Įmonės biuro perkėlimas iš Olandijos į Lietuvą: Vadovas be nereikalingo streso

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir, turiu pripažinti, kiekvienas reisas yra unikalus, tačiau įmonės biuro perkėlimas iš Olandijos į Lietuvą visada turi savą specifinį „kvapą“. Olandija – šalis, kurioje viskas atrodo tvarkingai, tačiau kai pradedi krauti įmonės turtą į sunkvežimį, iškyla daugybė smulkmenų, apie kurias verslo savininkai net nė neįsivaizduoja. Per šį laiką esu matęs viską – nuo puikių, iki tiekimo grandinę nutraukiančių katastrofų, todėl noriu pasidalinti praktine patirtimi, kaip tai padaryti sklandžiai.

Kai kalbame apie tarptautinius pervežimus, ypač kai kalbame apie biurų relokaciją, svarbiausia ne tiesiog nuvežti baldus iš taško A į tašką B. Tai yra verslo procesas. Jei dings vienas serveris arba sulūž svarbių sutarčių aplankas, nuostoliai gali viršyti pačios transportavimo paslaugos kainą dešimtis kartų. Maršrutas Nyderlandai – Lietuva yra gan intensyvus, vingiuojantis per Vokietijos autostradas, todėl logistika turi būti subalansuota. Šiame straipsnyje neapsiriboš sausais teisiniais faktoidais, o papasakosiu, kaip tai atrodo „iš vidaus“ ir ką tikrai reikia žinoti, kad įmonės biuro perkėlimas iš Olandijos į Lietuvą neuktų į tūkstančių eurų baudas ar vėlavimus.

Biuro perkėlimo iš Olandijos procesas ir laikas

Kiek laiko užtrunka visas procesas?

Niekada negaliu pasakyti tiksliai vienos dienos, nes viskas priklauso nuo to, kiek gerai paruošėte daiktus, tačiau vidutiniškai nuo pirmojo skambučio iki paskutinės dėžės iškrovimo Vilniuje arba Kaune praeita nuo savaitės iki trijų. Patys važiavimai (Roterdamas – Kaunas) trunka apie 18–20 valandų vairuotojo darbo laiko, jei nėra didelių spūstių ties Hanoveriu arba Esenu. Tačiau reikia įvertinti laiką pakavimui Olandijoje – ten, žinoma, viską reikia daryti labai kruopščiai, o olandai dažnai turi daugiau technikos nei mes įsivaizduojame. Jei reikia išmontuoti ir vėl surinkti kompleksines sistemas, pridėkite dar kelias dienas prie šio termino.

Ar galite atvykti rytoj?

Galiu atvykti, bet ar jūs būsite pasiruošę? Vienintelis dalykas, kurį galiu garantuoti atvykęs „iš ryto“, yra tai, kad pamatysiu nupakuotus daiktus. Jei rytoj reikia važiuoti, o šiandien vis dar stovite tarp stalų ir galvojote, kad dėžės atsirads pačios, tai tuomet įmonės biuro perkėlimas iš Olandijos į Lietuvą taps tikru košmaru. Rekomenduoju planuoti bent savaitę į priekį, o jei kalbame apie didelius biurus, tuomet mėnesį. Greitieji reisai yra brangūs ir dažnai pavojingi jūsų turtui, nes pradedame viską daryti „bėgiojant“.

Ką daryti su automobilių stovėjimo leidimais Olandijoje?

Tai vienas dažniausių nesklandumų, ypač Amsterdame arba Roterdamo centre. Ten negalima tiesiog sustabdyti sunkvežimio prie biuro ir sakyti „aš vos penkias minutes“. Gausite baudą, o sunkvežimį gali tempti. Mes dažnai turime užsakyti specialias vietas arba derinti su vietine savivaldybe, o kartais netgi reikia perkrauti krovinį į mažesnį sunkvežimį (7.5 tona), kad galėtume privažiuoti į siauras gatves. Jei jūsų biuras yra senosiuose pastatuose, apie kurė sunkvežimis net nenuvys, reikia numatyti „paskutinę mylią“ logistiką iš anksto.

Kainos ir paslėpti išlaidos

Kiek kainuoja įmonės biuro perkėlimas iš Olandijos į Lietuvą?

Noriu būti tiesus – kainos svyruoja nuo 1,5 tūkst. eurų už mažą biurą iki 10 tūkst. ir daugiau, jei kalbame apie didelius korporacinius perkėlimus su archyvais. Prie kainos įeina ne tik degalai ir vairuotojo atlyginimas, bet ir draudimas, kuris Olandijoje yra griežtai reglamentuojamas. Taip pat į kainą įeina fiskaliniai dokumentai, reikalingi muitinės kontrolės punktuose, nors ir esame ES erdvėje, bet krovinių apskaitos lapai turi būti tvarkingi. Už papildomą paslaugą, tokią kaip IT įrangos demontavimas, reikia mokėti atskirai pagal valandas.

Ar kainuoja brangiau jei reikia pakalbėti dėžes?

Žinoma, kainuoja, tai vadinama „pakavimo paslauga“. Dauguma klientų mano, kad jie pačiai susirinks dėžes iš parduotuvės ir viskas bus gerai. Problema ta, kad paprastos prekių dėžės neturi struktūros, kurios reikia perkėlimui. Kai dėžė su svarbiais dokumentais užgriūva nuo 20 kilogramų svorio monitoriaus, dėžės dugnas iškrenta. Profesionalus įmonės biuro perkėlimas iš Olandijos į Lietuvą reiškia naudoti stiprius, dvigubų sienelių kartono dėžes, o tai kainuoja, bet sutaupo nervų. Mūsų komanda užpildo dėžes taip, kad niekas nejudėtų viduje – tai amatas.

Kas nutinka, jei pasikeičia krovinio svoris?

Tai gana dažna situacija, ypač kai klientas sako „turime keletą stalų“, o realiai tai penkios didelės conferencijos lentos, kurios sveria po 100 kilogramų. Jei svoris viršija tuo, ką buvo numatyta užsakyme, gali tekti mokėti papildomai už papildomą transportą arba dėl to, kad vairuotojas viršys savo darbo laiko normas. Vokietijoje yra griežti taisyklės, kiek vairuotojas gali važiuoti be poilsio, todėl jei krovinys yra sunkesnis, krauna ir iškrauna lėčiau, o tai gali reikalauti dviejų vairuotojų vienam reisui, kas ir padidina sąskaitą.

Techninė įranga ir dokumentų saugumas

Ar saugu gabenti serverius ir jautrią techniką?

Esu matęs, kaip neapsaugotas serveris nukrito nuo pritvirtinimo, kai sunkvežimis stačiai stabdė ties Duisburgu. Atsakymas paprastas: jei technika yra tinkamai supakuota į specialias „anti-static“ dėžes ir užtvirtinta krovežio viduje su dirželiais, ji yra saugi. Mes visada rekomenduojame išjungti techniką bent valandai prieš pakavimą, kad vėsuoti. Olandų biuruose dažnai būna pažangios sistemos, kurios reikalauja ypatingo elgesio, todėl įmonės biuro perkėlimas iš Olandijos į Lietuvą su jautria technika be profesionalų komandos yra lošimas rulete.

Kas dėl dokumentų ir konfidencialumo?

Tai yra vienas svarbiausių dalykų. Mes naudojame užrakstomas dėžes su serijiniais numeriais, o raktus perduodame tik asmeniškai jums Lietuvoje. Niekas neturi teisės atidaryti jų pervežimo metu. Be to, visi mūsų vairuotojai pasirašo konfidencialumo sutartis dar prieš išvykdami. Esu girdėjęs istorijų, kai konkurentai bandydami sužinoti paslaptis siūlo pinigus vairuotojams už nuotraukas, todėl dirbame tik su patikimais, patikrintais žmonėmis, kurie su mumis darbo jau daug metų.

Ar reikia jums važiuoti su vairuotoju?

Ne būtinai, bet tai labai padeda, ypač jei krovinys yra mišrus. Jei vairuotojas atvyksta į sandėlį Olandijoje, o ten tiesiog stovi krūva dalykų be etikečių, jis nebus žinoti, kur dėti ką. Jei jūsų atstovas yra vietoje, procesas vyksta 3 kartus greičiau. Tačiau dažnai įmonės biuro perkėlimas iš Olandijos į Lietuvą vyksta be kliento dalyvavimo – viską sutvarkome telefonu ir vaizdo skambučiais, o atidavimą vykdom jūsų darbuotojams Lietuvoje.

Olandijos specifika ir muitinė

Ar yra kokių nors specifinių Olandijos įstatymų, kurie trukdo?

Olandai labai griežtai laikosi aplinkosaugos taisyklių. Negalima tiesiog „išmesti“ senų biuro kėdžių arba elektronikos į junk containerį, jei jiems reikalingas specialus atliekų tvarkymas (WEEE). Mes turime partnerių, kurie gali legaliai išvežti šiukšles, tačiau tai už papildomą mokestį. Taip pat, jei biure yra pavojingų medžiagų, pvz., dažų ar aerozolių sandėlyje, reikia specialių leidimų. Geriau apie tai pasakyti iš karto, o ne tada, kai muitinės pareigūnas sustabdo mūsų sunkvežimį pasienyje.

Kas dėl draudimo – jis veikia visą kelią?

Taip, mes turime „CMR“ draudimą, kuris galioja visoje Europoje, tačiau jis apima tik turtą, kuris yra mūsų atsakomybėje (t.y. jau pakrautas į sunkvežimį). Jei dėlė nukrenta dar prieš tai, kai ją įkelia, arba tada, kai ją iškelia jūsų darbuotojas Lietuvoje, mūsų draudimas to nedengia. Todėl visada rekomenduojame pasitikrinti, ar jūsų įmonės turtas yra apdraustas ir perkėlimo metu, arba pasirinkti „visapusišką“ draudimo variantą, kurį mes galime siūlyti kaip papildomą paslaugą.

Išvada

Galiausiai, įmonės biuro perkėlimas iš Olandijos į Lietuvą nėra tiesiog fizinis darbas, tai yra emocinis ir organizacinis išbandymas. Esu matęs įmonių vadovus, kurie dėl blogo planavimo prarado savo IT infrastruktūrą savaitę, o kartais – ir mėnesį. Nereikia būti logistikos ekspertu, kad suprastum, kad pigiausias pasiūlymas dažnai pasidaro brangiausias, kai pradeda skambėti sulūžusių monitorių ar dingusių dokumentų skaičiai. Pasitikėkite patirtimi, klauskite klausimų ir viską užsirašykite. Gerai suplanuotas perkėlimas leis jums jau sekančią dieną po atvykimo Lietuvoje sėsti prie savo stalo ir dirbti taip, tarsi niekas neįvyko.