Kaip perkraustyti biurą į Olandiją? Mūsų sprendimai

Dirbau šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir, pasakyti tiesą, mačiau viską – nuo smulkių verslininkų, vežančių vieną kompiuterį, iki didelių korporacijų, kuriančių filialus Amsterdame arba Roterdame. Biuro perkėlimas į užsienį nėra tas pats, kas keltis butą su sofa ir dviem lagaminais. Čia kalbame apie atsakomybę, brangią techniką ir, svarbiausia, verslo stabdymą, kuris kiekvieną valandą gali kainuoti pinigus. Daugelis klientų pirmiausia klausia ne kainos, o kaip viskas vyktų sklandžiai, jokiomis nepageidaujamomis staigmenomis. Norint sužinoti, kaip perkraustyti biurą į Olandiją, reikia ne tik užsisakyti sunkvežimį, bet ir iš anksto suplanuoti kiekvieną etapą, nuo pakavimo lipduko priskyrimo iki muitinės formalumų užbaigimo.

Mūsų sprendimai visada pradedami ne nuo krovinio įkėlimo, bet nuo detalaus apklausos. Olandija šiuo atžvilgiu yra specifinė – čia griežti ekologiniai reikalavimai transportui, siauros gatvės senamiestyje ir labai konkrečus darbo laiko režimai. Esu matęs, kaip nepagydomi optimistai bando įvažiuoti į Amsterdamo centrą su 40 tonų sunkvežimiu be leidimo, ir tai baigiasi baudomis, didesnėmis nei pati perkėlimo kaina. Todėl šiame straipsnyje pasidalinsiu ne tik teorija, bet ir praktika, kurios, tikėkimės, padės išvengti tų klaidų, kurias padariau anksčiau mano klientai.

Biuro relokacijos organizavimas ir logistika

Kiek laiko užtrunka viskas nuo A iki Z?

Visada sakau klientams – geriau planuoti per daug, nei per mažai. Įprastas biuro perkėlimas į Olandiją, tarkime, iš Vilniaus ar Klaipėdos, jei kalbame apie standartinį 10–15 žmonių ofisą, trunka apie 2–3 dienas, jei viskas eina kaip laikrodis. Tačiau reikia atsižvelgti į parengimo laiką, kuris gali užtrukti savaitę ar dvi, kol sudarysime inventorių ir paruošime dokumentus. Kartais vyksta taip, kad krovinys išvyksta pirmadienį, trečiadienį jau yra pasienyje, o ketvirtadienį įrenginėjame naująją erdvę Hagoje.

Ar jūsų komanda padeda supakuoti viską ar tai reikia daryti mums?

Stengiuosi visada pasiūlyti pilną paslaugą, nes žinau, kad darbuotojai nėra profesionaliai krautojai. Mūsų komanda atvyksta su dėžėmis, burbulių plėvele ir specialia įranga, todėl jums nereikia rūpintis tuo, kad kas nors nukris ar susilūžins. Žinoma, jei norite sutaupyti ir susirūpinti tik smulkių daiktų pakavimu pats, mes sutinkame, bet tada atsakomybė už tuos daiktus tenka jums. Geriau palikite mums stalus, kompiuterius ir seifus, o patys surinkite asmeninius daiktus.

Kaip elgiamasi su kompiuterine technika ir serveriais?

Tai yra pati jautriausia perkėlimo dalis, su kuria reikia elgtis ypatingai atsargiai, netgi jei tai ne superkompiuteriai. Serverius ir labai brangią įrangą visada dedame į specialias, šokui atsparias dėžes su antistatinėmis medžiagomis, kad jokių statinių iškrovų nevyktų kelyje. Prisimenu vieną atveją, kai klientas bandė vežti serverį įprastoje dėžėje užmegztą juosta – tai baigėsi prastai, tačiau dabar mūsų protokolai to nebeleidžia. Be to, visada rekomenduoju prieš perkėlimą padaryti pilnus duomenų atsarginius kopijavimus (backup), tikrai tikrai.

Ar reikia rūpintis parkavimo leidimais Olandijoje?

Olandijoje, ypač didmiesčiuose, parkavimas sunkvežimiems be specialaus leidimo (vergunning) yra tabu. Mūsų logistai iš anksto susisiekia su vietos savivaldybe arba pastato administracija ir užsisako vietą prie pat įėjimo. Negalima tiesiog sustoti ant gatvės „tik penkiai minutėms“, nes olandai yra labai disciplinuoti vietos tvarkos atžvilgiu, o vietinė policija atvyksta greičiau nei spėsite iškrauti pirmą kėdę.

Ką daryti su dokumentais ir archyvais?

Dokumentus visada rekomenduoju susisteminti ir, jei įmanoma, dalį jų sunaikinti pagal duomenų saugumo taisykles, kad nevežtumė nereikalingo popieriaus. Pervežami archyvai dedami į tvirtas dėžes su numeracija, kad iškrovus naujoje vietoje neišsibartų chaosas, kurį vėliau tektų rikiuoti mėnesį. Kartais klientai paprašo atskiro mažesnio konteinerio, kurį galima užrakinti ir saugoti sandėliuke, kol bus reikalingas prieiga prie senų bylų.

Teisiniai aspektai, muitinė ir kainos

Ar reikia eiti per muitinę, jei mes esame ES šalis?

Nors Lietuva ir Nyderlandai yra Europos Sąjungoje, tai nereiškia, kad galima važiuoti tuščiomis rankomis be dokumentų. Verslo perkėlimas dažnai susijęs su perkėlimo iš vienos įmonės į kitą procedūromis, todėl reikia turėti TIR deklaracijas arba vidinės prekybos dokumentus (Intrastat), jei vertė viršija leistiną thresholdą. Jei aš tau sakyčiau, kad nieko nereikia, melavčiau, nes muitinės pareigūnai gali sustabdyti ir patikrinti, ar krovinys tikrai priklauso tai įmonei, kuri jį veža.

Kiek tai kaino ir kaip susiformuoja kaina?

Kainos formavimasis nėra tiesus – tai ne tiesiog kilometrai kart su kuro kaina. Čia įeina vairuotojų darbo užmokestis, kuras, kelių mokesčiai Olandijoje (kurie nėra maži), o taip pat pakavimo medžiagos ir kėlimo darbai. Pavyzdžiui, biuro perkėlimas į Olandiją su 20 tonų sunkvežimiu gali kainuoti nuo 1500 iki 3000 eurų, priklausomai nuo to, ar reikia kalnų keltuvo, ar reikia daryti papildomą įkrovą Vilniuje. Visada siūlau atvykti ir įvertinamas vietas nemokamai, kad būtų aišku, ar galiu užvažiuoti liftu, ar reikės nešti rankomis penktu aukšte.

Ar draudžiate turtą kelyje?

Be abejo, ir tai ne vienas paprastas draudimas. Mes turime atsakomybės draudimą (CMR), kuris veikia visą kelionės metu, tačiau rekomenduoju apsisaugoti ir papildomai, jei vežate ypatingai brangų inventorą. Ypatingai taisyklės taikomos menkai vertinamiems daiktams, kurių vertė didelė, pvz., prabangūs baldai ar aukštos klasės serveriai – juos reikia aprašyti individualioje sąskaitoje, kad draudimas veiktų pilnai. Geriau užtrukti dešimt minučių rašant inventorių, nei vėliau ginčytis dėl suskilusio vazos.

Kas nutinka, jei naujieji patalpai dar nebaigti?

Tai klasikinė situacija, su kuria susiduriame dažniau, nei galvojote. Statybos Olandijoje gali užtrukti, o jūsų nuoma senose patalpose baigiasi. Tokiu atveju mes galime pasiūlyti laikiną sandėliavimą mūsų terminaluose arba tiesiogiai Olandijoje, kol bus parengtas ofisas. Krovinys iškraunamas saugioje vietoje, o tada, kai jums patogu, atvykstame ir įrengiame viską vietose – tai paprastai kiek brangiau, bet sutaupo nervų.

Ar galima vežti asmeninius darbuotojų daiktus?

Taip, bet tai turi būti aiškiai atskirta nuo įmonės turto. Mūsų patirtis rodo, kad žmonės dažnai bandyti įsmeigti į dėžę savo dviratį ar seną tėvo sofą, manydami, kad „kas per skirtumas“. Muitinėje gali būti nepatogumų, jei bus įtarimas, kad tai prekyba, o ne asmeninis perkėlimas. Geriausia yra tai užrašyti kaip „asmeninis turtas, neįmonės nuosavybė“ ir, jei reikia, mokėti PVM, nors dažniausiai asmeninio turto perkėlimas neapmokestinamas, jei asmuo keičia gyvenamąją vietą.

Išvada

Biuro perkėlimas į Olandiją yra sudėtingas procesas, kurį reikia skirti patikimiems profesionalams, norint išvengti nereikalingų rūpesčių ir finansinių nuostolių. Per dvidešimt metų išmokau, kad pagrindinis sekresas yra ne brangiausi sunkvežimiai, o komunikacija ir detali planavimo stadija. Jei anketa užpildyta teisingai, o technika užpakuota atsargiai, olandai kaip partneriai bus labai draugiški ir užtikrins sklandžią integraciją.

Nesijaudinkite klausti tų kvailų, kaip atrodo, klausimų apie leidimus ar dėžių dydžius – geriau paklausti dabar, nei vėliau spręsti problemas Tilburgo ar Eindhoveno pakraštyje. Mūsų sprendimai yra pritaikyti tiems, kurie vertina savo laiką ir ramybę, todėl kviečiu susisiekti iš anksto, o ne tada, kai dėžės jau stovi kieme o liuja lietus.