Į Olandiją biuro perkraustymas – greitas įgyvendinimas ir logistiniai niuansai

Sveiki, draugai. Šiandien norėčiau pakalbėti apie tai, kas daugeliui verslininkų sukelia nemigą: kaip efektyviai ir, kas svarbiau, greitai perkelti biurą į Olandiją. Per savo dvidešimt metų darbo tarptautinių pervežimų srityje esu matęs viską – nuo mažų IT startuolių, kurie veža tik kelis kompiuterius, iki didelių korporacijų, keičiančių savo būstinę iš Vilniaus į Amsterdamą ar Roterdamą. Žinoma, į Olandiją biuro perkraustymas skamba kaip paprasta užduotis, bet tikrovėje tai yra sudėtingas mechanizmas, kurį reikia suderinti milimetriniu tikslumu.

Kodėl visi kalba apie greitį? Nes verslas nemiega. Jums negalima leisti, kad jūsų komanda sėdėtų be darbo priemonių savaitę laiko, dėl to, kad sunkvežimis užstrigo pasienio punkte arba dėl klaidingai užpildytų dokumentų. Olandai yra labai disciplinuoti partneriai, ir jie tikisi, kad viskas vyks pagal planą. Šiame straipsnyje aš pasidalinsiu savo patirtimi, padėsiu išvengti tipiškų klaidų ir paaiškinsiu, kaip viskas vyksta iš vidaus.

Dokumentai, papildomai ir kita, ką reikia žinoti iš anksto

Ar reikės mums rūpintis muitinės deklaravimu?

Kadangi Lietuva ir Nyderlandai yra ES narios, fizinis pasienio kontrolės nebėra, tačiau tai nereiškia, kad dokumentų nereikia. Būtinai reikia sudaryti TIR arba CMR kontrą, o jei vežate techniką, kuri yra įmonės nuosavybė, verta turėti EX-A dokumentą, nors jis nebūtinas, jei tai yra paprastas perkėlimas tarp filialų. Esu matęs situacijų, kai vairuotojas buvo užlaikytas Vokietijoje, nes negalėjo įrodyti krovinių kilmės, todėl geriau turėti visus inventorius surašytus ir pasirašytus atsakingo asmens.

Kaip elgtis su jautria technika, pvz., serveriais ar duomenų laikmenomis?

Tai yra viena svarbiausių dalių, kai kalbame apie į Olandiją biuro perkraustymą, nes duomenys šiais laikais brangiau už pačią techniką. Serverius turi būti supakuoti ne į paprastas dėžes, o į specialias, amortizuotas transportavimo dėžes su pūkų plastiku arba putomis. Pats geriausiu atveju – jei galite, duomenis susikopijuokite į debesį prieš kelionę, nes net ir geriausias vairuotojas gali užvažiuoti į duobę, ir tada kietasis diskas gali nukristi. Mums patogu naudoti "IT remonto" dėžes, kurios turi specialias lizdas kiekvienam įrenginio, taip jie neišsirikiuoja ir nebraižo vienas kito.

Ar jums patys išsirinksite pakavimo medžiagas, ar tai darysite vairuotojai?

Mūsų įmonė visada siūlo pakavimo paslaugą, nes klientai dažnai taupo ant dėžių ir paskui gauna sulaužytus monitorius. Profesionalios perkraustymo firmos atveža ne tik dėžes, bet ir specialias užraktas su skaičiais, kad jums nereikėtų siaubti spėliodami, kas yra viduje. Vieną kartą teko matyti, kaip klientas bandė vežti biuro kėdes paprastoje furoje be jokių rišančių juostų – rezultatas buvo tragiškas, visos kėdės susibraižė viena ant kitos.

Kas daryti, jei mums reikia išvežti archyvus su popieriais?

Popieriniai archyvai yra sunkūs kaip akmenys, o jei dar drėgni – tai tiesiog katastrofa. Prieš vežant dokumentus į Olandiją, įsitikinkite, kad dėžės yra storos, gerai klijotos ir pažymėtos. Olandijoje yra griežti taisyklių dėl duomenų saugumo (pavyzdžiui, GDPR), todėl negalite tiesiog mesti dokumentų į krūvą. Verta susitarti dėl sandėliavimo vietos iš anksto, jei ten nebus kur juos padėti iškart, nes paprasta fura negali stovėti gatvėje amžinai.

Kaina, laikas ir kelių realijos

Kiek laiko užtruks sunkvežimis nuo mūsų durų iki Amsterdamo?

Jei kalbame tiesiogiai apie vairavimo laiką, tai tai yra apie 18–20 valandų, kai greitis neviršija 90 km/h. Tačiau realybėje į Olandiją biuro perkraustymas užtrunka ilgiau dėl poilsio laiko, kurį privaloma laikytis vairuotojams, ir galbūt krovos darbų. Paprastai planuokite, kad nuo pakrovimo dienos iki iškrovimo Olandijoje praeis mažiausiai 2–3 dienos, jei norite, kad vairuotojas nebūtų išsekintas ir padarytų darbą kokybiškai.

Kaip suformuojama kaina – ar ji fiksuota, ar priklauso nuo ką?

Kaina dažniausiai priklauso nuo to, kiek tūrio kubiniais metrais užims jūsų kroviniys ir kiek svorio jis turi. Taip pat didelę įtaką turi vietos Olandijoje – jeigu reikia važiuoti į Amsterdamo centrą, kur yra uždraudžiųjų zonų sunkvežimiams ( environmental zones ), tai gali tekti samdyti mažesnį transportą su "kelionės leidimu". Todėl niekada neduokite paprasto "turiu biurą" aprašymo, geriau nufotografuokite ir parodykite, ką tiksliai reikia vežti, tuomet gausite tikslią sumą be staigmenų pabaigoje.

Ar apdraudžiate krovinius, ir kas nutinka, jei kažkas sulūžta?

Taip, visada yra galimybė įsigyti krovinių draudimą, kuris paprastai apima ir transportavimo riziką. Bet čia yra vienas "vabalas" – jeigu jūs patys supakote kažką blogai, o dėžė atsivers, draudimo kompanija gali atmesti atsakomybę. Mano patarimas – leiskite mums supakuoti brangius daiktus, arba bent jau pasirašykite protokolą, kad pakavimas atliktas teisingai. Esu matęs, kaip klientai taupo ant draudimo, o paskui verčia mokėti už naujus "Apple" kompiuterius iš savo kišenės.

Galima sutarti, kad atvežtų ir iškrautų savaitgalį?

Olandijoje, ypač miestuose kaip Utrechtas ar Haga, griežtai reguliuojamas triukšmas ir sunkvežimių judėjimas savaitgaliais. Taip pat, dauguma biurų pastatų turi apsaugą, kuri savaitgaliais nedirba arba reikalauja specialaus leidimo. Galime tai padaryti, bet tai kainuos brangiau dėl viršvalandžių mokesčių vairuotojui ir galbūt specialiems leidimams. Geriau viską suplanuoti darbo dienom, kad išvengtumėte nereikalingų nervų.

Olandijos realijos ir patirties istorijos

Ar ten sunku su parkavimu dideliame mieste?

Galiu pasakyti viena – tai košmaras, jeigu nieko neplanuojate. Amsterdamo ar Roterdamo centruose vieta sunkvežimiui turi būti užsakyta iš anksto, kartais net mėnesiais iš anksto, o kartais reikia gauti specialų leidimą iš savivaldybės (ontheffing). Vieną kartą teko stovėti valandą, kol klientas ieškojo vietinę "parkavimo policiją", kad gautų leidimą pastatyti fura prie pat įėjimo. Be to, Olandijoje daug dviračių takų, kurie yra šalia kelio, ir jeigu užimsite juos, baudos yra milžiniškos.

Kas daryti, jei biure Olandijoje dar nebaigta remontas?

Tai klasika. Vairuotojas atvyksta, o ten dar dažomi sienos arba nėra liftų. Tokiu atveju turi būti planas "B" – arba mes laukiaume (kas mums kainuoja, laiką yra pinigai), arba iškrauname į laikiną sandėlį netoliese. Aš visada patariu klientams pasitikrinti vietą bent kelias dienas prieš atvykstant furai, o ne tada, kai ji jau važiuoja per Vokietijos autostradą. Olandai yra labai punktualūs, ir jeigu jums sakė, kad biuras bus paruošas penktadienį, jis dažniausiai būna paruošas, bet kartais įvyksta nesklandumų su elektros instaliacija.

Ar jūsų komanda padės susidėti baldus vietose?

Taip, mūsų vairuotojai ne tik veža, bet ir padeda su fiziniu darbu, jeigu tai suderinta. Jie turi su savim įrankius, o jei reikia, galime atsiųsti ir papildomą krovikų komandą. Yra svarbu prisiminti, kad Olandijoje darbo saugos taisyklės yra griežtesnė nei čia – negalima nešti sunkių daiktų vienam, jei reikia dviejų, arba stovėti ant lentynų be apsaugos. Profesionalai žino šias taisykles ir jų laikosi, kad jums nereikėtų mokėti baudų už darbo saugos pažeidimus.

Kaip elgtis, jei pasikeičia adresas arba vėluojame su dokumentais?

Būkite tiesūs ir praneškite iš karto. Ypač jei fura jau yra kelyje. Mes galime pakeisti maršrutą, bet tai gali padidinti kainą, jeigu reikės važiuoti į visai kitą miesto pusę. Dėl dokumentų – jeigu trūksta kokio nors sutikimo, galiu pasakyti iš patirties, kad geriau juos nusiųsti el. paštu vairuotojui, kad jis turėtų spausdintą versiją rankose. Olandų policija arba kelių inspekcija nesupranta "aš pašaukiau savo vadybininką", jiems reikalingas popierius dabar.

Ar verta vežti mažus daiktus, ar geriau juos nusipirkti naujus vietos?

Jei kalbame apie popierius, spalvotukus ar kanceliarijas, tai juos vežti beprasmiškai brangu – Olandijoje kainos panašios, o gal net ir mažesnės dėl didelės konkurencijos. Bet jeigu tai yra jūsų mėgstami kėdės ar brangūs architektūriniai modeliai, tai juos reikia vežti. Apskaičiuokite: kainą 1 kubo metro pervežimo palyginkite su daikto kaina. Dažniausiai pasirodo, kad į Olandiją biuro perkraustymas apsimoka tik dideliems, jums reikalingiems daiktams, o smulkmenas geriau palikti čia arba išmesti.

Išvada

Galiausiai noriu pasakyti, kad sėkmingas persikėlimas priklauso ne nuo to, kokia gera fura, o nuo komunikacijos. Esu dirbęs šioje srityje daugiau kaip 20 metų ir galiu garantuoti, kad geriausi klientai yra tie, kurie sako tiesą: "mes nežinome, kiek daiktų turime, padėkite suskaičiuoti". Į Olandiją biuro perkraustymas gali būti greitas ir sklandus, jeigu jums pasitiki profesionalais, kurie žina ne tik kelių žemėlapį, bet ir vietinius įstatymus. Nedarykite to klaida, kad bandysite tai padaryti patys su "draugo fura" – verslo turtas pervertinamas, o rizika per didelė. Susisiekite su mumis iš anksto, ir mes padarysime visą "švarų darbą", o jūs galėsite mėgautis kava naujame biure Roterdame ar Hagoje be jokio streso.