Greiti biuro perkėlimo sprendimai į Lietuvą iš Olandijos: Vadovas iš vidaus

Dirbu šioje srityje virš dvidešimties metų ir galiu pasakyti viena: verslo perkėlimas, ypač tarptautinis, niekada nevyksta taip lygiai, kaip piešiama PowerPoint prezentacijose. Gyvenimas – tai nešvarūs dėžės, užstrigę sunkvežimiai prie Nyderlandų muitinės (nors jeigu viską tvarkingai – tai ten dažniau tik techninė apžiūra) ir pavargę vadybininkai, kurie nori, kad kompiuteriai veiktų jau vakar. Jei ieškote greitų biuro perkėlimo sprendimų į Lietuvą iš Olandijos, turbūt jau jaučiate stresą. Suprantu, olandiškas „polderio“ ramumas neatinka lietuviško skubėjimo, todėl turiu su jumis pasidalinti tiems dalykais, kuriuos paprastai pasakoja tik po degtinės stalo, o ne svetainėse.

Kai kalbame apie biuro relokaciją iš Amsterdamo, Roterdamo ar Hagos į Vilnių, Kauną ar Klaipėdą, svarbiausia ne tik kaina, bet ir logistikos geometrija. Olandijoje keliai puikūs, o čia, važiuojant „Via Baltica“, gali pasitaikyti netikėtumų. Esu matęs viską: nuo to, kaip dingo dėžės su svarbiaisiais sutartimis (ir jas vėliau radome sandėlyje su žyme „knygos“), iki to, kaip per valandą išmontuojame 50 darbo vietų ir po dviem dienomis viską suremontuojame Naujojoje Vilnioje. Pagrindinis paslaptis – planavimas ir nuoširdus pokalbis su vairuotoju, kuris dažnai žino daugiau nei jūsų logistikos direktorius. Taigi, kaip tai veikia iš tikrųjų, ir ką reikia žinoti, kad procesas nevirtų košmaru?

Biuro perkėlimo iš Olandijos niuansai: Ką klausti vadybininko

Šioje skyriuje suksimės tark praktikos. Teoriškai viskas atrodo paprasta: užsakovas pasako, ką reikia vežti, o mes vežame. Tačiau praktikoje atsiranda klausimų, apie kuriuos niekas nesako kol nepradedama krauti. Čia pateikiu labiausiai paplitusius klausimus, kuriuos klausiate mane ir mano komandą.

Kiek laiko iš tikrųjų užtruks šis biuro perkėlimas iš Olandijos?

Visada sakyčiau, kad geriau planuoti su atsarga. Standartinis maršrutas iš Roterdamo į Vilnių sunkvežimiui trunka apie 18–20 valandų važiavimo, jei nėra didelių spūsčių. Tačiau pačiam perkėlimui reikia skirti bent vieną pilną darbo dieną abiems galams. Jei kalbame apie greitus biuro perkėlimo sprendimus, mes įvertiname tai kaip „turnkey“ projektą – atvykstame į Olandiją ryte, iškrauname, važiuojame, ryte kitą dieną jau esame Lietuvoje. Tačiau neįsivaizduokite, kad tai padarysime per tris valandas, jei turite šimtus dėžių.

Ar galite perkelti mūsų biurą per savaitgalį, kad neveiktume?

Tai yra mėgstamiausias klientų klausimas, ir atsakymas yra „taip“, bet su sąlyga. Darome tai dažnai – penktadienį vakare vairuotojai užima sunkvežimius prie jūsų biuro Amsterdame, krauna visą naktį, šeštadienį važiuoja, sekmadienį iškrauna Lietuvoje. Viskas turi būti pasiruošta: dėžės surūšiuotos, baldai išmontuoti. Jei penktadienį darbuotojai dar sėdi prie kompiuterių ir sako „dabar tik dėžutę uždarysiu“, tada savaitgalio plano nebebus. Reikia griežto grafiko.

Kiek maždaug kainuotų toks pervežimas, jei be skubos?

Žinoma, norite girdėti skaičių, bet be matmenų tai kaip spėlioti ant kauliukų. Mažam biurui (pavyzdžiui, 5–10 darbo vietų) ir keliems failams, kaina prasideda nuo 1–2 tūkstančių eurų priklausomai nuo sezono. Jei tai didelė korporacija su 50 stalais, serverine ir visais sofa komplektais, skaičiai svyruoja nuo 5 tūkstančių ir aukštyn. Atsimenu vieną atvejį, kai klientas tikėjosi, kad užveš 40 kubinių metrų biuro inventoriaus už 800 eurų – teko aiškinti, kad už tiek pinigų sunkvežimis net nelįks į kelią.

O su muitinė Lietuvoje kaip? Mums reikės kažką mokėti?

Kadangi Olandija ir Lietuva yra ES erdvėje, muitinės procedūros yra labai supaprastintos, tačiau nebegalinės. Mums reikės tik kruopštaus inventoriaus sąrašo su prekių vertėmis. Jei viskas yra jūsų nuosavybė ir naudojama verslui, mokesčių nėra. Problemas kelia tik tai, jei bandysite įvežti prekes, kurios atrodo kaip naujos parduotuvėms, tada muitininkai gali domėtis PVM klausimais. Bet įprastai biuro perkėlimas – tai tiesiog techninės apžiūros procedūra, kuri trunka minutes, jei dokumentai tvarkingi.

Ar patys supakuosite ar mes tai turim daryti?

Galime pasiūlyti pilną paslaugą – mūsų komanda atvyksta su burbulių plėvele, dėžėmis, lipdukais. Tai brangiau, bet sutaupo daugiau nei vieną nervą. Esu matęs, kaip klientai bando taupyti ant pakavimo ir krauja monitorius į paprastas dėžes be užpildo. Pasakysiu tiesiai – jei norite, kad biuro perkėlimo sprendimai būtų tikrai greiti, palikite pakavimą mums. Mūsų pakuotojai žino, kaip suvynioti 2 metrų ilgą vitrinos lentą, kad ji neprasplėštų posūkyje ties Varšuva.

Ką daryti su serveriais ir jautria IT įranga?

Čia yra raudonoji linija. Serverius negalima tiesiog įmesti į furgoną tarp stalų. Jie reikalauja specialios priežiūros, o idealiai – transportavimo specialiuose šarvuotuose konteineriuose arba sunkvežimiuose su oro pakaba. Aš visada įspėju IT vadovus: duomenų praradimas brangiau už pačią pervežimo paslaugą. Be to, reikia užtikrinti, kad įranga yra atjungta ir paruošta transportavimui, kitaip vibracija gali sugadinti standžiuosius diskus.

Ar galite atvežti dėžes į konkrečius biurus ar tik į sandėlį?

Absoliučiai įmanoma padaryti taip, kad vairuotojas arba mūsų komanda įneštų dėžę tiesiai į konkretų kabiną Vilniuje. Vienintelis dalykas, kurį turime tikrinti anksčiau – tai liftų talpa ir aukštis. Buvau situacijose, kai liftas nebeveikia arba per mažas, ir tenka kelti baldus per laiptus trečiajame aukšte. Tai užtrunka ir kainuoja, todėl reikia žinoti iš anksto.

O jeigu mums reikia palikti kažką Olandijoje sandėlyje laikinai?

Tai dažnas dalykas, kai perkėlimas vyksta etapais. Mes turime partnerių Olandijoje, kurie gali priimti krovinius į trumpalaikį saugojimą. Pavyzdžiui, jei naujasis biuras Lietuvoje dar nėra baigtas remontuoti, mes išvežame visą seną inventorius, laikome jį mėnesį ar du, o tada, kai jūs pasirašote „Įsileidimo aktą“, atvežame visą į vietą. Tai užtikrina, kad verslas ne sustotų.

Kaip elgiatės su parketo ar baldų įbrėžimais – drausta?

Visada turiu atsakomybės draudimą (CMR draudimas), tačiau yra niuansas. Jei pažymėsite CMR sąskaitoje faktūroje, kad „stalas įbrėžtas“, tada mes neatsakome už tą įbrėžimą, nes jis jau buvo. Jei įbrėžimas atsiranda pervežimo metu, mes tai žinome. Turiu taisyklę – darome prieš ir po nuotraukas. Jei kas nors sugenda, vengiame teismų, stengiamės išspręsti draudžiančiosios kompanijos keliu ir tiesiogiai sutvarkome arba kompensuojame.

Ar sunkvežimį įleis į Amsterdamo centrą prie mūsų biuro?

Amsterdamas yra griežtas miestas. Jei jūsų biuras yra centre prie kanalų, ten sunkiai įvažiuos 18 metr� ilgio sunkvežimis. Tokiu atveju naudojame „shuttle“ principą: didelis sunkvežimas atvažiuoja į pakraunamąjį miesto pakraštyje, o turiu mažesnį 7,5 tonų sunkvežimį („keliasį“), kuris gali važiuoti po miestą centre. Tai užtikrina, kad nenupiršumėte baudų už įvažiavimą į ekologinę zoną be leidimo.

Kodėl verta rinktis profesionalią pagalbą?

Galiausiai, po visų šių klausimų, galvojate: „Ar verta taip sudėtingai?“. Galbūt galima tiesiog nuomoti furgoną ir nuvažiuoti patys? Žinoma, galima, jei turite laiko, nervų ir jei niekas nepasiklys kelyje. Tačiau mano dvidešimt metų patirtis rodo, kad verslo laikas yra brangiausias resursas. Kai renkatės greitus biuro perkėlimo sprendimus į Lietuvą iš Olandijos, jūs ne tik perkate transportą, bet ir ramybę.

Mes žinome, kur prie Varšuvos geriau užsukti pietų, kad vairuotojas nepavargtų. Mes žinome, koks dokumentas reikalingas, jei užstrigsite ties siena. Ir svarbiausia – mes atsakome už savo darbą. Nors sakyčiau, kad viskas vyksta kaip pažadas, tikrovėje visada pasitaiko nedidelių nesklandumų, bet skirtumas tas, kad su profesionalais tai tampa maža epizodo istorija, o ne verslo stabdis. Taigi, jei planuojate judėti, skambinkite iš anksto, o ne tada, kai jau dėžės laukia gatvėje. Sėkmės kelyje!