Kaip perkraustyti biurą iš Olandijos be didelio vargo: Vadovas iš vidaus

Esu šioje srityje jau virš dvidešimties metų. Per tą laiką mačiau viską – nuo pasidužusių pakrovimo rampų Vokietijoje iki dingusių dėžių netoli Amsterdamo. Bet dažniausiai klientus nebaisina keliai ar oro sąlygos, o paprasta nežinojimas, kas juos laukia. Kai įmonė nusprendžia keisti adresą ir reikia organizuoti biuro kėlimą iš Olandijos, stresas lydi kiekvieną vadovą. Žinoma, aš čia ne tam, kad gąsdintų, o kad papasakotų, kaip tai padaryti protingai.

Tiesą sakant, kaip perkraustyti biurą iš Olandijos be didelio vargo, yra klausimas, į kurį atsakymas labai dažnai slepiiasi ne brangiuose paslaugose, o dėmesye smulkmenoms. Olandija – specifinė šalis su savo eismo taisyklių niuansais, siaurais gatvelėmis ir biurokratija, kuri, nors ir ES erdvėje, gali sukelti nemalonumų. Jei viską suplanuosite teisingai, tai nebus didelės katastrofos, o tiesiog darbo diena. Štai mano, kaip patyrusio logisto, žvilgsnis į tą procesą.

Dokumentai, leidimai ir biurokratinis „zoo“

Ar tikrai reikia tiek daug raštų, jei važiuojame ES viduje?

Daug kas manęs klausia: „Gi esame Europos Sąjungoje, kodėl reikia kažką rašyti?“ Žinoma, muitinės kontrolės tarp Nyderlandų ir Lietuvos jau nėra taip griežta kaip anksčiau, bet vertybių apskaitos reikalavimai išliko. Jums būtinas kruopštus krovinio inventorinis sąrašas (packing list), be kurio vairuotojas gali užstringti patikrinimo metu. Be to, jei pervežate IT įrangą, kurios vertė viršija tam tikrą ribą, reikės TIR dokumentacijos arba EX1 deklaracijos, kad vėliau nebūtų problemų su PVM atskaitomybe. Geriau turėti vieną lapą daugiau nei stovėti prie sienos su užrakintu sunkvežimiu.

Kas daryti su parkavimo leidimais miestuose, pvz., Amsterdame ar Roterdame?

Tai viena dažniausių klaidų – naujokai galvoja, kad gali tiesiog sustoti „kur nors prie šaligatvio“. Olandų miestuose, ypač centruose, tai garantuotas baudų ir streso šaltinis. Biuro kėlimui iš Olandijos reikia gauti specialų leidimą (ontheffing), kuris leidžia užimti vietą gatvėje krovininiam automobiliui tam tikram laikui. Šį dokumentą reikia užsakyti savivaldybėje bent keletą savaičių iš anksto, kitaip teks vežti dėžes per pusę miesto su rankomis, nes sunkvežimis tiesiog neprisilies prie įėjimo.

Kiek laiko užtrunka visų dokumentų paruošimas?

Nebent jūsų įmonės buhalterija dirba šventosiomis dienomis, viską susitvarkyti įmanoma per savaitę. Tačiau aš visada patariu skirti mažiausiai dvi savaites, nes visada kažkas dingsta, pasirašo ne tas žmogus arba duomenys neatitinka realios krovinio būklės. Skubėjimas šioje srityje kainuoja brangiai – greitieji pervežimai ar dokumentų tvarkymas „paskutinę minutę“ gali padidinti sąskaitą dvigubai.

Fizinis darbas, technika ir krovos niuansai

Ar galima patys supakuoti dėžes, ar geriau, kad tai darytų jūsų komanda?

Galima, žinoma, bet ar verta? Jei norite sužinoti, kaip perkraustyti biurą iš Olandijos be didelio vargo, pradėkite nuo to, kad nedarykite to, ką moka profesionali komanda. Mūsų patirtis rodo, kad „savadarbių“ dėžių dugnai dažnai išlenda, o įrangos fiksavimas palinka pageidaujamo. Profesionalios pakuotojų komandos ne tik greičiau susidėlioja viską į standartines dėžes, bet ir pažymi jas, tad atvykus į naująją vietą Lietuvoje, viskas iškrenta į tas pačias patalpas, be chaoso.

Kaip elgtis su serveriais ir jautria IT įranga?

Tai yra svarbiausias biuro „širdis“. Serverius negalia tiesiog įmesti į dėžę su popieriais. Jie reikalauja specialios antistatinės pakuotės, o svarbiausia – tikslinio fiksavimo korpuse. Kartą teko matyti, kaip neapdraustas serveris nukrito nuo paletės vairuotojui stabdant ties Kaunu – tai bura galas visai įmonei kelias dienas. Todėl IT įrangą dažniausiai rekomenduoju vežti atskirai, mažesniuame transporto priemonėje arba specialioje, amortizuotoje dalyje sunkvežimio.

Ar reikia išardyti baldus prieš atvykstant vairuotojui?

Absoliučiai taip. Niekas nenori mokėti vairuotojo, kuris stovi ir laukia, kol jūsų IT vadybininkas bandyta išsukti paskutį varžtą ant didžiulio konferencijos stalo. Išardykite viską, kas gali būti išardyta – stalus, lentynas, pertvaras. Olandiški baldai dažnai būna labai solidūs ir sunkūs, todėl be grąžto (sraigto) čia neapsieisime. Palikite tik tą, kas yra per sunku ar per didelė be specialių įrankių.

Ką daryti su daiktais, kuriais nebeplanuojame naudotis?

Dažnai pasitaiko situacijų, kai biure kaupiasi seni archyvai ar tiesiog šiukšlės. Pervežti juos per visą Europą yra beprasmiška brangu. Prieš mūsų atvykimą padarykite „žaliąją zoną“ – vieta, į kurią metate viską, ką reikia išmesti arba palikti Olandijoje. Mes galime padėti organizuoti utilizavimą vietos bendrovėms, tai bus pigiau nei kelti tūkstančius kilogramų nebereikalingų popierių į Lietuvą.

Kainos, laikas ir kitos rūpesčio sritys

Kiek apytiksliai gali kainuoti toks pervežimas?

Nedarykime klaidos – nėra vienos kainos. Viskas priklauso nuo tūkio (kubinių metrų), atstumo (Arnhemas arba Maastrichtas yra skirtingai) ir to, ar reikia kelti daiktus aukščiau nei pirmu aukštu be lifto. Vidutiniškai biuro kėlimas iš Olandijos kainuoja nuo 1500 iki 4000 eurų, priklausomai nuo to, ar tai tiesiog dėžių pervežimas, ar pilnas „pasirūpink visku“ paketas su pakuotojais abiejuose galuose. Kuro kainos ir kelių mokesčiai Vokietijoje taip pat deda savo du centus.

Ar draudimas apima viską, kas nutinka kelyje?

Standartinis CMR draudimas, kurį turi kiekvienas vežėjas, dažnai apdraudžia tik apie 10 eurų už kilogramą, jei nenurodyta kitaip. Jei vežate brangią medicinos įrangą ar serverius, vertas tūkstančių, būtinai pasikalbėkite apie visavertį draudimą (All Risk). Aš asmeniškai visada patariu savo klientams patikrinti savo turto draudimo polisus – kartais jie uždengia ir pervežimus, tačiau tai reikalauja papildomo įrašo.

Kas vyksta, jei vairuotojas užstringa kelio darbuose ar avarijoje?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Mes visada turime atsarginius planus – tai gali būti kita mašina iš mūsų parko arba patikimas partneris netoli esančiame mieste, pvz., Esene ar Hanoveriame. Svarbiausia yra komunikacija. Jei vairuotojui draudžiama naudotis telefonu vairuojant, jis privalo sustoti ir pranešti. Jei jums niekas neatsiliepia per valandą – tai blogas signalas.

Ar galima su tuo pačiu reisu nuvežti ir darbuotojų asmeninius daiktus?

Taip, tai labai dažnai daroma, tačiau su viena sąlyga – asmeniniai daiktai turi būti aiškiai atskirti nuo įmonės turto. Geriausia juos sudėti į spalvotas dėžes arba pažymėti „Asmeninis“. Taip išvengsite painiavos muitinėje arba, Dievo valia, jei krovinys bus pavogtas (kas, tiesą sakant, retokas dalykas su patikimomis kompanijomis, bet nutinka). Nepamirškite, kad darbuotojai negali vežti draudžiamų daiktų, tokių kaip ginklai ar narkotikai, nors tai ir aišku.

Išvada

Galiausiai, noriu pasakyti – kaip perkraustyti biurą iš Olandijos be didelio vargo priklauso ne nuo kelio, o nuo jūsų pasiruošimo. Esu matęs įmonių vadovus, kurie sėdėjo prieš biurą Olandijoje su galva rankose, nes pamiršo raktus nuo sandėlio arba nebuvo suplanavę lifto rezervacijos. Ir mačiau tokius, kurie tiesiog padavė mums kavą ir pasakė: „Važiuokite, mes viską pasiruošė“. Pastarieji išsigelbėjo daugiau nei vieną nervą.

Šis procesas nėra rocket science, jis tiesiog reikalauja kantrybės ir logistinio mąstymo. Pasitikėkite savo logistika, pasirūpinkite dokumentais iš anksto ir nebandykite taupyti ant pakuotojų – jūsų nugaros dėka to verta.