomai kainuoja – maždaug 15–20 eurų už kubinį metrą per savaitę, be iškrovimo ir pakrovimo darbo. Nereikia tikėtis, kad vairuotojas lauks tris dienas aikštelėje nemokamai, jo laikas yra pinigai.

Ar saugu vežti brangią serverinę įrangą paprastame sunkvežimyje?

Esu matęs, kaip 50 tūkstančių vertės serveris nukrito nuo paletės, nes vairuotojas staigiai stabdė. Serverinė įranga turi būti transportuojama specialiuose vežimuose su amortizacija, o ne tiesiog uždėta ant grindų. Be to, reikia užtikrinti, kad vairuotojas yra patyręs ir kad krovinys yra užfiksuotas (draudimas). Olandijos keliai, nors ir geri, turi savo „bumbų“, kurios gali sunaikinti standartinį standį.

Kas dažnai pasidaro ir kaip to išvengti

Kodėl viskas prasideda nuo laidų?

Nepaisant to, kiek gerai suplanavote baldų pervežimą, visada pasirodo, kad kabelių maišas yra didžiausia bėda. Kompiuteriai be laidų nenaudingi, o juos išardyti ir vėl sujungti trunka daugiau laiko nei patį perkėlimą. Patariu dar Lietuvoje viską pažymėti, fotografuoti jungtis ir sudėti į pažymėtas dėžutes. Tikėkite, manimi, po 20 metų aš žinau, kiek nervų suvalgo ieškoti maitinimo laido tarp dešimčių dėžučių svetimoje šalyje.

Ar vairuotojai Olandijoje kalba angliškai?

Dauguma kalba labai prastai arba visai nekalba. Profesionalios pervežimo kompanijos siunčia vairuotojus, kurie bent supranta pagrindinius komandus, tačiau negalite tikėtis, kad jis aptars su jumis biuro išplanavimą. Reikia, kad vietinis kontaktas Olandijoje būtų pasiruošęs susitikti su vairuotoju ir parodyti, kur ką statyti. Kalbos barjeras sukuria nemažai painiavos, ypač kai reikia statyti sunkias spinteles antrame aukšte be lifto.

Kada geriausia planuoti tokį reisą?

Venkite penktadienių ir paskutinių dienų prieš šventes. Olandai dirba griežtai nuo 8:00 iki 17:00, o po to užrakina duris. Jeigu vairuotojas pavėluos dėl eismo užkardų (kas Olandijoje yra dažna bėda), jums gali tekti laukti iki pirmadienio ryto. Geriausia rinktis antradienį arba ketvirtadienį, kai turite rezervos laiko. Be to, atkreipkite dėmesį į mokesčius už sunkvežimių įvažiavimą į miestus (LEZ zonas), ypač Roterdame arba Amsterdame centre.

Išvada

Galiausiai, noriu pasakyti, kad kaip persikraustyti biurui į Olandiją nebebuvo paslaptis po to, kai padariau šimtus tokių reisų, tačiau kiekvienas kartas moko kažko naujo. Sėkmė priklauso ne nuo to, kiek brangų sunkvežimių užsisakysite, o nuo detalaus planavimo ir dokumentų tvarkos. Nenustokite, kad Olandija yra arti – tai vis tiek užsienis, kur taisyklės griežtesnė nei pas mus.

Pasitikėkite patirtimi, pasiruoškite inventorių ir neleiskite paskutinei minutei. Jeigu viską padarysite teisingai, jūsų komanda Amsterdame ar Eindhovene galės pradėti dirbti jau pirmadienio ryte be jokio streso. O aš, kaip ir visada, žiūrėsiu iš šalies, kad viskas vyktų sklandžiai, ir lauksiu jūsų skambučio, kai priimsite kurti naują verslo istoriją.