Greitas užsakymo procesas iš Olandijos ir atgal: logistikos eksperto patarimai verslui

Sėdžiu savo biure ir žiūriu į monitorių, kuriame mirga dešimtys atvirų langų – vairuotojų vietos, kuro kainos Roterdame, muitinės eilių ilgumas Lietuvos pasienyje. Per tuos dvidešimt metų, kuriuos praleidau šioje srityje, mačiau viską: nuo gėlių, kurių nebeįmanoma išgelbėti, iki industrinių mašinų, užblokavusių visą kelią ties Eindhoven. Daugelis klientų, ateidami pas mane, mano, kad tarptautinis pervežimas yra kaip pasakyti "abracadabra" – telefono skambutis, ir jau fura stovi kieme. Tačiau realybė yra kiek sudėtingesnė, bet tikiuosi, kad šiame straipsnyje aš jums paaiškinsiu, kaip tik veikia greitas užsakymo procesas iš Olandijos ir atgal, ir kodėl viskas dažnai vyksta būtent taip, o ne kitaip.

Olandija (Nyderlandai) yra vienas pagrindinių logistikos centrų visoje Europoje, todėl ten viskas sukasi kaip sklandus mechanizmas – kol kas nors nesugeba įvykdytų dokumentų reikalavimų. Mano užduotis – padaryti taip, kad jūsų prekės nenukryptų į kažkurį tarpinį sandėlį Vokietijoje ir laiku pasiektų paskirties vietą. Rašau šį tekstą ne iš vadovėlio, o iš savo kasdieninio gyvenimo, kai reikia spręsti problemas realiu laiku. Svarbiausia yra suprasti, kad greitas užsakymo procesas iš Olandijos ir atgal neprasideda tada, kai vairuotojas užveda variklį, o dar tada, kai tik susiformavo jūsų užsakymo idėja.

Kaip viskas vyksta praktiškai: nuo skambučio iki vairo

Šioje sekcijoje aptarsime pagrindinius dalykus, kurius dažniausiai kyla užsakyti pervežimą norintys klientai. Čia nėra idealizuotų scenarijų, o tikra logistika su jos "trūkumais" ir privalumais.

Kiek laiko užtruks, kol vairuotojas bus prie sandėlio?

Viskas priklauso nuo to, kur jūsų prekės randasi ir kurį savaitės dieną mes kalbamės. Jei sandėlis yra maždaug ties Tilburgu ar Breda, kur daugiau mūsų vairuotojų ir taškų, mes galime išsiųsti automobilį net tą pačią dieną arba rytoj. Jei reikia važiuoti gilyn į šiaurę, prie Groningeno, gali prireikti dienos-dviejų, nes ten reikia surasti grįžtantį krovinį, kad kelionė būtų ekonomiška. Niekada nepromisiu "per valandą", jei žinau, kad vairuotojas turi privalomą poilsį, o Olandijoje greičių kamerų daugiau nei mūsų mieste policijos automobilių. Stengiuosi įvertinti realų laiką atsižvelgiant į eismo situaciją ties A2 autostrada, kuri dažnai užstringa.

Kodėl kaina šoktelėjo, jei aš jau užsakytau?

Kuro kainos nešoka tik taip, sau patogiai – jų judėjimas labai pastovus, ir prie savaitės galo Olandijoje benzinas gali būti brangesnis nei Lietuvoje dešimtą procentų. Be to, jei paskutinę minutę gavote informacijos, kad prekės svoris didesnis arba reikia specifinės įrangos (pvz., "kelnių keltuvas" arba pristatymas su "keliamosiomis galinėmis durimis"), tai keičia visą skaičiavimą. Kartais kainą įtakoja ir tai, kad reikia važiuoti aplinkkeliu, kur yra mokami įvažiavimai arba sunkesnės transporto priemonės apribojimai. Aš visada bandau išlaikyti kainą stabilią, bet kai tarpininkai Olandijoje keliaja kainas už iškrovimą, aš privalu tai perduoti klientui, kad neveikčiau nuostolingai.

Ar reikia mokėti iš anksto, ar galita sąskaitą?

Dirbu su ilgaamžiais partneriais, kurie moka pagal sutartį kas savaitę ar mėnesį, todėl jiems nereikia nieko mokėti iš anksto – tiesiog siunčiu sąskaitą-faktūrą po paslaugos atlikimo. Tačiau jei ateinate naujas ir reikalaujate, kad vairuotojas važiuotų šiandien, o jūsų įmonės reputacija dar neištyrinėta, galiu paprašyti avanso arba bent jau dengiamojo kuro mokesčio. Tai ne pasitikėjimo stygius, o paprasta saugumo priemonė, nes kartą buvau tokioje situacijoje, kai klientas "išgaravo" po to, kai krovinys buvo pakrautas, ir teko važiuoti atgal tuščiomis. Esu sąžiningas, todėl elgiamės paprastai – pasitikėjimas abipusis.

Dokumentai ir muitinė: be šito neina niekur

Dokumentacija yra tas dalykas, dėl kurio dauguma greitųjų pervežimų virsta lėtais košmarais. Čia paaiškinsiu, kas dažniausiai kelia problema ir kaip ją išvengti.

Kas bus, jei olandai vėluos su kroviniu?

Olandai yra labai punktualūs, jei kalbame apie suplanuotas apsilankymo laikas (time slots), bet jei jūsų tiekėjas pavėluoja paruošti prekes, vairuotojas privalo laukti. Mano praktikoje buvo atvejų, kai vairuotojas laukė net 4 valandas, kol surinkdavo komplektaciją, o tai sukelia papildomų išlaidų, kurias, deja, tenka mokėti užsakovui. Svarbiausia – iš karto pranešti man, jei suprantate, kad tiekėjas nebespėja, tada aš galiu bandyti keisti planą arba derėtis su vairuotoju, kad jis nepraleistų savo vairavimo laiko. Jei nieko nesakote ir vairuotojas laukia, sąskaitoje atsiras "laukimo mokestis", kuris Olandijoje nėra mažas.

Ar galite padėti su dokumentais, nes aš susipainiojau?

Žinoma, aš ne advokatas, bet per 20 metų mačiau tiek komercinių sąskaitų (invoices), kad galiu jums padėti jas suformuoti teisingai, kad muitinė neustabdytų. Svarbiausia nurodyti teisingą HS kodą, prekių svorį ir tikslų siuntėjo/gavėjo adresą – be šitos informacijos, net greitas užsakymo procesas iš Olandijos ir atgal sustos prie pirmojo posto. Jei reikia, galiu perduoti dokumentus savo brokeriui, kuris juos greitai "perbraižo", tačiau tai kainuoja papildomai, todėl visada rekomenduoju patikrinti duomenis dar prieš išsiunčiant prekes.

Ar dažnai muitinė stabdo mašinas iš Nyderlandų?

Pastaraisiais metais, ypač po Breksito, kontrolės padidėjo, tačiau jei dokumentai tvarki, dažniausiai mašinos važiuoja "žaliuoju koridoriumi" be sustojimų. Problemas kelia neapibrėžti siuntiniai arba prekės, kurių kilmė neaiški, pavyzdžiui, naudojami elektronikos komponentai arba maisto produktai be sertifikatų. Esu girdėjęs istorijų, kwhen mašina stovėjo tris dienas dėl to, kad viena prekė buvo įrašyta kaip "dalys", o realiai tai buvo "gamybai paruoštas įrenginys". Muitininkai tai mato iš karto, todėl geriau būti sąžiningas ir tikslus.

Specifiniai klausimai apie krovinius ir terminus

Kai kalbame apie konkretų siuntinį, visada atsiranda smulkių, bet svarbių detalių, kurios gali lemti sėkmę.

Ką daryti, jei turiu mažą kiekį prekių, ne pilną furos?

Tai labai dažna situacija, ypač prekiaujantems internetu arba atvežantiems pavyzdžius. Tokiu atveju naudojame dalinius krovinius (groupage) – mes surenkiame prekes iš keleto klientų vienoje mašinoje. Tai pigiau, bet greitas užsakymo procesas iš Olandijos ir atgal šiuo atveju gali šiek tiek užtrukti, nes reikia laukti, kol mašina užsipildys arba surasti kitą krovinį grįžimui. Jei jums būtina, kad prekės atvyktų rytoj, teks mokėti už pilną vietą (FTL), net jei jos nepanaudosite.

Kaip aš galiu sekti, kur mano siunta dabar yra?

Esu senos mokyklos žmogus, todėl mėgstu asmeninį ryšį – galiu tiesiog paskambinti vairuotojui ir paklausti, kur jis yra, ar jau perėjo Vokietijos sieną. Taip pat turime GPS stebėjimo sistemą, kurioje galite matyti mašinos padėtį realiu laiku. Tačiau nepamirškite, kad vairuotojams taikomas poilsio laikas, todėl jei mašina stovi vietoje kelias valandas, gali būti, kad jis tiesiog miega arba turi privalomą pertrauką, o ne kad užstrigo. Informacija – geriausias raminamasis vaistas klientui.

Ar saugu siųsti brangius daiktus, pvz., telefonus?

Siunčiant brangų krovinią, būtina jį apdrausti, o man, kaip pervežėjui, reikia žinoti tikslą vertį, kad galėčiau įvertinti riziką. Esu ne kartą gavęs pranešimų, kad buvo bandymas išsikrauti dalį krovinio naktį stovėjimo aikštelėje, todėl vairuotojai parenkami atsakingai, o mašinos stovi saugiose aikštelėse. Tačiau jei jūs pažymite sąskaitoje "dviratis", o viduje yra "auksinis luitas", ir tai išaiškėja įvykus incidentui, draudimas neišmokės nieko. Sąžiningumas čia yra pagrindinis saugumo elementas.

Ar veikiate šeštadieniais ar sekmadieniais?

Logistika nemiega, tačiau vairuotojai turi savo poilsio dienas, kurias reglamentuoja įstatymai. Jei labai skubate, galiu surasti vairuotoją, kuris dirba savaitgaliais, tačiau tai kainuos brangiau dėl papildomų mokesčių už darbą nenuostatiniu laiku. Olandijoje sandėliai dažniausiai dirba tik iki vidurdienio šeštadienį, todėl net jei vairuotojas važiuos sekmadienį, jis nieko nepakraus. Geriausia viską suplanuoti darbo dienomis, kad išvengtume nereikalingų streso ir papildomų išlaidų.

Išvada

Galiausiai, noriu pabrėžti, kad greitas užsakymo procesas iš Olandijos ir atgal nėra tiesiog kelias iš taško A į tašką B – tai sudėtingas organizatorinis procesas, kuriam reikalinga patirtis, rūpestis ir tikslumas. Aš matęs daugybę situacijų, kai dėl nedidelio klaidingo skaičiaus dokumentuose arba neįvardinto specifinio reikalavimo kelionėje kildavo didelių nesklandumų. Mano tikslas – padaryti taip, kad jums teiktųsi, kad viskas vyksta lengvai ir sklandžiai, nors užkulisiuose aš dažnai tenka sukti galvą, kaip apeiti eismo spūstis arba derėtis su sandėlininkais.