Į Olandiją biuro perkraustymas – greitai ir efektyviai

Sveiki, draugai. Po dvidešimt metų šioje srityje – tarp turgų, muitinės postų ir amžinai užstrigusių sunkvežimių Vokietijos autostradose – galiu pasakyti viena: biuro perkraustymas nėra tiesiog baldų tempimas iš vienos vietos į kitą. Ypač kai kalbame apie pervežimus į užsienį, konkrečiai, kai reikia į Olandiją biuro perkraustymas įvykdyti be nereikalingų nervų. Daugelis mano klientų pradžioje galvoja, kad tai tiesiog pasikviečia „kaimyną su gazu“ ir viskas. Tačiau tarptautinis logistikos gyvuliukas turi savo niuansų, kurie, jei juos ignoruosite, gali pavirsti tikru košmaru.

Štai jums viena istorija. Prieš penkerius metus viena lietuviška IT kompanija nusprendė keltis į Amsterdamą. Vadovas, protingas žmogus, viską suplanavo idealiai... beveik. Jis pamiršo, kad Olandijoje griežtai ribojami sunkvežimių svoriai miestuose, o be specialaus leidimo tiesiog neįmanoma įvažiuoti į centrą su 20 tonų sunkvežimiu. Teko daryti dvigubą darbą – perkrauti į mažesnį automobilį. Mūsų užduotis – užtikrinti, kad jums nereikėtų mokėti už tokius mokymus. Todėl šiame straipsnyje aš pasidalinsiu savo patirtimi, kaip visa ši procedūra vyksta iš vidaus, ko tikėtis iš vairuotojų ir kodėl dokumentai kartais yra svarbesni už pačias dėžes.

Rūpesčiai ir planavimas: kas slepiasi po dangčiu

Kiek laiko užtruks visa ši "šventė"?

Tai vienas dažniausiai pasitaikančių klausimų, ir atsakymas nėra vienas žodis. Paprastai, jei kalbame apie standartinį biurą su 10-15 darbo vietų, patys įkrovimai ir iškrovimai užtrunka po dieną. Tačiau ne užmirškite, kad tai nėra tik važiavimas tiesiai. Reikia įsivaizduoti maršrutą – Lietuva, Lenkija, Vokietija, Olandija. Kelyje visada pasitaiko staigmenų, pradedant nuo remonto darbų A2 autostradoje ir baigiant eismo spūstimis prie Hanoverio. Taigi, realiausia laiko įkasta – nuo dviejų iki trijų dienų nuo ikrovimo iki to momento, kai paskutinis stalas stovi jūsų naujame biure Roterdame ar Eindhovene. Geriau visada planuokite savaitgalį, kad darbuotojai pirmadienį galėtų dirbti.

Ar reikia patiems dėti viską į dėžes ar jūs atvykstate su savo?

Žiūrėkite, čia viskas priklauso nuo to, kiek norite sutaupyti ir kiek turite laiko. Mūsų komanda visada atvyksta su kietomis, dėžėmis su dangčiais, pakabinamomis spintomis specialiai drabužiams (o biuruose jų dažnai būna nemaža) ir burbuliukine plėvele. Jei pasiruošiate patys, tai puiku, kaina bus mažesnė. Bet tada atsiranda rizika – jei dėžė bus netvirta, o viduje bus brangus serveris, ir ji nukris per posūkį Vokietijoje... draudimas gali neapmokėti, jei pažeidimas dėl blogo pakavimo. Aš visada patariu: palikite pakavimą mums, mes žinom, kaip uždaryti dėžę taip, kad ji neišsiskirtų net nukritusi nuo sunkvežimio grindų.

Kiek maždaug kainuoja į Olandiją biuro perkraustymas?

Čia nėra kainų sąrašo prie kavinės, bet stengsiuosi nubrėžti ribas. Viskas svyruoja pagal tūrį kubiniais metrais (m3) ir atstumą. Jei turite nedidelį biurėlį, tarkime, 10 m3, tai galėtumė kalbėti apie 1200–1500 eurų sumą. Didesniems projektams, kai reikia 40 m3 ir daugiau, kaina gali šokti iki 3000–4000 eurų. Taip pat įtakos turi tai, ar reikia išmontuoti/remontuoti baldus, ar reikia vairuotojo pagalbininko. Olandijoje darbas brangus, todėl jei reikės ilgiau iškrauti dėl specifinių vietos sąlygų, tai gali padidinti valandinę įkainą. Geriausia – kreiptis ir paprašyti apskaičiuoto konkretaus pasiūlymo.

Ar reikia kažką ypatingo žinoti apie patalpas, į kurias krauname?

Žinoma, ir tai dažnai būna kritiška. Prieš atvykdami su sunkvežimiu, mums reikia žinoti ne tik adresą, bet ir įvažavimo sąlygas. Ar yra laiptai? Ar telpa 7,5 tonų sunkvežimis į kiemą, ar ten tik „vabalas“ praeis? Olandijos miestuose, ypač senosiuose kvartaluose Amsterdamo ar Hagos centre, gatvės siauros, o parkavimo vietos nėra. Kartais teka statyti mažesnę mašiną prie pat durų ir daryti vadinamąjį „shuttle“ – perkrauti iš didelės į mažą. Tai užtrunka, bet užtikrina, kad neblokuosite visos gatvės ir negaunate baudų iš vietinės policijos, kurios, pasakykime tiesiog, nelabai mėgsta netvarkos.

Kelionės ir technikos smulkmenos: kaip veža seniai vargšai

Kaip elgtis su technika – serveriais, kompiuteriais, tais visais laidais?

Tai mano mėgstamiausia dalis, nes čia dažniausiai žmonės padaro klaidų. Negalima tiesiog mesti monitoriaus į kėdę ir užrišti juostele. Serveriai ir jautri IT įranga turi būti pakrauti į specialias, amortizuotas dėžes arba užtvirtinti ant specialių rėmų, kurios sugeria vibraciją. Aš mačiau, kaip vienas klientas bandė vežti brangų duomenų centrą į paprastomis dėžėse, ir po kelias šimtus kilometrų viskas buvo sutrupėjęs. Mes visada siūlome antistatinę apsaugą ir specialų žymėjimą. Be to, laidai – juos visada reikia nuimti, pažymėti ir sudėti į atskiras maišelius. Niekas nenori pirmąją dieną naujame biure praleisti bandydamas suprasti, kuris laidas priklauso spausdintuvui, o kuris – kompiuteriui.

O jei kelyje nutiktų avarija ar kas nors sulūžtų?

Tai baisiausia scenarijus, bet mes esame pasiruošę. Visi mūsų automobiliai turi techninę pagalbą, o krovinys yra apdraudžiamas pagal CMR konvenciją. Tai tarptautinis draudimas, kuris veikia visoje Europoje. Jei, Dievo malonės, įvyksta avarija, mes pradedame veikti pagal protokolą: kviečiame policiją, užpildome pažeidimo aktą ir, jei reikia, organizuojame krovinio perkrovimą į kitą automobilį, kad jums netektų laukti. Svarbiausia – nedelsiant susisiekti su mumis. Mūsų dispečeriai dirba 24/7, todėl mes visada žinome, kur yra mūsų mašina.

Ar galima vežti ir asmeninius daiktus, pvz., pasidaryti „dvigubą naudą"?

Taip, tačiau čia yra vienas „bet“. Tarptautiniai pervežimai yra reglamentuoti muitinės taisyklėmis. Jei mes vežame įmonės turtą, tai yra komercinis krovinys. Jei į dėžę su biuro popieriais įmesite savo asmeninį dviratį ar senų žaislų dėžę vaikams, muitinės pareigūnas gali tai pamatyti kaip bandymą vengti mokesčių už asmeninių daiktų pervežimą. Galima vežti keletą dėžių asmeninių daiktų, bet jos turi būti aiškiai pažymėtos ir deklaruotos sąraše. Geriau apie tai pasikalbėti iš anksto, kad mums ne tektų aiškintis prie sienos su ginkluotu pareigūnu.

Ar galiu važiuoti kartu su vairuotoju?

Daugelis klausia šito, ypač vadovai, norintys būti tikri, kad viskas vyksta taip, kaip planuota. Teoriškai – taip, jei yra vietos (pvz., prie „vabalo“ kabinos). Tačiau praktiškai aš tai nerekomenduoju. Vairuotojui reikia poilsio, jis turi savo grafiką, o kelionė į Olandiją trunka daug valandų. Jūsų buvimas gali tik trukdyti ar sukelti nepageidaujamą stresą, jei kelyje bus uždelstimai. Geriau pasitikėkite mumis ir susitiksite tiesiog naujame biure. O jei labai norite sekti procesą, mes galime siųsti nuotraukas ar GPS sekimo nuorodą.

Pinigai, Olandija ir dokumentai: sausas likimas

Ką daryti su dokumentais – ar reikia kažko ypatingo Olandijai?

Olandija yra ES šalis, taigi tai yra vidinė rinka, bet tai nereiškia, kad dokumentų nereikia. Būtina turėti krovinių sąrašą (packing list) lietuvių ir anglų kalbomis. Jame turi būti tiksliai nurodyta, kas yra kiekvienoje dėžėje. Be to, reikės prekių apyvartos dokumentų (PVM sąskaitų-faktūrų kopijų), jei krovinio vertė viršija tam tikrą sumą, nors biuro perkraustymui dažnai naudojame T2L dokumentą arba vidinės prekybos deklaraciją, kad nekreiptų PVM. Jei dokumentai bus netvarkingi, muitinė gali sulaikyti mašiną sienoje, o tai kainuos laiką ir pinigus už stovėjimą.

Ar reikia kažkokio leidimo parkavimui prie naujojo biuro Amsterdame?

Tai labai konkretus ir naudingas klausimas. Olandijoje, ypač didmiesčiuose, negalima tiesiog sustoti sunkvežimiu kur patinka. Jei jūsų naujasis biuras yra zonoje, kurioje reikia leidimo (ontheff), jį reikia gauti iš savivaldybės iš anksto. Mes, kaip patyrusi įmonė, galime padėti suformuluoti prašymą arba patarti, kur geriau laikinai pastatyti mašiną, kad neteršti miesto.