Greitas ir efektyvus biuro kraustymasis į Olandiją: kaip išvengti chaoso ir neprarasti klientų

Esu šioje srityje jau virš dvidešimties metų. Per tą laiką mačiau viską – nuo smulkiai suplanuotų perkėlimų, kuriane kava dar karšta, kai atidaromi durys naujame biure, iki tokių katastrofų, kai vairuotojas stringa pasienyje be teisingų dokumentų, o kompanija praranda svarbius sutartimus. Olandija yra viena populiariausių kryptų Lietuvos verslui, bet čia ne tik kažkokia toli šalis su vėjo malūnais, tai specifinė rinka su savais niuansais. Jei jums svarbu, kad greitas ir efektyvus biuro kraustymasis į Olandiją įvyktų be nervų suvalgymo, reikia žinoti ne tik, ką dėti į dėžes, bet ir kaip elgtis su olandišku biurokratija bei keliais.

Pradedant nuo to, kad Olandijoje viskas vyksta pagal laikmatį. Tenėr neįprasta, jei sunkvežimis užšokinėja į Amsterdamo ar Roterdamo centro gatves ne anksčiau kaip 8:00 ryto ir būtinai turi išvažiuoti iki 17:00, kitaip gausite neįtikėtinų baudų uosto prieigose. Be to, šalis yra palyginti maža, bet intensyvumas ten milžiniškas, todėl klaidos planuojant maršrutą kainuoja brangiai. Daugelis mano klientų klausia, kodėl kainos svyruoja, tačiau kai paaiškinu, kas slepiasi po „paviršiumi“ – nuo Ekodešimų (Umweltplakette) Vokietijoje iki „Eurovignette“ mokesčių Olandijoje, jie supranta, kad tai ne tiesiog kuro kaina. Toliau pasikalbėsime apie tai, kas tikrai rūpi verslui, kuriam reikia judėti į priekį.

Kas tikrai domina verslus: laikas ir logistika

Kiek laiko iš tikrųjų užtrunka tas visoks pervežimas?

Tai ne vienas dienos klausimas, nors dažnai taip atrodo iš šono. Jei kalbame apie standartinį 50–100 kvadratinių metrų biurą iš Vilniaus ar Kauno į Amsterdamą, patys pakrovimo-iškrovimo darbai užtrunka apie vieną dieną, o pati kelionė – dar dvi. Tačiau reikia skirti dėmesio tai, kad Olandijoje dauguma biuro centrų turi griežtas taisykles dėl sunkvežimių – juos tenka užsakyti iš anksto, kartais net mokėti už vietą gatvėje. Jei viską suplanuojame teisingai, tai trunka 2–3 dienas, bet jei tenka laukti leidimo įvažiuoti į gatvę, gali užtrukti ir ilgiau.

Ar galima keltis savaitgalį, kad neveiktume?

Absoliučiai taip, ir iš tiesų rekomenduoju tai daryti tada, kai tai įmanoma. Savaitgaliais Olandijos miestuose yra mažiau intensyvus eismas, o vietos prie „loading ramp“ dažnai laisvesnės. Bet yra vienas „bet“ – dauguma modernių biurų centrų, ypač didžiuosiuose miestuose, turi apsaugą, kuri savaitgaliais gali tiesiog neįleisti vairuotojo, jei nebuvo aptarta iš anksto. Viskas priklauso nuo to, kaip gerai sugebsite suderinti su savo nuomininku Olandijoje, nes mūsų vairuotojas gali atvykti, bet jei durys užrakintos, mes nieko negalėsime padaryti.

O jei mums reikia, kad viskas būtų padaryta per naktį?

Yra tokių situacijų, pvz., bankai ar IT kompanijos, kurios negali leisti sau nustojo dirbti nė valandos. Tuo atveju mes turime dirbti su dviem ekipažais – viena pakrauna Lietuvoje dieną, važiuoja, kita parengta iškrovimui. Tai kainuoja brangiau, nes tai reiškia viršvalandžius ir papildomą logistiką, bet taip įmanoma pasiekti, kad pirmadienio rytas kompanijoje prasidėtų kaip nieko nebuvę. Svarbiausia čia – ne magija, o geras planavimas ir vairuotojai, kurie nenuvargs kelyje.

Ką daryti su technika – serveriais ir kompiuteriais?

Tai yra pačios jautriausios siuntos. Nerekomenduoju krauti serverių į tą patį vagoną su stalais ir kėdėmis, nes gali atsirasti vibracijos. Geriausia juos krauti į specialias, amortizuotas dėžes arba netgi gabenti atskirai, mažesniuame transporto priemonės tipo automobilyje. Be to, jei turite duomenų centrus, reikia pagalvoti apie elektros energiją – reikia tikrinti, ar Olandijoje reikia specialių laidų, ar mūsų kištukai tiks, nors dažniausiai tenka naudoti adapterius. Prarastas serveris dėl prasto supakavimo – tai naktinis maras kiekvienam IT vadovui.

Olandijos niuansai, kurių nerasite vadovėliuose

Kodėl Olandija brangesnė nei Vokietija ar Belgija?

Viskas susikerta į vieną žodį – infrastruktūros apkrova. Olandija yra tankiai apgyvendinta, o keliai, nors puikūs, visada užjuozę. Be to, ten labai griežtos taisyklės dėl darbuotojų laiko – vairuotojas negali vairuoti valandą ilgiau negu leidžiama, net jei nuo tikslo liko tik penkių minučių važiavimas. Jei jam reikia poilsio, jis privalo sustoti. Tai reiškia, kad kartais teko įsiterpti poilsio vietose ir laukti, o laikas – pinigai. Taip pat patys pravažiavimai per miestus, ypač per centrinius kanalus, kainuoja.

Ar tikrai reikia tokio detalaus inventoriaus sąrašo?

Galvojate, kad „aš ir taip žinau, ką turiu“, tačiau muitinėje Olandijoje ar net Lietuvoje išvykstant klausys „Ką vežate?“. Jei atsakysite „baldus“, gali būti problema. Reikia sąrašo, ne tik „stalas“, bet „medinis rašomo stalas, 120x60, spalva ąžuolas“. Be to, jei keliaujate iš ne ES šalių arba vežate techniką, kurios vertė viršija tam tikrą ribą, reikės EX1 dokumentų. Pas mane buvo atvejis, kai klientas neįvedė kelių brangių monitorių į sąrašą, ir mes prarandome pusę dienos Lietuvos muitinėje aiškinant, kad tai ne vagystė.

Kaip su parkavimu tokiuose miestuose kaip Amsterdamas ar Utrechtas?

Tai tikras šou. Ten negali tiesiog sustoti ant šaligatvio, net jei jūsų žibintai mirksi. Reikia iš anksto gauti leidimą iš savivaldybės („ontheffing“), o tai gali užtrukti kelias savaites. Kartais tenka statyti sunkvežimį toliau ir pervežti daiktus mažesniais sunkvežimiais arba „liftais“, kas vėlgina procesą. Nemanoma padaryti greito ir efektyvaus biuro kraustymosi į Olandiją, jei apie tai pagalvosite tik prieš pat išvykimą. Aš visada sakau klientams – gaukite leidimą bent mėnesį iki kelionės.

Ar verta krauti visą biuro „kišenės“ (knygas, asmeninius daiktus)?

Kiekvienas darbuotojas nori nusinešti savo augalą, puoduką ir asmeninius failus, tačiau tai sukuria chaosą pakrovimo metu. Geriau duoti kiekvienam darbuotojui dėžę ir pasakyti: „Ką telpa – nuimkite, kas netelpa – palikite“. Jei pradėsime krauti šimtus mažų maišelių su asmeninėmis daiktais, vairuotojas praras pusę dienos tik juos suruošiant. Be to, jei tenka eiti per muitinę, asmeniniai daiktai gali būti traktuojami kaip prekės, todėl geriau, kad tai būtų aiškiai pažymėta kaip „naudoti asmeniniai daiktai, be vertės“.

Pinigai, dokumentai ir rizikos

Ką daryti, jei pasiduoda stogas ar kyla audra Olandijoje?

Olandijos orai yra kaip moteris su charakteriu – niekai nežinai, ką tikisi. Vieną minutę lyja, kitą – saulė. Mūsų sunkvežimiai yra uždengti, bet jei keliate labai jautrius daiktus, verta pasirūpinti papildoma plastikine danga. Jei pasitaiko tokia nelaimė, draudimas padeda, bet reikia nedelsiant pranešti ir daryti nuotraukas. Esu matęs, kaip vanduo patenka į nehermetiškai uždarytas dėžes, o drėgni dokumentai ar popieriai – tai prarastas darbas. Geriau užtikrinti saugumą iš anksto.

Ar draudimas apima viską, ką aš vežu?

Standartinis draudimas apima tik turtą, tačiau dažnai yra ribojimai dėl pinigų, brangių juvelyrinių dirbinių ar labai jautrios technikos. Jei vežate 10 tūkstančių eurų vertės serverį, būtinai pasakykite mums iš anksto, nes standartinė atsakomybė gali būti tik 5–10 eurų už kilogramą. Jei nieko nepasakysite ir ką nors sudaužysite, gausite tik dalį sumos. Sąžiningumas čia uždirba daugiau nei bandymas užslėpti brangią prekę.

Kaip elgtis su PVM (BTW) Olandijoje pervežiant įrangą?

Jei esate PVM mokėtojas Lietuvoje ir pervežate savo įrangą į filialą Olandijoje, tai dažniausiai laikoma vidine kompanijos perkėlimo operacija, tačiau reikia užpildyti atitinkamus deklaravimo dokumentus. Jei užmiršite, gali būti problemų su mokesčių inspekcija abi šalyse. Aš nėra buhalteris, bet patariu visada pasikonsultuoti su savo apskaitininku prieš kelionę, o mes padėsime su transporto dokumentais (CMR), kurie įrodo, kad prekės išvyko iš vienos vietos ir atvyko į kitą.

Kas nutinka, jei vairuotojas suserga ar sugenda mašina?

Tai blogiausias scenarijus, bet jį reikia numatyti. Turime pagalbinio transporto paslaugas visoje Europoje. Jei mašina sustoja, mes siunčiame kitą, tačiau tai užtrunka. Jei jums labai skubama, reikia pasirūpinti, kad būtų galimas greitas perkraunimas į kitą sunkvežimį. Paprastai tai įvyksta per 12–24 valandas, bet tai gali sužlugti jūsų planus, jei nebuvo rezervinio laiko. Todėl niekada neplanuokite iškrovimosi tą pačią dieną, kai atvyksta sunkvežimis – palikite vieną dienos maržą.

Išvada

Viso šio proceso sėkmė priklauso ne nuo to, kiek gerus vairuotojus turime, o nuo to, kaip gerai mes abudu (jūs ir mes) susikalbame iki rato pasisukimo. Greitas ir efektyvus biuro kraustymasis į Olandiją įmanomas tik tada, kai iš anksto žinome, kur stovės sunkvežimis, kokie yra dokumentai ir kas dėžėse. Nenoriu, kad jūsų verslas patirtų nuostolių dėl to, kad kas nors pamiršo gauti leidimą sustoti prie „Heineken“ bokšto arba nesugebėjo teisingai užpildyti eksporto deklaracijos. Pasidomėkite iš anksto, klauskite nepatogių klausimų, o mes padarysime likusį darbą – patysems keliuose pervešime jūsų verslą į naują namą be jokio streso.