Kada užsisakyti transporto paslaugas į Olandiją? Eksperto požiūris ir logistikos subtilybės

Dirbu šioje srityje beveik dvi dešimtmetis, ir jei yra viena klausimo, kurį girdžiu dažniau nei „kiek tai kainuoja?“, tai tai – „kada užsisakyti transporto paslaugas į Olandiją, kad viskas nueitų sklandžiai?“. Po dvidešimt metų užkibimo už vairo, dokumentų tvarkymo ir skambučių vairuotojams traukiniuose galiu pasakyti viena: Olandija – tai ne tik tulpių ir vėjų malūnų šalis, tai viena judriausių logistikos širdų Europoje. Ten viskas vyksta greitai, o "dabar" ten reiškia prieš valandą. Daugelis klientų klaidingai mano, kad kadangi Olandija geografiškai nėra toli, tai ir reikėtų skambinti prieš pat išvykimą. Tačiau realybėje logistika turi savo dėnius ir naktis, o laiko planavimas gali padaryti skirtumą tarp sėkmingo pristatymo ir nerealiai ilgos laukimo eilės prie kliento sandėlio.

Svarbu suprasti, kad krovinių pervežimas į Olandiją – tai ne tik fizinis atstumas, kuris yra apie 1600–1800 km priklausomai nuo maršruto (per Vokietiją ar Lenkiją). Tai sudėtingas mechanizmas, kuriam reikalingas derinimas su vairuotojų poilsio laikais, vokiečių automagistralių spūstimis, o svarbiausia – su paties Olandijos logistikos specifika. Ten sandėiai dirba tiksliais laikais, o vėlavimas net 15 minučių gali reikšti, kad krovinys nepriimtas ir jis teks važiuoti kitą dieną ar net laukti iki pirmadienio. Todėl, kai susimąstote apie kada užsisakyti transporto paslaugas į Olandiją, turite žiūrėti ne į kalendorių, o į savo krovinio specifiką ir galimus trikdžius kelyje. Šiame straipsnyje pasidalinsiu savo patirtimi, kad jums nereikėtų mokytis savo klaidų.

Kas lemia pristatymo laiką ir planavimą?

Šioje sekcijoje aptarsime pagrindinius veiksnius, kurie lemia, kiek anksti turite kreiptis į ekspeditorių. Nėra vieno universalios atsakymo, nes kiekvienas krovinys unikalus, tačiau yra taisyklių, kurios galioja be išimties.

Ar tikrai reikia skambinti savaitėm anksčiau?

Dažnai girdžiu, kad klientams atrodo, jog turi skambinti savaitei ar dviem anksčiau, kad gautų vietą sunkvežimyje. Tiesą sakant, standartiniam kroviniui (pavėžėjimui ar dalinei siuntai) LTL (Less than Truckload) užtenka kreiptis 2–3 darbo dienas iki planuojamo išvykimo. Tačiau jei kalbame apie kada užsisakyti transporto paslaugas į Olandiją ypatingais atvejais, pavyzdžiui, dideliam projektu ar pavojingiems kroviniams (ADR), tuomet laiko horizontas turi būti ilgesnis. Esu patyręs situacijų, kai klientai skambindavo prieš pusmetį dėl milžiniškų industrinių detalių, ir tai buvo teisingas žingsnis, nes reikėjo specialios technikos ir leidimų. O jei tiesiog reikia nuvežti kelias paletes su prekėmis į Amsterdamą ar Roterdamą, pusantrios dienos iki įkrovos yra idealus variantas, kad mes spėtume surasti geriausią kainą ir maršrutą.

Kokią įtaką turi savaitės diena?

Tai vienas svarbiausių dalykų, kurį dažnai pamirštama. Jei reikia, kad prekės Olandijoje būtų pirmadienį ryte, geriausia jas įkelti į sunkvežimį antradienį ar trečiadienį. Kodėl? Nes vairuotojai turi savo poilsio laikus, ir jei įkelsime penktadienį, vairuotojas teks važiuoti per savaitgalį, kas ne visada įmanoma dėl draudimų ar papildomų mokesčių, arba jis atvyks sekmadienį ir praleis laiką laukdamas, kas brangina krovinį. Be to, svarbu atsižvelgti į tai, kad kada užsisakyti transporto paslaugas į Olandiją priklauso ir nuo to, ar tai yra „tunelinis“ maršrutas per Vokietiją. Vokietijoje eismas yra chaotiškas, ir penktadienio pavakariais bei sekmadienio vakarais ten susiformuoja milžiniškos spūstys. Mūsų patarimas: planuokite išvykimą taip, kad vairuotojas išvengtų Vokietijos kelių per naktį iš penktadienios į šeštadienį, jei tik įmanoma. Tai padės išvengti streso ir vėlavimų.

Olandijos specifika: uostai ir kvėpavimo takai

Olandija – tai ne tik prekybos centrai, bet ir didžiausias uostas Europoje – Roterdamas. Dažnai ten vyksta pervežimai iš jūros į sausumą ar atvirkščiai. Jei jūsų krovinys susijęs su uostu, laiko planavimas tampa dar sudėtingesnis. Ten reikia iš anksto užregistruoti laiką, vadinamąjį „time slot“, kurį sunku gauti iš karto. Panašiai ir su Aalsmeerio kvėpavimo takų auksonu – jei vežate gėles, laikas ten kritiškas. Aš esu matęs, kaip vairuotojai praleisdavo savo pristatymo langą dėl 10 minučių vėlavimo ir turėdami laukti 24 valandas. Todėl atsakymas į klausimą kada užsisakyti transporto paslaugas į Olandiją šiuo atveju yra: kuo anksčiau. Kai tik žinote, kad prekės bus paruoštos arba atvyks į uostą, skambinkite mums. Mes galime užimti „slot“ iš anksto, net jei ir krovinys dar nėra paruoštas, taip užtikrindami, kad jis bus priimtas nedelsiant.

Dažniausiai užduodami klausimai (DUK)

Šioje skiltyje pateikiu atsakymus į klausimus, kuriuos man užduodate kasdien. Stengiuosi kalbėti paprastai, be „vandens“.

Bendri klausimai dėl laiko ir planavimo

Kiek laiko iš tikrųjų trunka kelionė į Olandiją?

Įprastai, jei važiuojame be didesnių nesklandumų, sunkvežimis nuo Lietuvos iki, tarkime, Eindhoveno ar Tilburgo (kur yra daug logistikos parkų) važiuja apie 32–36 valandas. Tačiau tai yra gryvas važiavimo laikas. Reikia prisidėti įkėlimo laiką, galimas užkardas, ir tai, kad vairuotojas negali vairuoti be perstojo. Taigi, realiausia tikėtis, kad jei išvykstame pirmadienį ryte, krovinys bus prieš gatvę trečiadienio vakare arba ketvirtadienio ryte. Visada verta turėti šią dieną atsarginę, ypač jei klientas šią dieną laiko kritine.

Ar galiu užsisakyti pervežimą šiandien, kad važiuotų rytoj?

Kartais tai įmanoma, jei mes turime savo sunkvežimį Kaune, Vilniuje ar Klaipėdoje, kuris jau yra paruoštas ir laisvas. Tačiau tai yra kaip laimėti loterijoje. Dažniausiai vairuotojai jau yra užsakyti, o reikalingas automobilis reikia ieškoti per biržas. Tokiems atvejams kaina gali būti gerokai aukštesnė, nes tenka siūlyti papildomą mokestį vairuotojui, kad jis nukreiptų maršrutą. Jei tai nėra skubus situacija, geriau nedaryti spaudimo neišvengiamo vėlavimo sąskaita.

Kodėl kaina svyruoja priklausomai nuo užsakymo datos?

Tai paprasta ekonomika. Jei užsakote savaitę anksčiau, mes galime rasti vairuotoją, kuris ir taip važiuoja tuo kryptimi ir turi laisvos vietos – tai pigiau. Jei skambinate prieš pat išvykimą, tenka ieškoti vairuotojo, kuris specialiai tam reikia nukrypti iš jo plano. Be to, Olandijoje yra daug „backload“ galimybių (gražinamasis krovinys), kurias lengviau sugauti planuojant iš anksto. Taip pat degalų kainos ir mokesčiai už važiavimą Vokietijos keliais (MAUT) keičiasi, bet tai ne tiek lemia kainos šuolį, kiek skubumas.

Ar yra dienų, kada negalima važiuoti?

Olandijoje nėra griežtų draudimų važiuoti sekmadieniais ar šventėmis kaip, pavyzdžiui, kai kuriose kitose šalyse, tačiau dauguma didžiųjų sandėlių ir platintojų (tiekėjų) šiomis dienomis nedirba. Jei atvyksite sekmadienį, vairuotojas teks laukti iki pirmadienio ryto, o tai reiškia papildomą laukimo mokestį (detention charge). Geriausia, kad krovinys atvyktų darbo dieną nuo 7:00 iki 16:00 valandos. Taip pat reikia atsižvelgti į Vokietijos draudimus vairuotojams važiuoti švenčių metu, kas gali uždelsti visą maršrutą.

Ką daryti, jei dar nežinau tikslios krovinio svorio?

Tai dažna problema. Jei nežinote tiksliai, sakykite maždaugią vertę, bet geriau pervertinti. Aš esu matęs, kai klientas sako „2 paletės, po 500 kg“, o realiai pasirodo, kiekviena po toną. Sunkvežimis gali būti pakrautas legaliai iki 24 tonų (priklausomai nuo ašys), bet jei pripildysime per daug, vairuotojas gali gauti baudą kelyje arba tiesiog atsisakyti vežti. Nežinodamas tikslaus svorio, aš negaliu užtikrinti, kad krovinys tilps į jau paruoštą automobilį su kitomis siuntomis.

Specifiniai klausimai ir dokumentai

Ar sunku gauti pristatymo laiką (time slot) Olandijos sandėliuose?

Olandai yra labai disciplinuoti, ir jų sandėlių sistema yra automatizuota. Be išankstinio pranešimo ir užfiksuoto laiko, vartai tiesiog nebeatidarys. Mes, kaip ekspeditoriai, turime sistemą, per kurią tai darome, bet tai užtrunka laiko. Kartais populiariausi sandėliai (pvz., didelių prekybos centrų tiekėjai) turi pilną grafiką savaitėms į priekį. Todėl, kai galvojate kada užsisakyti transporto paslaugas į Olandiją, turite žinoti, kad šis „time slot“ gali būti apsunkinantis veiksnys. Jei jums reikalingas pristatymas tiksliai tam tikru laiku, praneškite mums bent savaitę iki to.

Kokius dokumentus reikia paruošti?

Minimalus rinkinys yra komercinė invoice (sąskaita-faktūra) ir pakavimo sąrašas (packing list). Be to, jei prekės yra pavojingos, reikalingas ADR sertifikatas, jei maisto – veterinarijos pažyma. Olandijos muitinė, nors ir ES viduje, kartais tikrina kilmės dokumentus, ypač jei prekės keliauja iš trečiųjų šalių ar yra aukštos vertės. Neteisingai užpildyti dokumentai gali sustabdyti sunkvežimį pasienio punkte ar paties sandėlyje. Patirtis rodo, kad geriau dokumentus atsiųsti mums dieną iki įkėlimo, kad mes spėtume patikrinti ar pataisyti klaidas.

Ar vairuotojas gali padėti iškraičiuoti prekes?

Pagal taisykles, vairuotojas atsakingas tik už vežimą, o ne krovimą. Tačiau praktikoje dauguma vairuotojų, ypač jei tai nedidelės siuntos LTL, padės su rankomis arba naudodami sunkvežimio įrangą (jei ji yra, pvz., „kelias“). Bet jei turite 20 tonų prekių ir nėra jokių kranų ar viliotojų vietoje, mes turime iš anksto užtikrinti, kad prieš gatvę atvyks viliotojas. Olandijoje darbo jėga brangi, todėl ten retai kas padės nemokamai, viskas turi būti sutarta iš anksto.

Kas atsitinka, jei prekės sugenda kelyje?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Esu matęs viską – nuo sudužusių padangų iki apvirtusių sunkvežimių šlipioje. Mes turime obligacinį draudimą (CMR draudimas), kuris dengia žalą. Jei įvykį pastebime važiuodami, mes iš karto pranešame draudimo kompanijai, darome nuotraukas ir organizuojame prekių perpakavimą į kitą automobilį. Svarbiausia – nepamirškite nurodyti prekių vertės sąskaitoje, nes draudimo išmoka bus nuo jos priklausoma. Klientui svarbiausia yra ramiai laukti informacijos iš mūsų, mes tuo užsiimame.

Ar galima vežti asmenines daiktus?

Oficialiai, komerciniais transportais negalima vežti asmeninių daiktų be specialių leidimų, nes tai laikoma kontrabanda arba nelegalia veikla, už ką gresia baudos ir krovinio konfiskacija. Mūsų įmonė tokio rizikuoti neleidžia. Jei reikia pervežti asmeninius daiktus, reikia kreiptis į perkraustymo paslaugas teikiančias įmones, kurios turi licenciją. Nors dažnai klientai prašo „tik kelias dėžes numesti“, mes negalime to daryti dėl galimų problemų muitinėje ar policijos kontrolės.

Kodėl taip daug kalbama apie Venlo miestelį?

Venlo, esantis netoli Vokietijos sienos, yra didžiausias logistikos centras Olandijoje. Ten yra šimtai sandėlių, ir beveik kiekvienas, kas veža į Olandiją, tenka važiuoti pro ten arba į ten. Dėl didelio sunkvežimių srauto, ten būna didžiausios eilės ir didžiausia tikimybė užstrigti. Pasakant kada užsisakyti transporto paslaugas į Olandiją, jei jūsų krovinys eina į Venlo, reikia skambinti dar anksčiau, nes ten rinka yra labai konkurencinga ir vietos užimamos labai greitai. Be to, ten daugiausia „Food“ prekių sandėlių, kurie turi griežčiausius reikalavimus dėl temperatūros ir higienos.

Išvada

Galiausiai, viskas susumuoja į vien paprastą tiesą: sėkmė logistikoje priklauso ne nuo tavo, o nuo tavo partnerio. Per 20 metų aš išmokau, kad geriausias klientas yra tas, kuris nebijuoja klausti ir pasidalinti informacija.