Greitas pristatymas perkraustant ofisą į Olandiją: Patirties vadovas be reklamų

Esu šioje srityje jau virš dvidešimties metų. Per tą laiką mačiau viską – nuo tada, kai klientai bando susikrauti visus biuro daiktus į seną „Volkswagen“ transporterį, iki didžiulių korporacijų, kurios perkelia šimtus darbuotojų viena diena. Tiesą sakant, ofisų kėlimas yra vienas sudėtingiausių užduočių mūsų darbe, nes čia nebeatsiranda tuoj pat patogumo, kai galiu atvykti ryte ir išvažiuoti vakare. Čia visada skubi, nes verslas negali sustoti. Nuolatos girdžiu tą patį klausimą: kaip užtikrinti, kad procesas eitų sklandžiai? Jei jums svarbus greitas pristatymas perkraustant ofisą į Olandiją, geriau pasiruoškite iš anksto, o ne tikėkite stebuklais.

Kiekvienas toks maršrutas – tai ne tiesių važiavimas per Europą. Tai logistikos galvosūkis, kuriame viena neteisingai užpakyta dėžė gali uždelsti visą procesą dieną ar dvi. Olandija, nors ir arti, turi savo niuansų – nuo gigantiško užstatų judėjimo Roterdame iki griežtų apribojimų Amsterdamo centre. Ne visiems klientams tai aišku, todėl dažnai tenka vaidinti ir psichologo, ir vadybininko vaidmenis. Šiame straipsnyje nekalbėsiu apie abstrakčias teorijas, o pasakysiu kaip yra iš tikrųjų – su visomis aštriais kampais ir raudonais spalvomis.

Šiuo metu rinka pasikeitusi – vairuotojų trūkumas jaučiamas visur, kuros kainos šokuoja, o kliento reikalavimai auga. Visgi, su tinkama strategija, greitas pristatymas perkraustant ofisą į Olandiją visai įmanomas net ir tada, kai terminai degia. Svarbiausia yra suprasti, kad greitis nereiškia važiavimo 160 km/h greičiu autobane, o tai reiškia puikiai suderintą grandinę: pakavimas, dokumentai ir patikimas vairuotojas.

Pasiruošimas ir organizacinis chaosas

Kiek laiko iš tikrųjų užtrunka visa operacija?

Nėra vieno atsakymo, tačiau paprastai planuokite savaitę iki išvykimo ir dvi–tris dienas kelionei pačiam pervežimui, jei kalbame apie standartinį 3,5–5 tonų sunkvežimį. Jei reikia greitas pristatymas perkraustant ofisą į Olandiją, turime derinti grafikus taip, kad vairuotojas neišsilaikytų poilsio režimo, o tai reiškia griežtą valandų skaičiavimą. Paprastai Lietuva – Olandija yra apie 1400–1600 km viena kryptimi, priklausomai nuo to, kur tiksliai – Eindhovene, Amsterdame ar Hagoje. Be to, reikia atsižvelgti į tai, kad dažniausiai reikia dienos supakuoti viską, kita diena išvykti, o trečią dieną jau būti vietoje ir iškrauti. Jei viskas eina kaip laikrodžiai, tai įmanoma, bet jei pakavimo komanda vėluoja, visas grafikas užgriūva kaip domino.

Ar jūsų komanda gali susirūpinti pakavimu, ar geriau, kad tai darytumės jūs?

Stipriai rekomenduoju mums palikti pakavimą, bent jau jautrių daiktų. Per savo dvidešimt metų mačiau, kaip puikios kompiuterinės sistemos buvo „apsaugotos“ tiesiog susukant laidus į rąstą arba kaip brangūs serveriai buvo uždėti ant viršaus krosneles. Mūsų vairuotojai turi su savimi profesionalias dėžes, burbuliukų plėvelę, klijų juostas, o svarbiausia – jie žino, kaip uždėti sunkią spintelę ant lengvos lentynės, kad antroji ne laužtųsi. Jei norite sutaupyti ir pakruoti patys, galite, bet tada nebekvieskite manęs verkti, kai atvyksite į Olandiją ir rasiite suskilusį stiklą. Profesionalus pakavimas yra 50 proc. sėkmės.

Ką daryti su dokumentais, jei reikia išvykti „šiandien“?

Čia dažnai kyla panika, bet tiesą sakant, tarptautinių pervežimų dokumentai šiais laikais yra daug paprastesni nei buvo prieš dešimtmetį. Svarbiausia turėti tikslią krovinių sąrašą (inventorių) lietuvių ir anglių kalbomis. Nereikia jokių sudėtingų eksporto licencijų, jei tai tik biuro inventorius, kuris priklauso jūsų įmonei ir vėl sugrįžta į ES erdvę. Tačiau jei vežate naują techniką, kuri dar nebuvo apmokestinta PVM, gali tekti rodyti pirkimo-skyrimo sutartis. Viską susitvarkome per kelias valandas, jei turite duomenis, o ne tada, kai pradedame ieškoti faktūrų paskutinę minutę prieš vairuotojo atvykimą.

Ar galima susitvarkyti be vadybininko ir tiesiog skambinti vairuotojui?

Galima, jei norite prarasti nervus. Vairuotojas užsiima vairavimu ir kroviniu, jis nenori ir negali spręsti, kodėl jūsų buhalterė nesugeba surasti raktų nuo sandėlio. Tarptautiniuose pervežimuose vadybininkas yra tas tarpininkas, kuris užtikrina, kad vairuotojas žino, kur važiuoti, o klientas žino, ką turi daryti. Ypač kalbant apie greitas pristatymas perkraustant ofisą į Olandiją, komunikacijos trūkumas gali kainuoti brangiai, nes vairuotojas tiesiog pravažiuos pro adresą, jei nebus aiškaus nurodymo, o grįžti atgal Olandijos miestuose dėl eismo problematiška.

Kelionės eiga: ką reikia žinoti apie kelią ir kainas

Kodėl kainos svyruoja taip stipriai vienai ir tai pačiai maršrutui?

Klientai dažnai pyksta, kai prieš metis gavote citatą 1200 eurų, o dabar reikalaujama 1600. Tačiau tiekėjų rinka yra gyva organizmas – kuro kaina šoktelėjo 10 centų, ir visi pervežimai brangsta. Be to, Olandija nėra pigi šalis pervežėjams – vietiniai vairuotojai dirba brangiai, o mūsų vairuotojams tenka mokėti už automobilių stovėjimą, užtvarus ir net už tam tikrą aplinkos taršą (Euro vignettes). Taip pat, jei užsakote ekspresinį reisą, t.e., greitas pristatymas perkraustant ofisą į Olandiją turi įvykti per 48 valandas, mes turim samdyti vairuotojui pagalbininką arba mokėti už viršvalandžius, kas ir pakelia kainą. Tai ne ašaras, o gryna ekonomika.

Ar galima pristatyti krovinią savaitgalį Olandijoje?

Teoriškai – taip, praktiškai – sudėtinga. Vokietijoje ir kai kuriose Olandijos zonose yra griežti draudimai sunkvežimiams važiuoti sekmadieniais ir švenčiadieniais. Jei jūsų „deadline“ yra pirmadienio rytas ir norite, kad viskas būtų vietoje, turime važiuoti taip, kad vairuotojas atvyktų šeštadienį arba patį pirmadienį ankstyvais rytais. Tačiau pristatyti į verslo centrą šeštadienį be saugotojo ar atsakingo asmens neįmanoma – niekas neatidarys durų. Visada tarkite papildomą mokestį už savaitgalinį ar naktinį iškrovimą, nes tai neįeina į standartinę kainą.

Kaip elgiamės su technika – serveriais ir specialia įranga?

Tai yra mano mėgstamiausia dalis, nes čia dažniausiai žūva pinigai. Serverius negali tiesiog įmesti į sunkvežimį kaip bulves. Jie reikalauja specialių rėmų, amortizacijos, o idealiai – atskiro, mažesnio automobilio, kurio važiuoklė yra minkštesnė. Jei turite didelę serverinę, greitas pristatymas perkraustant ofisą į Olandiją gali reikalauti ne standartinio „tent“ sunkvežimio, o šaldytuvo tipo arba su liftu automobilio. Tai brangiau, bet tai užtikrina, kad jūsų duomenys nenukris ant grindų Vokietijos autobane. Viskas turi būti užfiksuota ir pažymėta kaip „jautrus krovinius“.

Kas nutinka, jei kelyje sugenda sunkvežimis?

Blogiausias scenarijus, bet su juo susiduriame. Esu matęs, kaip dega varikliai ir lūžta pavaros dėžės. Jei įvyksta avarija, mes nedelsdami išsiunčiame pagalbinę komandą arba perkrauname krovinius į kitą automobilį. Tai gali užtrukti 6–12 valandų. Klientui tai reiškia vėlavimą, todėl visuomet rekomenduoju tur�ti „planą B“ – pvz., svarbiausių dokumentų nešioti su savimi rankiniame bagaže, o ne vežti sunkvežimije. Mūsų draudimas dengia krovinius, bet jis nedengia jūsų prarastų pajamų dėl to, kad komanda negalėjo dirbti be kompiuterių dieną.

Olandijos specifika: muitinė ir iškrovimas

Ar reikia eiti į muitinę, kai vežame biuro daiktus?

Nuo Lietuvos į Olandiją važiuojant per ES erdvę, nėra fizinės sienos ar muitinės posto, kur sustotų ir parodytų dokumentus. Tačiau tai nereiškia, kad dokumentų nereikia. Olandijos policija ir „Douane“ (muitinė) turi teisę sustabdyti sunkvežimį bet kurioje vietoje ir patikrinti, ką vežate. Jei neturite tikslios krovinių deklaracijos, automobilį gali uždaryti į sandėlį tyrimui, ir tada apie bet kokį greitas pristatymas perkraustant ofisą į Olandiją galite užmiršti. Mums dažniausiai užtenka TIR knygelės arba CMR draudimo, tačiau jei prekės yra naujos ir didelės vertės, geriau papildomai užpildyti eksporto deklaraciją NVE sistemoje.

Kaip susitvarkome su iškrovimu miesto centre, pvz., Amsterdame?

Amsterdas ir kiti didžiieji miestai yra košmaras sunkvežimių vairuotojams. Užsienio transportui dažnai reikalingi specialūs leidimai važiuoti į miesto centrą, o vietos, kur galima statyti mašiną, yra labai ribotos. Jei jūsų naujasis biuras yra senamiesčio gatvėje, kur negali sustoti 18 metrų ilgio sunkvežimis, turime derinti mažesnį automobilį (pvz., 7,5 t) arba netgi perkrauti daiktus į „vandens ragą“ (vandens transportą), kas Olandijoje yra ganėtinai populiari. Visada klauskite savo nuomininko ar savininko apie galimybę statyti sunkvežimį „prie durų“, kitaip teks nešti dėžes per pusę miesto.

Ar galite padėti surinkti baldus naujame biure?

Taip, mūsų komandos gali tai padaryti, tai nėra problema. Problema yra laikas. Jei kalbame apie greitas pristatymas perkraustant ofisą į Olandiją, vairuotojai turi laiko apribojimus – jie negali praleisti 10 valandų surinkdami lentynas, nes tada juos lauks baudos už poilsio laiko pažeidimus. Jei reikia pilno montavimo, geriau susitarti dėl dviejų vairuotojų komandos arba iš anksto pranešti, kad tai truks ilgiau, kad mums būtų galima suplanuoti grįžimą taip, kad neviršytume darbo laiko normų. Paprastai surinkimas įkainojamas atskirai pagal valandų kiekį.

O kas jei ką nors sudaužome arba pasigailime?

Nors mes ir esame profesionalūs, žmonės ne robotai, o kelyje – duobės, o kelyje – lūžiai. Mes turime atsakomybės draudimą (CMR draudimas), kuris dengia žalą transporto metu. Tačiau yra vienas „bet“ – jei pats klientas padėjo nešti dėžę ir ją numetė, arba jei dėžės viduje buvo neįtvirtinta ir sugriuvo dėl blogo pakavimo, draudimas negalios.