Įmonės kraustymas į Olandiją – planavimas ir vykdymas: kas tikrai svarbu žinoti

Dirbu šitoje srityje jau beveik dvidešimt metų, ir pasakysiu tiesiai – verslo perkėlimas į užsienį nėra tas pats, kai nueiti į mažą parduotuvę pirkti duonos. Žmonės dažnai galvoja, kad įmonės kraustymas į Olandiją yra tik tai, kai vairuotojas užvažiuoja, įkrauta dėžės ir važiuoja toliau. Ne, tai yra sudėtingas logistinis mazgas, kur viena klaida gali brangiai kainuoti ne tik pinigais, bet ir laiku, o versle laikas – tai pinigai. Per šiuos metus mačiau viską: nuo idealiai suplanuotų biurų perkėlimų iki tų, kur reikėjo išgelbėti serverius nuo lietaus prie pat Vokietijos sienos.

Olandija yra viena populiariausių krypčių lietuviams verslininkams. Dėl puikios geografinės padėties, uostų ir verslo klimato, ten verčiasi ne tik didelės korporacijos, bet ir mažos IT kompanijos. Bet kelyje tarp Kauno ar Vilniaus ir Amsterdamo ar Roterdamo yra daugybė smulkmenų, apie kurias klientai dažnai net nepagalvoja. Šiame straipsnyje neįsivaizduoju sauso „SEO“ teksto, tiesiog pasidalinsiu tai, ką žinau iš praktikos, kad jūsų įmonės kraustymas į Olandiją nevirštų košmaru. Kalbėsime apie dokumentus, kurie priverčia naktimis nemiegoti, apie tai, kodėl vairuotojai nemėgsta važiuoti į Amsterdamo centrą ir kuo skiriasi pervežti stalčius pilną dokumentų nuo standartinio sofos.

Kaip visa tai prasideda ir vyksta

Kiek laiko užtruks įmonės kraustymas į Olandiją?

Visada klausiu, ar klientas turi galutinę datą, nes be to mes negalime judėti į priekį. Paprastai, jei kalbame apie standartinį biurą 50–100 kv. metrų, patys reikalai (pakavimas, įkėlimas, kelionė, iškėlimas) užtrunka 2–3 darbo dienas. Tačiau įmonės kraustymas į Olandiją neapsiriboja tik vairuotojo darbo valandomis. Reikia įsivaizduoti, kad reikia suderinti tiltus, o jei tenka važiuoti per Vokietiją, ten ir eismo sąlygos gali viską pavėlinti. Esu atvejų, kai dėl techninių priežiūros darbų ant kelių mes vėlavome 12 valandų, todėl visada įsivaizduokite laiko atsargą – bent vieną dieną.

Ar jums tikrai reikia važiuoti į apžiūrą prieš tai?

Daugelis sako: „Gerai, aš jums nusiųsiu nuotraukas“, bet nuotraukos dažnai meluoja. Gali būti, kad liftas biure yra per mažas, arba įvažiavimas į sandėlį Olandijoje yra toks žemas, kad ten neprasilenks sunkvežimis su „kėbulu“. Asmeninė apžiūra arba bent detalus vaizdo skambutis išsaugoja nuo nepykimo vėliau. Prieš 5 metus turėjau atvejį Eindhovene, kur klientas nepaminėjo, kad reikia įvežti daiktus per antrą aukštą pro langą, nes laiptai buvo sugriuvę. Be apžiūros mes būtume atvykę su ne tinkama technika.

Pinigai, biudžetas ir nemalonios staigmenos

Kiek maždaug kainuoja toks reikalas?

Niekas nemėgsta kalbėti apie pinigus be konkretaus, bet duoti kainą „iš oro“ yra pavojinga. Tačiau, kad jūs žinotumėte maždaugį – įmonės kraustymas į Olandiją mažam biurui (pvz., 10–15 darbo vietų) prasideda nuo 2500–3000 eurų, jei viskas tvarkingai ir be jokių Papildomų paslaugų. Jei kalbame apie pilną gamyklą su sunkia technika, skaičiai šokteli dešimtis kartų. Kainą formuoja ne tik kilometrai, bet ir tai, kiek darbuotojų reikia pakavimui Lietuvoje bei išpakavimui Olandijoje, nes vietiniai darbuotojai ten kainuoja gerokai brangiau nei mūsiškiai.

Kas daro įtaką galutinei kainai?

O, čia yra vieta, kur dažniausiai kyla konfliktai. Pagrindinis dalykas – prieinamumas. Jei sunkvežimis negali privažiuoti tiesiai prie durų ir reikia pernešti dėžes 50 metrų, kainuos. Taip pat laiptai be lifto – tai klasika. Ir dar vienas dalykas, apie kurį visada primenu – pakočių naudojimas. Jei reikia naudoti technines pakakles (ne rankines), tai papildomai. Olandijoje dauguma vietų yra modernios, bet senų gamyklų Roterdamo priemiesčiuose dar yra gana daug, ten prieinamumas gali būti tikras išbandymas.

Ar gali būti kažkokių paslėptų mokesčių?

Žodis „paslėptas“ čia netinka, tiesiog žmonės neįsivaizduoja realybės. Pavyzdžiui, kvietimas (leidimas) įvažiuoti į tam tikras zonas miestuose, ypač Amsterdamo centre. Be to, jei įmonės kraustymas į Olandiją įvykta savaitgalį ar švenčių dienomis, o tai nebuvo suderinta iš anksto, gali tekti mokėti vairuotojui viršvalandžius pagal Nyderlandų standartus, kurie yra „kažkiek“ aukštesni. Visada klauskite apie „extra“ sąlytas, kai sutariate dėl kainos.

Burokratija, dokumentai ir muitinė

Muitinė – ar tai sudėtinga procesas?

Kadangi Lietuva ir Olandija yra ES erdvėje, tai formaliai tai yra vidaus pervežimas, ir muitinės deklaravimas kaip toks nereikalingas. BET – ir čia yra didelis betas. Jei pervežate techniką, kuri buvo nusipirkta su PVM lengvata, arba jei pervežate daugiau nei įprasta vartotojui, gali kilti klausimų. Esu matęs, kai muitinės pareigūnai sustabdė sunkvežimį ir prašė įrodymų, kad tai ne prekybinis krovinys, o tik įrangos perkėlimas. Geriau turėti visus pirkimo-savitarnos (SAD) dokumentus arba invetoriaus sąrašus su pasirašymais.

Kokius dokumentus reikia paruošti?

Būtinai reikalingas detalus inventorius sąrašas (packing list). Ne „stalai, kėdės“, o „4 biuro stalai modelis X, 10 kėdžių modelis Y, 3 kompiuteriai Dell“. Be to, jei pervežate duomenų laikmenas ar konfidencialius dokumentus, reikia nurodyti jų vertę (net jei simbolinę) ir, žinoma, draudimo polis. Be draudimo aš neleidžiu išvažiuoti iš aikštelės, nes pervežant per Šiaurės Vokietiją arba tiesiog ant kelių Olandijoje gali nutikti bet kas.

Olandijos specifika ir vietiniai niuansai

Ar sunku privažiuoti prie biuro miesto centre?

Olandija – tai šalis, kurioje dviračiai valdo pasaulį, o automobiliai dažnai yra „antra eilė“. Amsterdamo, Utrechto ar Hagos senamiestiuose sunkvežimiui be specialaus leidimo (ontheffing) užvažiuoti yra neįmanoma. Mes dažnai tenka naudoti mažesnes transporto priemones (pvz., 7.5 tonų sunkvežimius su „kėbulu“), kurios gali važiuoti kaip paprasti automobiliai, arba net perkrauti į didesnį sunkvežimį miesto pakraštyje. Tai viskas suformuoja logistikos grandinę ir kainą.

O jei reikia perkelti ir darbuotojų asmeninius daiktus?

Tai labai dažna situacija, kai įmonės kraustymas į Olandiją susijęs su darbuotojų ir jų šeimų relokacija. Čia reikia labai griežtai skirti, kas yra įmonės nuosavybė, o kas – asmeninė. Negalima į vieną krovininę įmesti biuro kompiuterio ir vadybininko žmonos suvenyrų kolekcijos be aiškaus atskyrimo sąraše. Draudimas gali neveikti, jei įvyks incidentas, o krovinys bus sumaišytas. Paprasčiausia – dvi atskiros transporto priemonės arba dvi atskiros dėžės su skirtingomis etiketėmis.

Technika, rizikos ir pasiduodami dalykai

Kaip su serveriais ir jautria technika?

Tai yra mano „mėlyniai gruntai“. Serveriai negali būti gabenami kaip bulvės. Jie turi būti užfiksuoti specialiose rėmuose, o jei tai yra „blade“ tipo serveriai, jie turi būti išimti. Vieną kartą gavau užduotį pergabenti duomenų centrą iš Vilniaus į Hagą, ir klientas tikėjosi, kad mes tiesiog padėsime juos ant grindų. Nežinau, kur jie būtų atsidūrę po pirmojo sustojimo. Jautriai technikai reikalingas „air-ride“ (oro pakabos) sunkvežimis ir specialūs antšokiai.

Kas nutinka, jei vairuotojas užstringa arba atsiranda problemų?

Mes visada turime planą B. Jei sunkvežimis sugenda (kas nutinka, nors retai), mes turime vietinius partnerius Olandijoje, kurie gali padėti perkrauti krovinį ir pristatyti į paskirties vietą. Niekada nevažiuojame be techninės pagalbos galimybių. Klientui svarbiau žinoti, kad jo biuras atsidurs laiku, o ne kokia mašina ten važiavo. Komunikacija čia raktas – aš asmeniškai visada pranešu, kiek yra likę laiko, jei įvyko nesklandumų.

Išvada

Galiausiai, noriu pasakyti, kad sėkmingas įmonės kraustymas į Olandiją nėra tik apie tai, kad užsakote transportą. Tai yra apie pasitikėjimą ir planavimą. Aš mačiau daugybę verslininkų, kurie norėjo sutaupyti šimto eurų pakavimo medžiagoms, o paskui mokėjo tūkstančius už sugadintus brangius baldus. Nebijokite klaustioti, nebijokite reikalauti detalaus plano. Olandija yra puiki vieta verslui, o kelyje į ją turi būti partneriai, kurie žino ne tik kelių kodus, bet ir tai, kaip elgtis, kai kažkas ne pagal planą. Planuokite iš anksto,tikrinkite dokumentus ir pasitikėkite savo logistika – taip jūsų verslas pradės dirbti be nereikalingų pertraukų.