Jūsų biuro perkėlimas iš Olandijos į Lietuvą: vadovas be nereikalingo streso

Esu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir galiu pasakyti viena: biuro perkėlimas iš Olandijos į Lietuvą tai ne paprastas daiktų išvežimas. Per tą laiką mačiau viską – nuo tai, kai vairuotojai laukia sienoje dėl vien trūkstamo parašo, iki tų atvejų, kai įmonės vadovai panikuoja, nes serveriai neįjungiami naujoje patalpoje. Olandija yra logistikos centras, viskas ten sutvarkyta puikiai, tačiau kai reikia keliauti toliau į rytus, prasideda tas tikrasis nuotykis. Kelyje nuo Amsterdamo, Roterdamo ar Eindhoveno iki Vilniaus, Kauno ar Klaipėdos yra apie 1500–1800 kilometrų, priklausomai nuo maršruto, ir tai nėra kelionė, kurią reikia spręsti iš paskutinės minutės.

Dažnai klientai klausia: „ kodėl brangu? “ tiesiog užsakydami sunkvežimį internete. Tada tenka aiškinti, kad biuro perkėlimas turi savo niuansų, kuriuos neįmanoma pamiršti. Jūs neperkeliate tik lentynų ir stalų; jūs perkeliate savo verslo širdį, dokumentus, IT infrastruktūrą ir, svarbiausia, laiką. Jei verslas sustoja trims dienoms, nuostoliai gali viršyti paties pervežimo kainą. Šiame straipsnyje pasidalinsiu savo patirtimi, kad jums nereikėtų kartoti tų pačių klaidų, kurias mačiau anksčiau, ir kad biuro perkėlimas iš Olandijos į Lietuvą vyktų sklandžiai.

Kas gi vyksta kelyje ir kada keltis?

Kiek laiko užtrunka tas biuro perkėlimas iš Olandijos į Lietuvą?

Viskas tiesiogiai priklauso nuo to, kiek turite daiktų ir ar reikia įrengti specialią įrangą, pvz., serverius. Standartinis 3,5 tonų sunkvežimis su krovėjais sėkmingai įveikia šį maršrutą per dvi dienas, jei viskas supakuota ir laiku iškraunama iš abiejų pusių. Tačiau jei kalbame apie didelę įmonę su pilna knygine ir IT arsenalu, tai gali užtrukti ir tris, ir keturias dienas, be to, reikia įsiskaityti galimą uždelstį Vokietijos autostradose, kuriose dažnai vyksta remonto darbai.

Ar reikia daryti išankstinį užsakymą ar galima skambutį paskutiniu momentu?

Mano patirtis sako, kad kuo anksčiau, tuo geriau, ypač jei planuojate perkelti biurą prieš šventes ar atostogų sezoną. Geriausios ekspedicijos komandijos yra užimtos savaitėmis iš anksto, o jei norite, kad vairuotojas būtų lietuvių kalbos kalbantis ir suprastų specifinius reikalavimus, reikia rezervuoti laiką mažiausiai mėnesiu iki planuojamos datos.

Ar galima veži asmeninius daiktus darbuotojų kartu su biuro reikmenimis?

Taip, tai dažnas reikalavimas, ypač kai žmonės sugrįžta iš Nyderlandų po ilgesnio laiko, tačiau čia reikia būti labai atsargiems dėl muitinės. Jei dėžėse bus sumaišyti biuro kompiuteriai ir asmeniniai drabužiai ar maisto prekės, muitininkai gali sustabdyti visą sunkvežimį ir pradėti brangų dokumentų patikrinimą, todėl visada rekomenduoju asmeninius daiktus pažymėti ir deklaruoti atskirai.

Kainos, dokumentai ir pinigai

Kiek toks reikalas kainuoja? (Trumpas ir tiesus)

Kainos svyruoja labai stipriai, pradedant nuo 1200–1500 eurų už mažą „Volkswagen Crafter“ tipo sunkvežimį su vienu vairuotoju iki kelių tūkstančių eurų, jei reikia didelės 20 tonų sunkiasvorės technikos su keliais krovėjais abiejuose galuose. Prie to dar reikia pridėti kuro priedus, kurie šiuo metu nėra maži, ir galimus mokesčius už Vokietijos kelių naudojimą.

Kas su PVM, jei aš Olandijoje registruota firma, o pervežimas į Lietuvą?

Čia viskas aišku – jei abu šalia yra ES narės ir turite mokesčių mokėtojo kodus, pervežimo paslauga dažnai taikoma su 0 proc. PVM tarifu (vidinės ES prekybos paslauga). Būtina tik užtikrinti, kad sąskaitoje-faktūroje būtų nurodytas jūsų PVM kodas ir teisingas prekybos tipo kodas, kad vėliau muitinėje ar Sodroje nekilktų nereikalingų klausimų.

Ar imate užstatą ar viskas apmokama tik gavus daiktus?

Dauguma profesionalių kompanijų, įskaitant ir mūsų, dirba be 100 proc. užstato, tačiau paprastai prašome apmokėti maždaug 30–50 proc. avansą, kad užtikrintume, kad užsakymas yra realus. Klientams tai suteikia ramybės, nes jie moka likutį tik tada, kai dėžės stovi sausai naujame biure o ne kai kur sandėliuje kelio viduryje.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių, apie kuriuos niekas nesako?

Stengiuosi kalbėti atvirai, tačiau reikia žinoti, kad jei reikia naudotis keltu arba jei sunkvežimis negali privažiuoti tiesiai prie įėjimo ir reikia ilgos rankos (krautuvo), tai papildomai kainuoja. Taip pat, jei dėžių yra daugiau nei numatyta, ir jos netelpa į vieną mašiną, reikės skubiai siųsti antrąją, o tai jau papildomi išlaidos.

Technika, baldai ir „gyvybiški“ įrengimai

Kas su serveriais, juk juos negaliu tiesiog į dėžę mesti?

Absoliučiai teisingu, tai viena svarbiausių dalių atliekant biuro perkėlimą iš Olandijos į Lietuvą. Serverius ir jautrią IT įrangą reikia išjungti pagal instrukcijas, užfiksuoti kabelių išdėstymą (nufotografuoti), o patį įrangą supakuoti į specialias, amortizuotas dėžes arba aptempti burbuliukine plėvele ant specialios rėmo konstrukcijos. Jei jūsų serverinėje verta tūkstančius eurų, nebijokite klausti apie specialų transportavimą.

O jei kažkas sulūžta kelyje – kas tada?

Profesionalios ekspedicijos kompanijos turi atsakomybės draudimą, kuris dengia žalą, tačiau jo ribos dažnai būna apribotos pagal CMR konvenciją (pvz., apie 8,33 SDR už kilogramą). Jei vežate brangų LCD ekraną ar serverį, verta pasidomėti papildomu draudimu „visą riziką“, kad nebeliktumėte su sulaužytu technika ir nedideliu atlyginimu.

Ar reikia išmontuoti baldus ar juos galima veži surinktus?

Didelės lentynos ar konferencijų stalai dažnai nelenda į duris arba yra per sunkūs, kad juos pakeltų vienas žmogus, todėl mūsų komanda visada pasiima su savim grąžtus ir reikiamus įrankius išmontavimui ir vėlui surinkimą. Geriau, kad tai padarys profesionalai, nei jūsų IT vadovas bandys nukręsti varžtą ir sulaužo lentynos koją.

Ką daryti su senais spausdintuvais? (Random klausimas)

Nesiūlykite jų vežti, nebent jie tikrai veikia ir jums reikia. Olandijoje elektros atliekų surinkimas yra labai organizuotas, o Lietuvoje už tai taip pat reikia sumokėti, todėl sunkvežimių erdvę geriau skirti vertingiems daiktams, o ne techninėms atliekoms, kurias galima atiduoti recikliavimo centruose prieš išvykstant.

Smulkmenos, kurios lemia sėkmę

Ar reikia dėti spąstus ant dėžių, jei viskas ir taip pažymėta?

Tikrai taip, tai sutaupo valandas įsikurdami naujoje vietoje. Įsivaizduokite situaciją: vairuotojas iškrauna 50 pilnų dėžių, o ant jų nieko nėra parašyta – pradedamas chaosas, kurio išvengti galima vienu popieriumi su užrašu „Vadyba“ ar „Sandėlis“. Pasitikėkite manimi, po ilgos kelionės vairuotojas nenori spėlioti, kur dėti stalčius.

Kas vyksta, jei vairuotojas užstrigs sienoje arba sugenda mašina?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta, ir per tuos 20 metų mačiau ne vieną kartą. Jei mašina sugeda Vokietijoje, mes išsiunčiame pagalbinę techniką arba perkrauname krovį į kitą sunkvežimį, tačiau tai gali užtrukti 12–24 valandas. Jei situacija kritinė, visada turiem rezervinius planus, todėl visada duokit savo ir gynėjo telefono numerius, kad galėtume susisiekti bet kuriuo paros metu.

Galiausiai, kodėl rinktis jus o ne pigų „skelbimą“?

Nes pigus skelbimas dažnai baigiasi tuo, kad jums reikia skambinti policijai, nes daiktai dingo, arba keltis į naują biurą su sulaužytais baldais. Aš ir mano komanda žinome kiekvieną kilometrą tarp Olandijos ir Lietuvos, žinome, kur geriausia pavalgyti vairuotojui ir kur saugiau palikti sunkvežimį nakvynei, todėl už mokamus pinigus jūs gaunate ne tik transportą, bet ir ramybę.

Išvada

Apibendrinant, biuro perkėlimas iš Olandijos į Lietuvą yra procesas, kurio reikia nepasitikėti atsitiktinumu ir ieškoti pigiausio varianto internete. Jums reikalingas patikimas partneris, kuris supranta ne tik logistikos, bet ir verslo subtilybes. Nuo teisingo supakavimo iki dokumentų tvarkymo – kiekvienas detalė svarbi. Jei viską suplanuosite sužinoję šiuos niuansus, jūsų įmonė nenukentės nuo ilgos pertraukos, o darbuotojai galės dirbti naujoje vietoje be nereikalingo streso. Pasidomėkite iš ankstu, pasitikėkite profesionalais ir tada šis ilgas kelias taps tiesiog dar viena įveikta užduotimi.