Greitas biuro perkraustymas iš Olandijos: operatyviai ir be nereikalingų rūpesčių

Dirbu šioje srityje beveik dvi dešimtis metų ir galiu pasakyti viena: biuro perkraustymas visada yra stresas, net jei jį darote tik gatvės gale. O kai kalbame apie tarptautinius maršrutus, ypač kai reikia greito biuro perkraustymo iš Olandijos: operatyviai susitvarkyti, čia jau susidaro visa galybė niuansų, kuriuos paprastas žmogus tiesiog nemato. Esu matęs viską – nuo to, kaip vadybininkai verčia siuntinius į liftą paskutinę minutę, iki to, kaip neteisingai supakuoti serveriai pasidaro „metalų laužo“ kelyje per Vokietiją.

Olandija yra specifinė rinka. Ten žmonės yra labai disciplinuoti, tačiau jų biurai dažnai būna senose pastatuose, Amsterdamo centre ar Roterdamo verslo kvartaluose, kur neįvažiuos didelis sunkvežimis. Todėl operatyvumas čia nereiškia tik vairuotojo kojos sunkio pedalėje. Tai yra puiki logistika, suplanuotas maršrutas ir žinojimas, ką daryti, jei pasibaigia laikas. Klientai visada klausia: „Ar spėsime?“, ir aš visada atsakau, kad spėsime, jei nebus bandyta daryti viską per paskutinę naktį.

Šiandien noriu papasakoti, kaip tai vyksta iš vidaus, be jokių gražių brošiūrų. Tikras gyvenimas, tikros problemos ir sprendimai, kurie leidžia mums pervežti įmonę iš Amsterdamo, Hagos ar Eindhoveno į Vilnių ar Klaipėdą be jokios „magijos“, o tiesiog su patirtimi.

Kaip viskas organizuojama ir laiko planavimas

Kiek realiai laiko užtrunka viskas iš Olandijos?

Tai priklauso nuo to, ką vadinate „viskuo“. Jei tik reikia nuvežti kelias dėžes su dokumentais iš mažo biuro Eindhovene, tai galima padaryti per dvi dietas. Jei kalbame apie pilną biuro perkraustymą iš Olandijos, kai reikia išmontuoti baldus, išvežti IT įrangą ir parvežti į Lietuvą, tai žiūrėkime į 3–4 dienas iš viso. Pats važiavimas užima mažiauiai laiko, bet pakrovimas Olandijoje dažnai užtrunka ilgiau negu numatote dėl griežtų vietos taisyklių.

Ar jūsų komanda pati supakuoja daiktus ar mums reikia tai daryti?

Galiu pasakyti taip – geriau, kad tai padarys mūsų žmonės. Esu matęs nemažai kartų, kai klientai bandydami sutaupyti, patys supako kompiuterius į paprastas krepšeles. Rezultatas? Sugadintas monitorius kelionės metu. Mūsų komanda atvyksta su visomis medžiagomis – burbuliuku, gofruota kartonu, lipnia juosta. Mes žinome, kaip uždėti antspaudą ant dėžės, kad vėliau Lietuvoje niekas nesijaudintų, kur dingo svarbiausi kontraktai. Taip, tai kainuoja, bet tai sutaupo nervus.

Ką daryti su labai jautria technika, pvz., serveriais?

Čia yra mano mėgstamiausia tema. Serveriai nebeguli ant grindų kaip senosios rašomosios mašinėlės. Juos reikia specialiai užtvirtinti rėmuose. Vieną kartą turėjome klientą iš Hagos, kuris bandė vežti serverį „kaip paprastą kompiuterį“. Po kelių šimtų kilometrų vokiečių autostradoje vidinis diskas tiesiog nukrito. Dabar mes visada pasiimame specialiuosius „antistatinius“ dėklus ir užtvirtinimus. Nėra būdo tai padaryti „greitai ir blogai“, čia arba teisingai, arba neveiks.

Ar galite atvykti savaitgalį, kad neištikrintų darbo procesas?

Žinoma, ir darome tai labai dažnai. Olandai dirba efektyviai, tačiau jie nemėgsta, kai trukdoma darbo metu. Jei reikalingas operatyvus biuro perkraustymas iš Olandijos, dažniausiai sutvarkome, kad vairuotojai atvyktų penktadienio vakare arba šeštadienį anksti ryte. Taip jums nereikia stabdyti verslo, o mums leidžiama ramiai dirbti be tuščių pažiūrų iš darbuotojų, kurie bando rašyti el. laiškus greta išmontuojamų stalų.

Kainos, dokumentai ir logistikos smulkmenos

Kodėl kainos skiriasi priklausomai nuo miesto?

Tarkime, reikia važiuoti į Amsterdamą. Ten centras yra senas, gatvės siauros, o sunkvežimiui ten tiesiog neįleis be specialaus leidimo. Mes turime užsakyti mažesnį sunkvežimį su „keliamuoju kėbulu“ arba net naudoti tralerius, kad galėtume privažiuoti arčiau įėjimo. Jei tai Roterdamas ar kažkuris verslo parkas prie autostrados, ten važiuoja didelė fura, kuri talpina daugiau, ir kaina yra mažesnė. Taigi, geografija Olandijoje daro didelę įtaką galutinei sumai.

Kiek maždaug kainuoja toks pervežimas į Lietuvą?

Nedarykime klaidos, kiekvienas atvejis yra individualus, bet aš galiu duoti orientyrus. Jei turite mažą biurą, pvz., 5–6 darbo vietas ir reikia tik vežti baldus ir dėžes, tai taip vadinamas „dalinis krovinys“ galįte kainuoti apie 1200–1500 eurų. Jei tai didelė įmonė ir reikia pilnos 40 pėdų furos, skaičiuokite nuo 2500 eurų ir aukščiau. Viskas priklauso nuo to, kiek tūrio užima įranga ir ar reikia įtraukti kėlimo kraną Olandijos pusėje.

Ar mums reikia rūpintis muitinės deklaravimu?

Jei esate įmonė, turite PVM kodą ir tai yra jūsų nuosavybės perkėlimas (t. y. ne prekyba), tai procesas yra vadinamas „vidinės prekybos“ siuntu. Dažniausiai mes pasirūpiname visais TRL dokumentais (Transporto prekybos lygmuo). Jums nereikia stovėti pasieniečio prie Kyliškių ir aiškinti, kas yra toje dėžėje. Mes viską užrašome į manifestą, o muitinės sistema viską patikrina automatizuotai. Vienintelis dalykas, kuris gali sustabdyti – tai jei bandysite vežti asmeninius daiktus be deklaracijos, tai jau gali būti problema.

Ar draudžiate kelią ir ką daryti, jei nutinka avarija?

Tai nebe pasirinkimas, o privalomas dalykas. Kiekvienas krovinys, kurį mes vežame, yra apdraustas. Turiu omenyje ne tiktransporto priemonę, bet ir pačią įrangą. Jei, Dievo malonės, sunkvežimis užsidega arba staiga įvažiuoja į griovį vokiečių autostradoje (kas, tiesą sakant, ten nutinka dažnai dėl greičio), draudimas padengia turtą. Yra buvę atvejų, kai klientai klausia, ar reikia papildomo draudimo – jei turite labai brangų serverių ar meno kūrinių biure, visada rekomenduoju papildomą „All risk“ polisą.

Praktiniai Olandijos niuansai ir patirtis

Kuriose Olandijos vietose jau buvote ir kur yra sudėtingiausia apsistoti?

Esu važiavęs į visus didžiuosius miestus – Amsterdamą, Roterdamą, Hagą, Utrechtą, Eindhoveną, o taip pat ir į mažus miestelius prie Belgijos sienos. Sudėtingiausia yra Amsterdamo „Canal Belt“ zona – ten nėra nė vieno normalaus parkavimo. Ten reikia gauti specialų leidimą iš savivaldybės, kad užimtume vietą gatvėje. Be to, ten gyventojai yra labai aktyvūs – jei užstojate jiems dviračių taką, gausite pranešimą per 5 minutes. Todėl planuojame operatyvų biuro perkraustymą iš Olandijos tik su išankstine vietos apžiūra.

Ar reikia rūpintis liftu arba įėjimu patys?

Idealiu atveju – ne. Bet Olandijoje dauguma biurų yra istoriniuose pastatuose be lifto arba su labai mažais liftais, į kuriuos netelpa nė sofa. Vieną kartą teko pernešti visas bylas iš trečio aukšto rankomis, nes liftas buvo sugedęs, o laiko jo taisyti nebuvo. Jei žinote, kad pas jus tokia situacija, pasakykite iš karto. Mes pasiimame papildomus krovejus, kad tai padarytume greitai. Niekas nenori mokėti už vairuotojo laukimą, kai kiti jį nešioja stalus žemyn.

Kaip elgiamės su baldų montavimu Lietuvoje?

Atvežame – viskas, kas išmontuota Olandijoje, turi būti sumontuota čia. Mūsų meistro komanda atvyksta kartu su kroviniu arba kitą dieną. Žinote, kiek būna nuliūdusių vadybininkų, kai randa savo stalą dėžėse, o prie jo nėra vienouko? Mes stengiamės palikti visą „furniture hardware“ (smeigės, varžtus) pažymėtą maišeliuose, prie to baldo, kuriam jie priklauso. Tai paprasta dalykėlis, bet taip sutaupome valandas montavimo darbe.

Kas dėl šiukšlių? Ar galite išvežti pakuotės atliekas?

Taip, tai yra dažna užklausa. Perkėlus biurą, liksta daug kartono, plastiko ir polistireno. Galime tai išvežti į perdirbimo centrą Lietuvoje arba, jei klientas nori ir sutinka, palikti Olandijoje specialiuose konteineriuose (jei tokia yra galimybė objekte). Dažniausiai klientai pageidauja, kad mes išsivežtume viską, kad jų naujasis biuras Lietuvoje atrodytų švarus ir paruoštas darbui, o ne kaip sandėlis.

Kuo skiriasi perkraustymas iš Olandijos nuo, tarkime, Vokietijos?

Olandija yra daug „flatter“ – lyguma, labai geros keltuvų sistemos, bet labai griežtos taisyklės dėl aplinkos. Vokietijoje galima lengviau praleisti vairuotojų poilsio laiką arba rasti pigesnį statybos sandėlį. Olandijoje viskas brangiau ir lėčiau dėl biurokratijos, jei nežinai sistemos. Bet Olandai yra labai sąžiningi – jei sutarė 8:00 val., jie laukia 7:55. Mums tai labai padaro planuoti operatyvų biuro perkraustymą iš Olandijos, nes nereikia spėlioti, ar darbuotojai atsiras.

Išvada

Galiausiai, viskas sumažėja iki vieno – pasitikėjimo. Aš per šiuos 20 metų išmokau, kad geriausias greitas biuro perkraustymas iš Olandijos: operatyviai įgyvendinamas tada, kai klientas ne slepia nieko. Jei pasakote, kad turite 20 dėžių, o iš tikrųjų yra 40, tai sudaro chaosą. Jei sakote, kad nėra sunkių daiktų, o tada turime nešti milžinišką stalą be išmontavimo, tai uždelgia visą eismą.

Mūsų užduotis – padaryti taip, kad pirmadienį rytą jūsų darbuotojai Lietuvoje atėtų į biurą, paspaustų savo kompiuterio mygtuką ir jis veiktų. O visi tų kelionių 1500 kilometrų rūpesčiai turi likti mums. Pasitikėkite profesionalais, planuokite šiek tiek iš anksto, ir viskas vyks sklandžiai, nepaisant to, kad Olandija toli ir keliai gali būti permainingi.