Įmonės perkraustymas į Lietuvą iš Olandijos: kaip išvengti nervų ir sutaupyti biudžetą

Sėdiu šioje srityje jau beveik dvidešimt metų ir, pasakyti tiesiai, girdėjau viską. Pradedant nuo to, kaip kažkas pamiršo pasakyti, kad sandėlyje yra antros aukšto balkonas be lifto, baigiant tuo, kad vairuotojas laukia priešais Uteną, o raktai nuo naujo biuro Kaune pasiliko Amsterdamo banko seife. Tarptautiniai pervežimai yra tas verslas, kur mažiausia detalė gali sukelti didžiausią headache (galvos skausmą). Pastaruoju metu vis dažniau sulaukiami užklausų iš verslininkų, kurie nusprendžia grįžti arba perkelti savo verslo operacijas į Lietuvą, todėl įmonės perkraustymas į Lietuvą iš Olandijos tampa kasdienės realybės dalimi.

Olandija yra logistikos šalis, čia viskas veikia kaip laikrodis, tačiau kai kalbame apie išvežimą, prasideda "smagenų sportas". Atstumas nuo Roterdamo ar Amsterdamo iki Vilniaus nėra kosminis – apie 1600–1700 kilometrų, tačiau tai kelias, kuris kerta keletą šalių, muitinės (nors ir ES viduje) ir biurokratinių reikalavimų girią. Daugelis klientų man sako: "Oi, tai tik dėžės, įmeskite į sunkvežimį ir važiuokite". Jei būtų taip paprasta, mūsų darbas neleistų nusipirkti net duonos. Čia reikalinga strategija, o ne tik fizinė jėga.

Šiame straipsnyje neparduosiu jums mūsų paslaugų, o tiesiog papasakosiu, kaip tai vyksta iš vidaus. Ką reikia žinoti, kad įmonės perkraustymas į Lietuvą iš Olandijos nebaigtųsi teisme arba sulaužytu kompiuteriu. Pasidalinsiu tuo, ką per šiuos metus išmokau apie kelių, dokumentų ir žmonių psichologiją derinimą vienoje vietoje.

Kas dažniausiai keliaoja susirūpinimą?

Kiek laiko užtrunka tas visas procesas?

Visada klausiu, ar jūsų pageidaujama data yra "iš oro ėmta", ar reali. Standartiškai, jei kalbame apie vieną sunkvežimį su pilnu kroviniu, reikia skirti maždaug 3–5 darbo dienas nuo pakrovimo momento iki iškrovimo Lietuvoje. Tačiau neįsivaizduokite, kad vairuotojas važiuoja be sustojimų kaip "Formulės" lenktynininkas. Jis turi poilsio režimus, o Vokietijoje ar Lenkijoje dažnai užstringa statybose. Geriau planuokite savaitę atsargai, nes kelyje visada įvyksta kažkas neprognozuojamo, pvz., variklio gedimas arba eismo įvykis.

Ar galiu vežti ir asmeninių daiktų kartu su įmonės turto?

Tai klasikinis klausimas, ypač tada, kai verslo savininkai pats vairuoja visą procesą. Taip, galite, bet čia yra vienas didelis "bet". Jei įkrovime bus sumaišyta biuro technika (kompiuteriai, serveriai) ir jūsų žmonos virtuvės servizas su dviračiu, muitinės pareigūnai gali susirūpinti, ar tai tikrai ne komercinė prekyba. Reikia labai tiksliai aprašyti krovinių sąraše (manifeste), kas priklauso įmonei, o kas – asmeniniui daiktui, kad nebūtumėte apkaltinas mokesčių vengimu.

Kaip apskaičiuojama kaina, ar yra kokių nors paslėptų mokesčių?

Nieko nerandu bjauriau nei kainos, kuri "šoka" į viršų pabaigoje. Mums visada reikia tikslio krovinio tūrio (kubinių metrų) arba svorio. Jei sakykite "turim keletą dėžių", o iš tiesų jų būna trysšimt ir jos užpildo visą sunkvežimį, aišku, kaina pasikeis. Taip pat atkreipkite dėmesį į priedangos (liftą) naudojimą Olandijoje – ten gatvės dažnai siauros, ir jei reikia specialios technikos įvežti dėžes per trečią aukštą be lifto, tai kainuoja papildomai.

Ką daryti, jei naujieji patalpas Lietuvoje dar nebaigti remontuoti?

Tai situacija, kurią matau kas antrą kartą. Sunkvežimis atvažiuoja į Vilnių ar Klaipėdą, o ten dar statybininkai braižo sienas. Tada turime dvi išeitis: arba tiekti krovinį į laikiną sandėlį (mūsų ar kliento), arba palikti jį sunkvežimyje, tačiau tai kainuoja brangiai, nes vairuotojo laukimas nėra nemokamas. Geriausia pasirašyti sutartį su sandėliavimo įmone iš anksto, net jei ir planuojate ten pristatyti tik savaitę.

Ar jūsų įmonė suteikia draudimą, ir ką jis apima?

Be draudimo mes neisiame į kelią, bet yra svarbu suprasti, kad standartinis transporto draudimas (CMR) apmoka daugiausia tik tikrąją vertę, ir tai ne visada tiek, kiek jums reikia naujai technikai nupirkti. Jei vežate brangius serverius ar meno kūrinius į biurą, būtinai pasakykite apie tai iš karto, kad įtrauktume specialią "All risk" (visų rizikų) priemonę, kitaip, jei vairuotoja užplaks lietus ir sudrėkins dėžes, gausite tik nereikšmingą sumą.

Kaip elgtis su dokumentais, ar reikia kažko ypatingo Olandijoje?

Olandai yra labai tvarkingi, todėl eksporto (EX) deklaracija yra privaloma, net jei ir važiuojate į kitą ES šalį. Be to, jei perkraustote elektroninę techniką, reikės serialinių numerių sąrašų, nes tai yra duomenų saugumo klausimas. Nereikia bijoti dokumentų, tiesiog reikia juos paruošti iš anksto, o ne ieškoti paskutinę minutę, kai vairuotojas jau stovi prie durų ir pyksta, kad vėluojate.

Ar galima užsakyti tik dalinį krovinį (dalį sunkvežimio)?

Žinoma, jei turite tik kelias biuro lovas ir kelias dėžes su dokumentais, neapsimoka mokėti už visą sunkvežimį. Tada mes jums surandame vietą bendrame krovininyje (shared load). Tai pigiau, bet užtrunka šiek tiek ilgiau, nes vairuotojas turi apvažiuoti po keletą kitų klientų Olandijoje prieš išvykstant arba Lietuvoje atvykus. Kantrumas čia taupo pinigus.

Ką daryti su baldais, kurie neinaina pro duris?

Esu matęs, kaip bandoma "priversti" didelę konferencijos stalą pro standartinius liftus – tai baigiasi dažniausiai laužant stalą arba lifto duris. Jei žinote, kad turite nestandartinių baldų, praneškite mums iš anksto. Mes turime patirties su išmontavimu – mūsų komanda gali atsukti stalą, išimti duris iš vėžių ir vėl viską surinkti vietoje. Niekada nebandykite daryti to paties savo jėgomis, jei neturite įrankių.

Kaip sekti, kur yra mano krovinys?

Anksčiau tekdavo laukti skambučio iš gatvės, bet dabar viskas paprasta. Suteikiame nuorodą prie stebėjimosi sistemos, kurioje matote, kur yra vairuotojas realiu laiku. Tačiau nepamirškite, kad jei jis sustojo pietų pertraukai arba degalinėje, sistema gali rodyti, kad jis stovi vietoje valandas. Nereikia panikuoti ir skambinti kiekvieną valandą, vairuotojui taip pat reikia poilsio, kad saugiai nuvežtų jūsų turtą.

O jei aš noriu, kad darbuotojai patys supakuotų daiktus?

Tai puiki idėja taupyti, jei darbuotojai yra atsakingi. Tačiau per daugelį metų mačiau, kad žmonės dažnai užpildo dėžę tiek, kad ji plyšta pakėlimo metu, arba užrašo "biuro reikmenys", o viduje yra jautrus monitorius. Jei leidžiate darbuotojams pakruoti, paskirkite vieną atsakingą vadovą, kuris kontroliuotų, kad dėžės būtų tvirtai užklijuotos ir tinkamai pažymėtos. Kitu atveju, kažkas dings ar sulūž, ir kaltės bus ieškoma ne pas mus.

Pinigai, dokumentai ir rizikos

Ar į kainą įeina ir pakavimo medžiagos?

Tai vienas dažniausių nesusipratimų. Kai sakome "pilnas paslaugų rinkinys", tai įeina dėžės, juostelės, burbuliukų plėvelė. Tačiau jei užsakote tik transportą, tada turite pasirūpinti medžiagomis patys, o jas Olandijoje nusipirkti gali būti gerokai brangiau nei Lietuvoje. Verta pasiskaičiuoti, ar tikrai verta taupyti ant kartoninių dėžių, jei jos kainuoja tik eurą-dvejus, o apsaugo tūkstančių eurų vertės įrangą.

Kas nutinka, jei pasikeičia adresas išvykimo dieną?

Vykti iš Olandijos į Lietuvą nėra važiavimas į parduotuvę už kambariu. Jei paskutine minute nusprendžiate, kad krovinys nebeį Kauną, o į Panevėžį, tai gali reikšti papildomus 100–150 km ir kelias valandas vairuotojo laiko. Mes visada stengiamės padėti, bet tokios paskutinės minutės pakeitimosi yra atsiskaitomos pagal realų vairuotojo darbo laiką ir degalų kainą.

Ar reikia galvoti apie Intrastat deklaracijas?

Jei jūsų įmonė perveža prekes, kurios viršija tam tikrą vertės ar svorio ribą (paprastai virš 3 tonų arba 10 000 eurų), tai būtina. Lietuvos statistikos departamentas reikalauja šių duomenų. Daugelis klientų apie tai pamiršta, o tada gauna baudas. Mes padedame suformuoti važtaraščius, tačiau patys Intrastat pranešimus dažniausiai turi pateikti jūsų buhalteris. Nekantrinkite su tuo, valstybės "akys" visada mato.

Kaip saugiai vežti duomenų laikmenas ir serverius?

Tai yra viena svarbiausių dalių įmonės perkraustyme į Lietuvą iš Olandijos, ypač jei esate IT sektoriuje. Serverius negalima tiesiog mesti ant grindų sunkvežimyje. Jie turi būti uždėti ant antšokinių (pneumatinijs pakabos) ir užfiksuoti, kad jie neišsivažiuotų posūkiuose. Be to, duomenų saugumas reiškia ne tik fizinę apsaugą, bet ir tai, kad pasitikėtumėte pervežėju – pasirašykite slaptumo (NDA) sutartį, jei ten yra konfidenciali informacija.

Ar galima užsakyti "white glove" paslaugą (t.y., viską padaryti už kliento)?

Taip, tai vadinama VIP arba "baltųjų pirštinių" paslauga. Mūsų komanda atvyksta į biurą Olandijoje, viską išpakuoja, sureguliuoja stalus, padeda prijungti kompiuterius netgi pakabinia paveikslus ant sienos Lietuvoje. Tai kainuoja brangiau, bet jei jūsų laikas vertinamas daugiau nei šios paslaugos kaina, tai geriausias pasirinkimas. Verslo vadovams svarbu pradėti dirbti iš karto, o ne nešti dėžes.

Kelio rūpesčiai ir specifika

Kaip elgiamės su pavojingais atliekomis, jei jose yra chemikalės?