Jūsų biuro perkėlimas į Lietuvą iš Olandijos: Vadovas, kuris sutaupys nervus ir pinigus

Dirbu šioje srityje virš dvidešimt metų ir, pasakykime tiesiai, mašina vairuoju ne tik per Lietuvos keliukus, bet ir per visą Europą. Matęs esu viską – nuo to, kaip vokiškas muitininkas bandė išmontuoti sunkvežimį, iki to, kaip olandai stengiasi įsivaizduoti, kad jų baldai yra „dailmenys“, kuriuos reikia nevežti, o gabenti aukso saugykloje. Bet kalbėsime ne apie fantastiškus istorijas, o apie tai, kas dabra aktualiai jums – verslui. Jūsų biuro perkėlimas į Lietuvą iš Olandijos yra sudėtingas, bet visiškai valdomas procesas, jeigu žinai, į kurį vartelį paspausti.

Daugelis mano klientų, ypač tiems, kurie kuria start-up’us Amsterdame arba Eindhovene, pradeda panikuoti vos išgirdę žodį „relokacija“. Jie galvoja apie prarastą laiką, sugadintus kompiuterius ar dingusius dokumentus. Po dvidešimties metų galiu užtikrinti: blogiausia, kas gali nutikti, tai ne sugedusio technika, o blogai suplanuotas laikas. Olandija yra disciplinuota šalis, bet logistika ten savotiška – siauri gatvelės, griežti apribojimai ir brangios vietos parkavimui. Lietuva, savo ruožtu, reikalauja greitumo ir lankstumo. Šiame straipsnyje paaiškinsiu, kaip sujungti šiuos pasaulius be galvos skausmo.

Kai sakome jūsų biuro perkėlimas į Lietuvą iš Olandijos, turime omenyje ne tik fizinį daiktų judėjimą. Tai yra verslo kontinuitetas. Jums ne tiek svarbu, kur bus stalas, kiek tai, kad jūsų IT sistemos užveiks antrą dieną ryte Vilniuje ar Kaune, o ne po savaitės. Žemiau pateiksiu atsakymus į tuos klausimus, kuriuos man klientai užduoda dažniausiai, kai jau sėdi prie stalo su šampanu ar kavą ir suvokia, kad reikia kelionės į Rytus.

Pasiruošimas ir organizaciniai chaosai

Kiek laiko iš tikrųjų reikia suplanuoti viską?

Geriausia atsakymu būtų – „kuo anksčiau, tuo geriau“, tačiau žinau, kad tai niekam nepadeda. Paprastai, jei kalbame apie standartinį 50–100 kv. metrų biurą, optimalus laikas yra 3–4 savaitės iki išvykimo. Turime laiko pasirašyti sutartis, suderinti techninę aplinką ir, svarbiausia, gauti leidimus parkavimui Nyderlanduose, kas gali užeiti nemažai laiko. Jei laukiate paskutinę savaitę, kainos šoks į dangų, nes teks naudotis skubiosios pagalbos transportu.

Ar reikia daryti detalių daiktų sąrašą (inventoriaus)?

Be abejo, ir tai nėra papildoma paslauga, o būtinybė. Muitinės formalumai, nors ir vyksta ES viduje, reikalauja, kad žinotume, ką vežame. Jei vykstate su kompiuterine technika, reikia serijinių numerių. Esu matęs atvejų, kai klientai rašė „biuro baldai“, o muitininkas klausinėjo, kokia mediena ir kokios vertės. Detalus Excel lentelės suapvalinimas jus išgelbės nuo valandų praleistų pasienio punkte.

Kas dėl IT infrastruktūros – ar jūs ją išmontuojate?

Mums dažniausiai klientai sako: „mes pačiai sužinosime“, o paskui gauname skambutį, kad serveris nebejungiasi. Mūsų komanda gali padėti išmontuoti ir supakuoti jautrią techniką, bet rekomenduoju turėti savo IT specialistą, kuris žymi kabelius. Pats dažniausiai tik padedu įdėti serverius į specialias dėžes su „putomis“, nes vibracija kelyje iš Amsterdamo yra tikras priešas jūsų standžiajam diskui.

Kainodara ir logistikos realybės

Kiek tai maždaug kainuos? Neapibrėžtai.

Žinau, kad niekas nemėgsta klausyti atsakymo „priklauso“, tačiau čia taip ir yra. Mažas biuras, tarkime, 15 kubinių metrų (tai yra maždaug vienas „Ford Transit“ pilnas), kainuos nuo 1200 iki 1800 eurų. Jei kalbame apie didesnį biurą su 50–60 darbo vietų, kur reikalingas 20 tonų sunkvežimis, svyruoja nuo 5 iki 8 tūkstančių eurų. Prie to pridėkite pakavimo medžiagas, galbūt keltų bilietus (jei eisime per Klaipėdą, nors iš Olandijos dažniau eina per Vokietiją ir Lenkiją) ir draudimą.

Ar brangu per šventes ar atostogas?

Taip, ir labai. Olandai turi savo specifinių švenčių, o Vokietija turi „Rote Tage“ (raudonąsias dienas), kai sunkvežimiams draudžiama važiuoti. Jei jūsų biuro perkėlimas į Lietuvą iš Olandijos sutampa su Velykomis ar Božić Nedarbo diena, teks mokėti vairuotojams viršvalandžius. Geriausia planuoti vidurį savaitės, antradienį-ketvirtadienį, kai keliuose mažiau „šturmonų“.

Kokį transportą pasirinkti – pilną ar dalinį?

Jei jums svarbu laikas, imkite pilną krovininę (FTL). Ji važiuoja tiesiai iš jūsų sandėlio į naująjį biurą be sustojimų. Jei norite sutaupyti ir galite laukti savaitę-dvi, dalinis krovinys (LTL) yra pigesnis, bet rizikuojate, kad jūsų dėžės bus iškraunamos ir kraunamos kelis kartą tarpinėiuose sandėliuose Vokietijoje. Biuro technikai aš niekada nerekomenduoju dalinio krovinio – per daug vibracijos ir rankų.

Muitinė, dokumentai ir saugumas

Ar reikia eiti į muitinę, jei mes ES šalyse?

Formaliai – ne, nėra importo mokesčių, tačiau yra vadinamosios „prekių judėjimo apskaitos“. Jei vežate techniką, kurios vertė viršija 10 tūkst. eurų, arba tai ne jūsų nuosavybė (pvz., nuomojami kompiuteriai), reikia INTRASTAT deklaracijų. Esu matęs, kaip verslininkai užstrigo ties siena nesugebėję įrodyti, kad serveriai nėra pavogti. Visada turėkite pirkimo sąskaitas su savimi.

Kaip su draudimu – ar jis įeina į kainą?

Paprastai į standartinę kainą įeina tik privalomasis transporto draudimas (AVR), kuris dengia labai mažą sumą, tarkime, 10 eurų už kilogramą sugedusio krovinio atveju. Biuro technika brangi, todėl rekomenduoju papildomą „All Risk“ draudimą. Jis paprastai kainuoja apie 2–3 proc. nuo krovinio vertės. Geriau sumokėti tą 50 eurų daugiau, nei gaišti savaites ginčijantis su draudimo kompanija dėl sulaužyto 3D spausdintuvo.

Ar galima vežti asmeninius daiktus kartu su biuro?

Galima, tai labai dažnai daroma. Darbuotojai dažnai nori pasivežti savo dviračius ar asmenines knygas. Svarbu tai tiksliai pažymėti sąraše – „asmeninis daiktas, neverslo“. Jei sąraše bus parašyta tiesiog „dviratis“, muitininkas gali įtarti, kad tai verslo turtas, ir reikalauti PVM mokėjimo arba įrodymų.

Praktiniai patarimai iš „vairuotojo kiemo“

Kas daryti, jei Olandijoje negalima privažiuoti prie biuro?

Tai klasika. Amsterdamo centre ar Roterdame senamiestyje sunkvežimis vos praeina. Tada reikia „miesto logistikos“ – mažesnės 7,5 tonų mašinos, kuri perveža daiktus į didesnį sunkvežimį, stovintį užmiestyje. Tai papildomai kainuoja, bet taupyti čia neverta – gausite baudą už važiavimą uždraustu rajonu arba blokuosite visą gatvę. Olandų policija nejuokauja.

Kokios dažniausios bėdos kelyje?

Vėjo plyšiai, prakiurusios padangos ir... dingę raktai. Ne, ne nuo mašinos, o nuo biuro dėžių. Žmonės uždaro dėžes su raktais ir juos įmeta į tą pačią dėžę. Gavęs tokią dėžę Lietuvoje, aš turiu ją laužti. Patarimas: raktus laikykite atskirai, o dar geriau – naudokite plastikines sujungiamas juostas (kabelius) su numeracija. Tai sutaupo tiek mano, tiek jūsų laiko.

Išvada

Galiausiai, jūsų biuro perkėlimas į Lietuvą iš Olandijos nėra kosminė misija, jeigu jį patikėsite žmonėms, kurie žino, ką daro. Per dvidešimt metų išmokau vieno: geriausia priemonė nuo streso yra informacija ir planavimas. Nebijokite klausti pavojingiausių klausimų savo logistikos partnerio – ką darys, jei sulūžus sunkvežimiui? Kas bus su technika, jei bus +30 laipsnių šilumos? Atsakymai į šiuos klausimus leis jums miegoti ramiau.

Lietuva pasitinka verslą atvirai, o keliai, nors ir ne toki lygūs kaip olandiškais automagistralėse, palaipsniui gerėja. Svarbiausia – neskubėkite. Gerai suplanuotas perkėlimas užtrunka ilgiau rengiantosi, bet vyksta greičiau. Sekmės naujame puslapyje ir laukiu jūsų skambučio, kai reikės galbūt ne tik biuro, bet ir namų pervežti – tai jau kita istorija.