Greitas ir patikimas siuntų pristatymas į Olandiją laiku: Vadovas, ką reikia žinoti

Pradirbau šioje srityje beveik du dešimtmečius. Per tą laiką mačiau viską – nuo siuntų, kurias „suvalgė“ muitinė, iki tokių, kurios atvyko anksčiau nei klientas spėjo padaryti kavą. Kai verslas kalba apie eksportą, vienas svarbiausių dalykų, su kuriuo susiduriame, yra greitas ir patikimas siuntų pristatymas į Olandiją laiku. Olandija (Nyderlandai) yra logistikos širdis, čia viskas veikia kaip laikrodis, jei žinai, kaip jį sužadinti. Daugelis klientų mano, kad užsisakę pervežimą tiesiog palieka prekes sandėlyje ir laukia, tačial realybėje tai yra sudėtingas mechanizmas, kurį valdo ne tik vairuotojai, bet ir dokumentai, muitinė ir net orų sąlygos.

Kiekvieną dieną kalbu su žmonėmis, kuriems rūpi jų prekių likimas. Vieniems svarbiausia yra kaina, kitiems – greitis, o tretiems tiesiog reikia ramybės, kad prekės pasieks paskirtį nesužeistos. Šiame straipsnyje nepanaudosiu sausų verslo terminų, o papasakosiu, kaip viskas vyksta iš vidaus. Kas tikrai lemia sėkmę, kai reikia greitai ir patikimai pristatyti siuntą į Amsterdamą, Roterdamą ar bet kurį kitą Olandijos miestą, ir kodėl kartais viskas eina ne pagal planą. Nors Olandija yra geografiškai arti, tarptautiniai pervežimai turi savo niuansų, kuriuos vertinau žinoti iš anksto.

Kas daro įtaką pervežimo trukmei ir kainai?

Ar įmanomas greitas siuntų pristatymas į Olandiją laiku per 24 valandas?

Tai vienas dažniausiai užduodamų klausimų. Taip, tai įmanoma, jei kalbame apie dalinį krovininį transportą (express) arba jei jūsų krovinys užpildo pilną sunkvežimį ir važiuoja tiesiai. Tačiau jei tai standartinė siunta, kuri eina grupiniame krovininyje, 24 valandos yra per daug ambicingas tikslas. Dažniausiai standartinis terminas yra 2–3 darbo dienos. Reikia suprasti, kad vairuotojas turi surenkti krovinį iš keleto klientų Lietuvoje, pvažiuoti per Lenkiją ir Vokietiją, o tik turi atvykti į paskirties tašką. Jei kas nors už迟到 (užveluoja) pakrovimo metu Kaune, visa grandinė pasislenka. Todėl, jei jums būtina, kad prekės būtų rytoj Olandijoje, apie tai reikia kalbėti ne išvakarėse, o planuoti iš anksto arba rinkti ekspresinę paslaugą, kuri kainuos brangiau, tačiau užtikrina tikslias valandas.

Kodėl kainos svyruoja? Vakar paskambinau – kaina viena, šiandien – kita.

Nesijaudinkite, tai ne monopolinės praktika. Kaina priklauso nuo kuro kainos rinkoje, kuri pasikeičia kas savaitę, taip pat nuo euro kurso ir vietos Olandijoje – ar tai yra didelis logistikos centras prie Roterdamo, ar mažas ūkis kažkur Toskanos regiono (tiksliau, Overeisel provincijos) gilumoje. Be to, didelę įtaką turi sezoniškumas. Prieš Kalėdas ar vasaros atostogas vietos sunkvežimiuose išsipučia kaip balionai – prašoma 100 eurų už vietą, o po savaitės galima gauti už 70. Taip pat įtakos turi krovinių tipas: jei tai standartinė europaletė, kaina viena, o jei reikia termo režimo arba pavojingų krovinių (ADR) pervežimo, kaina šokteli aukštyn. Mes stengiamės laikyti kainas stabilias, bet rinka nusprendžia savo.

Kiek iš tikrųjų užtrunka kelionė Vilnius – Amsterdamas?

Atsižvelgiant į mano patirtį, reikia skaičiuoti mažiausiai 48 valandas nuo to momento, kai mes paimame prekes iš jūsų sandėlio, iki to momento, kai jos atsiduria pas gavėją Olandijoje. Tai yra idealus variantas. Kelyje yra apie 1600–1800 kilometrų viena kryptimi. Vairuotojas turi poilsio režimus, jis negali vairuoti 20 valandų iš eilės, nors kai kas ir norėtų. Be to, Lenkijos autostradų ruožai arba remonto darbai Vokietijoje (A1 arba A2 greitkeliai) gali uždelsti važiavimą kelias valandas. Jei reikia greito ir patikimo siuntų pristatymo į Olandiją laiku, reikia numatyti šią rezervą. Vakar buvo atvejis, kai vairuotojas užstrigo pasienio punkte su 3 valandomis dėl techninės problemos – to neišvengsite. Taigi, planuokite 2-3 dienas, o jei atvyksta anksčiau – laukiate malonumo.

Dokumentai ir muitinės formalumai: kur dažniausiai klystame

Kokius dokumentus būtinai reikia pateikti, kad neiškiltų problemų?

Tai vienas svarbiausių dalykų. Be galo dažnai klientai mano, kad užtenka tiesiog parašyti „siurprizas“ ant dėžės. Reikalinga komercinė sąskaita-faktūra (Commercial Invoice), kuri turi būti anglų kalba (arba olandiškai, bet anglų supranta visi), joje turi būti tikslios prekės, HS kodai (tarifiniai kodai), svoris ir prekių kiekis. Be to, būtinas pakavimo sąrašas (Packing List). Jei trūksta bent vieno iš šių dokumentų, siunta gali užstrigti muitinėje arba sienos kirtimo punkte. Esu matęs situaciją, kai 20 tūkstančių eurų vertės siunta stovėjo tris dienas tik todėl, kad vienas skaičius sąskaitoje nebuvo aiškus. Muitinės tarnybos, ypač Olandijoje, labai tikslios – jei dokumentuose parašyta „padangos“, o viduje yra „ratlankiai“, tai bus problemų.

Ar dažnai tikrina krovinius muitinėje?

Olandija yra viena didžiausių prekybos šalių, todėl jų muitinės sistemos yra modernios ir rizikos valdymas labai aukštas. Tikrinimas nevyksta kiekvienam automobiliui, tačiau sistema parenka „rizikingus“ krovinius pagal deklaracijas. Jei jūsų įmonė anksčiau padarė klaidų arba siunčiate prekes, kurios dažnai patenka į juodąjį sąrašą (pvz., elektronika, tekstilė), tikimybė didesnė. Taip pat tikrinimą gali sukelti tai, kad krovinys atrodo įtartai – pvz., senas, suplėšytas sunkvežimis su neaiškiu kroviniu. Jei viskas tvarkingai – gerai supakuota paletės, švarūs dokumentai – tikrinimo tikimybė maža. Tačiau jei tikrina, tai gali užtrukti nuo kelias valandų iki kelių dienų, ir tai reikia įvertinti planuodamas greitą ir patikimą siuntų pristatymą į Olandiją laiku.

Kas yra EORI numeris ir ar jis man reikalingas?

Taip, būtinai reikalingas, jei vyksta prekyba tarp ES šalių (atvejais, kai reikalingas Intrastat arba EXS deklaravimas). EORI (Economic Operators Registration and Identification) numeris yra jūsų įmonės ID visoje Europos Sąjungoje. Be jo neįmanoma tinkamai deklaruoti eksporto ar importo. Dažnai mažos įmonės, kurios tik pradeda dirbti su Olandija, apie šį numerį net nenusimano, o tada vadybininkai turi skubėti jį gauti prieš pat išvykimą. Gaukite jį iš anksto – tai nemokama ir procesas trunka kelias dienas per Valstybinės mokesčių inspekcijos (VMI) sistemą. Be jo, siunta gali būti grąžinta atgal į Lietuvą jūsų sąskaita.

Smulkmenos, kurios lemia sėkmę ar nesėkmę

Kaip elgtis, jei gavėjo Olandijoje nėra vietos arba jis neatsiliepia?

Tai klasika. Vairuotojas atvažiuoja į sandėlį Eindhovene, o jis uždarytas arba vadybininkas nėra pasiekiamas. Olandai yra labai disciplinuoti, jei jums paskirtas laikas 14:00, reikia būti ten. Jei nėra, vairuotojas laukia standartiškai 1 valandą nemokamai, o po to prasideda laukimo mokestis, kurį dažnai tenka mokėti siuntėjui. Prieš išsiunčiant prekes, visada patikrinkite, ar gavėjas tikrai laukia siuntos. Nusiųskite jam pranešimą su vairuotojo numeriu ir numatomu atvykimo laiku. Paprasta komunikacija išvengia tūkstančių eurų nuostolių dėl nepagrįsto laukimo.

Ar galima siųsti maisto produktus ar vaistus?

Galima, bet tai sudėtinga istorija. Maisto produktai turi turėti sveikatos sertifikatus, o vaistai – leidimus. Olandijos maisto ir veterinarijos tarnyba (NVWA) yra labai griežta. Jei bandysite įslaptinti mėsą ar pieno produktus tarp techninių prekių, ir tai bus pastebėta, ne tik kad konfiskuos siuntą, bet gali būti skirta didelė bauda. Geriau iš karto pasakyti mums, ką vežate – mes surasime vairuotoją, kuris turi reikiamas leidimas transportuoti maisto produktus (ATP sertifikatas šaldomiems produktams). Negerai, kai klientas sako „techninės detalės“, o viduje yra dešrelės.

Kodėl verta rinktis patikimą pervežėją, o ne pigiausią variantą svetainėje?

Turiu omenyje tas platformas, kurioje pasirenkate pigiausią kainą kaip bilietus į kiną. Logistikoje pigu dažnai reiškia rizikingą. Tas, kas siūlo kainą 30 proc. žemesnę nei rinka, gali važiuoti su sena technika, be draudimo, arba imti krovinį į „kolektyvinę“ ūką, kur jis bus perkraunomas tris kartus. Kiekvienas perkrovimas yra naujas rizika, kad prekės suges ar susitraiškys. Pas mus, kai kalbame apie greitą ir patikimą siuntų pristatymą į Olandiją laiku, mes žinome savo vairuotojus, žinome jų maršrutus ir stebime juos GPS. Už tą ramybę, kad jūsų klientas gaus prekę sausą ir laiku, verta mokėti šiek tiek daugiau.

Kaip tinkamai supakuoti siuntą, kad ji nenukentėtų?

Paprasčiausia taisyklė: prekė turi judėti kartu su palete, o ne ant padėklo. Jei padėsite dėžę ant paletės ir užrišsite viena juosta, vairuotojui stabdient dėžė nuskris. Olandijos keliai yra geros, bet vairuotojai stabdo staiga. Naudokkite „kryžminį“ įrišimą, pradėkite nuo apačios, viršų uždenkite plėvele. Aš asmeniškai visada patariu klientams užsidėti „krašto apsaugas“ (corner protectors) – tai sutaupo daug nervų.